Courrier électronique

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1 Une boîte aux lettres sur internet est hébergée sur un serveur, auquel vous accédez soit par un client de messagerie (tel que Microsoft Outlook Express), installé et configuré sur votre poste, soit par un site Web (tel que Courrier électronique Dans tous les cas, vous vous identifierez auprès du site distant par : un nom d utilisateur (ou identifiant) un mot de passe Et vos correspondants vous identifieront par votre adresse mail : Si vous utilisez un client de messagerie (tel que Microsoft Outlook Express), installé et configuré sur votre poste, celui-ci connaît déjà votre nom et votre mot de passe. Lorsque vous vous abonnez à Internet, votre fournisseur d accès vous réserve l utilisation de plusieurs boîtes (en général au moins cinq).

2 Utilisation de Microsoft Outlook Express Microsoft Outlook Express Nous supposons Outlook Express correctement configuré sur votre machine. Un client messagerie permet de gérer le courrier sur votre poste (message reçus, messages envoyés, brouillons, messages supprimés, destinataires) sans être connecté. Votre ordinateur Boîte aux lettres La connexion internet n est donc nécessaire que lors de l envoi et de la réception et peut être coupée juste après

3 Envoyer un message Envoyer un message avec Microsoft Outlook Express Destinataires séparés par des points-virgules Destinataires de copie Objet du message Zone de saisie du texte du message

4 Envoyer/Recevoir Serveurs déclenche la connexion avec votre boîte et la mise à jour de votre ordinateur: Plus précisément : Un serveur POP (Post Office Protocol) permet de faire le stockage temporaire des messages entrants destinés à un utilisateur, jusqu'à ce qu'il les télécharge sur son ordinateur de bureau pour les lire. En lançant le client mail (Outlook Express dans notre cas) les messages non lus sont automatiquement pris du serveur POP sur l'ordinateur de l'utilisateur. Il est possible de les effacer sur le serveur (c'est l'option normale par défaut). Un serveur SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) permet à l inverse d'expédier les messages envoyés depuis l ordinateur de l utilisateur. POP SMTP

5 Dossiers Dossiers Un message envoyé par un client de messagerie comme Outlook est aussi copié dans le dossier des Éléments envoyés Quant aux messages reçus ils arrivent dans la Boîte de réception. Un double-clic sur l un d eux l ouvre. Un message supprimé est recopié par précaution dans le dossier Éléments supprimés d où il peut être définitivement effacé.

6 Organiser ses dossiers L utilisateur Classement peut créer en plus des dossiers par défaut autant de dossiers personnels et de sous-dossiers qu il le souhaite. Il est ensuite très facile de ranger un courrier dans l un d eux. Il est même possible d automatiser le classement dès réception grâce aux Règles de message

7 Gérer son carnet d adresses Destinataires et groupes Il est possible de créer une liste de destinataires favoris et ainsi d éviter d avoir à re-saisir leurs adresses Ainsi, lorsque vous rédigez un nouveau message, pouvez-vous appeler directement votre carnet d adresses : Définition d un groupe (publipostage) Le carnet d adresses vous permet aussi de définir des groupes de correspondants. Auquel cas, il vous suffit d indiquer le groupe comme destinataire du message

8 Envoyer un fichier joint Un client de messagerie permet d envoyer à un destinataire ou à un groupe, non seulement un message textuel formaté, mais également n importe quel fichier présent sur l ordinateur : image, vidéo, logiciel Envoyer un fichier Recevoir un fichier joint Votre client de messagerie vous signale les courriers auxquels sont attachés des fichiers. Après avoir ouvert le message, vous pouvez double-cliquer sur chaque fichier attaché : Enregistrez le fichier joint sur votre disque dur

9 Remarques importantes sur les fichiers joints aux courriers électroniques Remarques sur les fichiers joints Ayez toujours un antivirus à jour actif sur l ordinateur Un fichier joint sera analysé par l antivirus, au pire au moment où il sera ouvert (même un document Word peut contenir un virus). Compressez vos fichiers avant de les envoyer Les fournisseurs d accès limitent l espace disque des boîtes aux lettres qu ils offrent à leurs clients, et le temps mis pour transmettre un fichier croît avec la taille de celui-ci. Utilisez par exemple Winzip pour en diminuer l encombrement et assurez-vous que vos correspondants sauront les décompresser. Quant à Windows XP, il intègre un outil de compression. Utilisez les formats de fichiers qui sont les plus répandus Un de vos correspondants ne pourra peut-être pas lire ce que vous lui envoyez s il n a pas le logiciel qui lui permettra de l ouvrir. Utilisez les formats les plus répandus évitera ce problème (GIF, JPEG, pour les images, TXT, RTF, pour les textes, PDF pour les documents avec mise en page complexe).

10 Les listes de diffusion Listes de diffusion Les listes de diffusion sont un moyen de participation à des groupes de discussion basé sur le courrier électronique (il en existe des centaines sur tous les sujets). Tout message posté à la liste est envoyé aux membres de la liste et reçu comme tout autre courrier Pour s abonner (ou se désabonner) à une liste :

11 Règles de message Dans le menu Outils de Outlook Express se trouve la fonction «Règles de message» qui permet très simplement d expliquer à Outlook ce qu il doit faire de certains messages entrants : ranger dans un dossier, supprimer, réexpédier, répondre par un message donné, L action choisie sera entreprise automatiquement dès réception du message. Les messages à traiter seront caractérisés par un ou plusieurs mots présents dans un des champs du message. Ceci peut être très pratique pour classer automatiquement les messages émanant de listes de diffusion dont on sait qu ils peuvent être nombreux. Règles de messages

12 Utiliser un site Web pour son courrier électronique Courrier par un site Web Quantité de serveurs proposent la possibilité de se créer une boîte mail consultable par l intermédiaire d une adresse web. Ainsi, L avantage d un accès à son courrier par le navigateur est que l on pourra consulter sa boîte de n importe quel ordinateur connecté, sans avoir à configurer de client de messagerie. Il est aussi possible de configurer son client de messagerie avec les paramètres fournis par le site (Outils, Compte, Ajouter). La connexion internet est bien entendu nécessaire pendant toute l utilisation du courrier électronique lorsque l on a choisi un site web pour ce faire.

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