Mise en œuvre du versement de l indemnité de transport financée par la Région Midi-Pyrénées. Présentation solution technique.

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1 Mise en œuvre du versement de l indemnité de transport financée par la Région Midi-Pyrénées. Présentation solution technique. 1

2 Sommaire 1 - Contexte 2 - Les bases réglementaires de l aide 3 - Présentation outil 4 - Habilitations 5 - Mise en oeuvre 2

3 1 - Contexte 3

4 Contexte La Région Midi-Pyrénées a confié à l ASP la mise en œuvre et le paiement d une indemnité de transport aux stagiaires de la formation professionnelle. L ASP assurait déjà cette prestation pour les stagiaires relevant de son périmètre. Cette prestation est maintenant étendue aux stagiaires indemnisés par Pôle Emploi. 4

5 2 Les bases réglementaires de l aide 5

6 Bases réglementaires Le demandeur doit être inscrit dans une action de formation conventionnée par la Région Midi-Pyrénées et qui ouvre droit à rémunération (+ de 200 heures). Il doit avoir le statut de demandeur d emploi. Les données (centre, action de formation, stagiaires) sont issues du système d information de la Région. C est ce flux qui conditionne l éligibilité de l aide. La prise en charge de l indemnité de transport est applicable à compter du 1er septembre

7 Bases réglementaires Le versement de l indemnité de transport est découplée du versement de la rémunération, ce sont deux aides indépendantes. Le calcul celle-ci est déterminée sur la base des jours de présence effectifs en stage (temps plein et temps partiel) et de la tranche kilométrique dans laquelle le stagiaire se situe. A noter : cette indemnité n est pas imposable pour le stagiaire. 7

8 Bases réglementaires Tranches kilométriques (sur une base «aller») : Kilométrage domicile / lieu de formation 15 à 29 Km 30 à 44 Km 45 à 59 Km 60 à 74 Km + de 75 Km Mt Journalier 2,21 3,69 5,21 6,68 8,48 Mt Plafond (Indemnité mensuelle)

9 3 Présentation de l outil 9

10 Schéma Général - DeFraiMy Région [ Périodicité mensuelle ] ASP Organisme de formation Stagiaire Phase 1 Extraction des données de l Extranet Région (ARCA) Flux de données Transfert par mail ou serveur de dépôt Consultation [ Périodicité mensuelle ] Phase 2 Intégration des données dans Défraimy DefraiMY Via Michelin Calcul Distance mise à jour. Phase 3 [Prise en charge] Constitution de la demande de versement de l indemnité transport - définition du lieu de formation - complétude données «stagiaires» - édition de la demande de versement d indemnité [ Périodicité mensuelle ] Réalisation état de présence - Saisie des jours d absences Phase 4 Paiement - validation - Mise en paiement - Contrôle Dossier administratif - DVI - RIB - CI + tous les mois : Transfert dossier administratif - états de présence. [ Périodicité mensuelle ] Restitutions Décision individuelle OF Avis de paiement stagiaire 10

11 Intégration des données Phase 1 et 2 : Flux de données La liste des stagiaires est récupérée du Système d information de la Région (ARCA) mensuellement. L Extranet de la Région doit être mis à jour régulièrement car il est impossible de saisir de nouveaux stagiaires dans DéFraiMy. 11

12 Constitution de la demande Phase 3.1 : Définition des lieux de formation Saisir le ou les lieux géographiques de déroulement pour chaque action de formation. La définition de ces lieux permettra de calculer la distance entre le domicile du stagiaire et le lieu précis de déroulement du stage. L outil permet de définir les localisations des stages en entreprise. 12

13 Définition des lieux de formation Écran de saisie : 4 champs à renseigner : Raison sociale Code Postal Ville Stage en entreprise (oui/nom) 13

14 Constitution de la demande Phase 3.2 : Complétude données «stagiaires» Saisir les éléments complémentaires du stagiaire. Plusieurs données concernant l identité du stagiaire sont rapatriées via ARCA, toutefois 3 champs sont à saisir par l organisme de formation. 14

15 Identité du stagiaire Écran de saisie : (*) Informations issues du flux Région (*) (*) (*) (*) (*) Champ automatique suivant saisie Informations à saisir nécessaires à l identification des individus L ASP contrôlera le RIB par rapport à celui fourni dans le dossier de prise en charge. (*) 15

16 Constitution de la demande Phase 3.3 : Édition de la demande de versement Éditer la demande via DeFraiMy L outil propose la génération d une demande de versement de l indemnité au format PDF. Elle récapitule les informations relatives à la formation et au bénéficiaire. 16

17 Constitution de la demande Éditer la demande Appliquer cachet + signature de l OF Faire signer au bénéficiaire Cela afin de certifier l exactitude des informations Joindre un RIB + un justificatif d identité Justificatif d identité : carte nationale d identité, passeport, titre de séjour. Pas d obligation de validité en cours Envoyer la demande complète par courrier à l ASP Midi Pyrénées 17

18 La Demande de versement 18

19 Validation de la demande Contrôle de l ASP Contrôle OK? Oui Non Mise en conformité de la demande par l organisme de formation Renvoi à l ASP de la demande conforme Contrôle OK? Non Oui Validation de la demande Envoi mail de validation à l organisme de formation 19

20 Les états de présences Phase 3.4 : Saisie des jours d absences Dès validation de la demande par l ASP, l organisme de formation pourra saisir les états de présences. Cette saisie devra se faire tous les mois pour chaque stagiaire et pour chaque action de formation ouverte. A chaque changement de lieu de formation (module spécifique, stage en entreprise, etc.) il sera nécessaire de définir une nouvelle plage. Une plage est identifiée par une date de début et une date de fin. 20

21 Saisie des états de présences Écran de saisie Possibilité de définir plusieurs plages dans un mois. Une plage correspond à un lieu de formation ou de stage pour une période donnée. Saisie du nombre de jours d absences du stagiaire sur la plage. Cases précochées lors du paramétrage «calendrier centre» Affichage automatique des jours fériés du mois. 21

22 Les états de présences Phase 3.4 (suite): S il n y a pas de changement de lieu, la plage correspond au mois complet. Une plage ne peut dépasser la date de fin de formation. Une relance par courriel sera automatiquement réalisée si au 10 du mois n+1, l état de présence n est pas saisi pour le mois n. 22

23 Paiement Phase 4.1 : Validation des états de présence Une fois que l organisme de formation a procédé à la publication de l état de présence : L ASP procède à une validation des états de présence sur l outil. L organisme de formation reçoit un courriel l informant de la validation de ceux-ci. 23

24 Calcul de l indemnité La distance est déterminée automatiquement grâce à l utilisation d un service Web Via Michelin. Celle-ci est calculée pour chaque plage entre le lieu de résidence du stagiaire et le lieu du stage. Le montant de l aide est calculé au prorata des jours de présence. Une synthèse pour l ensemble des stagiaires pour l action de formation et le mois en cours est proposée. 24

25 Paiement Phase 4.2 : Mise en paiement Intégration des données de l Extranet DeFraiMY vers le Système d Information de l agence (mise en paiement et paiement). Une fois le paiement validé, édition d une décision de prise en charge individuelle qui sera envoyée par courrier groupé aux organismes de formation. 25

26 Paiement Phase 4.2 (suite) : L ASP enverra un avis de paiement au stagiaire à chaque paiement (1 série de paiement par semaine). L ASP effectuera des contrôles de conformité sur 3 % des dossiers sur demande de justificatifs de domiciliation. 26

27 4 Habilitations 27

28 Gestion des habilitations L organisme de formation devra envoyer la fiche de demande d habilitation complétée et signée à l ASP. Les habilitations seront communiquées par courriel. Celui-ci vous donnera tous les éléments nécessaires à la connexion sur le site : Adresse d accès au site Identification (nom de connexion + mot de passe) Numéro de téléphone de l assistance utilisateurs Pour les organismes qui utilisent déjà RemuNET, le nom de connexion sera identique. 28

29 5 Mise en œuvre 29

30 Déploiement et calendrier Démarrage : il interviendra après signature de la convention par la Région Midi-Pyrénées et le PDG de l ASP (pas avant la Commission Permanente de décembre 2010). Deux modes de traitement de l indemnité de transport : Cas 1 : Saisie sous DeFraiMy pour les formations ouvertes en janvier Cas 2 : Utilisation de documents MS-Excel pour le rattrapage des dossiers relevant de Pôle Emploi pour les actions en cours. 30

31 Schéma Général - rattrapage Région [ Périodicité mensuelle ] [ Périodicité mensuelle ] ASP Organisme de formation Stagiaire Phase 1 Extraction des données de l Extranet Région (ARCA) Flux de données Transfert par mail ou serveur de dépôt Phase 2 Intégration des données Génération d un classeur Excel sur le portail DR. Classement par : OF / Action formation / Liste stagiaires. Phase 3 [Prise en charge] Constitution de la demande de versement de l indemnité transport - demande de versement d indemnité (DVI) papier [ Périodicité mensuelle ] Réalisation état de présence Définition sur PDF : - des jours d absences - du kilométrage à indemniser Phase 4 Paiement - agrégation - Contrôle - Mise en paiement Dossier administratif - DVI - RIB - CI + tous les mois : Transfert dossier administratif - états de présence. [ Périodicité mensuelle ] Détails des actions de formations Restitutions Décision collective OF Avis de paiement stagiaire 31

32 Rattrapage Contexte : Le rattrapage consistera à un échange «papier» et de documents Excel au format PDF. Celui-ci ne devrait concerner que les formations ayant débutées avant le 1er janvier

33 Rattrapage L organisme de formation devra : Faire signer la demande de versement de l indemnité de transport au stagiaire, la signer vous même et l envoyer par courrier à l ASP avec le RIB et le justificatif d identité du stagiaire. L ASP retournera par courriel, les fichiers PDF Excel pré-remplis à partir des données Région. L organisme de Formation devra pour chaque stagiaire compléter ce fichier avec les éléments suivants : La(es) plage(s) de localisation Les jours de présence La tranche kilométrique dans laquelle se situe le stagiaire L état de présence complété de ces données devra être envoyé à l ASP. 33

34 Aide en ligne L outil DeFraimy proposera des fichiers une aide vidéo en ligne pour : Se connecter à l outil Définir les lieux de formation et de stage Éditer la demande de défraiement Sélectionner le mois pour lequel la déclaration est à réaliser Saisir mensuellement les états de présence 34

35 Cellule d assistance utilisateur Une cellule d assistance aux utilisateurs est mise en place à partir du 5 décembre Un numéro unique d appel : => du Lundi au Vendredi de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00 Le but de cette assistance est de répondre à toutes les demandes des organismes de formation sur l outil logiciel ainsi que sur les aspects réglementaires et de procédures liés à l indemnité de transport. 35

36 Portail de la Délégation régionale L ASP a mis en place un espace ouvert aux organismes de formation. Sur cet espace, vous trouverez un ensemble d informations et de documents téléchargeables. Il sera mise à jour dés que nécessaire. Rendez-vous sur le site : 36

37 Portail de la Délégation régionale Sélectionner la Région Midi-Pyrénées en cliquant sur la carte ou en utilisant la liste déroulante 37

38 Portail de la Délégation régionale Cliquez ici 38

39 Portail de la Délégation régionale Compte : OF.midipy mot de passe : asp

40 Portail de la Délégation régionale Vous avez alors accès à plusieurs informations : 40

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