Mode d emploi de l outil de classification des collaborateurs soumis à la convention collective de travail dans le secteur social parapublic vaudois

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1 Mode d emploi de l outil de classification des collaborateurs soumis à la convention collective de travail dans le secteur social parapublic vaudois Av. de la Vallombreuse Lausanne Tél Fax info@avop.ch Lausanne, le 23 mars 2015

2 Table des matières Chapitre Titre Page 1. Introduction 3 2. Calcul du salaire à l engagement Saisie des informations dans l onglet «SAISIES» 2.2 Saisie des informations dans l onglet «CALCULS» 2.3 Onglet «DECISION» Gestion administrative du dossier Décision pour la classe A Diplômes et classifications Annexes : Exemples de classifications Secrétaire de direction Educateur exemple A Educateur exemple B Assistant socio-éducatif (ASE) MSP exemple A MSP exemple B Logopédiste Psychologue 22 Page 2 sur 22

3 1. Introduction Ce mode d emploi explique la marche à suivre pour l utilisation de l outil de classification nécessaire à la classification des collaborateurs soumis à la convention collective de travail dans le secteur social parapublic vaudois. Cet outil a été développé sur Excel et plusieurs «onglets» sont à disposition pour effectuer le calcul de salaire d un nouveau collaborateur, ce qui fait que dans ce fichier vous trouvez : Un premier groupe de trois onglets (couleur rouge) pour le calcul du salaire (chapitre 2). Un onglet (couleur rose) pour la saisie manuelle des décisions de classe A (chapitre 4) Un groupe de 14 onglets (couleur bleue) qui donne des informations sur les classifications par fonctions et par diplômes (chapitre 5). Un dernier onglet (couleur verte) concerne la base des données utiles aux différents calculs automatisés. Conseil Afin de bien comprendre la logique de cet outil, nous vous conseillons de prendre connaissance de manière détaillée de toute la méthodologie expliquée ci-après avant d effectuer votre première classification. Cependant, en cas de questions ou d interrogations, vous pouvez contacter : Mme Isabelle Hermann au isabelle.hermann@avop.ch 021 / les lundis et mardis (journée) 079 / les mercredis, jeudis et vendredis (matin) Protection du fichier et des onglets Afin d éviter des manipulations erronées qui pourraient engendrer des modifications des macros, et ainsi, fausser les calculs, chaque onglet est protégé. Page 3 sur 22

4 2. Calcul du salaire à l engagement Comme indiqué en introduction, le calcul du salaire à l engagement s effectue à l aide des trois premiers onglets du fichier Excel. Le premier onglet «SAISIES» sert à la saisie des informations (chapitre 2.1), le deuxième onglet au calcul du salaire (chapitre 2.2) et le troisième onglet permet d imprimer la décision (chapitre 2.3). 2.1 Saisie des informations dans l onglet «SAISIES» La saisie des informations se découpe en plusieurs groupes d informations : institution, informations personnelles, formations et diplômes, parcours professionnel. Pour information, tous les champs à remplir sont de couleur et ils deviennent de couleur blanche une fois que l information est saisie. A noter que les quatre champs de couleur impérativement être remplis. sont obligatoires et doivent 1) Institution La personne de contact et les coordonnées de l institution sont à saisir en premier : elles se reportent automatiquement à la dernière page, sous l onglet «DECISION». Conseil Afin d éviter de refaire plusieurs fois le même travail administratif, il est conseillé d enregistrer un modèle avec toutes les informations qui ne changent pas d une décision à l autre, à savoir la saisie des coordonnées de l institution, et éventuellement la personne de contact. Page 4 sur 22

5 2) Informations personnelles Les informations personnelles du collaborateur sont à saisir, et comme pour l institution, elles se reportent automatiquement à la dernière page, sous l onglet «DECISION». Fonction, date d engagement et secteur Le champ «Fonction» correspond à la fonction du collaborateur, par exemple : «secrétaire de direction» ; «éducateur» ; «MSP», etc. Le champ «Date d engagement» est un champ obligatoire. Le parcours professionnel introduit ne peut être postérieur à la date de l engagement. Par exemple, pour un engagement au , l expérience professionnelle peut être prise en considération que jusqu au Le champ «Secteur» propose deux possibilités. Soit on utilise les possibilités proposées par le menu déroulant, comme par exemple : Soit, on utilise le champ «Autres», qui permet de saisir manuellement une dénomination propre à votre institution. Si vous utilisez ce champ, alors il est nécessaire de laisser vide le champ «Secteur». Page 5 sur 22

6 3) Formations et diplômes Cette partie permet de saisir l ensemble des formations suivies par le collaborateur engagé. Seuls les diplômes obtenus qui ont une influence sur la classification, ainsi que les promotions du collaborateur, sont mentionnées. La classification attribuée n est pas reportée automatiquement au point 4 (parcours professionnel), mais les informations saisies ici permettent de savoir à quelle date le collaborateur a obtenu son premier diplôme, ou de calculer à quel moment le collaborateur arrive aux 2/3 de sa formation d éducateur, entre en 3 ème année de formation pour les MSP, etc Le système est développé pour comptabiliser les expériences professionnelles obtenues après un premier diplôme (CFC, maturité, ); il est donc obligatoire d avoir une date dans le champ rouge foncé prévu à cet effet. Si le CFC ou le diplôme ne mentionne pas le début de la formation, il suffit de remplir la date de la fin, soit la date de l obtention du CFC ou du diplôme. Pour rappel, l annexe 11 point 4 indique précisément les différents cas de figure sur le commencement de la prise en compte des expériences professionnelles : «Pour les secteurs «éducatif» et «atelier à vocation socialisante et centre de jour», la détermination du salaire du collaborateur est calculée en comptabilisant les expériences professionnelles : - soit à partir du premier titre obtenu après la fin de la scolarité obligatoire (par exemple, CFC, maturité, etc ) pour autant que le collaborateur l ait obtenu avant l âge de 25 ans révolus ; il appartient à l employeur de classifier le collaborateur et de déterminer le pourcentage de prise en compte des expériences professionnelle selon les modalités prévues au point 1 ci-dessus ; - soit à partir de l âge de 25 ans révolus si le collaborateur n est, à ce moment, pas porteur d un premier titre : dans ce cas, l employeur prend en compte à 33% l expérience professionnelle dans la première classe du secteur dans lequel le collaborateur est engagé jusqu à ce que ce dernier obtienne un titre correspondant à un enclassement. Dès ce moment, il appartient à l employeur de classifier et de déterminer le pourcentage de prise en compte des expériences professionnelles selon les modalités prévues au point 1 ci-dessus. Pour les secteurs «thérapeutique», «enseignement spécialisé et éducation précoce spécialisée» et «veille», la détermination du salaire du collaborateur est calculée en comptabilisant les expériences professionnelles : - soit à partir du premier titre obtenu après la fin de la scolarité obligatoire (par exemple, CFC, maturité, etc ) pour autant que le collaborateur l ait obtenu avant l âge de 25 ans révolus : dans ce cas, l employeur prend en compte à 33% l expérience professionnelle dans la première classe du secteur dans lequel le collaborateur est engagé jusqu à ce que ce dernier obtienne un titre correspondant à un enclassement. Dès ce moment, il appartient à l employeur de classifier et de déterminer le pourcentage de prise en compte des expériences professionnelles selon les modalités prévues au point 1 ci-dessus; - soit à partir de l âge de 25 ans révolus si le collaborateur n est, à ce moment, pas porteur d un premier titre : dans ce cas, l employeur prend en compte à 33% l expérience professionnelle dans la première classe du secteur dans lequel le collaborateur est engagé jusqu à ce que ce dernier obtienne un titre correspondant à un enclassement. Dès ce moment, il appartient à l employeur de classifier et de déterminer le pourcentage de prise en compte des expériences professionnelles selon les modalités prévues au point 1 ci-dessus.» Page 6 sur 22

7 Concernant les collaborateurs pour lesquels une formation professionnelle n est pas requise pour pouvoir bénéficier d une classification, il s agit de compléter la date de la fin en indiquant la date de la fin de scolarité. Les onglets bleus vous permettent de savoir quels diplômes donnent quelles classifications. Conseil Afin d éviter toute confusion, il est préférable de reproduire exactement le titre de la formation obtenue et l école suivie tels qu indiqués sur le diplôme. Une personne, porteuse d un titre étranger doit, avant d être engagée, le faire reconnaître par les organes de référence (SEFRI, CDIP, CRUS, Croix-Rouge, etc ) 4) Parcours professionnel La saisie du parcours professionnel commence par la saisie de la première classification à laquelle le collaborateur a droit. Cependant, comme la particularité historique des classifications des fonctions dans notre secteur diffère d un type de fonction à l autre, la méthodologie est différente si l on classifie une personne des secteurs «éducatif», «atelier à vocation socialisante et centre de jour» et «enseignement spécialisé» ou si l on classifie une personne des secteurs «administratif», «hôtelier» et «thérapeutique». Par exemple, le calcul du salaire d un employé d administration C va débuter directement en indiquant comme classe initiale la classe 18-20, alors que le calcul du salaire d un éducateur B1 en classe qui a fait sa formation après l obtention d une maturité va débuter avec une classe initiale en Les annexes présentent quelques exemples qui permettent de comprendre ces différences. Page 7 sur 22

8 a) Classifications des personnes employées dans les secteurs «administratif», «hôtelier» et «thérapeutique» Pour ce personnel, il n y a aucune action à entreprendre dans le deuxième onglet «CALCULS», car la classe initiale indiquée dans l onglet «SAISIES» correspond à la classe définitive. De fait, une fois que le calcul de salaire a été effectué (automatiquement par le système), il n y a plus d opération à effectuer. b) Classifications des personnes dans les secteurs «éducatif», «atelier à vocation socialisante et centre de jour» et «enseignement spécialisé» La particularité du calcul du salaire pour le personnel mentionné en titre, c est que le calcul définitif se fait dans le deuxième onglet, en introduisant manuellement les différentes promotions auxquelles le collaborateur a droit. La manière de procéder à cette saisie «complémentaire» est expliquée au chapitre 2.2. c) Saisie du parcours professionnel En introduction de la saisie du parcours professionnel, nous rappelons ici que trois règles fondamentales ont été modifiées avec l arrivée de la nouvelle convention collective. Il s agit de : 1. la reconnaissance à 100% de n importe quel taux d activité à temps partiel, 2. l abandon de l annuité initiale au profit d annuités progressives uniquement, 3. la possibilité de reconnaître une expérience professionnelle à 33%, 66% ou 100%. Une fois la saisie de l employeur, de la fonction, du début et de la fin de l activité, le nombre de jours se calcule de manière automatique Ensuite, il est nécessaire d indiquer, dans la colonne «Reconnu à [%]» à quel pourcentage cette expérience est reconnue (0% ; 33% ; 66% ; ou 100%). Pour rappel : 100% de prise en compte de l expérience pour une même fonction ou une fonction similaire. Il faut comprendre par similaire que c est une fonction équivalente. Par exemple, l éducateur et le MSP sont des fonctions considérées comme équivalente. 66% de prise en compte de l expérience pour une fonction dans un autre domaine, mais utile à la nouvelle activité. Il faut comprendre par utile à la nouvelle activité, une fonction qui n est pas similaire. Par exemple, les années d expérience sont à prendre en compte à 66% pour un MSP qui travaillerait dans un atelier bois et qui aurait une expérience de menuisier ou d ébéniste ou de charpentier ou de parqueteur/etc. Ces professions sont utiles à la fonction d un MSP dans un atelier bois, mais elles ne sont pas similaires. 33% de prise en compte de l expérience dans toute autre activité professionnelle. Il faut comprendre par toute autre activité professionnelle, toutes les activités antérieures attestées du collaborateur quelle que soit sa fonction nouvelle. Les expériences non validées par un certificat de travail ne sont pas reconnues. La colonne «Attestation» permet d indiquer si l expérience est attestée. Si le collaborateur ne peut fournir Page 8 sur 22

9 d attestation, alors un «Non» engendrera automatiquement une mise à zéro du nombre de jours. Par ailleurs, comme c est déjà l usage actuellement, un indépendant ou une personne qui n a plus ses certificats de travail pour une raison particulière, peut faire valoir son expérience par la production d un extrait de son compte individuel AVS. Pour les pays autres que la Suisse, il est procédé par analogie. Le service civil et le service militaire sont comptabilisés à 33%. Les expériences professionnelles acquises lors d un emploi temporaire subventionné (ETS et similaire) sont comptabilisées selon les modalités de l annexe 11. La prise en compte des stages et expérience professionnelle pendant la formation est également régie par l annexe 11, chiffre 5 : «Les stages faisant partie intégrante de la formation ne peuvent être pris en considération comme expérience professionnelle. L expérience professionnelle pendant la formation peut être prise en considération : il appartient à l employeur de déterminer le pourcentage de prise en compte selon les modalités prévues au chiffre 1 ci-dessus. Demeurent réservées les dispositions au sujet du stage des psychologues, voir l annexe 16, chiffre 2.» Conseil Le système évite les doublons et il est conçu pour ne tenir compte que d une seule et unique expérience en cas de chevauchement de dates. Toutefois, afin de vous faciliter le contrôle du calcul de salaire, nous vous conseillons d éviter de saisir plusieurs expériences professionnelles qui tombent sur les mêmes périodes. Si une expérience professionnelle est reconnue par exemple à 66% et que sur une même période, une 2 ème expérience professionnelle est reconnue à 100%, le pourcentage le plus favorable au collaborateur est appliqué. Une fois que tout le parcours professionnel a été introduit dans le tableau, il faut terminer la saisie en cliquant sur le bouton bleu «Calculer le salaire». Page 9 sur 22

10 Automatiquement, vous allez vous retrouver en deuxième page, sous l onglet «CALCULS», avec la présentation suivante : Comme cela a été indiqué au sous-chapitre «b» de la page 7, suivant le parcours professionnel du collaborateur, la classification n est pas terminée, et ceci pour les employés dans les secteurs éducatif, atelier à vocation socialisante et centre de jour et enseignement spécialisé. En prenant l exemple ci-dessus, le parcours professionnel est classifié en classe 11-14, alors que cette personne a suivi une formation d éducatrice en emploi entre le 1 er août 2007 et le 31 juillet De fait, il faut encore saisir dans le tableau ci-dessus, deux promotions. - La promotion en qui a eu lieu en 2009, aux 2/3 de sa formation. - La promotion en à la fin de sa formation en Page 10 sur 22

11 2.2 Saisie des informations dans l onglet «CALCULS» ATTENTION, la particularité de notre outil, c est qu il nécessite de saisir une promotion l année suivante où celle-ci a été obtenue, car notre système a été développé de manière à additionner les montants (annuité ou promotion au 1er janvier). De fait, comme la promotion est donnée durant l année (entre le 1er janvier et le 31 décembre), celle-ci s enregistre au 1er janvier de l année suivante. Dans notre exemple ci-après, les promotions sont donc calculées de la manière suivante : 2/3 de la formation en 2009 (passage de en 14-17) Saisie manuelle de la nouvelle classe en 2010 Obtention du diplôme en 2010 (passage de à 17-20) Saisie manuelle de la nouvelle classe en 2011 Le montant de la promotion est calculé automatiquement. Si ce montant devait s avérer inférieur au minimum prévu à l annexe no10 de la CCT, le minimum sera automatiquement privilégié. Le système prévoit également d amener le salaire annuel au minimum de la nouvelle classe. Une fois cette opération de saisie effectuée, il faut imprimer cette page et aller sous l onglet «DECISION» (chapitre 2.3). Page 11 sur 22

12 Annuité cumulée Le système de classification proposé reprend également la règle de l attribution d une «annuité cumulée», calculée en fin de décision, pour tenir compte de toutes les expériences accumulées au fil des années et pour lesquelles le collaborateur n a pas obtenu d annuité dans l année, n ayant pas le minimum de 6 mois requis. Ainsi, dans l exemple ci-dessous, on constate qu au cours de sa carrière, cette éducatrice a additionné 457 jours qui se répartissent sur trois années (92 jours travaillés en jours travaillés en jours travaillés en jours travaillés en 2007) et, de fait, se voit attribuer une annuité supplémentaire dans la classe dans laquelle la dernière annuité a été prise. Plus précisément, le système attribue des annuités supplémentaires selon le décompte suivant : - 0 à 179 jours : 0 annuité cumulée, à 539 jours : une annuité cumulée, à 899 jours : deux annuités cumulées, - etc. Page 12 sur 22

13 2.3 Onglet «DECISION» Une fois toutes les étapes de calcul réalisées, il ne reste plus qu à venir sous l onglet «DECISION», pour imprimer la page de décision de classification, puisque toutes les informations relatives aux coordonnées de l institution, au collaborateur et au salaire ou à la date de la prochaine annuité sont transférées depuis les feuilles de calcul. Toutefois, si nécessaire, il est possible encore de mettre des indications dans la partie «Autres considérants». Page 13 sur 22

14 3. Gestion administrative du dossier Une fois la classification terminée, il est conseillé d enregistrer le dossier de manière informatique. Au niveau administratif, il est nécessaire qu une copie des onglets «saisies», «calculs» et «décision de classification» soit : - transmise au collaborateur, pour information, - mise en copie papier dans le dossier du collaborateur. 4. Décision pour la classe A L onglet «Décision classe A» est un exemple de décision de classification pour les personnes qui obtiennent la classe A. Cet onglet n a pas de protection et il est donc possible d y apporter toutes les modifications nécessaires à la saisie des informations relatives à la promotion du collaborateur. 5. Diplômes et classifications Les 13 onglets de couleur bleue relatifs aux liens entre les diplômes, qualifications et expériences par fonction permettent d identifier les classes par diplômes. Page 14 sur 22

15 6. Annexes : Exemples de classifications Annexe 6.1 : Secrétaire de direction Page 15 sur 22

16 Annexe 6.2 : Educateur exemple A Exemple d une personne qui a effectué une formation à plein temps ( au ), mais qui n a pas encore rendu son travail de diplôme pour obtenir son Bachelor HES-SO en travail social. Page 16 sur 22

17 Annexe 6.3 : Educateur exemple B Exemple d une personne qui a effectué une formation en emploi terminée en 2008, et qui a été diplômée en Page 17 sur 22

18 Annexe 6.4 : Assistant socio-éducatif (ASE) Exemple d une personne qui a effectué une formation d assistant socio-éducatif (ASE) en emploi. Ces expériences professionnelles ont été reconnues à 66%, car celles-ci ont été réalisées dans le secteur social. Si celles-ci avaient été réalisées dans un autre secteur, comme celui de la santé par exemple, ces expériences auraient été reconnues à 33%. Page 18 sur 22

19 Annexe 6.5 : MSP exemple A Exemple d une personne qui effectué sa formation de MSP en emploi, après avoir débuté sa carrière comme confiseur. Page 19 sur 22

20 Mode d emploi de l outil de classification - Avop - mars 2015 Annexe 6.6 : MSP exemple B Exemple d une personne qui effectué sa formation de MSP en emploi, mais qui disposait de deux CFC au préalable. Page 20 sur 22

21 Annexe 6.7 : Logopédiste Attention, il est important de vérifier que la promotion soit donnée après quatre années d activités effectives. En effet, il ne suffit pas de calculer 4 ans après la date de l obtention du diplôme, mais il faut bel et bien établir un calcul précis pour identifier à quel moment la personne a effectivement 48 mois d expérience professionnelle Page 21 sur 22

22 Mode d emploi de l outil de classification - Avop - mars 2015 Annexe 6.8 Psychologue De la même manière que pour les logopédistes, la promotion n a lieu qu après 4 ans d activités professionnelles effectives. Page 22 sur 22