Ethics & Compliance. Instruction du Groupe relative aux Dons aux organisations caritatives

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1 Instruction du Groupe relative aux Dons aux organisations caritatives Ethics & Compliance 1/6

2 1. Préambule Le Code d Éthique d Alstom est essentiel. Il décrit la bonne conduite que les collaborateurs doivent adopter chaque jour dans le cadre de leurs activités professionnelles. Le présent document décrit en détail les règles du Code d Éthique d Alstom en matière de Dons aux organisations caritatives. Alstom respecte les lois, réglementations et normes internationales qui s appliquent à la conduite professionnelle dans tous les pays où la société est établie. Alstom se conforme notamment à la Convention de l OCDE sur la lutte contre la corruption, à la législation française, à la législation américaine, en particulier au Foreign Corrupt Practices Act (loi sur les pratiques de corruption à l étranger), à la législation britannique, en particulier au UK Bribery Act 2010 (loi sur les pratiques de corruption), et adhère aux normes volontaires de la Chambre de Commerce Internationale (CCI) et au guide relatif au Foreign Corrupt Practices Act. 2. Ce que dit le Code d Éthique «Les dons aux organisations caritatives faits au nom du Groupe et utilisant ses moyens financiers sont autorisés sous réserve du respect des lois et réglementations applicables. Ces dons doivent avoir un lien avec la communauté dans laquelle agit Alstom et servir la cause de l organisation caritative en question, tout en contribuant à l image citoyenne d Alstom. Tout don est subordonné à un accord écrit préalable et doit être dûment enregistré.» 3. Personnes concernées L Instruction relative aux Dons aux organisations caritatives s adresse à tous les collaborateurs d Alstom susceptibles de faire ou d être sollicités pour faire un don à une organisation caritative au nom d Alstom. En fonction du poste qu ils occupent, certains collaborateurs rencontrent cette situation plus souvent que d autres. Il est important que les collaborateurs en relation directe avec des organisations à but non lucratif, organisations non-gouvernementales (ONG), agents publics, universités, écoles, organismes de recherche, organismes de réglementation ou tout autre tiers, soient bien informés et respectent cette instruction. L Instruction relative aux Dons aux organisations caritatives peut être transmise à titre indicatif à toute organisation caritative qui bénéficie d un don fait par Alstom. 4. Définitions Un don à une organisation caritative est le fait d octroyer une somme d argent ou de fournir des biens ou des services à une organisation à des fins caritatives. Les dons à des organisations caritatives sont des moyens louables d être associé à des activités environnementales, culturelles, éducatives, de bienfaisance ou autres activités à but non lucratif. 2/6

3 5. Risques inhérents Les dons aux organisations caritatives peuvent être utilisés afin de dissimuler un avantage indu. Ils peuvent être détournés de la finalité pour laquelle ils ont été faits et être utilisés au profit d un gain personnel. Ce risque est accentué dans le cas où les organisations caritatives sont contrôlées par des personnalités politiques, des agents publics ou leurs proches ou quand une personnalité politique ou un agent public bénéficie indirectement du don. Par agent public, on entend (liste non exhaustive) : Officier public ou gouvernemental, fonctionnaire, agent, employé ou représentant de la fonction publique, Tout parti politique ou membre de parti politique, agent, employé ou représentant d un parti politique, Candidat à un emploi public ou à un parti politique, Membre d une assemblée publique, Officier public, fonctionnaire ou employé d organisations internationales, Juge ou agent de cours de justice internationales, Employé d administrations ou de sociétés contrôlées par l État. En cas de doute ou pour toute question concernant la définition d un agent public, contactez le service Ethics & Compliance ou le service Juridique dont vous dépendez. Les dons à une organisation caritative peuvent se révéler être ou être considérés comme de la corruption, directe ou indirecte. La corruption consiste à promettre, offrir ou donner un avantage indu en vue d obtenir ou de maintenir une transaction ou relation commerciale (ou tout autre avantage). Les dons à une organisation caritative peuvent soulever également d autres problèmes comme les conflits d intérêts, la fraude, les abus de biens sociaux et le blanchiment d argent et ainsi altérer la réputation d Alstom. 6. Principes Objet des dons Conformément à sa politique de «Responsabilité Sociale», Alstom s engage à dialoguer avec les communautés et institutions locales afin de mieux comprendre leurs attentes et de voir de quelle façon Alstom peut apporter son aide. Les dons aux organisations caritatives peuvent constituer une solution s ils répondent à un besoin social ou lié à l environnement des communautés locales et s ils sont justifiés par un but caritatif légitime. L objet des dons aux organisations caritatives doit être conforme au Code d Éthique d Alstom. De ce fait, il est interdit de faire des dons à des organisations dont les activités sont contraires aux principes du Code d Éthique. Exemples : promotion d activités politiques, prosélytisme religieux ou philosophique, incitation à la violence ou à la haine raciale, ou promotion de substances illicites (stupéfiants par exemple), du travail forcé ou du travail des enfants ou de la traite des êtres humains. Remarque : le sponsoring et les frais d inscription à une association professionnelle ne sont pas considérés 3/6

4 comme des dons à des organisations caritatives. Nature des dons Les dons peuvent se faire sous forme d argent, de biens ou de services. Qu il s agisse de biens ou d argent, il est très important de s assurer de leur usage réel dans le cadre des activités de l organisation caritative et qu ils ne font pas l objet d un marché «secondaire» ou d une activité frauduleuse. Par ailleurs, la qualité des biens doit être conforme à des normes strictes et doit respecter les règles EHS. Conformité légale La réputation d Alstom en matière d intégrité repose sur le respect des lois, réglementations et autres obligations qui s appliquent à la conduite professionnelle dans tous les pays où Alstom intervient. Valeur Le montant des dons aux organisations caritatives n est pas régi par le présent document. Il est régi par les règles de la délégation de pouvoirs. Dans tous les cas, les montants en jeu doivent être jugés raisonnables compte tenu de l environnement local. Approbation Avant que tout argent, bien ou service ne soit attribué par Alstom, il faut que les décisions d aider une organisation caritative soient approuvées selon les règles applicables de la délégation de pouvoirs. Les dons aux organisations caritatives doivent être dûment justifiés et enregistrés. Transparence Tous les frais et justificatifs liés aux dons doivent être consignés dans les registres comptables conformément aux règles comptables. L organisation caritative doit également rendre compte de l utilisation des fonds et en effectuer un suivi rigoureux. Alstom doit être en mesure de communiquer publiquement sur les dons aux organisations caritatives. Le rapport annuel du Groupe donne des informations sur ces dons. Les informations relatives aux actions, bénéficiaires et budgets doivent être communiquées tous les ans au Responsable Corporate Responsibility. 7. À faire et à ne pas faire Règles élémentaires En principe, un don ne peut pas être fait à des particuliers ou à des organisations à but lucratif. Un don à une organisation caritative ne peut pas être fait afin de maintenir ou établir une relation commerciale. Un don à une organisation caritative ne peut pas représenter une compensation pour un service rendu. Un don à une organisation caritative ne peut pas être fait à la demande d un agent public ou dans le but d influencer un agent public. Un don à une organisation caritative ne peut pas être fait si vous attendez une transaction commerciale 4/6

5 en contrepartie. Sélection - Périmètre géographique : l organisation caritative ou l objet du don doit se situer uniquement dans un pays où Alstom est établi. Sélectionnez rigoureusement les organisations caritatives en fonction de leur expérience et de leur réputation. Préférez des organisations caritatives dont les comptes sont publiés et régulièrement audités par un organisme indépendant. - Sélectionnez les organisations caritatives selon des critères objectifs : Assurez-vous que le but de l organisation caritative est d intérêt public et est cohérent avec la politique d Alstom. Vérifiez l intégrité de l organisation caritative afin de s assurer que cette dernière : o est en conformité avec les lois applicables, o a une réputation irréprochable et ne peut altérer la réputation du Groupe, o n a pas d intentions cachées, o dispose des ressources financières et humaines nécessaires pour atteindre ses objectifs, o ne crée pas de conflits d intérêts avec des collaborateurs d Alstom. Vérifiez l identité de l équipe dirigeante de l organisation caritative. Si des agents publics ou leurs familles ont des intérêts dans l organisation caritative, cette dernière doit être exclue. Vous devez alors sélectionner une autre organisation caritative. Assurez-vous qu il n existe pas de conflits d intérêts potentiels entre les collaborateurs d Alstom et l organisation caritative. Diffusion Vous pouvez transmettre à titre indicatif le Code d Éthique d Alstom et le présent document à l organisation caritative. Si vous signez un accord avec l organisation caritative, une attestation de conformité doit être ajoutée en annexe. Fonds L organisation caritative doit vous fournir un justificatif en contrepartie du don (argent, biens ou services) que vous lui avez fait. Vous devez pouvoir contrôler l utilisation des fonds. Les paiements en espèces et quasi-espèces sont interdits. Les paiements sur des comptes privés ou numérotés sont interdits. Contrôle Pour des montants élevés, il est recommandé : De signer un accord avec l organisation caritative. De transférer l argent en plusieurs versements après avoir vérifié que chaque versement a été correctement utilisé. L organisation caritative doit vous donner la possibilité de contrôler l utilisation des fonds. De suspendre tous les paiements en cas d utilisation frauduleuse des fonds. 5/6

6 8. Prendre une décision éthique En cas de question ou de doute, demandez toujours conseil à l équipe de direction de l unité et/ou au service Juridique et/ou aux Compliance Officers du Secteur / Pays. Faites preuve de bon sens. Ne faites pas de don à une organisation caritative qui pourrait entraîner un conflit entre vos intérêts personnels et vos obligations professionnelles. Ne faites pas de don à une organisation caritative qui pourrait altérer la réputation d Alstom. 9. Date de mise en application 1 er février 2010 Mise à jour n 1 : 1 er août 2010 Mise à jour n 2 : 22 décembre 2010 Mise jour n 3 : 12 avril Validation Comité de Direction d Alstom Directeur Juridique d Alstom Directeur Ethics & Compliance d Alstom Directeur de la Communication d Alstom Responsable Corporate Responsibility d Alstom 11. Diffusion L Instruction relative aux Dons aux organisations caritatives doit être transmise à chaque collaborateur d Alstom, en particulier aux personnes directement concernées par les dons aux organisations caritatives. Ce document fait partie de l e-book d Alstom. Il est également disponible sur Altair dans la rubrique Ethics et sur le site Web d Alstom dans la rubrique Éthique. 6/6

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