DOCUMENTATION MODULE TRAVAUX

Transcription

1 EVEN

2 DOCUMENTATION MODULE TRAVAUX 1. Présentation du nouveau module «Travaux» Présentation du progiciel : Fonctionnalités La Barre de navigation Création d une «fiche Travaux» Recherche & Modification d une fiche Travaux Recherche & Edition des fiches Travaux Consultation des factures Impression de la fiche Travaux en cours Utilitaires et fonctionnalités des «listes écrans» Utilitaires et fonctionnalités accessibles à partir du clic droit de la souris Menu Edition des Travaux : en Gérance & en Copropriété Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes Provenance de l information Contact Signataire Personne à voir sur place Avis de passage à transmettre Gérance : Gestion des devis Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention EVEN

3 1. Création d une fiche «Commande de Travaux» à partir d un devis Création d une fiche «Demande d Intervention» à partir d un contrat Copropriété : Gestion des devis Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention Création d une fiche «Commande de Travaux» à partir d un devis Création d une fiche «Demande d Intervention» à partir d un contrat Module Travaux : Accès direct Accès aux options du module Travaux Saisie des factures à partir des fiches Travaux DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 3

4 1. Présentation du nouveau module «Travaux» Le nouveau module «Chaine Travaux» d EVEN permet la gestion en Copropriété et en Gérance : Des Devis Des Commandes de Travaux. Des Demandes d intervention Avec les fonctionnalités suivantes : Intégration du nouveau module dans Even Création des Commandes Travaux à partir de Devis Création de Demandes d Intervention à partir d un Contrat Envoi des documents par Mail, Fax ou impression papier Archivage automatique dans la GED Suivi de vos demandes Gestion des relances Comptabilisation avec engagement Pré-codification des demandes de Travaux & des demandes d intervention Un accès direct pour interroger ou saisir des fiches Travaux à partir d Even ATTENTION, Ce module n est accessible qu après son activation dans EVEN. Merci de vérifier si vous êtes habilités à utiliser cette fonctionnalité auprès de la société EGIDE. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 4

5 Le nouveau module «Travaux» est intégré à Even Il existe plusieurs possibilités pour utiliser le module «Travaux». La plus simple est d accéder aux fiches principales d Even et de cliquer sur le bouton situé dans la barre d outils. Vous trouvez ci-dessous la liste des fiches Even connectées au nouveau module. Cf. Accès au nouveau module Travaux à partir d une fiche Even. Pour le Module Gérance par la fiche Immeuble par la fiche Propriétaire par la fiche locataire par la fiche Contrat Pour le Module Copropriété par la fiche Immeuble par la fiche Copropriétaire Pour le Module Comptabilité par la fiche Fournisseur Pour le Module Identifier (Clic droit) par la fiche Immeuble en Gérance par la fiche Propriétaire en Gérance par la fiche Locataire en Gérance par la fiche Immeuble en Copropriété par la fiche Copropriétaire en Copropriété Pour le Module Travaux Accès à l application Travaux. Vous pouvez accéder directement module Travaux à partir du menu Even en cliquant sur le bouton, une fenêtre vous propose d accéder aux fiches Travaux de la Gérance ou de la Copropriété. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 5

6 2. Présentation du progiciel : Fonctionnalités. 1. La Barre de navigation L a barre de navigation : description des boutons Type de la fiche Travaux en cours Création Modification Suppression Navigation dans les fiches Recherche & Modification Impression de la fiche en cours Recherche & Edition Consultation des factures C est à partir de la barre de navigation que vous accédez aux fonctionnalités de bases des fiches Travaux. Elles sont identiques pour les deux métiers : la Gérance et la Copropriété. 2. Création d une «fiche Travaux». Cf. En Gérance Cf. En Copropriété Récupération des éléments de la fiche en cours En cliquant sur le bouton, vous accédez à la fenêtre de sélection de la fiche Travaux à créer. En plus de la création des fiches de bases, soit des devis des commandes et des demandes d intervention des fonctionnalités supplémentaires vous sont proposées : La création d une commande à partir d un devis saisi par le module Travaux. Les informations sont reprises automatiquement dans la nouvelle fiche * La copropriété, la société, le propriétaire, * Les éléments d information : Pour la provenance de la demande, la nature des Travaux, la personne à voir. * Les éléments sur le fournisseur choisi : Nom, adresse, montant et référence du devis. La création d une demande d intervention à partir d un contrat En choisissant cette option, la liste des contrats d Even s affiche à l écran, vous sélectionnez le contrat et la fiche Travaux apparait pré remplis. La création d une fiche Travaux en gardant les éléments de la fiche en cours En Gérance comme en Copropriété, les informations d identification seront reprises. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 6

7 3. Recherche & Modification d une fiche Travaux. Critères de sélection exemple pour la copropriété Application des critères de sélection Cf. Ecran pour la copropriété. Accès à la gestion de la fiche par double clic. Cf. Ecran pour la Gérance. En cliquant sur le bouton, vous pouvez effectuer des recherches sur toutes les fiches Travaux déjà existantes. Cette option vous permet de : Rechercher/ sélectionner des fiches Travaux D accéder aux fiches par un double clic D accéder à toutes les options de gestion des fiches (Modification, suppression, édition,..) Astuce : Utiliser l export vers Excel afin de générer des listes personnalisées. 4. Recherche & Edition des fiches Travaux. Critères de sélection exemple pour la copropriété Application des critères de sélection Accès à la fenêtre d édition pour la ou les fiches sélectionnées En cliquant sur le bouton, vous pouvez effectuer des recherches sur toutes les fiches Travaux déjà existantes. Cette option vous permet de : Rechercher/ sélectionner des fiches Travaux D accéder aux fiches par un double clic en consultation uniquement. D éditer / Visualiser / Exporter les documents associés aux fiches Travaux sélectionnées. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 7

8 Rappel: Les fiches Travaux sont gérées par métier. Exportation des informations sous les formats suivants Visualisation de l impression Sélection de l imprimante. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 8

9 5. Consultation des factures. Le bouton, est visible pour les fiches Commandes de travaux et les ordres d Intervention. Cette option vous permet de : D afficher le ou les factures validées en comptabilité saisis pour la fiche travaux. 6. Impression de la fiche Travaux en cours. Cf. Exemple pour la Copropriété. Attention, certains champs dates sont alimentés automatiquement par l application, par exemple les dates d édition, de relance, etc, cette mise à jour est effectuée UNIQUEMENT par le traitement des éditions en mode «Edition chainée de toutes les lettres» à partir de la fiche travaux ou du menu Impression. Il est donc IMPERATIF d utiliser cette fonctionnalité. Mail Impression Fax DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 9

10 7. Utilitaires et fonctionnalités des «listes écrans». De multiples fonctionnalités sont proposées à partir des listes écrans (*) Les fonctionnalités du menu contextuel sont développées dans le chapitre suivant. 8. Utilitaires et fonctionnalités accessibles à partir du clic droit de la souris. Certaines fenêtres, comme la sélection d une fiche Travaux, propose un menu contextuel avec des fonctionnalités très intéressantes. 9. Menu Edition des Travaux : en Gérance & en Copropriété. A partir du menu Travaux, vous accédez aux fonctions suivantes : L édition et la réédition des courriers. Lors de la saisie d une fiche Travaux, il est possible d éditer le ou les courriers associés à partir de la fiche, cependant les mêmes traitements sont disponibles à partir de cette option. Il est possible de sélectionner plusieurs critères La gestion des relances. Une gestion automatisée des relances est intégrée dans le module Travaux, c est à partir des dates de rappels (Cf. 6) de cette fenêtre, que des courriers de relance sont générés pour les fiches Travaux non clôturées. Une fois les courriers édités la date d édition est indiquée sur chaque fiche dans les champs 1 er et 2 ème rappel. La sélection des documents à éditer. Une fois que l application a déterminé la liste des fiches Travaux à traiter, la liste s affiche sous forme de tableau de bord. Elle permet de connaitre : - A(*) Les fiches travaux sélectionnées - B(*) Les documents qui vont s éditer - C (*) Les destinataires Vous avez la possibilité de modifier la proposition de l application. Le traitement final est piloté à partir des informations indiquées par cette liste. (*) Cf. Voir exemple de sélection de liste pour la Copropriété ci-après Rappel: La gestion des entêtes de documents est accessible à partir du menu Travaux dans l option paramètre. L Archivage automatique dans la GED est proposé une fois impression terminée. Fenêtre d édition pour la Copropriété DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 10

11 DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 11

12 1 - Sélection / Désélection de toutes les éditions 2 - Information concernant l impression de l entête (Pré charger par défaut et modifiable) 3 - Traitement d un courrier : Sélection du courrier à éditer. 4 - Traitement d un courrier : Sélection d une date et/ou d un courrier à éditer Accès possible si la case «Edition chainée» est décochée. 5 - Code signataire des courriers : Signataire utilisé pour les éditions s il n a pas été saisi sur la fiche. 6 - Date des prochains rappels : par défaut elles sont calculées par l application mais peut être modifiées pour le traitement à exécuter. 7 - Prévisualisation des documents avant l édition. Accès possible si la case «Edition chainée» est cochée. Si vous sélectionnez l édition d une fiche Travaux la prévisualisation est activée d office. Fenêtre d édition pour la Gérance A C B Cf. Exemple de sélection de liste pour la Copropriété. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 12

13 10. Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes. Afin de simplifier ce manuel, vous trouverez dans ce chapitre les explications concernant les Informations communes aux fiches Travaux. 1. Provenance de l information Qui est à l origine de la demande? Une liste déroulante est proposée adaptée à chaque métier, elle pilote l affichage et les possibilités de saisie dans l onglet Appel. par exemple, pour la gestion d une demande d intervention, les possibilités sont les suivantes : Cf. pour la Copropriété Cf. pour la Gérance En Copropriété lorsque la provenance «venant d un Copropriétaire»est sélectionnée vous accédez aux champs correspondant dans l onglet Appel. Ce sont ces informations qui seront reprises dans les éditions. Ces informations bien que modifiables dans la chaine Travaux ne mettront pas à jour vos données dans Even. Les champs du cadre s affichent pour les provenances suivantes : - Copropriétaires (Sélection des copropriétaires de la résidence) - Autres 2. Contact Les champs sont pré chargés avec les informations relatives à la valeur saisie dans le champ provenance qui est rappelée dans le titre de la section encadrée. Quel est le mode de réception de la demande? La liste déroulante qui est proposée, permet d indiquer par quel moyen vous a-t-on contacté. 3. Signataire La valeur proposée par défaut est «Appel Téléphonique» Chaque courrier porte la signature d un signataire, lors de la création d une fiche Travaux c est le signataire de la fiche Even qui est repris automatiquement, cependant il est possible de choisir un autre signataire. Si aucun signataire n a été choisi, ce sont les informations du signataire indiqué dans.la fenêtre d édition qui s éditeront sur les courriers. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 13

14 4. Personne à voir sur place Dans l onglet Appel, il est possible d indiquer si une personne doit être contacté sur place Une liste déroulante est proposée adaptée à chaque métier. Cf. pour la Copropriété Cf. pour la Gérance En Copropriété Les choix Gardien et copropriétaire permettent de pré charger et de sélectionner les fiches Even concernées en cliquant sur le bouton code. Lorsqu une fiche Even est sélectionnée, si une date de fin a été trouvée, par exemple un gardien ou copropriétaire déjà sortis, une alerte NON BLOQUANTE s affiche à l écran. Le choix Autre permet une saisie libre des informations. En Gérance Le choix locataire permet le pré chargement et la sélection la fiche Even concernée en cliquant sur le bouton code (si un locataire a été sélectionné dans la fiche Travaux). Le choix Propriétaire permet le pré chargement de la fiche Even concernée Les choix Gérant, Gardien et Autre permettent la saisie libre des informations. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 14

15 5. Avis de passage à transmettre Il est possible de générer automatiquement un courrier à certaines personnes afin de les informer de l opération en cours. Cette fonctionnalité est disponible dans l onglet Appel des fiches Travaux. Les courriers s appellent «Accusés de réception» dans la liste de sélection des éditions En Copropriété Le choix «Faut-il aviser le Gardien» récupère automatiquement les informations du gardien saisie sur la fiche immeuble lors de l édition du courrier. S il n existe pas de fiche Gardien ou qu il n y a pas de fiche Gardien sans date de sortie, une alerte BLOQUANTE s affiche à l écran. Le choix «Faut-il aviser le Président du C.S.» récupère automatiquement les informations correspondantes sur la fiche immeuble lors de l édition du courrier. S il n existe pas de Président du C.S. valide dans l immeuble, une alerte BLOQUANTE s affiche à l écran. Le choix «Faut-il aviser le C.S.» récupère automatiquement les informations correspondantes sur la fiche immeuble lors de l édition du ou des courriers. S il n existe pas de membre du C.S. valide dans l immeuble, une alerte BLOQUANTE s affiche à l écran. En Gérance Le choix «Faut-il aviser le Demandeur» récupère les informations de la fiche Travaux lors de l édition du courrier. Le choix «Faut-il aviser le Gardien» récupère les informations de la fiche Travaux lors de l édition du courrier. Le choix «Faut-il aviser le Propriétaire» récupère les informations automatiquement les informations correspondantes dans Even lors de l édition du courrier. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 15

16 Le choix «Demande d accord au propriétaire» récupère les informations automatiquement les informations correspondantes dans Even lors de l édition du courrier. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 16

17 3. Gérance : Gestion des devis. A partir de la barre de navigation, cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre de création des fiche travaux et sélectionner «Création d une demande devis» Astuce : Cochez la case «En gardant la Société, le Propriétaire, l immeuble, et le Locataire affiché» quand l information est disponible. Sélectionner les éléments concernés dans la fenêtre Critères de sélection * Il n est pas nécessaire de remplir toutes les sélections pour effectuer une recherche. Sélection par double clic Cliquer sur le bouton pour lancer la recherche. Double Cliquer sur la ligne choisie pour rapatrier votre choix. Remplissez l onglet «Entête», en indiquant les informations générales Cf. Fiche Devis Gérance / Onglet Entête Indiquer la nature et la description des travaux. Indiquer les dates de demande du devis et date maxi d envoi. Indiquer le corps de métier si besoin. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 17

18 Remplissez l onglet «Appel», en indiquant les informations relatives aux personnes concernées par la fiche Travaux. Se référer au chapitre Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes Personne à voir sur Place Compléter les renseignements Le type de personne est rappelé à l écran Provenance de la demande Compléter les renseignements Cf. Fiche Devis Gérance / Onglet Appel Le type de provenance de la demande de l onglet entête, alimente automatiquement les champs associés de l onglet Appel. Il est possible de modifier ces informations dans l écran, il n y aura pas de mise à jour dans Even. Pour récupérer à nouveau les informations d origine changer le type de provenance. Saisir les fiches demande / fournisseur (Sociétés à solliciter). A Cf. Fiche Devis Gérance / Onglet Suivi Pour gérer la liste des fournisseurs à solliciter pour la fiche travaux «Devis», il faut utiliser les boutons identifiés A DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 18

19 Pour ajouter un fournisseur à la fiche Travaux, cliquer sur le bouton, sélectionner le fournisseur dans la fenêtre qui s affiche automatiquement. Astuce : Si un corps de métier à été saisi dans l onglet entête, elle est reprise en présélection, il est toutefois possible de sélectionner un autre corps de métier dans cette fenêtre. Boutons pour la gestion des fiches demande Fournisseur Cf. Fiche Devis Gérance / Onglet Suivi : Maj. D une fiche demande / Fournisseur Compléter les informations liées à la fiche Devis /Fournisseur -- Vérifier/valider les moyens utilisés pour contacter le fournisseur (Mail ou Fax) Cliquer sur pour valider la saisie ou sur pour annuler la saisie des boutons section Pour Gérer la réception des devis Sélectionner dans la liste le fournisseur à traiter, cliquer sur le bouton puis indiquer : - la date de réception du devis - Le montant et la référence fournit par le fournisseur. Lorsqu un devis a été accepté, cocher la case «Devis accepté», un message proposera d annuler automatiquement les autres demandes en cours (case «Annulation devis» cochée par le programme) en répondant «OUI». La réponse «NON» permet de gérer manuellement le statut des fiches demande aux fournisseurs. C est le statut de la fiche demande aux fournisseurs qui permet de gérer les relances, si un devis a été accepté il est impératif de «clôturer» toutes les autres demandes. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 19

20 4. Gérance : Gestion des commandes & Demande d Intervention. A partir de la barre de navigation, cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre de création des fiche travaux et sélectionner «Création d une Commande de Travaux» ou «Création d une demande d Intervention» Astuce : Cochez la case «En gardant la Société, le Propriétaire, l immeuble, et le Locataire affiché» quand l information est disponible. Sélectionner et rapatrier les éléments de la fenêtre des sélections (Cf. Gérance : Gestion des devis) Remplissez l onglet «Entête» en indiquant les informations générales Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Entête Indiquer la nature et la description des travaux. Indiquer les dates de demande du devis et date maxi d envoi. Indiquer le corps de métier si besoin. Infos sur l origine de la commande : - provenant d une estimation - provenant d un devis avec ses réf Ces infos sont reprises automatiquement si la fiche travaux a été créée avec un devis du même module Boutons pour la gestion du détail des opérations DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 20

21 Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Détail Boutons pour la gestion du détail des opérations Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Détail avec Maj. du détail Remplissez l onglet «Appel», en indiquant les informations relatives aux personnes concernées par la fiche Travaux. Se référer au chapitre Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes Personne à voir sur Place Compléter les renseignements Le type de personne est rappelé à l écran Provenance de la demande Compléter les renseignements Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Appel Le type de provenance de la demande de l onglet entête, alimente automatiquement les champs associés de l onglet Appel. Il est possible de modifier ces informations dans l écran, il n y aura pas de mise à jour dans Even. Pour récupérer à nouveau les informations d origine changer le type de provenance. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 21

22 A la création de la fiche «Commande Travaux», utiliser le bouton pour sélectionner le fournisseur Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Suivi Les informations concernant l adresse du fournisseur font références à la fiche Even et seront utilisées pour la facturation, elles ne sont donc pas modifiables dans cet écran. A la réception de la facture ou dès la création de la fiche Travaux, vous avez la possibilité de saisir les informations comptables dans le module Travaux. Suivant le paramétrage d EVEN vous saisirez les informations dans l onglet «Imputation» ou «Engagement». Ces informations seront copiées et synchronisées automatiquement dans Even. Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Imputation DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 22

23 ATTENTION, les informations comptables seront saisies dans l onglet Imputation ou Engagement suivant le paramétrage de votre application Even. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 23

24 Si le module «BUDGET GERANCE» a été activé, l onglet «Engagement» sera accessible, sélectionnez et saisissez les informations dans l écran. Ces informations seront copiées et synchronisées dans Even. Cf. Fiche Commande Travaux Gérance / Onglet Engagement Astuce : La gestion des éditions et des rappels est basées sur les dates indiquées dans les fiches travaux. Si l on souhaite modifier ces actions il suffit d indiquer les dates souhaitées dans les champs correspondants. Par exemple, décaler une date de rappel ou saisir la date pour clôturer l action. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 24

25 1. Création d une fiche «Commande de Travaux» à partir d un devis. Une fois que vous avez validé votre devis avec le module «Travaux» Cliquer sur le bouton pour Créer votre commande Travaux à partir d un devis Valider votre choix en cliquant sur le bouton Dans la liste qui s affiche, sélectionner le devis à transformer en «Commande de Travaux». Valider votre choix en répondant «Oui» au message de confirmation. La fiche «Commande Travaux» a été générée à partir des éléments du devis, complétez et validez cette dernière par le traitement standard. 2. Création d une fiche «Demande d Intervention» à partir d un contrat. Pour Créer des demandes d intervention à partir des éléments saisis dans les contrats Even. Pour rappel, les contrats sont gérés dans les fichiers du module Comptabilité. Cliquer sur le bouton pour Créer votre demande d intervention à partir d un contrat Valider votre choix en cliquant sur le bouton Dans la liste qui s affiche, sélectionner le contrat à transformer en «Ordre d intervention». La fiche Travaux demandée a été générée à partir des éléments du contrat Even, complétez et validez cette dernière par le traitement standard. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 25

26 5. Copropriété : Gestion des devis. A partir de la barre de navigation, cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre de création des fiche travaux et sélectionner «Création d une demande devis» et sélectionner la copropriété. Astuce : Cochez la case «En gardant la Copropriété affichée» quand l information est disponible. Une fenêtre d information NON BLOQUANTE s affiche si une date de fin de gestion est trouvée sur la fiche Even. Remplissez l onglet «Entête», en indiquant les informations générales A F Cf. Fiche Devis Copropriété /Onglet Entête Remplissez l onglet «Appel», en indiquant les informations relatives aux personnes concernées par la fiche travaux. Se référer au chapitre Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes Informations concernant la personne à voir sur place B Réf. du contact à imprimer sur le document Informations concernant le copropriétaire de provenance A Cf. Fiche Devis Copropriété /Onglet Appel DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 26

27 Cf. Fiche Devis Copropriété /Onglet Suivi Pour ajouter un fournisseur à la liste, cliquer sur le bouton sélectionner le fournisseur dans la fenêtre qui s affiche automatiquement. Astuce : Si un corps de métier à été saisi dans l onglet entête, elle est reprise en présélection, il est toutefois possible de sélectionner un autre corps de métier dans cette fenêtre. Gestion des boutons dans la fiche Travaux «Devis» dans l onglet «Suivi». Boutons de validation pour la fiche Demande au fournisseur. C Boutons de validation pour la fiche Devis Compléter les informations liées à la fiche Devis /Fournisseur - Indiquer la clé de charge - Vérifier/valider les moyens utilisés pour contacter le fournisseur (Mail ou Fax) Cliquer sur pour valider la saisie ou sur pour annuler la saisie des boutons section C DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 27

28 Pour Gérer la réception des devis, sélectionner dans la liste le fournisseur à traiter, cliquer sur le bouton puis indiquer : - la date de réception - Le montant - La référence Lorsqu un devis a été accepté, cocher la case «Devis accepté», un message proposera d annuler automatiquement les autres demandes en cours (case «Annulation devis» cochée par le programme) en répondant «OUI». La réponse «NON» permet de gérer manuellement le statut des fiches demande aux fournisseurs. C est le statut de la fiche demande aux fournisseurs qui permet de gérer les relances, si un devis a été accepté il est impératif de «clôturer» toutes les autres demandes. Gestion des cases à cocher «Annulation devis» et «Devis refusé». Lorsqu un devis est choisi par l utilisateur, et qu il a répondu par «Oui» à la question (cf. voir image ci-dessus), la case «Devis refusé» sera cochée si une date de réception de devis a été saisie sinon ce sera la case ««Annulation devis» qui sera cochée. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 28

29 6. Copropriété : Gestion des commandes & Demande d Intervention A partir de la barre de navigation, cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre de création des fiche travaux et sélectionner «Création d une Commande de Travaux» ou «Création d une demande d Intervention» Sélectionner et rapatrier les éléments de la fenêtre de sélection Remplissez l onglet «Entête» en indiquant les informations générales Sélection du corps de métier pour une présélection automatique des fournisseurs F A F Saisir les dates liées à la fiche travaux Sélectionner un bâtiment si nécessaire ou Cliquer sur le champ adresse pour le pré remplir automatiquement Cf. Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Entête Remplissez l onglet «Appel», en indiquant les informations relatives aux personnes concernées par la fiche Travaux. Se référer au chapitre Descriptifs des fiches Travaux : Informations Communes DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 29

30 Informations concernant la personne à voir sur place B B A Informations concernant le copropriétaire de provenance Accès possible si le type de provenance vient de «Copropriétaire» A Cf. Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Appel DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 30

31 A la réception de la facture ou dès la création de la fiche Travaux, vous avez la possibilité de saisir les informations comptables dans le module Travaux. Suivant le paramétrage d EVEN vous saisirez les informations dans l onglet «Imputation» ou «Engagement». Ces informations seront copiées et synchronisées automatiquement dans Even. Informations sur le fournisseur effectuant les travaux Tous les champs sont modifiables, ces corrections ne seront pas reprises dans la fiche fournisseur. D D Informations concernant les relances Tous les champs sont modifiables, ces corrections ne seront pas reprises dans la fiche fournisseur. E F E Informations comptables Ces informations sont synchronisées dans Even. La synchronisation est effective dans les deux sens. Les données saisies dans le module travaux sot reprises dans Even et inversement. F *Accès des tables Even en cliquant sur les boutons Cf. Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Suivi Astuce : La gestion des éditions et des rappels est basées sur les dates indiquées dans les fiches travaux. Si l on souhaite modifier ces actions il suffit d indiquer les dates souhaitées dans les champs correspondants. Par exemple, décaler une date de rappel ou saisir la date pour clôturer l action. Si la fiche «Commande de Travaux» a été créée à partir d un devis, ou Si la fiche «Demande d intervention» a été créée à partir d un contrat les informations connexes seront automatiquement reprises. Informations comptables d engagement - Sélectionner la ligne budgétaire (Accès aux budgets de la Copropriété) - Sélectionner et les saisissez les éléments comptables. - Saisissez ATTENTION, les informations comptables seront saisies dans l onglet Imputation ou Engagement suivant le paramétrage de votre application Even *Accès des tables Even en cliquant sur les boutons DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 31

32 Cf. Fiche Commandes Travaux Copropriété /Onglet Engagement DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 32

33 1. Création d une fiche «Commande de Travaux» à partir d un devis. Une fois que vous avez validé votre devis avec le module «Travaux» Cliquer sur le bouton pour Créer votre commande Travaux à partir d un devis Valider votre choix en cliquant sur le bouton Dans la liste qui s affiche, sélectionner le devis à transformer en «Commande de Travaux». Valider votre choix en répondant «Oui» au message de confirmation. La fiche «Commande Travaux» a été générée à partir des éléments du devis, complétez et validez cette dernière par le traitement standard. 2. Création d une fiche «Demande d Intervention» à partir d un contrat. Pour Créer des demandes d intervention à partir des éléments saisis dans les contrats Even. Pour rappel, les contrats sont gérés dans les fichiers du module Comptabilité. Cliquer sur le bouton pour Créer votre demande d intervention à partir d un contrat Valider votre choix en cliquant sur le bouton Dans la liste qui s affiche, sélectionner le contrat à transformer en «Ordre d intervention». La fiche Travaux demandée a été générée à partir des éléments du contrat Even, complétez et validez cette dernière par le traitement standard. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 33

34 7. Module Travaux : Accès direct. Pour accéder au module Travaux, à partir du menu EVEN cliquer sur le bouton l image Copropriété ou Gérance pour accéder à la gestion de l applicatif choisi., double cliquer sur ATTENTION, Ce module n est accessible qu après son activation dans EVEN. Merci de vérifier si vous êtes habilités à utiliser cette fonctionnalité auprès de la société EGIDE. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 34

35 1 Accès aux options du module Travaux. Gestion des fiches travaux Par cette option, vous accédez à l ensemble des fiches travaux du métier sélectionné. Gestion du paramétrage Configuration du module Travaux et du poste utilisateur. Certains paramètres concernent le métier sélectionné. Gestion des impressions Traitements des éditions, des rééditions, des relances, Cf. chapitre / Menu Edition des Travaux : en Gérance & en Copropriété. Gestion des chantiers Gestion des sinistres DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 35

36 8. Saisie des factures à partir des fiches Travaux. A partir du module Comptabilité d Even, exécutez la saisie des factures fournisseurs. A partir de l option «Saisie des factures» Utiliser la commande CTRL+F5 pour afficher la liste des fiches travaux qui peuvent être sélectionnées pour la création des factures. Les fiches travaux sélectionnables sont : Les Commandes Travaux Les demandes d Intervention Les fiches travaux avec un 1er courrier édité et la case «Premier traitement» cochée. Les fiches travaux non soldé, avec une ou plusieurs factures déjà comptabilisés. CTRL + F5 Affichage des fiches travaux «sélectionnables» Continuer la saisie de la facture comme un traitement classique. DOC EVEN - CHAINE TRAVAUX v1.docx 36