Manuel de transmission électronique des rapports, prospectus OPC et FIS

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1 Circulaires CSSF 08/371, 09/423 et 11/509 Manuel de transmission électronique des rapports, prospectus OPC et FIS Rapports financiers Prospectus Documents constitutifs Demande d attestation Rapport de Révision Version 1.6 Ne pas communiquer ou reproduire sans autorisation de la Bourse de Luxembourg Référence : ManuUtil_EFile_Transmission_Prospectus_Rapport_FIS-OPC_FR.doc

2 Page 2 1 Introduction Description des circulaires ciblant les OPC et FIS Les règles de nommage des documents à transmettre Transmission manuelle depuis Comment accéder à e-file.lu? Créer une structure d envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) Transmission automatique depuis le Service Déposant Accéder et comprendre l arborescence du Service Déposant Comment accéder au Service Déposant L arborescence du Service Déposant Déclenchement des envois A fréquence régulière Votre configuration Deux modes de transmission possibles Règle de regroupement des documents avant envoi Effectuer les envois Envoyer des rapports financiers OPC Description métier Répertoire du Service Déposant à choisir Contrôles avant envoi Envoyer des prospectus OPC Description métier Répertoire du Service Déposant à choisir Contrôles avant envoi Envoyer des rapports financiers FIS Description métier Répertoire du Service Déposant à choisir Contrôles avant envoi Envoyer des prospectus FIS Description métier Répertoire du Service Déposant à choisir Contrôles avant envoi Envoyer des rapports financiers circ 09/ Description métier Répertoire du Service Déposant à choisir

3 Page Contrôles avant envoi Envoyer des KII documents d informations clés pour l investisseur Description métier Répertoire du Service Déposant à choisir Contrôles avant envoi Envoyer des documents constitutifs Description métier Répertoire du Service Déposant à choisir Contrôles avant envoi Premiers résultats et interprétation Réception des prospectus visés VISA des Prospectus OPC VISA des Prospectus FIS Refus de VISA Cas particuliers Prospectus «multiple» Prospectus «partiel» Suivi des rapports, prospectus transmis et des prospectus visés retournés par la CSSF Recherche des rapports et prospectus transmis Récupérer les prospectus visés Refus de VISA Tous les prospectus de la procédure sont refusés Certains prospectus sont refusés et d autres acceptés

4 Page 4 1 Introduction La Bourse de Luxembourg met à disposition des déposants une solution complète pour la transmission sécurisée des rapports, prospectus OPC et FIS (circulaires 08/371 et 09/423) vers la Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) via son outil Service Déposant (Sending Service) et le portail La solution se décline par deux modes de transmission disponibles : - transmission manuelle par dépôt sur le portail internet e-file.lu. - transmission automatique via le Service Déposant. Les outils intègrent une sécurité de bout en bout, les documents sont encryptés chez les déposants et transmis vers les autorités. Les circulaires sont disponibles sur et /cssf11_509.pdf

5 Page Description des circulaires ciblant les OPC et FIS Concerne tous les organismes de placement collectif luxembourgeois (OPC) et ceux qui interviennent dans le fonctionnement et le contrôle de ces organismes et tous les fonds d investissement spécialisés (FIS). Les documents attendus par la CSSF sont les suivants : Remises de rapports financiers OPC FIS Obligatoire O/N Circulaire réf. Rapport annuel X X O 08/371 Rapport semestriel X O 08/371 Lettre d explication X X N Rapport OPC autre périodicité X X N Mouvements Portefeuille-Titres X X N IML 97/136 Remises de prospectus Prospectus simplifié X O 08/371 Prospectus complet X X O 08/371 Lettre d explication X X N Document d émission X O 08/371 Informations clés pour l investisseur (KII) X cf. cssf O 11/509 Documents constitutifs Règlement de Gestion des OPCVM (MR) X X O 11/509 Statuts des OPCVM (AI) X X Demande d attestation 11/509 demande de remise d attestation X X N 11/509 Rapport de Révision Compte Rendu Analytique de Révision (Long Form Report) X O 09/423 Lettre de Recommandations (Management Letter) X O 09/423 Autre Rapport Réviseur X N 09/423 Attention : pour éviter une publication des documents concernant les FIS, veillez à bien utiliser les procédures «Remise de rapports annuels FIS» et «Remise de prospectus FIS») 1.2 Les règles de nommage des documents à transmettre Le tableau ci-dessous présente les nouvelles règles de nommage décrites dans la circulaire 11/509. L ancienne nomenclature décrite au point 2 de la circulaire CSSF 08/371 reste néanmoins valable jusqu au 30 juin 2012.

6 Page 6 Type de document Prospectus simplifié Prospectus (complet) Document d émission Informations clés pour l investisseur (KII) Rapport annuel Rapport semestriel Lettre d explication Rapport OPC autre périodicité Mouvements Portefeuille- Titres Règlement de Gestion des OPCVM (MR) Statuts des OPCVM (AI) Demande de remise d attestation Rapport de révision sur l Activité Lettre de Recommandations Autre Rapport Réviseur Nom DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-PS-LL-0000.pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-PC-LL-0000.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-DE.pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-KI-LL-0000.pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-AR-LL-0000.pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-SR-LL-0000.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-LE.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-RO.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-MP.pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-MR-LL-0000.pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-AI-LL-0000.pdf pas de pièce jointe à fournir PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-LF.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-ML.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-AR.pdf Où NNNNNNNN désigne le numéro signalétique de l OPC (à faire précéder par des 0 si le numéro a moins de 8 chiffres ) CCCCCCCC le numéro signalétique du compartiment (à faire précéder par des 0 si le numéro a moins de 8 chiffres ) PPPP YYYY* MM* DD* LL le numéro signalétique du type de parts (à faire précéder par des 0 si le numéro a moins de 4 chiffres ) l année (du prospectus)* le mois (du prospectus)* le jour (du prospectus)* le code de la langue dans laquelle le prospectus est établi (Code langage ISO 639-1, alpha-2) *La date YYYY-MM-DD indique la date du prospectus et non la date d envoi

7 Page 7 Cas particuliers: Lorsqu il s agit d un OPC classique sans compartiments CCCCCCCC= Lorsqu un prospectus complet couvre plus que un compartiment CCCCCCCC= Lorsqu un prospectus complet couvre plus que un type de parts PPPP=0000 Lorsqu il s agit d un premier envoi pour lequel le code CSSF n est pas encore connu NNNNNNNN= Attention, la CSSF n accepte que les documents de format PDF texte (documents scannés refusés). Les documents envoyés vers la CSSF doivent correspondre exactement aux documents que vous distribuez (ou publiez) à vos clients.

8 Page 8 2 Transmission manuelle depuis La transmission manuelle s effectue depuis la plateforme Cette partie du document donne ainsi un aperçu rapide des moyens à votre disposition pour effectuer une transmission manuelle depuis le site. Cependant, pour aller plus loin dans l utilisation d e-file, nous vous conseillons de vous reporter directement au manuel d utilisation e-file disponible en ligne. Enfin, cette partie nécessite la connaissance des notions de base e- file : dossier, procédure, enveloppe et document, également explicitées dans le manuel e-file. 2.1 Comment accéder à e-file.lu? Les utilisateurs doivent au préalable disposer d un login mot de passe personnel pour se connecter à ce service sous Merci de contacter votre coordinateur interne ou bien notre service Relation Client (CRM) pour plus d informations. 11, avenue de la Porte-Neuve B.P. 165 L-2011 Luxembourg Tél. (+352) Fax (+352) Si vous disposez déjà d un login, aller directement sur Renseigner vos login et mot de passe et presser Valider. 2.2 Créer une structure d envoi (Dossier, Procédure, Enveloppe) Une fois connecté à la page d accueil apparaît. Dans un premier temps, il faut sélectionner le contexte dans la liste de choix située en haut à droite de la page d accueil. Choisir «Doc OPC et FIS (circ. CSSF) -» pour se placer dans le contexte de transmission des procédures relatives aux circulaires 08/371 ou 09/423. Attention, la liste de choix contient uniquement les contextes que vous êtes personnellement autorisé à utiliser par votre administrateur. Il convient de suivre les règles suivantes : Règle 1 : Choisir les bons types de dossier, procédure et document en fonction du type de fichier à transmettre, Règle 2 : Respecter la convention de nommage du fichier en se reportant aux instructions des autorités, Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension, Règle 4 : Attacher uniquement des rapports à transmettre en clair, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté au préalable par un autre système.

9 Page 9 Cliquer sur le bouton «Nouveau Dossier» (ou effectuer une recherche de dossier existant, selon votre besoin). Renseigner au moins les zones en gras et cliquer sur le bouton «Créer». Pour vous aider à saisir le libellé du dossier, nous vous proposons la règle suivante. Cette règle sera également appliquée lors de vos transferts automatiques. Le libellé est créé en fonction du numéro signalétique CSSF : NNNNN {texte libre} Où NNNNN : numéro signalétique attribué par la CSSF à l OPC ou au FIS Exemple 1: Vous pourrez transmettre tous les prospectus complets et simplifiés, les rapports financiers de l OPC dans le dossier Fonds virtuel. Exemple 2: Vous pourrez transmettre tous les rapports FIS du FIS dans le dossier FIS virtuel. Le type de dossier est toujours OPC ouvert luxembourgeois.

10 Page 10 Remarques : Si vous ne connaissez pas encore le code CSSF OPC, notamment lors du premier envoi, vous pouvez créer le libellé des dossiers prospectus et rapports financiers OPC avec Une fois que la CSSF vous fournit le code CSSF, vous pourrez créer un nouveau dossier avec le code correct. Attention, il n est pas conseillé d utiliser le même dossier pour plusieurs fonds (OPC ou FIS). De plus, vous ne devez pas transmettre dans un même dossier {texte libre} des rapports financiers (ou des prospectus) de plusieurs OPC dont vous ne connaissez pas le code. Il est ainsi conseillé de créer un dossier par OPC. Rapports ou prospectus «multiples» : Remarque : Ce cas est fortement déconseillé. Ce cas concerne les rapports PDF envoyés à la CSSF qui contiennent plusieurs rapports financiers d OPC (ou FIS) différents dans le même document. Le nom du document doit contenir le code CSSF du premier instrument du document. Dans ce cas, il vaut mieux que le libellé du dossier soit choisi avec le même code CSSF. Si le pdf contient des rapports annuels et semestriels, le nom du fichier doit être DOCREP- ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-AR-LL-0000.pdf Vous accédez ensuite à la fiche Dossier. Pour créer une nouvelle procédure, cliquer sur le bouton «Nouvelle procédure».

11 Page 11 Renseigner au moins les zones en gras et cliquer sur le bouton «Créer». Vous devez choisir la procédure adaptée au dossier que vous avez créé concernant un FIS ou un OPC : Remise de rapports financiers OPC Remise de prospectus OPC Remise de rapports financiers FIS Remise de prospectus FIS Remise de long forms (circ 09/423) Remise de management letters (circ 09/423) Remise de documents d information clé pour l investisseur Remise de règlements de gestion/statuts Demande de remise d'attestations Remarque : Pour la circulaire 09/423, les envois des «Autres rapports Réviseur» sont possibles dans les 2 procédures pré-citées. Il est possible dans un même dossier de créer plusieurs procédures du même type à l état Créée ou Démarrée. Vous accédez ensuite à la fiche Procédure. Ainsi dans les informations principales, vous remarquez que la procédure est à l état Créée.

12 Page 12 Sélectionner l'onglet «Enveloppes & documents». Pour envoyer vos documents, cliquer sur le bouton «Nouvelle enveloppe». Renseigner l objet et le texte de votre message puis cliquer sur le bouton «Attacher un document».

13 Page 13 Aller chercher votre fichier PDF en utilisant la fonction «Browse», sélectionner le type de document correspondant à votre fichier et saisir une date du document si un astérisque (*) apparait. Par défaut la case «Crypté» est cochée. Cliquer sur le bouton «Envoyer» pour lancer la transmission. Ce message d erreur apparait si le nom du fichier n est pas correct. Si les noms des fichiers et leurs extensions sont corrects, le module de cryptage va alors se déclencher. Si un de vos documents est à encrypter alors le mot de passe de votre keystore est nécessaire. Une fois l envoi finalisé, cette boîte apparaît :

14 Page 14 3 Transmission automatique depuis le Service Déposant 3.1 Accéder et comprendre l arborescence du Service Déposant Comment accéder au Service Déposant Le service déposant utilise le login xxxsd 1 déclaré pour e-file. Pour pouvoir envoyer les rapports décrits ici, votre administrateur e-file local doit avoir ajouté le groupe «DOC_OPC_FIS» à ce compte xxxsd. Une vidéo explicative existe dans l assistance en ligne de e-file (vidéo interactives : Ajout d un groupe à un utilisateur). Le service déposant consiste en l arborescence décrite ci-dessous L arborescence du Service Déposant Physiquement, le Service Déposant se représente comme une arborescence traditionnelle de répertoires. L arborescence standard (cf. la copie d écran précédente) présente un répertoire DOC_FIS_OPC avec 10 sous-répertoires pour : Remise de rapports financiers OPC : REPORT-OPC Remise de prospectus OPC : PROSP-OPC Remise de rapports annuels FIS : REPORT-FIS Remise de prospectus FIS : PROSP-FIS Remise de rapport de révision sur activité : LONG_FORM Remise de lettre de recommandations : MGMT_LETTER Remise de documents d information clé pour l investisseur : KID_OPC 1 xxx est une abréviation qui désigne votre société.

15 Page 15 Remise de statuts des OPC : ART_INCORP Remise de règlement de gestion des OPC : MGMT_REGUL Notification UCITS IV : NOTIFICATIONS_UCITSIV (fait l objet d une autre documentation) 3.2 Déclenchement des envois A fréquence régulière Chaque répertoire est scanné par le Service Déposant à fréquence régulière. Cette fréquence est propre à chaque répertoire et est définie à la mise en place de la solution avec le coordinateur projet de votre société (fichier de configuration du Service Déposant). Pour faciliter la configuration, la Bourse de Luxembourg a déterminé une fréquence standard qui est mise en place par défaut. Si le coordinateur a donné d autres instructions, les fréquences peuvent donc varier. La valeur par défaut de la fréquence de scannage de chaque répertoire est de 30 minutes. Cela signifie donc que chaque répertoire est scanné toutes les 30 minutes à partir du dernier démarrage du service Votre configuration Il est également possible de personnaliser les fréquences, les heures fixes en fonction des besoins de votre société, répertoire par répertoire. Merci de vous rapprocher de votre coordinateur de projet pour connaître les fréquences propres à votre configuration. 3.3 Deux modes de transmission possibles Les envois automatiques peuvent être effectués selon deux modes : - en utilisant le fonctionnement standard du Service Déposant, c est-à-dire en déposant des fichiers directement dans le répertoire concerné - en déposant un fichier.zip, c est-à-dire en déposant un fichier zippé (extension.zip uniquement) contenant les documents à transmettre. L utilisation du fichier zippé vous permet ainsi d être sûr de transmettre les documents par paquet sans être interrompu par le scannage régulier du répertoire par exemple 3.4 Règle de regroupement des documents avant envoi Dans ces deux modes de transmission disponibles, un regroupement des documents est effectué automatiquement par le Service Déposant. Principe : Cette règle identifie les documents à transmettre dans une même enveloppe. L enveloppe contiendra ainsi les documents dont les noms commencent par le même «DOCREP- ONNNNNNNN». Il s agit donc d un regroupement par numéro d OPC.

16 Page 16 Exemple : Scénario d envoi de plusieurs prospectus pour plusieurs OPC : 1. Les prospectus complets, simplifiés et lettres d explication sont déposés dans le répertoire correspondant à la procédure de remise de Prospectus OPC. 2. Au moment de l envoi, les documents sont automatiquement regroupés par OPC. 3. Pour chaque regroupement, une enveloppe est créée et envoyée dans une nouvelle procédure du dossier correspondant. Remarque concernant la taille des fichiers à transmettre : Pour des raisons techniques, le Service Déposant est configuré pour limiter la taille des envois à 60Mo (paramètre technique du Service Déposant). Ainsi si vous déposez plusieurs fichiers (qui seront regroupés selon la règle ci-dessus) qui dépassent 60Mo tous réunis, ils ne seront pas transmis. 3.5 Effectuer les envois Comme expliqué plus haut, la transmission automatique s effectue simplement en déposant vos fichiers directement dans un répertoire ou bien en y déposant un fichier.zip contenant vos fichiers. Il faut cependant appliquer les quatre règles suivantes : Règle 1 : Choisir le bon répertoire en fonction du ou des documents à transmettre, Règle 2 : Respecter la convention de nommage des fichiers à transmettre en se reportant aux instructions de la circulaire, Règle 3 : Respecter le format du fichier et son extension, Règle 4 : Déposer les fichiers à transmettre en clair dans le répertoire choisi, i.e. le fichier ne doit pas avoir été crypté au préalable par un autre système. Remarques concernant les fichier.zip : - Le nom du fichier.zip est libre mais ne doit pas contenir de caractères spéciaux (comme les accents, par exemple). - Le Service Déposant récupère les fichiers contenus dans le zip et les traite comme s ils étaient déposés directement dans le répertoire. Ceci signifie que les fichiers transmis à e- file et donc à la CSSF devront toujours être des fichiers PDF valides. - Tous les fichiers d une même procédure doivent être contenus dans le même fichier zip, mais un fichier zip peut regrouper les fichiers de plusieurs procédures. Le Service Déposant se charge alors d effectuer les regroupements nécessaires en suivant la règle énoncée dans le paragraphe précédent Envoyer des rapports financiers OPC Description métier Les documents concernés sont :

17 Page 17 Remise de rapports financiers OPC Rapport annuel Rapport semestriel Lettre d explication Rapport OPC autre périodicité Mouvements Portefeuille- Titres DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-AR-LL pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-SR-LL pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-LE.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-RO.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-MP.pdf Répertoire du Service Déposant à choisir /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/REPORT_OPC Contrôles avant envoi Le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage des fichiers : rapport annuel et rapport semestriel - il vérifie l extension du fichier : il attend un fichier ayant pour extension.pdf. Le Service Déposant ignore tous les autres types de fichier sans générer d erreur. - il ne vérifie pas le format des fichiers Il est important de bien nommer tous les fichiers car le Service Déposant identifie le type du document à l aide des 2 lettres fixes, regroupe les fichiers liés à un même OPC et les transmet par lot vers le portail e-file. Sont regroupés les fichiers dont le début du nom DOCREP-ONNNNNNNN est identique. Remarque : les autres documents (notamment la lettre d explication) qui suivent une autre convention de dénomination ne seront pas nommés comme les rapports et seront transmis à part. Les noms des rapports annuels et semestriels d un groupe sont contrôlés et si un des noms est incorrect alors aucun document du groupe n est transmis. transmis pour un groupe signifie que tous les documents du groupe sont transmis. non transmis pour un groupe signifie qu aucun document du groupe n est transmis. transmis partiellement pour un groupe signifie que les rapports annuels et semestriels sont transmis mais que certains documents associés ne sont pas transmis. Exemples : rapport annuel DOCREP-O AR-EN pdf : transmis

18 Page 18 lettre d explication Lettre pdf : non transmis, car le nom ne peut pas commencer par Lettre rapport annuel DOCREP-O AR-EN-0000.pdf : non transmis, car le numéro OPC doit être et pas 1531 Groupe 1 : DOCREP-O AR-FR-0000.pdf DOCREP-O SR-FR-0000.pdf PDRREP-O LE.pdf transmis : Les deux rapports sont groupés dans un même envoi. Le nom de la lettre d explication suit l ancienne norme et ne peut plus être regroupée avec les rapports, elle est transmise dans un second envoi. Groupe 2 : DOCREP-O AR-FR-0000.pdf DOCREP-O SR-FR-0000.pdf non transmis, car le nom du rapport annuel n a pas un bon format de date. Les rapports semestriel et annuel ne sont donc pas transmis même si le nom du semestriel est correct. Groupe 3 : PDRREP-O pdf PDRREP-O pdf non transmis, car le nom des documents ne permettent pas de les identifier Groupe 4 : DOCREP-O AR-EN-0000.pdf DOCREP-O EN-0000.pdf transmis partiellement, car le nom ne permet pas d identifier le document associé Envoyer des prospectus OPC Description métier Les documents concernés sont : Remise de prospectus OPC Prospectus simplifié Prospectus (complet) Lettre d explication DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-PS-LL pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-PC-LL pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-LE.pdf

19 Page Répertoire du Service Déposant à choisir /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/PROSP_OPC Contrôles avant envoi Le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage des fichiers : prospectus simplifié et prospectus complet - il vérifie l extension du fichier : il attend un fichier ayant pour extension.pdf. Le Service Déposant ignore tous les autres types de fichier sans générer d erreur. - il ne vérifie pas le format des fichiers Il est important de bien nommer tous les fichiers car le Service Déposant identifie le type du document à l aide des 2 lettres fixes, regroupe les fichiers liés à un même OPC et les transmet par lot vers le portail e-file. Sont regroupés les fichiers dont le début du nom DOCREP-ONNNNNNNN est identique. Remarque : la lettre d explication qui suit une autre convention de dénomination ne sera pas nommée comme le prospectus et sera transmise à part. Les noms des prospectus d un groupe sont contrôlés et si un des noms est incorrect alors aucun document du groupe n est transmis. transmis pour un groupe signifie que tous les documents du groupe sont transmis. non transmis pour un groupe signifie qu aucun document du groupe n est transmis. transmis partiellement pour un groupe signifie que les prospectus sont transmis mais que certains documents associés ne sont pas transmis. Exemples : prospectus complet DOCREP-O PC- FR-0000.pdf : transmis lettre d explication Lettre pdf : non transmis, car le nom ne peut pas commencer par Lettre prospectus complet DOCREP-O PC-FR pdf : non transmis, car le numéro OPC doit être et pas 1531 Groupe 1 : DOCREP-O PC-FR-0000.pdf DOCREP-O PS-FR-0000.pdf DOCREP-O PS-FR-0000.pdf DOCREP-O PS-FR-0000.pdf PDRREP-O LE.pdf

20 Page 20 transmis : Les prospectus sont groupés dans un même envoi. Le nom de la lettre d explication suit l ancienne norme et ne peut plus être regroupée avec eux, elle est transmise dans un second envoi. Groupe 2 : DOCREP-O PC-FR-0000.pdf DOCREP-O PS-FR-0000.pdf non transmis, car le nom du prospectus complet n a pas un bon format de date. Les 2 prospectus ne sont donc pas transmis même si le nom du prospectus simplifié est correct. Groupe 3 : PDRREP-O pdf PDRREP-O pdf non transmis, car le nom des documents ne permettent pas de les identifier Groupe 4 : DOCREP-O PC-FR-0000.pdf PDRREP-O pdf transmis partiellement, car le nom ne permet pas d identifier le document associé Envoyer des rapports financiers FIS Description métier Les documents concernés sont : Remise de rapports financiers FIS Rapport annuel Rapport semestriel Lettre d explication Rapport autre périodicité Mouvements Portefeuille- Titres DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-AR-LL pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-SR-LL pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-LE.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-RO.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-MP.pdf Répertoire du Service Déposant à choisir /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/REPORT_FIS Contrôles avant envoi

21 Page 21 Le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage des fichiers : rapport annuel et rapport semestriel - il vérifie l extension du fichier : il attend un fichier ayant pour extension.pdf. Le Service Déposant ignore tous les autres types de fichier sans générer d erreur. - il ne vérifie pas le format des fichiers Il est important de bien nommer tous les fichiers car le Service Déposant identifie le type du document à l aide des 2 lettres fixes, regroupe les fichiers liés à un même OPC et les transmet par lot vers le portail e-file. Sont regroupés les fichiers dont le début du nom DOCREP-ONNNNNNNN est identique. Remarque : les autres documents (notamment la lettre d explication) qui suivent une autre convention de dénomination ne seront pas nommés comme les rapports et seront transmis à part. Les noms des rapports annuels et semestriels d un groupe sont contrôlés et si un des noms est incorrect alors aucun document du groupe n est transmis. transmis pour un groupe signifie que tous les documents du groupe sont transmis. non transmis pour un groupe signifie qu aucun document du groupe n est transmis. transmis partiellement pour un groupe signifie que les rapports annuels et semestriels sont transmis mais que certains documents associés ne sont pas transmis. Exemples : rapport annuel DOCREP-O AR-FR pdf : transmis lettre d explication Lettre pdf : non transmis, car le nom ne peut pas commencer par Lettre rapport annuel DOCREP-O AR-FR pdf : non transmis, car le numéro OPC doit être et pas 1531 Groupe 1 : DOCREP-O AR-FR-0000.pdf DOCREP-O SR-FR-0000.pdf PDRREP-O LE.pdf transmis : Les deux rapports sont groupés dans un même envoi. Le nom de la lettre d explication suit l ancienne norme et ne peut plus être regroupée avec les rapports, elle est transmise dans un second envoi. Groupe 2 : DOCREP-O AR-PT pdf DOCREP-O RS-PT-0000.pdf non transmis, car le nom du rapport annuel n a pas un bon format de date. Les rapports semestriel et annuel ne sont donc pas transmis même si le nom du semestriel est correct.

22 Page 22 Groupe 3 : PDRREP-O pdf PDRREP-O pdf non transmis, car le nom des documents ne permettent pas de les identifier Groupe 4 : DOCREP-O AR-IT-0000.pdf PDRREP-O pdf transmis partiellement, car le nom ne permet pas d identifier le document associé Envoyer des prospectus FIS Description métier Les documents concernés sont : Remise de prospectus FIS Prospectus (complet) Document d émission Lettre d explication DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-PC-LL pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-DE.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-LE.pdf Répertoire du Service Déposant à choisir /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/PROSP_FIS Contrôles avant envoi Le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage du fichier : prospectus complet et document d émission - il vérifie l extension du fichier : il attend un fichier ayant pour extension.pdf. Le Service Déposant ignore tous les autres types de fichier sans générer d erreur. - il ne vérifie pas le format des fichiers Il est important de bien nommer tous les fichiers car le Service Déposant identifie le type du document à l aide des 2 lettres fixes, regroupe les fichiers liés à un même OPC et les transmet par lot vers le portail e-file. Sont regroupés les fichiers dont le début du nom DOCREP-ONNNNNNNN est identique. Remarque : la lettre d explication et le document d émission qui suivent une autre convention de dénomination ne seront pas nommés comme les prospectus et seront transmis à part.

23 Page 23 Les noms des prospectus d un groupe sont contrôlés et si un des noms est incorrect alors aucun document du groupe n est transmis. transmis pour un groupe signifie que tous les documents du groupe sont transmis. non transmis pour un groupe signifie qu aucun document du groupe n est transmis. transmis partiellement pour un groupe signifie que les prospectus sont transmis mais que certains documents associés ne sont pas transmis. prospectus complet DOCREP-O PC- EN-0000.pdf : transmis lettre d explication Lettre pdf : non transmis, car le nom ne peut pas commencer par Lettre prospectus complet DOCREP-O PC-EN pdf : non transmis, car le numéro OPC doit être et pas 1531 Groupe 1 : DOCREP-O PC-DE-0000.pdf PDRREP-O DE.pdf PDRREP-O LE.pdf transmis : Le prospectus est envoyé seul. Le nom de la lettre d explication et du document d émission suivent l ancienne norme, ils sont regroupés et transmis dans un second envoi. Groupe 2 : DOCREP-O PC-ES-0000.pdf PDRREP-O DE.pdf non transmis. Le nom du prospectus n a pas un bon format de date, il ne sera pas transmis. Attention : Le document d émission sera envoyé seul. Groupe 3 : PDRREP-O pdf PDRREP-O pdf non transmis, car le nom des documents ne permettent pas de les identifier Groupe 4 : DOCREP-O PC-ES-0000.pdf PDRREP-O pdf transmis partiellement, car le nom ne permet pas d identifier le document associé Envoyer des rapports financiers circ 09/ Description métier

24 Page 24 Les documents concernés sont : Remise de Long Form et Management Letter Compte Rendu Analytique de Révision Lettre de recommandations PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-LF.pdf PDRREP-ONNNNNCCCC-YYYY-MM-DD-ML.pdf Répertoire du Service Déposant à choisir /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/LONG_FORM pour le compte rendu analytique de révision (Long form) /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/MGMT_LETTER pour la lettre de recommandations (Management letter) Contrôles avant envoi Le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage des fichiers, - il vérifie l extension du fichier : il attend un fichier ayant pour extension pdf. Le Service Déposant ignore tous les autres types de fichier sans générer d erreur. - il ne vérifie pas le format des fichiers Envoyer des KII documents d informations clés pour l investisseur Description métier Les documents concernés sont : Remise de KII Informations clés pour l investisseur (KII) DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-KI-LL-0000.pdf Répertoire du Service Déposant à choisir /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/KID_OPC Contrôles avant envoi Le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage des fichiers,

25 Page 25 - il vérifie l extension du fichier : il attend un fichier ayant pour extension pdf. Le Service Déposant ignore tous les autres types de fichier sans générer d erreur. - il ne vérifie pas le format des fichiers Envoyer des documents constitutifs Description métier Les documents concernés sont : Remise de documents constitutifs Règlement de Gestion des OPCVM (MR) Statuts des OPCVM (AI) DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-MR-LL-0000.pdf DOCREP-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-AI-LL-0000.pdf Répertoire du Service Déposant à choisir /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/MGMT_REGUL pour les règlements de gestion des OPC /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/ART_INCORP pour les statuts des OPC Contrôles avant envoi Le Service Déposant effectue les tests suivants : - il vérifie le nommage des fichiers, - il vérifie l extension du fichier : il attend un fichier ayant pour extension pdf. Le Service Déposant ignore tous les autres types de fichier sans générer d erreur. - il ne vérifie pas le format des fichiers 3.6 Premiers résultats et interprétation Une fois que le Service Déposant a pris en compte les rapports déposés dans les différents répertoires, il dépose à son tour des fichiers résultats dans le répertoire origine. Trois types de fichiers résultats possibles: Extension.TRT : indique que le Service Déposant a scanné le répertoire et démarré le processus d envoi vers e-file. Extension.ACQ : indique que l envoi vers e-file est effectif.

26 Page 26 Extension.ERR : indique que l envoi n a pas pu être effectué : il convient dans un premier temps de vérifier que les 4 règles citées précédemment ont bien été appliquées. Remarque concernant le fichier avec extension.trt Le fichier résultat avec l extension.trt est le fichier origine renommé. Il est ainsi possible de retrouver facilement votre fichier d origine si le besoin se présente, en le renommant avec son nom d origine. Voici la règle de nommage du fichier résultat.trt. En fonctionnement standard (les fichiers origines sont déposés directement dans un répertoire) : Si le fichier origine est nomdufichierorigine.pdf Où nomdufichierorigine : le nom du fichier d origine à transmettre Alors le fichier résultat.trt sera nomdufichierorigine.pdf_traitement.trt Avec Traitement : un compteur numérique servant de référence temporelle (TimeStamp). Exemple : Le répertoire /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/PROSP_OPC contient : Après traitement : Envoi via un fichier zippé Si le fichier origine est nomdufichierziporigine.zip Où nomdufichierziporigine : le nom du fichier zippé d origine contenant les fichiers origines à transmettre. Alors le fichiers résultat.trt sera nomdufichierziporigine.zip_traitement.trt

27 Page 27 Avec Traitement : un compteur numérique servant de référence temporelle (TimeStamp). De plus, les fichiers origines à l intérieur seront également renommés en suivant la règle appliquée aux PDF (cas précédent). Remarque : si les fichiers du fichier zip ne sont pas tous traités alors le fichier zip sera renommé comme suit : nomdufichierziporigine_traitement.zip Les PDF contenus qui auront été traités seront renommés selon la règle définie précédemment. Lors du prochain traitement du service déposant, le fichier ZIP sera nouveau traité mais il ne sera plus renommé avec un «TimeStamp» supplémentaire. Exemple : Le répertoire /ReportingDiffusion/DOC_FIS_OPC/PROSP_OPC contient un fichier zippé contenant lui-même 3 documents PDF (DOCREP-O PC-FR-0000.pdf, DOCREP-O PS-FR-0000.pdf, PDRREP- O LE.pdf ): Après traitement : Remarque concernant les fichiers avec extension.err Les fichiers résultat avec l extension.err sont les fichiers erreur. Ils contiennent des messages techniques qui aident à diagnostiquer le problème. Les erreurs de nommage des fichiers sont stockées dans ce fichier. Un fichier vide (taille de 0 KB) signifie que la transmission est effectuée sans erreur. Il est possible de changer la configuration pour ne pas générer le fichier d erreur si la transmission est correcte. 3.7 Réception des prospectus visés Les versions visées des prospectus complets et simplifiés sont renvoyées par voie électronique via e-file et déposée dans le répertoire adapté du Service Déposant (à condition que ce dernier soit correctement paramétré). Merci de vous reporter au manuel utilisateur «Retour des réponses vers le Service Déposant» VISA des Prospectus OPC Les documents concernés sont :

28 Page 28 Remise de prospectus OPC Prospectus simplifié visé Prospectus complet visé DOCFDB-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-PS-LL-0000.pdf DOCFDB-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-PC-LL-0000.pdf Les documents visés sont des fichiers PDF dont le nom contient les mêmes codes CSSF OPC et compartiment, et la même date que le fichier d origine. Exemple : DOCFDB-O PC-FR-0000.pdf est la version visée du prospectus complet : DOCREP-O PC-FR pdf DOCFDB-O PS-FR-0000.pdf est la version visée du prospectus simplifié : DOCREP-O PS-FR pdf VISA des Prospectus FIS Le document concerné est : Remise de prospectus FIS Prospectus complet visé DOCFDB-ONNNNNNNN-CCCCCCCC-PPPP-YYYY-MM-DD-PC-LL-0000.pdf Les documents visés sont des fichiers PDF dont le nom contient les mêmes codes CSSF OPC et compartiment, et la même date que le fichier d origine. Exemple : DOCFDB-O PC-FR-0000.pdf est la version visée du prospectus complet : DOCREP-O PC-FR pdf 3.8 Refus de VISA Si le VISA n est pas attribué par la CSSF, un texte explicatif est retourné dans un fichier ENVINF-NNNNNNNNNN-YYYY-MM-DD-HHMMSS.txt Le fichier contiendra : Où texte explicatif du gestionnaire de la CSSF à propos du refus de VISA personne de contact CSSF noms des fichiers transmis, des versions visées et des fichiers non visés NNNNNNNNNN : identifiant interne e-file de l enveloppe

29 Page 29 YYYY-MM-DD-HHMMSS : date d envoi de l enveloppe 3.9 Cas particuliers Prospectus «multiple» Concerne les prospectus PDF envoyés à la CSSF qui contiennent plusieurs prospectus d OPC(ou FIS) différents dans le même document. Le nom du document doit contenir le code CSSF d un des instruments du document. Exemple : un prospectus multiple qui rassemble le prospectus simplifié de /0001, /0002 et /0001, peut avoir comme nom : DOCREP-O PS-FR-0000.pdf ou DOCREP-O PS-FR-0000.pdf ou DOCREP-O PS-FR-0000.pdf La CSSF retournera un seul document visé pour le prospectus «multiple» : DOCFDB-O PS-FR-0000.pdf ou DOCFDB-O PS-FR-0000.pdf ou DOCFDB-O PS-FR-0000.pdf Prospectus «partiel» Concerne les prospectus PDF envoyés à la CSSF liés aux types de parts. Le nom du document doit contenir un index technique «-NN» à la fin pour ne pas écraser un autre prospectus du même compartiment. Exemple : un prospectus simplifié de /0001 et de /0001/01 devront avoir un nom différent : DOCREP-O PS-FR-0000.pdf et DOCREP-O PS-FR-0000.pdf La CSSF retournera les documents visés correspondants : DOCFDB-O PS-FR-0000.pdf et DOCFDB-O PS-FR-0000.pdf

30 Page 30 4 Suivi des rapports, prospectus transmis et des prospectus visés retournés par la CSSF Le suivi des envois et les réponses de la CSSF s effectuent depuis la plateforme Cette partie du document donne ainsi un aperçu rapide des moyens à votre disposition pour suivre vos envois et accéder aux différentes réponses renvoyées par les autorités. Cependant, pour aller plus loin dans l utilisation d e-file, nous vous conseillons de vous reporter directement au manuel d utilisation e-file disponible en ligne. Enfin, cette partie nécessite la connaissance des notions de base e-file : dossier, procédure, enveloppe et document, également explicitées dans le manuel e-file. Par ailleurs, si vous effectuez vos envois depuis le Service Déposant, il est possible d accéder aux réponses de la CSSF depuis l arborescence du Service Déposant si ce dernier est correctement configuré, cf. 3.7 Réception des prospectus visés. 4.1 Recherche des rapports et prospectus transmis Une fois connecté à la page d accueil apparaît. Cliquer sur le lien Utiliser la recherche de dossiers et procédures sous Recherche avancée.

31 Page 31 La page de recherche avancée s affiche : Saisir vos critères et faire Valider pour lancer la recherche. Critères de recherche des prospectus et rapports financiers OPC : Libellé du dossier : saisir le code CSSF de l OPC Exemple : pour l OPC , saisir ou 1531 Type de procédure : Remise de rapports financiers OPC ou Remise de prospectus OPC Remise de long form ou Remise de management letters Etat de la procédure : Créée : la procédure est créée mais l enveloppe n est pas encore transmise. Démarrée : une enveloppe a été transmise Clôturée : (circ. 08/371) les prospectus visés sont retournés par la CSSF dans la même procédure la publication des prospectus (ou rapports financiers) de la procédure est effectuée (circ. 09/423) Le rapport a été reçu à la CSSF

32 Page 32 Annulée : Date de création du dossier en règle générale, la CSSF n annulera pas de procédure, mais enverra des demandes de compléments d informations. Les seuls cas où la CSSF annulera une procédure correspondent à une mauvaise association des procédures et des documents. Exemple : un pdf rapport FIS typé rapport OPC dans une procédure Remise de rapport OPC Date de démarrage de la procédure : date d envoi de l enveloppe Code CSSF : de l OPC attaché au dossier de la procédure et attribué par la CSSF lors de la publication Libellé de la valeur : de l OPC attaché au dossier de la procédure et attribué par la CSSF lors de la publication Critères de recherche des prospectus et rapports financiers FIS : Libellé du dossier : saisir le code CSSF du FIS Exemple : pour le FIS , saisir ou 1234 Type de procédure : Remise de rapports financiers FIS ou Remise de prospectus FIS Date de démarrage de la procédure : date d envoi de l enveloppe La liste des résultats s affiche en listant les dossiers et procédures relatifs aux critères saisis. En cliquant sur les liens présents dans la liste des procédures, la fiche procédure s affiche. Depuis la fiche procédure, vous pouvez visualiser le documents transmis en sélectionnant l onglet Enveloppes & Documents.

33 Page 33 Deux listes sont alors disponibles : les envois effectués et les enveloppes reçues, respectivement les documents transmis et les réponses de la CSSF. À noter que les enveloppes reçues sont visibles directement dans l accueil jusqu à ce qu elles soient lues par l un des acteurs de votre société. Une fois qu elles sont lues, il est toujours possible de les retrouver par la recherche avancée. 4.2 Récupérer les prospectus visés Les prospectus visés sont retournés par la CSSF dans la procédure initiale. Utiliser la recherche pour aller dans l onglet Enveloppes & documents de la fiche procédure. Cliquer sur le lien Objet de l enveloppe reçue.

34 Page Refus de VISA Tous les prospectus de la procédure sont refusés Une enveloppe CSSF explique les raisons du refus et est envoyée dans la procédure initiale. La procédure reste démarrée. Vous renvoyez les documents mis à jour dans cette même procédure. La CSSF apporte le VISA aux documents, vous envoie les documents visés et clôture la procédure Certains prospectus sont refusés et d autres acceptés Une enveloppe CSSF avec les documents visés est transmise dans la procédure initiale. Dans la même enveloppe ou dans une autre sont expliquées les raisons des refus. Si la procédure reste démarrée alors vous renvoyez les documents mis à jour dans cette même procédure.

35 Page 35 Si la procédure est clôturée alors vous renvoyez les documents mis à jour dans une nouvelle procédure. La CSSF apporte le VISA aux documents, vous envoie les documents visés dans une nouvelle enveloppe et clôture la procédure.