MANUEL DE GESTION TOME II. Type de document : Directive et procédure Identification du personnel

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1 Titre : MANUEL DE GESTION Type de document : Directive et procédure Identification du personnel Code : 11 Page 1 de 5 Expéditeur : Direction des ressources humaines Approuvé le : Destinataire (s) : Révisé le : Tout le personnel, médecins, bénévoles, stagiaire Responsable (s) de son application : Lieu ou champ de son application : Les directeurs et leurs gestionnaires Le CHRDL incluant le Centre Saint-Eusèbe, le Service de psychiatrie infantile et tous les points de service Références : TABLE DES MATIÈRES 1. RAISON D'ÊTRE PRINCIPES DIRECTEURS ACTIVITÉS À ACCOMPLIR RESPONSABILITÉS RESPONSABILITÉ SPÉCIFIQUE RAISON D'ÊTRE 1.1 Rendre obligatoire le port d'une carte d'identité pour tous les intervenants oeuvrant au CHRDL incluant le CSE et le SPI : personnel clinique et non clinique, personnel administratif, médecins, stagiaires, étudiants et bénévoles. 1.2 Permettre l'identification rapide et sûre des membres du centre hospitalier dans le but de favoriser les échanges avec les divers intervenants et de favoriser l'accueil des usagers et de leurs proches. 1.3 Assurer une plus grande sécurité à l'intérieur de l'établissement pour l'ensemble des intervenants exerçant leurs fonctions régulières ainsi que les usagers recevant des services de santé. 1.4 Assurer l'identification et faciliter les déplacements des intervenants ayant à circuler dans l'établissement, en raison des relations d'affaires avec le CHRDL.

2 Type de document : Directive et procédure Page 2 de 5 2. PRINCIPES DIRECTEURS 2.1 Tout intervenant du CHRDL, CSE, SPI doit être facilement identifiable quant à son nom, prénom et à ses fonctions. 2.2 Tout intervenant travaillant au CHRDL, CSE, SPI doit porter de façon bien visible, lorsqu'il est sur les lieux de son travail, la carte d'identité avec photo fournie par le CHRDL. 3. ACTIVITÉS À ACCOMPLIR Les étapes suivantes permettent de réaliser la présente directive/procédure. 1- Remise d'une carte d'identité temporaire 2- Tenue des séances de photographie 3- Remise d'une carte d'identité permanente 4- Utilisation de la carte d'identité 5- Récupération de la carte d'identité 3.1 Remise d'une carte d'identité temporaire : Une carte d'identité temporaire sans photographie et indiquant les nom, prénom, titre d'emploi et numéro d'employé, est remise par la DRH à l'employé pour être utilisée dès le premier jour de sa présence au CHRDL. Une carte d'identité temporaire, sans photographie, indiquant le nom, le prénom et la mention "bénévole" est émise par la DRH à la secrétaire du Service des bénévoles qui la remettra à la personne bénévole pour être utilisée dès le premier jour de sa présence au CHRDL.

3 Type de document : Directive et procédure Page 3 de 5 Une carte d'identité temporaire sans photographie et portant la mention personne autorisée est émise par la DRH au responsable du service qui organise l événement. La DRH émet des cartes identifiées "Personne autorisée" à un (des) service(s) spécifique(s) recevant sporadiquement des représentants extérieurs pour un laps de temps plus ou moins court. 3.2 Tenue des séances de photographie : Les séances de photographie ont lieu à la DRH au local RC-B 27 mensuellement. L'information sur la tenue d'une séance de photographie est communiquée à l'accueil de l'employé(e) ou en téléphonant à la DRH au poste Remise d'une carte d'identité permanente : Une carte d'identité permanente est émise par l'établissement durant le premier mois suivant l'entrée en fonction d'un nouvel employé, d'un médecin ou d'une personne non employée mais pour qui le port de la carte est exigé À l'émission de la première carte d'identité, aucun frais n'est demandé. Par la suite, dans les cas d'une carte perdue, volée ou endommagée, s'il s'est écoulé plus d'un an depuis l'émission de la première carte, aucun frais n'est demandé. Dans le cas d'un choix personnel de reprendre une photographie considérant un changement quant à son apparence personnelle, la personne concernée pourra se procurer une nouvelle carte et débourser la somme de 5 $ pour l'obtenir. Il est entendu que ce tarif pourra varier en fonction des ententes contractuelles annuelles Le contenu de la carte d'identité, en plus de la photographie, comprend le nom de la personne concernée, son prénom, son titre d'emploi et son numéro d'employé au CHRDL. Le CHRDL conserve un double à titre de document de référence L'employé peut obtenir sa carte d'identité en se présentant au local RC-B 14 ou en téléphonant au poste Cette carte plastifiée est remise avec une attache au choix.

4 Type de document : Directive et procédure Page 4 de Utilisation de la carte d'identité : Sur réception de sa carte d'identité, tout intervenant est tenu de satisfaire à la présente directive et procédure et de porter sa carte de manière à ce qu'elle soit bien visible pour permettre une identification rapide, claire, satisfaisante et ce, sans effort partout au CHRDL, Centre Saint-Eusèbe et Service de psychiatrie infantile Le port de la carte d'identité par les intervenants exerçant leurs fonctions à l'extérieur du CHRDL proprement dit, est fortement encouragé par l'établissement. Il est recommandé de s'identifier au moyen de cette carte sur le territoire desservi par le personnel du CHRDL, comme dans le cas des cliniques de secteurs Le port de la carte d'identité par les intervenants qui assistent à des événements publics au nom du centre hospitalier ou le représente du seul fait de son appartenance au CHRDL, est souhaité et autorisé par l'établissement. 3.5 Récupération de la carte d'identité : La carte d'identité produite par le CHRDL demeure la propriété du CHRDL et doit être obligatoirement remise au moment du départ définitif de l'établissement au local RC-B 14 à la Direction des ressources humaines La carte d'identité temporaire portant la mention "personne autorisée" doit être récupérée par la personne qui en a fait la demande et la retourner à la DRH.

5 Type de document : Directive et procédure Page 5 de 5 4. RESPONSABILITÉS 4.1 La DRH est responsable de la production et de la mise en circulation des cartes d'identité, d'en évaluer les effets et d'en proposer une mise à jour. 4.2 Le chef d'une unité de soins/service est responsable de l'application de la directive qui lui est présentée conformément à son rôle de gestionnaire et, en ce sens, se doit de supporter et de demander à son personnel de respecter la présente directive. 4.3 Le chef du bureau des salaires est responsable de l'application de la directive quant à l'obligation de présenter sa carte d'identité pour obtenir des documents personnels et confidentiels. 4.4 Le chef du Service de diététique est responsable de l'application de la directive quant à l'obligation de présenter sa carte d'identité pour profiter des tarifs réduits reconnus aux intervenants du CHRDL. 4.5 Chaque intervenant oeuvrant au CHRDL est responsable de mettre en application cette directive pour lui-même, de collaborer à maintenir un climat sécuritaire et rassurant au travail et de favoriser, par ce moyen, l'excellence de ses communications. 4.6 Le chef du Service de sécurité est responsable de contrôler l'identification du personnel et d'exiger la présentation de la carte d'identité, sur demande. 5. RESPONSABILITÉ SPÉCIFIQUE Dans l'exercice de ses fonctions de la surveillance des biens au CHRDL, de la circulation dans le centre hospitalier ainsi que de la protection de la personne et de l'application des plans d'urgence en cas de sinistre, le chef du Service de sécurité a accès, en tout temps, au fichier des cartes d'identité. CHRDL : CSE : SPI : Centre hospitalier régional De Lanaudière Centre Saint-Eusèbe Service de psychiatrie infantile

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