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1 SRAL Saint Raphaël Maison des associations 213, rue de la Soleillette Saint Raphaël : : Document réalisé par Jean Pierre DROMAIN Pour servir de support à l atelier bureautique de la SRAL. Toute remarque ayant pour but d améliorer ce document sera bienvenue.

2 Table des matières 1 Objet de ce support Outil Composition de la zone gauche Zones importantes : Présentation Visualisation de la zone droite Les dossiers Conseils de nomination des dossiers Ranger ses photos Renommer Conseils Rechercher des photos Avec l exploreur Avec l outil de recherche Recherche de documents...8 N hésitez pas à me demander ce qu il vous manque pour compléter ce document. Dernière mise à jour : 23/09/2014 Page : 2 / 9

3 1 Objet de ce support L informatique n est utile que si vous êtes capable de stocker et retrouver vos documents. A quoi servirait une magnifique photo, une lettre ou un message reçu si, après l avoir visualisé vous ne savez plus la retrouver? L ordinateur, en dehors des outils de création et de consultation, peut être considéré comme votre coffre fort ou armoire sécurisée. Dans une armoire, pour retrouver une paire de chaussettes, vous devez avoir préalablement rangé tout le linge selon votre propre organisation. Tout objet doit être placé sur une étagère, un tiroir, un porte manteau que vous serez capable d identifier lors d une recherche. Ensuite, il suffit d ouvrir le troisième tiroir placé sur la deuxième étagère de la porte gauche de l armoire pour trouver vos chaussettes. Dans un micro ordinateur, c est exactement la même chose Mais, attention, la volonté de bien faire ne suffit pas. Il faut s y tenir et ranger aussitôt le repassage terminé. Si vous mettez tout votre linge dans une corbeille en attente, vous aurez un mal fou à retrouver un objet quelconque et votre armoire ne servira à rien Dans votre ordinateur, rangez vos données dès le stockage. Vous ne ferez plus ensuite 2 Outil Microsoft a mis à disposition un outil appelé «explorateur» ou «exploreur». Pour y accéder, la solution la plus simple : Cliquez avec le bouton droit sur l icône «démarrer» de Windows (En bas à gauche du bureau) ( 1 ) Et cliquer normalement (gauche) sur «ouvrir l explorateur Windows». ( 2 ) Le dossier par défaut (celui qui est actif) est affiché en haut. Prenez l habitude de contrôler ce dernier. Il faut tout de suite comprendre qu il y deux zones : A gauche, les supports et les dossiers A droite le contenu de ces supports et dossiers. Mais à ce niveau, il peut y avoir encore des dossiers (sous dossiers). Il faut prendre l habitude de n utiliser que la partie gauche tant que l on n est pas dans le bon dossier et n aller à droite que pour rechercher votre fichier. 1 ) Sous Windows 8, s il n est pas présent, il faut épingler «l exploreur» sur la barre d outils après l avoir recherché. 2 ) Bien entendu, il existe plusieurs autres solutions pour ouvrir cet explorateur. Je n en donne qu une seule. Dernière mise à jour : 23/09/2014 Page : 3 / 9

4 3 Composition de la zone gauche 3.1 Zones importantes : Ordinateur : Tous les supports de stockage de votre ordinateur vont être affichés à cet endroit. Il s agit de la zone la plus importante. Physiquement toutes vos données sont stockées à cet endroit. Réseau : Tous les équipements externes accessibles par votre ordinateur sont placés ici. (Autres ordinateurs, ) Bibliothèque : Microsoft, dans un souci de simplification a mis à disposition «les bibliothèques» pour accéder directement à ses propres données. Mais le résultat n est pas exceptionnel. Il peut y avoir confusion car les dossiers classés dans «ordinateur» disposent de liens dans ces bibliothèques. Normalement, c est à partir de ces bibliothèques que l on accède à ses données. Mais c est en double par rapport à «ordinateur» qui est le réel lieu de stockage. Favoris : Je ne parlerai pas de cette zone qui permet, aussi, de faire des liens par rapport aux dossiers classés dans «ordinateur». Encore un risque de confusion. En cliquant sur le triangle, on peut changer son affichage. 3.2 Présentation Devant chaque objet ou dossier, il existe un petit triangle (Triangle rectangle noir le dossier est ouvert et vous présente, en décalé, le contenu de ce dossier (uniquement les sous dossiers, pas les fichiers) (Triangle blanc le dossier est fermé) ( 3 ) (Sans triangle Le dossier est vide) A partir du bouton «organiser», il est possible de changer la présentation de l explorateur en modifiant l affichage des fenêtres. 3 ) Sur les anciens micros (windowsnt, ) il n y a pas de triangle. S il y a un «+» devant, c est que le dossier contient des sous dossiers cachés. Il faut cliquer pour les voir s afficher dessous => Ex : «Gestion» S il a un «-», c est qu il est déployé (les sous dossiers sont affichés en dessous) S il n y a rien, c est qu il n y a pas de sous dossiers. Il y a peut-être des fichiers (présentés dans la fenêtre de droite) => ex : «Mes DVD» Dernière mise à jour : 23/09/2014 Page : 4 / 9

5 Il est possible de modifier également l affichage de l explorateur : Cette icône permet de visualiser différemment également. Cette icône permet de changer l affichage de la fenêtre droite Il est également possible de changer l affichage en colonne du choix «détails», le plus riche. En cliquant sur la partie vierge de la ligne du menu, vous accédez à une fenêtre qui permet de choisir les colonnes affichées. En cliquant sur «autres», vous disposez de multiples options. La colonne «Prise de vue» ou assimilée suivant l ordinateur permet de disposer de la date exacte de prise de vue de la photo. Il est possible de modifier l ordre d affichage des colonnes en les glissant. De même, en cliquant sur le nom d une colonne, on peut la trier dans l ordre ascendant ou descendant. Dernière mise à jour : 23/09/2014 Page : 5 / 9

6 4 Visualisation de la zone droite Lorsque vous êtes arrivés dans le dossier dans lequel vous avez classé votre document, il est très facile de le retrouver. S il a été correctement nommé. Si vous avez par exemple gardé le nom attribué par l appareil photo «DSC JPG» par exemple, c est un autre problème. 5 Les dossiers J insiste sur la nécessité de créer l arborescence de vos dossiers «photos» ou «Images» Réfléchir sur une feuille de papier avant de commencer : (voir l exemple) Images Images famille Images Amis Images vacances Mon fils Ma fille Lulu Parents illon Sarko Hollande Europe Reste du monde Mon petit fils Gilles Ma petite fille Alice Mon petit fils Gaston Martin Durand Carla France Angleterre Espagne Son Chien Nestor Peit Sarko Paca Ile de France Autres régions Madrid Barcelone Vous pouvez, ensuite créer cette arborescence de dossiers sur votre disque dur. 5.1 Conseils de nomination des dossiers Prenez l habitude de commencer par bien structurer vos dossiers (ou répertoires) Ne pas hésiter à faire des sous répertoires Pour respecter l organisation mise en place par WINDOWS Travailler sous «Mes documents» + ses sous répertoires. Utiliser les sous répertoires existants (Mes images, Ma musique, etc. ) Dernière mise à jour : 23/09/2014 Page : 6 / 9

7 Il est important de bien nommer vos fichiers ou dossiers Afin de pouvoir les classer dans un ordre particulier Afin de les retrouver plus tard Il faut savoir que WINDOWS utilise l ordre alphabétique pour classer les fichiers ou dossiers. Donc le 1 et devant le A Mais le 10 est devant le 2 (on commence par classer le premier caractère puis le deuxième) On n a pas le droit d utiliser les caractères spéciaux comme le +, -, *, \, etc. Il est déconseillé de mettre des espaces dans les noms Car certains logiciels anciens ne savent pas les reconnaître (ils arrêtent au premier espace) Utiliser plutôt le «_» (underscore) pour remplacer l espace et aérer vos noms de fichier) Attention, ce n est qu un conseil. L Espace est autorisé. 5.2 Ranger ses photos A partir du dossier contenant les photos, les déplacer, comme indiqué dans les paragraphes précédents, dans les nouveaux dossiers et procédez, aussitôt, à leur renumérotation, plutôt nomination. Pour se faire, contrôler les dates de prise de vue en plaçant simplement le curseur de la souris sur la photo. Vous y trouvez, la date de la prise de vue. 5.3 Renommer Pour renommer une photo, il faut les sélectionner (une ou plusieurs) et cliquer droit sur la souris et choisir l option «Renommer». Sur la zone qui devient bleutée, vous pouvez saisir le nouveau nom. Si plusieurs photos sont sélectionnées, la nouvelle numérotation est complétée avec un numéro chronologique entre parenthèse. A noter que la dernière photo sélectionnée ne sera numérotée. Vous pouvez la remettre à sa place en changeant manuellement le numéro de la photo. 5.4 Conseils Je vous conseille de prendre un format de nomination unique que vous appliquerez dans tous les cas. Même pour les autres types de fichiers. Comme Microsoft utilise le classement alphanumérique, il faut penser constamment à l organisation qui en découle. En particulier, au niveau de la date, très utile, une photo prise le 02/09/11 nommée dans le même format sera toujours classée en première position par rapport à une photo prise le 12/06/11. Il faut utiliser le format américain «110902» pour une photo prise le 02/09/11. (Année, Mois, Jour). Je n utilise que 2 caractères pour l année car je ne pense pas que cette photo sera encore utilisée au siècle prochain Si vous pensez avoir à faire des recherches plus poussées, pensez à organiser vos noms dans un ordre précis et descendant (Pays Ville Monument Manifestation, ). Comme pour les dates. Mon format personnel est donc celui-ci : «110912_Antibes_Marineland» pour une photo prise au Marineland d Antibes le 12 Septembre Je vous conseille de ne pas utiliser les accents. Trop difficile au niveau de la recherche. Dernière mise à jour : 23/09/2014 Page : 7 / 9

8 6 Rechercher des photos 6.1 Avec l exploreur Si vous connaissez parfaitement votre arborescence, il n y a aucun problème pour rechercher une photo depuis l exploreur. Pensez à l arborescence de l exploreur qui utilise des sigles (triangles) ( 4 ) pour spécifier comment les dossiers sont affichés. Dossier avec des sous dossiers, présenté fermé Dossier avec des sous dossiers, présenté ouvert Dossier sans sous dossier 6.2 Avec l outil de recherche Choisir un dossier «parent» dans l exploreur et saisir dans la zone de recherche une partie du nom de l image que vous recherchez Vous pouvez utiliser les signes «?» pour remplacer un caractère quelconque. (Vous pouvez mettre plusieurs? pour chaque caractère inconnu) (110???_Charles.jpg) permet de rechercher les photos de «Charles» qui ont été prises au cours des mois de Janvier à Septembre 2011). «*» pour remplacer plusieurs caractères contigus (1109*.jpg) permet de rechercher tous les fichiers (photos» qui ont été enregistrées avec un nom qui commence par 1109 et de format «image» (JPG) 6.3 Recherche de documents Si vous éprouvez des difficultés pour retrouver un document, il existe des solutions pour les rechercher Il faut se placer dans le dossier «père», le plus proche du dossier recherché (si vous recherchez sur le disque entier par exemple, cela va être trop long et dans certains cas infructueux. Saisir le minimum de caractères permettant d identifier le fichier. Pensez à l extension (3 derniers caractères). On peut utiliser «*» pour remplacer des caractères ou «?» pour remplacer 1 caractère. 4 ) Pour les postes WINDOWS XP, les triangles sont remplacés par des sigles + et -. La fonctionnalité est identique. Dernière mise à jour : 23/09/2014 Page : 8 / 9

9 >Exemple «*entrev» ou "entrev". Vérifier dans quel dossier il se trouve. Dernière mise à jour : 23/09/2014 Page : 9 / 9

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