SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES RESIDENCE AQUARIUS 14 RUE DE THIONVILLE PARIS

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1 SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES RESIDENCE AQUARIUS 14 RUE DE THIONVILLE PARIS 75PC4081 CONTROLE DES COMPTES DE L EXERCICE 2011 PAR LE CONSEIL SYNDICAL ASSISTE DE M PIERRE MARTIN AUDITEUR DE L ARC CABINET IMMOdeFRANCE 20 RUE TREILHARD PARIS LE 6 MARS 2012 DE 9 H 30 A 13 H 30

2 1. PRESENTATION 1.1. Statut de la copropriété et Conseil syndical Statut et Conseil syndical Syndicat de copropriété : Oui Dénomination de la copropriété : RESIDENCE AQUARIUS Adresse de la salle du conseil syndical : 14 rue de Thionville Paris Nom du Président du Conseil Syndical (CS) : M FAVARETTO Adresse : 14 rue de Thionville Paris Téléphone : Portable : patrick.favaretto@free.fr 1.2. Syndic : Statut et Gestionnaire Nom de la société de syndic titulaire de la carte professionnelle : IMMOdeFRANCE Carte professionnelle : G5472 Gestionnaire : Mme VALLEE (depuis 2 exercices) nathalie.vallee@immodefrance.com Comptable : M BONNEAU Juriste : Mme REVILLAT Adresse du cabinet : 20 rue Treilhard Paris Téléphone : Télécopie : Immeuble : Caractéristiques de ou des immeubles Année de construction : 1970 Nombre de lots principaux : 495 Nombre d étages : R + 6 à R +11 Nombre de commerces : 2 superettes, crèches, commerces divers Nombre de cages d escalier : 9 Nombre de places de parking fermé : Oui Espaces verts : Oui Nombre de places de parking ouvert : environ Personnel et équipements : Personnel Nombre de gardiens : 2 Nombre d employés d immeuble : Non Eau : Contrat collectif répartition sur relevés de compteurs : eau froide : Oui - eau chaude : Oui Chauffage : Collectif avec production d énergie fournie par un réseau de chauffage : Oui Répartition en tantièmes : Oui Contrat de surveillance technique : Oui Ascenseurs : Nombres d appareils : 10 Mise en conformité réalisée : phase 1 : Oui phase 2 : Oui phase 3 : Oui Contrat d assistance technique : Oui 1.5. Gestion et finances : Exercice comptable début : 1 janvier fin : 31 décembre Compte bancaire séparé : Oui Date des deux dernières AG : 30 juin juin 2009 Date prévue pour la prochaine AG : 15 avril 2010 RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2011 Page 2

3 2. ANALYSE DU COMPTE DE GESTION POUR OPERATIONS COURANTES : ANNEXES 2 ET 3 : 2.1. Charges générales : Entretien des terrasses : Prestataire : ABSO Les contrats types d entretien des terrasses incluent deux prestations : le nettoyage, le petit entretien la visite technique de la terrasse avec compte-rendu complet de son état et avis sur les besoins d entretien (il est courant que ce rapport soit illustré par des photos prises avant et après intervention, des photos des dégradations relevées à réparer. Ce contrat de maintenance est logiquement comptabilisé dans le compte négocier que l intervention soit complétée par la visite technique avec rapport détaillé ; si besoin le syndic et le conseil syndical doivent analyser le surcoût de cette prestation et la révision du contrat. les auditeurs demandent que les bons d intervention soient joints aux factures Espaces verts : Prestataires : De janvier à Février : BRANCHES ET JARDINS PATRICK REICHER. De mars à décembre : SOFRAEVE Ce contrat de maintenance est logiquement comptabilisé dans le compte les auditeurs demandent que les bons d intervention soient joints aux factures Rémunération du syndic : Enregistre le coût de la prestation approuvé par l assemblée. Cette charge est normalement imputée dans le compte Le montant des honoraires doit être égal aux honoraires approuvés par l assemblée Frais assemblée générale : Enregistre des dépenses engagées par le syndic pour : la location de la salle pour la tenue de l assemblée : 410,00 la location du matériel et la prestation de service pour le vote électronique : 2 194, ,14 = 4 265,80 la prestation du syndic : 3 437,12 Ces charges sont enregistrées dans le compte défini Prestations particulières par le plan comptable. L auditeur préconise de comptabiliser les dépenses accessoires à la gestion coût de location de la salle et du matériel de vote électronique, dans un compte 6212 Débours que la prestation soit assurée par le syndic ou un tiers. Le syndic doit régulariser la facturation des honoraires du syndic et prendre en compte le temps passé de chaque employé intervenant, à régulariser la facturation des heures des assistantes parties après l accueil et l émargement de la feuille de présence. Le syndic confirme que ces honoraires seront régularisés Honoraires gestion assurance : La gestion des sinistres, dont la source est dans les parties communes, est incluse dans le forfait de gestion courante comme le définit l avis du Conseil National de la Consommation, l arrêté du 19 mars 2010, les termes de ces textes sont confirmés par la recommandation émise par la Commission des Clauses Abusives en novembre Cette charge est normalement comptabilisée dans le compte RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2011 Page 3

4 Le syndic doit respecter les textes et annuler ces honoraires abusifs ; les honoraires afférents aux sinistres dont la source est dans des parties privatives peuvent être facturés, ils seront facturés en charges privatives au débit du compte du copropriétaire défaillant Frais tirages relevés de charges et Frais de tirage & affranchissement divers : L appel à la soustraitance permet de maîtriser le coût unitaire, ce coût peut être réduit par la reproduction des seuls documents dont la diffusion est obligatoire selon la liste définie par l article 11 du décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 27 mai Sont nécessaires les 5 annexes définies par le décret afférent à la comptabilité des syndicats de copropriété ; le coût de la reproduction du relevé de dépenses peut être économisé : 1 007,99. Le syndic confirme l envoi des seules annexes Contrat assurance multirisque : Compagnie : GENERALI Courtier : AIAC COURTAGES, repreneur de SGB Contrat du Date d effet : Date d échéance principale : Indice à la souscription : Surface développée : m² Prime renégocier : ,00 TTC Le contrat bénéficie des conditions spécifiques définies par l intercalaire courtier qui améliorent les plafonds des indemnités et suppriment les franchises sur les risques les plus courants Variation 2009 Variation 2010 Variation 2011 % % % Indice FFB 771,00 5,11 810,40 0,17 811,80 3,68 841,70 Prime ,00 2, ,30-17, ,00-11, ,34 Prime/m² 1,07 1,10 0,90 0,80 La renégociation du contrat bénéficie au syndicat, la prime au m² de surface développée 2011 diminue à nouveau ; inférieur le coût de 0,80 le m² est performant. Attention la forte sinistralité constatée en 2011 et début 2012 peut être source d augmentation de la prime, la loi no du 3 janvier 2008 pour le développement de la concurrence au service des consommateurs s applique aux syndicats de copropriétaires, le syndic doit : veiller à recevoir l offre de l assureur entre 2 et 3 mois avant la date d échéance, afin de pouvoir mettre en concurrence le contrat ou négocier l augmentation. rechercher les solutions alternatives, parmi lesquelles, il pourra contacter le courtier conseillé par l ARC : P PLASSE ET CIE 81 RUE D'AMSTERDAM PARIS Ecart de répartition de charge : Enregistre les arrondis résultants de la répartition des charges dans le compte 6780, ce compte est défini par le plan comptable : Charges exceptionnelles. L auditeur préconise de réserver l emploi de ce compte aux opérations exceptionnelles qui ne sont pas des opérations de gestion courantes ; par défaut les écarts de répartition débiteurs peuvent être comptabilisés dans le compte 6212 Débours, les écarts créditeurs dans le compte 714 Produits divers Charges tous bâtiments : Electricité : Les tableaux préparatoires de la répartition des coûts de l électricité seront présentés aux auditeurs pour validation. RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2011 Page 4

5 Salaires : Monsieur Didier ROUTIER est gardien d immeuble catégorie B coefficient 255 depuis le Nombre d UV = , soit un taux d emploi de 125 %. Avantages en nature : Logement 3,00 x 54 m² 162,00 Chauffage 0,1325 x 120 kwh 15,90 Madame Annick ROUTIER est gardienne d immeuble catégorie B coefficient 255 depuis le Nombre d UV = , soit un taux d emploi de 100 %. Les salaires calculés selon les textes respectent la législation du travail et la convention collective ; en mai augmentation en application de l avenant URSSAF CRIP : Les charges sociales et patronales calculées selon les textes respectent la législation du travail et la convention collective Taxes sur les salaires : La taxe sur les salaires calculée selon les textes respecte la législation du travail et la convention collective Prestations extérieures remplacement Mise à disposition de personnel : Prestataire : AMEN SERVICES 38 rue Victor Hugo Asnières sur Seine SOCIETE NOUVELLE ROBERT MORIN Enregistre dans le compte , le coût des remplacements de vos gardiens Frais de téléphone : Le syndicat est titulaire de trois abonnements : SFR : abonnement téléphone portable, contrat résilié en cours d exercice FRANCE TELECOM : abonnement qui ne sert que pour le télécopieur FREE : abonnement multiservice Le syndic doit résilier le contrat FRANCE TELECOM, toutes les modes de communication sont accessibles par le service offert par FREE. Cette charge est comptabilisée dans un compte , le compte 644 est défini : Autres (médecine du travail, mutuelles, etc.), ce compte enregistre les autres charges de personnel autres que les salaires, les charges sociales et patronales, la taxe sur les salaires ; l auditeur préconise de comptabiliser cette charge dans un compte 614 Contrat de maintenance Surveillance : Prestataire : GARD PRIVEE 17 avenue Gambetta Paris. Contrat du 18 février 2008 Date de prise d effet : 13 février Prestation : surveillance sous forme de rondes et de surveillances statiques par deux 2 maîtres-chiens de 19 h à 4 h 30 soit 19 h par jour. Coût de la prestation à la conclusion : TTC. Durée : 1 an renouvelable par tacite reconduction Résiliation par lettre recommandée A/R et préavis de 1 mois. Clause de révision de prix : non précisée. Le coût de la prestation reste sans augmentation, le conseil syndical et le syndic doivent rester attentifs et veiller au risque d une révision tarifaire importante dans les années futures. Les syndicats de copropriétaires bénéficient de la même protection que les particuliers quand au renouvellement des contrats, le syndic doit demander à ce prestataire de respecter la loi du 3 janvier 2008 pour le développement de la concurrence au service des consommateurs. RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2011 Page 5

6 2.3. Charges de chauffage : Electricité : La répartition de coût de l électricité n était pas encore faite à la date de l audit ; les auditeurs attendent la communication des tableaux de répartition CPCU alimentation chaufferie : Périodes Quantités Coûts PU kwh Prime fixe 31/12/2009 au 31/01/ ,40 44, ,72 31/01/2010 au 28/02/ ,76 44, ,72 28/02/2010 au 30/03/ ,53 44, ,72 30/03/2010 au 29/04/ ,66 44, ,72 29/04/2010 au 29/05/ ,45 31,30 39/05/2010 au 28/06/ ,07 30,86 28/06/2010 au 31/07/ ,65 30,83 31/07/2010 au 30/08/ ,08 30,86 30/08/2010 au 29/09/ ,50 30,86 29/09/2010 au 29/10/ ,50 43, ,72 29/10/2010 au 28/11/ ,86 44, ,40 28/11/2010 au 31/12/ ,29 44, ,40 Remise contrat grand compte ,27 Total ,48 41, ,40 31/12/2010 au 27/01/ ,06 44, ,40 27/01/2011 au 26/02/ ,96 44, ,40 26/02/2011 au 31/03/ ,70 44, ,40 31/03/2011 au 30/04/ ,20 44, ,40 30/04/2011 au 30/05/ ,64 33,07 30/05/2011 au 29/06/ ,95 33,07 29/06/2011 au 29/07/ ,05 33,07 29/07/2011 au 31/08/ ,19 33,07 31/08/2011 au 30/09/ ,46 33,07 30/09/2011 au 30/10/ ,70 47, ,74 30/10/2011 au 29/11/ ,45 47, ,74 29/11/2011 au 31/12/ ,56 47, ,74 Remise contrat grand compte ,65 Total ,27 43, ,82 Tableaux d analyse des consommations : 2008 Variation % 2009 Variation % 2010 Variation % 2011 Quantité totale de vapeur livrée , , , Quantité de vapeur réchauffage ECS , , , Quantité de vapeur chauffage , , , DJU , , , Quantité vapeur chauffage corrigée , , , Quantité vapeur en % quantité Ce tableau compare les consommations de chaque exercice les variations de consommation avec celles de l exercice Les consommations de vapeur nécessaires au réchauffage de l eau chaude sanitaire sont calculées en multipliant les consommations des mois d été par 4. Ce contrôle peut être affiné par les relevés mensuels de la quantité d eau chaude sanitaire réchauffée. RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2011 Page 6

7 Nous constatons que les consommations des exercices 2008 et 2010 à besoin constant sont voisines, et que celles des exercices 2009 et 2011 sont en fort dépassement. La demande de baisser la température de référence de 1 ne semble pas avoir eu de résultat mesurable. En 2011, les incidents sur le réseau ont-ils eu une incidence sur la consommation de la copropriété. Le conseil syndical et le syndic doivent interpeller le prestataire en charge de l exploitation de la sousstation la continuité de l exploitation de la sous-station, les contreperformances 2009 et 2011 doivent être expliquées. C'est un poste suffisamment important pour que nous procédions rapidement à une remise en concurrence ; le conseil syndical peut consulter le thermicien de COPROPRIETE SERVICES CPCU prime fixe : Le syndic enregistre la prime fixe dans le compte , cette charge représente votre quote-part à l entretien du réseau CPCU ; elle doit être imputée dans un compte 6140 Contrats d entretien Charges d ascenseurs tous escaliers : Electricité : La répartition de coût de l électricité n était pas encore faite à la date de l audit ; les auditeurs attendent la communication des tableaux de répartition Contrat de maintenance : KYO remplace EIFFEL, le coût de la prestation diminue, la qualité de service et de réactivité s améliore. La charge diminue suite au changement de prestataire Charges bâtiment eau : Eau : La consommation d eau de l exercice 2011 est de m 3, en diminution de 1,90 % par rapport à celle de La consommation moyenne annuelle par lot 105 m 3 représente la consommation moyenne de 3 personnes par foyer (40-45 m 3 pour le premier occupant et m 3 pour le second occupant) Conclusion sur l analyse du compte de gestion pour opérations courantes : Certaines factures supérieures à 300 n ont pas été validées par le président du CS : Audiosat : antennes de télévision : 399,96, Batei : réparations étanchéité : 2448,13, DCMP : réparations de fuites : 382,17, 568,65, 488,63, ISS : dégorgement 462,09, Novilux : fournitures électriques 1239,99 et 2889,14 : Cofely : 1286,06, 536,47 et 1700,49 (VMC 8-33), Mlec : 392,25 et 367,16, Arges : 522,41. Le syndic doit veiller à transmettre toutes les factures supérieures à 300,00 au président du CS Les auditeurs demandent que les bons d intervention soient joints aux factures. Le relevé général des dépenses est classé selon des codes propres au programme informatique, le décret du 14 mars 2005 définit que les annexes comptables doivent classées selon l ordre séquentiel du plan comptable, l auditeur relève plus particulièrement le classement anarchique du relevé général des dépenses. Ces choix différents compliquent le rapprochement des divers documents comptables. L auditeur demande au syndic de faire évoluer son logiciel comptable, une présentation plus homogène des différents états facilitera le contrôle des comptes par le syndicat et une meilleure relation conseil syndical syndic. L exercice 2011 se solde par un excédent de ,18 constaté à la date du contrôle des comptes. Les auditeurs attendent la communication des états comptables définitifs pour validation. RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2011 Page 7

8 3. ANALYSE DE L ETAT FINANCIER : 3.1. Comptes de tiers : Fournisseurs et Factures non parvenues : Comptes créditeurs dettes du syndicat auprès des fournisseurs : Totalisent la somme de ,12 dont CPCU : ,93, KYO ASCENSEURS : ,20. Comptes débiteurs : Trois comptes fournisseur sont en anomalie débit ERENIS : 74.39, ce solde est antérieur à 2009 SFR : 6,86 C.M.P. BANQUE : 536,47 Le syndic doit recouvrer rapidement ces créances et plus particulièrement celle due par ERENIS Copropriétaires et Copropriétaires vendeurs : Copropriétaires débiteurs : Totalisent la somme de ,46, en diminution de 24,70 % par rapport au total de fin 2010 : ,65. Créances inférieures à 1 000,00 : ,23 Créances inférieures à 2 000,00 : ,11-12 copropriétaires Créances inférieures à 5 000,00 : ,95-8 copropriétaires Créances inférieures à 2 000,00 : ,05-4 copropriétaires Copropriétaires vendeurs : 1 940,12 - comptes 4509 Beaucoup de copropriétaires ont signés un échéancier, actuellement ces échéanciers sont respectés. Copropriétaires créditeurs : Totalisent la somme de ,87 ; ces fonds financent les créances dues par les copropriétaires débiteurs. Copropriétaires : ,48 Copropriétaires vendeurs : 28132,39 - comptes 4509 Le syndic doit justifier la date de vente et le motif qui explique que ces comptes soient restés créditeurs après la vente? Ces informations sont nécessaires pour apurer ces comptes et savoir quelles sont les sommes acquises au syndicat? Débiteurs divers : Deux comptes en suspens depuis 2009 sont à justifier : Avances : , ce compte enregistre le montant remis à M. ROUTIER. Le syndic doit imputer ces fonds au compte 53 Caisse Intérêts de retard : enregistre un reliquat sur des intérêts de retard. L assemblée approuvera l apurement de ce compte en même temps que celui du compte Créditeurs divers : Intérêts de retard enregistre le montant facturés aux copropriétaires débiteurs, les règles comptables définies en 2005 précisent que ces intérêts doivent être imputés comme produits de l exercice dans le compte 714 Produits divers. L assemblée approuvera l apurement de ce compte en même temps que celui du compte Charges payées d avance : RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2011 Page 8

9 : Quote-part des factures payées au cours de l exercice 2011 qui seront comptabilisées en charges de l exercice Compte de trésorerie : Banque : Les engagements totaux du syndicat dus aux fournisseurs et aux organismes collecteurs des charges sociales sont de ,87, la trésorerie constatée est de ,16. Cette trésorerie est abondée au par les excédents apportés par les copropriétaires dont le solde comptable est créditeur : ,87 et le résultat excédentaire de l exercice : ,18. Les soldes créditeurs de certains comptes de copropriétaires n ont pas pour vocation d être permanent. Le résultat excédentaire sera réparti et crédité sur les comptes des copropriétaires, les apports nets de trésorerie seront réduits La trésorerie nette réellement disponible pour honorer les engagements du syndicat est donc de ,11, elle ne couvre que 67,57 % des engagements du syndicat. Cette situation justifie le besoin de recourir au crédit fournisseurs qui justifie le solde du aux fournisseurs. 4. Conclusion sur l analyse de l Etat financier et de la situation de trésorerie : La situation de trésorerie reste tendue, l absence d avance de trésorerie pour compenser les créances dues par les copropriétaires est pénalisante ; le syndicat tarde à recouvrer la totalité des appels dus par les copropriétaires, la politique de recouvrement est un des besoins principal du syndicat ; le syndic doit s assurer que les copropriétaires débiteurs respectent leurs engagements et à accélérer si besoin les procédures juridiques. A Paris, le 19 mars 2012 Pierre MARTIN Auditeur de l ARC RAPPORT CONTROLE DES COMPTES EXERCICE 2011 Page 9