Fiche solution. La DUCS EDI AUDIENS

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1 La DUCS EDI AUDIENS spaiectacle version 5 intègre la DUCS AUDIENS au format EDI. Ce format offre la possibilité de télédéclarer mais également de télépayer ses cotisations en envoyant un fichier par directement à la caisse. Cette DUCS EDI remplace l envoi de votre décompte AUDIENS. Sommaire de la fiche A. En quoi consiste la télédéclaration? B. En quoi consiste le télérèglement? C. Les formalités à accomplir auprès de la caisse D. Le paramétrage de la DUCS EDI dans spaiectacle E. La génération des fichiers DUCS F. L envoi puis le retour des fichiers DUCS A En quoi consiste la télédéclaration? AUDIENS vous envoie chaque trimestre un ou plusieurs décomptes de cotisations, en fonction du nombre d «établissements» enregistrés dans leur système : - soit un seul décompte à l attention d AUDIENS pour déclarer la retraite et la prévoyance ; - soit deux décomptes : le premier à l attention d AUDIENS et un deuxième décompte à l attention d AUDIENS PREVOYANCE pour la prévoyance et/ou la santé ; - voire trois décomptes: le premier à l attention d AUDIENS et deux autres décomptes à l attention d AUDIENS PREVOYANCE pour la prévoyance et la santé. La DUCS EDI permet de dématérialiser tous les décomptes de cotisations AUDIENS. Vous allez pouvoir envoyer chaque trimestre en pièces jointes par vos déclarations pour les cotisations de retraite, de prévoyance et de santé. La DUCS AUDIENS est constituée d autant de fichiers que d établissements : - si vous éditiez 1 seul décompte, votre déclaration EDI consistera en l envoi par d 1 fichier ; - si vous éditiez 2 décomptes, votre déclaration EDI consistera en l envoi d un de 2 fichiers ; - si vous éditiez 3 décomptes, votre déclaration EDI consistera en l envoi d un de 3 fichiers. B En quoi consiste le télérèglement? Jusqu à présent, vous effectuiez le paiement de vos cotisations par chèque (un chèque pour AUDIENS et, le cas échéant, un autre chèque pour AUDIENS PREVOYANCE), voire par virement bancaire. page 1

2 La DUCS EDI permet d ajouter un nouveau mode de réglement : le télérèglement. Ce moyen de paiement associé à la télédéclaration, permet de transmettre un ordre de débit en même temps que la déclaration. La date d exécution du télérèglement correspond à la date d échéance de la déclaration (pas avant) ce qui évite tout risque de retard ou de pénalité. La date d échéance est le dernier jour du mois suivant le dernier mois de déclaration (ex : le 31/07 pour les déclarations du second trimestre). Dans tous les cas, vous effectuerez autant de réglements que d établissements, donc autant de réglements que de fichiers DUCS. C Les formalités à accomplir auprès de la caisse Avant de pouvoir télédéclarer vos cotisations, vous devez demander un dossier d adhésion à AUDIENS par à l adresse suivante : Dans le cas d une DUCS EDI, le télérèglement est le mode de règlement préconisé. Il conviendra donc de compléter également, le cas échéant, une demande d adhésion au télérèglement. D Le paramétrage de la DUCS EDI dans spaiectacle 1. Vérification du paramétrage des établissements Menu Paramètres - Société - onglet Audiens Vérifier que le premier tableau «Etablissements» est bien renseigné. Remarque 1 : si vous éditiez vos décomptes de cotisations AUDIENS au préalable avec spaiectacle, il n y a aucune modification à effectuer, les établissements étaient déjà en place. Remarque 2 : le tableau "Groupes de cotisants" n est pas utilisé pour la DUCS EDI. Il ne sert plus qu au décompte de cotisations (papier) et à la DADS-U. page 2

3 2. Mise en place de la DUCS EDI Fiche solution Menu Paramètres - Société - onglet Caisses Sélectionner la ligne du type retenue «Audiens», vérifier les informations suivantes : - Caisse : la caisse Audiens est bien affectée - N affiliation : le numéro d affiliation sur 6 caractères est renseigné - Périodicité : le trimestre est sélectionné (ceux qui, par exception, cotiseraient à une périodicité différente du trimestre doivent choisir la périodicité adéquate dans le menu déroulant) - Option de déclaration : modifier le menu déroulant positionné sur «Pas de DUCS EDI» et choisir la DUCS EDI avec l option de règlement souhaitée. 3. Vérification des données bancaires de la société Menu Paramètres - Société - 1er onglet Dans le cas d un règlement par télérèglement, il convient de notifier les coordonnées bancaires du compte payeur. page 3

4 E Fiche solution La génération des fichiers DUCS Avant toute chose, nous vous conseillons d utiliser la fonctionnalité de spaiectacle qui permet l enregistrement automatique des fichiers dans le dossier Export situé à côté de votre fichier de paies. Le dossier Export comporte alors un sous-dossier DUCS EDI dans lequel se trouve un dossier Audiens. A l intérieur un tri par mois est effectué. Chaque export a un nom par défaut (AUD01 pour la déclaration de l établissement n 1, AUD02, AUD03, etc ). Menu Fichier - Préférences Menu Etats - Déclaration des cotisations spaiectacle version 5 permet d automatiser la génération des déclarations de cotisations aux différentes caisses en fonction de leurs périodicités propres. En fonction des paramétrages effectués précédemment dans l onglet Caisses de la fiche Société, à la fin d un trimestre la DUCS EDI Audiens sera automatiquement générée via l export de un ou plusieurs fichiers. spaiectacle édite simultanément un document de contrôle récapitulant les données contenues dans le fichier. Pour les télédéclarants n utilisant pas le télérèglement comme moyen de paiement, une «référence sociale» est calculée par spaiectacle et éditée sur le document récapitulatif accompagnant l export des fichiers. Cette référence sociale doit être reportée au dos de votre chèque de règlement ou apparaître dans le libellé du virement bancaire à des fins de croisement entre déclaration et règlement. page 4

5 F L envoi puis le retour des fichiers DUCS 1. L envoi d un Pour effectuer votre déclaration de cotisations, vous devez envoyer un à l adresse suivante : Dans cet , il convient de joindre le(s) fichier(s) généré(s) par spaiectacle, sans rien inscrire (ni texte accompagnant les pièces jointes, ni signature). Un seul mail suffit pour envoyer plusieurs fichiers. Le titre de l est au libre choix de l émetteur. Attention : le site de déclaration «Net-entreprises» ne permet pas d effectuer de DUCS EDI. L envoi par est la seule procédure possible. Attention : sur le même principe que la DADS-U, lorsqu un fichier DUCS EDI est envoyé et accepté, il n est plus possible d en envoyer un nouveau. 2. Le retour de la caisse Le retour passe par la réception de trois s : - un premier mail nommé «ARLDUCS» accuse la bonne réception par la caisse de vos fichiers ; - un second mail nommé «DUCSEDOK DUCS - Test de conformité» valide la conformité des données envoyées dans vos fichiers ; - un dernier mail nommé «CREDUCS Compte-rendu d exploitation Complet» reprend les principales informations contenues dans vos fichiers : Période de déclaration, Emetteur de la déclaration, Déclarant, Montant déclaré. Il est possible que le deuxième ne soit pas un compte-rendu de conformité mais un compte-rendu d anomalie. Auquel cas, il convient de corriger les erreurs décrites, de générer de nouveaux fichiers DUCS EDI puis de renvoyer ces fichiers par . page 5

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