Elaboration d un cahier des charges Ch. 6

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1 Elaboration d un cahier des charges Ch. 6 «Le cahier des charges opérationnel est un document qui permet de dégager les orientations structurantes et de fixer le cadre des travaux à venir d un projet. Initié à partir d une expression de besoin, puis complété en fonction de l analyse de cette expression de besoin (faisabilité, travaux à réaliser, estimation des charges et planning ), il est destiné à faciliter la compréhension du projet pour l ensemble des acteurs concernés, y compris et surtout à l équipe de réalisation» dixit Nicolas CHU - Réussir un projet de site Web (Ed. Eyrolles) Après la rédaction du cahier des charges fonctionnel vient le moment de rédiger le cahier des charges opérationnel (cf. A6 de ce cours). C'est ce dernier qui aura une valeur de contrat entre les parties prenantes. Il précisera ce qui doit être réalisé, dans quels délais et à quel coût. Ce document définit donc la structure finale du site à réaliser et fixe le cadre des réalisations qui vont être effectuées. Comme on le comprend dans la citation ci-dessus ce document doit être clair et facilement compréhensible par tous les acteurs du projet. Ayant une valeur contractuelle, il «protégera chaque partie contre toute contestation et tout imprévu en définissant clairement le périmètre et les limites du projet». Pour rédiger ce document on pourra par exemple suivre la trame ci-dessous en se servant du travail fait en amont (c est-à-dire : étude et définition du projet, expression des besoins et cahier des charges fonctionnel). ATTENTION : cette trame n est donnée qu à titre d exemple. On adaptera tous les aspects présentés plus bas en fonction du projet et de la structure concernée (notamment sa taille). I. Présentation générale du projet II. Orientations fonctionnelles III. Estimation des travaux et activités du projet IV. Acteurs V. Planning VI. Estimation budgétaire Trame pour le cahier des charges opérationnel Formateur : Fabrice SCHLEGEL 1

2 I. Présentation générale du projet Cette présentation décrit le contexte du projet, les motivations, ce qui est attendu et établit des priorités entre les différents objectifs. On inclura dans cette partie : la description de l'entreprise cliente l'adresse du site l'objectif principal du projet les objectifs secondaires s'il y en a les enjeux : ce que va apporter le site les limites : ce qui n'est pas inclus dans le projet mais que le client pourrait croire inclus les utilisateurs cibles : sexe, âge, attentes, équipement, utilisation d'internet, origine géographique les risques (s'il y en a) Exemple : mise en place d'un portail pour une société de services informatiques Objectifs mettre en œuvre un espace de travail unique pour ses employés proposer à ses clients un accès personnalisé à des services en ligne développer un nouveau moyen de communication vis à vis de ses partenaires Enjeux Périmètre améliorer la productivité des services de l'entreprise fidéliser les clients conquérir de nouveaux clients se différencier de la concurrence en proposant des services à valeur ajoutée en ligne gagner en notoriété réduire le temps de commandes (information en temps réel avec les partenaires) rédaction des spécifications fonctionnelles décrivant les résultats voulus par fonction réalisation des «templates», d'une maquette et d'une charte graphique réalisation des développements et des tests mise en place de l'hébergement Limites n'a pas pour objectif d'effectuer la promotion du futur site ni son référencement Cibles Risques clients actuels et les prospects intéressés par notre secteur d'activité partenaires récupération et utilisation des données publiées sur le portail rejet du portail par les utilisateurs II. Orientations fonctionnelles Ces orientations expliquent comment satisfaire les objectifs décrits au-dessus. On décompose le document en modules (voir exemple ci-dessous) et on y présente les fonctionnalités. Formateur : Fabrice SCHLEGEL 2

3 Exemple : orientations fonctionnelles d'un module «emploi» Fonctionnalité Description Résultat attendu Les métiers de l'entreprise Présentation des métiers, rôles, responsabilités... - Offres d'emploi Les salons Recherche dans la base de données des offres d'emploi par mots-clés ou par type de poste. Dates et lieux des salons où sera l'entreprise. Description des postes Profil requis Avantages et rémunération Nom du salon Date et lieu Plan d'accès Déposer son CV Possibilité de déposer son CV au format Word - III. Estimation des travaux et activités du projet Chacune des activités sera identifiée et décrite par exemple dans un tableau comme ci-dessous : Elément Responsable Participants Objectifs Prérequis Livrables Délais Charges Description Nom de l'intervenant responsable de l'atteinte des objectifs Autres personnes impliquées Objectifs de l'activité Eléments nécessaires pour réaliser ces travaux Eléments attendus en résultats Date de début et de fin d'activité Temps de travail prévu pour réaliser cette activité Exemple : une activité «Réalisation de la maquette du site» Elément Description Responsable Participants Objectifs Prérequis Livrables Chef de projet Infographiste, développeur Donner un premier aperçu du site (graphique, fonctionnement) Arborescence du site, réalisation de la trame d'une page Fichiers HTML et images qui préfigurent une partie du site Délais 01/09/2015 au 15/09/2015 Charges Images : 1 personne, 2 jours - Maquette : 1 personne, 4 jours Formateur : Fabrice SCHLEGEL 3

4 Autres exemples de livrables qui peuvent être attendus pour d'autres activités : arborescence détaillée du site fichiers informatiques source (pages HTML, graphismes, bases de données, code PHP ) documents décrivant le site, son fonctionnement et son hébergement version du code HTML utilisée version des navigateurs compatibles preuves des déclarations (récépissé CNIL, copies d écrans des déclarations, fiche descriptive du domaine) identifiants et mot de passe pour accéder au serveur descriptif détaillé des différents profils utilisateurs et de leurs droits compte rendus de réunion de travail IV. Les Acteurs Cette partie doit permettre d identifier les acteurs du projet et leur principale responsabilité : Qui gère le projet? Qui pilote le projet? Quelle est l instance de décision? Qui doit intervenir? Sous quelles formes? 1. Gestion du projet La gestion du projet est à la charge de Monsieur / Madame A responsable du projet. 2. Pilotage du projet Le pilotage du projet est assuré par un comité de pilotage composé des personnes suivantes : Nom Monsieur / Madame A Monsieur / Madame B Monsieur / Madame C Monsieur / Madame D Rôle Responsable de projet Chef de produit marketing Responsable technique Responsable du service client Ce comité est en charge de : lancer l'ensemble des activités du projet contrôler leur bon déroulement prendre toute les décisions nécessaires au bon fonctionnement du projet et à l'atteinte des objectifs (réalisation, calendrier et budget) dans la mesure où la décision n'implique aucune modification des objectifs 3. Comité directeur Toute décision ayant pour conséquence la modification d'un des objectifs du projet est prise par le comité directeur du projet. Ce dernier est composé des personnes suivantes : Nom Monsieur / Madame E Monsieur / Madame F Monsieur / Madame G Poste Directeur(trice) général Directeur(trice) marketing Directeur(trice) informatique Formateur : Fabrice SCHLEGEL 4

5 4. Intervenants Equipe Nom Poste Réalisation Client Monsieur / Madame H Monsieur / Madame I Monsieur / Madame J Monsieur / Madame K Monsieur / Madame L Monsieur / Madame M Monsieur / Madame N Monsieur / Madame O Monsieur / Madame P Monsieur / Madame Q Monsieur / Madame R Monsieur / Madame S Monsieur / Madame T Concepteur / webdesigner Ergonome Directeur artistique Infographiste Rédacteur(trice) Ingénieur / développeur Architecte Web Chargé(e) d'étude DRH Chargé(e) de communication Ingénieur d'affaire Juriste Responsable de la documentation 5. Planning ou Plan projet Le planning d exécution (cf. A7 de ce cours) peut se présenter, par exemple, sous la forme d'un diagramme de GANTT et doit être constitué des éléments suivants : nom de l activité, durée, date début, date fin, ressources associées. Ce tableau peut s étendre sur plusieurs pages. Le diagramme de GANTT est un outil utilisé en ordonnancement et en gestion de projet, permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches composant un projet. Il s'agit d'une représentation d'un graphe connexe, valué et orienté, qui permet de représenter graphiquement l'avancement du projet. Cet outil répond à deux objectifs : planifier de façon optimale ainsi que communiquer sur le planning établi et les choix qu'il impose. Le diagramme permet : De déterminer les dates de réalisation d'un projet D'identifier les marges existantes sur certaines tâches De visualiser d'un seul coup d'œil le retard ou l'avancement des travaux Dans un diagramme de GANTT on représente : En abscisse les unités de temps (exprimées en mois, en semaine ou en jours) En ordonnée les différents postes de travail (ou les différentes tâches) Formateur : Fabrice SCHLEGEL 5

6 La durée d'utilisation d'un poste de travail (ou la durée d'exécution d'une tâche) est matérialisée par une barre horizontale. Initialement, le diagramme de GANTT ne visualise que le temps : les dates (début et fin) ainsi que la durée des tâches. Aujourd'hui, il est fréquent de matérialiser par des flèches, les liens de dépendance entre les tâches (la flèche relie la tâche précédente à la tâche suivante). Concernant les délais, GANTT permet de déterminer les dates de réalisation des différentes opérations, en tenant compte : de la date de début au plus tôt et de la date de début au plus tard. Date de début au plus tôt : il n'est pas possible de commencer une opération avant celle-ci. Choisir de commencer une opération à la date au plus tôt est intéressant, car cela laisse une marge de manœuvre, mais cela peut aussi parfois poser des difficultés, par exemple du stockage du produit de cette opération, si le délai entre l'opération donnée et la suivante est trop important. Date de début au plus tard : c'est la date la plus défavorable sans mettre le projet en péril. Choisir de commencer une opération à la date au plus tard est techniquement possible, mais constitue toujours une difficulté, car le moindre retard dans l'exécution de cette tâche entraînera automatiquement un retard de l'ensemble du projet. Outil pour réaliser un diagramme de GANNT : 6. Estimation budgétaire Cette partie a pour objectif de présenter vos estimations budgétaires pour la réalisation de votre projet. Elle se découpe en plusieurs sections : Les charges internes en jour/heure Les coûts d'achat à prévoir (licences logiciels, machines ) Les coûts des prestations (expertise externe, formation ) Les coûts logistiques (voyages ) Formateur : Fabrice SCHLEGEL 6

7 Exemple : représentation d un budget par poste de travail Répartition des charges par poste de travail Poste de travail Charges en jour / heure Taux journalier Sous-total Responsable du projet Chef de projet technique Concepteur / Webdesigner Ergonome DA Infographiste Rédacteur Ingénieur / Développeur Architecte Web Chargé d étude Total Exemple : représentation des coûts d'achat et de prestation par activité Répartition des charges par activité Activité Charges Gestion de projet 300 Conception 50 Marketing et communication 120 Travaux techniques 600 Qualifications et recettes 150 Documentation et formation 50 Mise en place / Exploitation 130 Aspects fonctionnels 40 Total Formateur : Fabrice SCHLEGEL 7

Réussir. un projet de site web. 6 e édition. Groupe Eyrolles, 2003, 2004, 2005, 2006, 2008 et 2010 pour la présente édition, ISBN : 978-2-212-12742-3

Réussir. un projet de site web. 6 e édition. Groupe Eyrolles, 2003, 2004, 2005, 2006, 2008 et 2010 pour la présente édition, ISBN : 978-2-212-12742-3 N i c o l a s C h u Réussir un projet de site web 6 e édition Groupe Eyrolles, 2003, 2004, 2005, 2006, 2008 et 2010 pour la présente édition, ISBN : 978-2-212-12742-3 annexe A Modèle de plan projet Un

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