L alimentation de STAR

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1 L alimentation de STAR STAR 10ième cercle 2 octobre 2015

2 Établissements habilités et / ou Formulaires web Imports (services web, courriel) Métadonnées et fichiers PDF et/ou XML Métadonnées et fichiers PDF et/ou XML

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4 Une saisie collaborative Les formulaires de STAR permettent de recréer une structure de métadonnées TEF, et sont regroupés par thèmes à travers différents onglets. Tous les rôles ont accès à la fiche de thèse en lecture seule. Par contre, chaque rôle n a accès qu aux métadonnées de sa responsabilité en édition. Une métadonnée particulière ne peut être alimentée que par un rôle donné.

5 Les étapes du workflow : les validations Chaque rôle travaille à son rythme et enregistre sa saisie au fur et à mesure. Une fois qu un rôle estime avoir terminé sa saisie, il procède à la validation. La validation a pour conséquence de lui faire perdre la main. Un rôle a pour mission d intervenir en dernier et de procéder à la validation finale. La validation finale clôt le workflow et provoque les traitements d exports.

6 6 rôles 1 rôle administrateur Rôle CORRESPONDANT STAR 3 rôles responsables de la saisie des métadonnées Rôle SCOLARITÉ Rôle BIBLIOTHÈQUE Rôle GESTIONNAIRE DES FICHIERS (CORS) (SCOL) (BIBL) (FICH) 1 rôle facultatif Rôle DOCTORANT 1 rôle de validation du workflow Rôle VALIDATEUR (DOCT) (VALID)

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8 Le rôle CORRESPONDANT STAR Administrateur de STAR dans l établissement, il n est pas sur le même plan que les autres rôles Il n intervient pas dans le workflow Il n a pas accès en édition aux fiches de thèses. Mais en amont, Il paramètre le workflow et peut décider d une autre configuration que le workflow de base.

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10 Le rôle SCOLARITÉ Initie le workflow en créant le doctorant S intéresse principalement à la thèse comme diplôme de l établissement Exemple de métadonnées sous la responsabilité de SCOL : L identité du docteur : nom, prénom Son parcours dans l établissement : discipline, encadrants, date de soutenance Rôle SCOL Création du compte du doctorant Création automatique de la fiche de thèse Saisie des métadonnées administratives Validation de sa saisie

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12 Rôl SCOL

13 Le rôle BIBLIOTHEQUE S intéresse principalement à l identification des personnes et au contenu de la thèse Rôle BIBL Saisie des métadonnées bibliothéconomiques Exemple de métadonnées sous la responsabilité de BIBL: le rattachement des personnes et des organismes à des référentiels : autorités Sudoc l indexation libre et contrôlée : résumé, mots clés, Rameau, Fmesh, Dewey Validation de sa saisie

14 Rôle BIBL

15 Le rôle GESTIONNAIRE DE FICHIERS S intéresse principalement au document thèse électronique et à ses usages Rôle FICH Choix du scénario et dépôt du fichier Exemple de métadonnées sous la responsabilité de FICH: la description du fichier électronique et sa conformité aux exigences du CINES : scénario de dépôt, données techniques la déclaration des droits de diffusion : internet, intranet, confidentialité, embargo l accès au document thèse : URL et choix des plateformes de diffusion Saisie des métadonnées de droits Validation de sa saisie

16 Rôle FICH

17 Rôle FICH Rôle SCOL Rôle BIBL

18 Le rôle DOCTORANT Rôle facultatif Peut modifier ses données personnelles Peut saisir les mots clés et résumés de sa thèse. S il n intervient pas, le rôle BIBLIOTHEQUE le fait à sa place. Rôle DOCT Relecture des données le concernant

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20 Le rôle VALIDATEUR Intervient en dernier Vérifie les métadonnées au regard du document déposé Vérifie les déclarations de diffusion Soit accepte Les exports de STAR sont lancés Soit refuse Renvoi de la fiche de thèse vers le(s) rôle(s) concerné(s) Corrections puis renvoi à VALIDATEUR Rôle VALID ou Dépôt de commentaires pour justifier le refus de validation Contrôle des métadonnées Validation finale

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22 Le circuit de la thèse : étape 1

23 Le circuit de la thèse : étape 2

24 Le circuit de la thèse : étape 3

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26 Objectif : ne rien saisir Etablissement Tous les fichiers + toutes les métadonnées TEF en une fois 100 %

27 Imports partiels Etablissement Import partiel : Fichiers absents Métadonnées TEF incomplètes Compléter les métadonnées Déposer le fichier

28 Step Etablissement Import partiel : Fichiers absents Métadonnées TEF incomplètes Orienté selon la complétude du TEF Compléter les métadonnées Déposer le fichier

29 Principes Objectif : l établissement de soutenance doit fournir à STAR des métadonnées TEF valides et des fichiers valides En une fois ou plusieurs fois Complètement ou partiellement 2 méthodes différentes : Importer totalement des données locales dans STAR Applications de GED : DSpace, EPrints, ORI-OAI, Applications administratives : APOGEE, ADUM Importer puis compléter les données dans les formulaires de STAR

30 Question à se poser Suis-je capable de fournir des données en TEF? Si votre système local exporte du tabulé (csv, xls ) ou du XML, alors c est possible! Des programmes sont à votre disposition dans le manuel STAR Chaque établissement peut ré-utiliser les programmes de conversion proposés afin de les adapter à son propre export pour n envoyer à STAR que du TEF Les compétences du service informatique seront probablement nécessaires

31 Comment importer? 2 canaux possibles : La messagerie électronique: pour les métadonnées uniquement Le Service Web : pour les métadonnées et/ou le fichier thèse

32 Quel canal choisir? Pour importer Utiliser

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34 Messagerie électronique STAR dispose d un Service de messagerie électronique pour alimenter les métadonnées de thèses au format TEF (2.0), complet ou non. Ce service ne permet pas d envoyer le / les fichiers thèse. Accès contrôlé par l adresse de messagerie Inscription des adresses autorisées dans la fiche établissement

35 Messagerie électronique Adresse STAR du dépôt : adresse unique d envoi Sujet du message : Le code court de votre établissement : EHES, GLOB, ESTA Corps du message Vide Document attaché : 1 fichier de métadonnées TEF (xml) par thèse (non zippé) Un message peut contenir plusieurs fichiers attachés

36 Messagerie électronique Contrôle de l autorisation de l adresse mail Contrôle de conformité du message et du fichier TEF envoyé Message d erreur envoyé à l établissement en cas de non conformité (fichier SVRL) Les autres erreurs possibles (pas de document attaché, code établissement faux) ne renverront pas de message retour.

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38 Service web Mécanisme de communication entre applications distantes à travers le réseau internet indépendant de tout langage de programmation et de toute plate-forme d'exécution. STAR dispose d un Service Web fondé sur le protocole SOAP (1.1 et 1.2) et transporte les métadonnées de thèses au format TEF (2.0), complet ou non, ainsi que le(s) fichier(s) thèse. Accès contrôlé par l adresse IP Inscription des adresses IP autorisées dans la fiche établissement

39 Service web Contrôle de l autorisation de l adresse IP Contrôle de conformité du fichier TEF envoyé Message d erreur envoyé à l établissement en cas de non conformité (fichier SVRL) Contrôle du fichier zip envoyé et de la conformité des fichiers pour le dépôt au CINES

40 Quelle utilisation dans le réseau? 35% de création par formulaires 65% de création par imports Méthode d import : 82% par mail 11% par SW métadonnées 7% par SW métadonnées + fichiers

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