Intérêt de la numérisation des demandes d examen et de son intégration dans le RIS/PACS

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1 Intérêt de la numérisation des demandes d examen et de son intégration dans le RIS/PACS N.LABONNE (1), B.TAINE (1), C.DOUCHIN (2), A.BLUM (1) Service d Imagerie Guilloz C.H.U. Nancy (1) Direction Informatique C.H.U. Nancy (2) Journées Françaises de Radiologie 2006

2 INTRODUCTION La numérisation des demandes d examen dans le RIS les rend accessibles sur les stations RIS et PACS. Elle facilite le travail des acteurs d un service de radiologie et permet d accroître la productivité en supprimant les tâches fastidieuses d archivage et de recherche. De plus, le système que nous avons mis en place permet de répondre partiellement au décret n du 4 janvier 2006 relatif à l'hébergement de données de santé à caractère personnel. A travers notre initiative, nous présenterons les avantages pour le personnel d un service de radiologie, la méthode mise en place ainsi que les résultats obtenus.

3 PLAN I. Intérêt de la numérisation des demandes d examen II. Méthode - 1. Médico-légal - 2. Pour le médecin - 3. Pour le manipulateur - 4. Pour la secrétaire - 1. Matériel (Hardware, Software) - 2. Processus de numérisation - 3. Intégration dans le PACS - 4. Limites III. Résultats IV. Conclusion

4 I. Intérêt de la numérisation des demandes d examen 1.Médico-légal 2.Pour le médecin 3. Pour le manipulateur 4.Pour la secrétaire «Les informations concernant la santé des patients sont soit conservées au sein des établissements de santé qui les ont constitués, soit déposées par ces établissements auprès d un hébergeur agrée [ ]» Art. R , Code la santé publique. «Le dossier médical mentionné à l article R est conservé pendant une durée de vingt ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l établissement ou de la dernière consultation externe en son sein.[ ]» Art. R , Code la santé publique.

5 I. Intérêt de la numérisation des demandes d examen 1.Médico-légal 2.Pour le médecin 3. Pour le manipulateur 4.Pour la secrétaire «Un dossier médical est constitué pour chaque patient hospitalisé dans un établissement de santé public ou privé. Ce dossier contient au moins les éléments suivants [ ] a) La lettre du médecin qui est à l origine de la consultation ou de l admission ; [ ] m) Les éléments relatifs à la prescription médicale, à son exécution et aux examens complémentaires ; [ ]» Art. R , Code la santé publique Décret n du 4 janvier 2006 relatif à l'hébergement de données de santé à caractère personnel et modifiant le code de la santé publique

6 I. Intérêt de la numérisation des demandes d examen 1.Médico-légal 2.Pour le médecin 3. Pour le manipulateur 4.Pour la secrétaire - Disponibilité en ligne des renseignements cliniques. - Disponibilité géographique permanente de la demande. En effet, le médecin n effectue pas les différentes étapes de l examen au même endroit : préparation des protocoles, réalisation, interprétation, communication ultérieure. - Le protocole choisi est disponible pour tous les acteurs de la réalisation de l examen, celui-ci étant inscrit sur la demande avant sa numérisation. - Possibilité de disposer des compte-rendu opératoire pour une lecture rapide de l ensemble des données dans le cadre d une étude scientifique.

7 I. Intérêt de la numérisation des demandes d examen 1.Médico-légal 2.Pour le médecin 3. Pour le manipulateur 4.Pour la secrétaire - Preuve de l adéquation entre la demande reçue et l examen réalisé. - Dans le cadre d examen multi-modalités, il n existe qu une seule demande, située soit au scanner ou à l IRM, une fois numérisée elle est alors consultable pour les manipulateurs de radio standard leur permettant de réaliser l examen complémentaire (ex : arthrographie). - Plus de perte de la demande.

8 I. Intérêt de la numérisation des demandes d examen 1.Médico-légal 2.Pour le médecin 3. Pour le manipulateur 4.Pour la secrétaire - Connaissance du correspondant à qui envoyer les résultats. - Connaissance des renseignements cliniques lors de la frappe du compte-rendu, le médecin pouvant utiliser de nombreux acronymes ou abréviations. - Gain de temps et de productivité : - travaux d archivage réduits - recherche facilitée : avant la numérisation, l archivage des demandes était externalisé, aujourd hui la recherche est instantanée.

9 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3. PACS 4.Limites - Scanner multifonctions RICOH IS330DC (deux sont en service actuellement) - Chargeur 50 feuilles - Formats : de A5 à A3 - Recto verso automatique - Résolution de sortie : 100 à 2400 dpi - Dimensions : 590 * 546 * 265 mm - Kit d interface réseau Tarif : 4943 HT (prix public) - Espace disque - PC à faible configuration relié au réseau

10 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3.PACS 4.Limites - EDL Xplore Exploitation (Logiciel de gestion des données patient, de la prise de rendez-vous aux statistiques d activité) - Logiciel de visualisation d image gérant un pilote TWAIN (Irfanview, Imaging, Photoshop ) - Pilote Twain installé sur les PC utilisés pour numériser. - AGFA Impax

11 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3.PACS 4.Limites I. Arrivée de la demande : - Par fax, par courrier, de main à main. II. Numérisation : - Effectuée par les secrétaires la veille de l examen. - Le document original est conservé par sécurité mais il n a jamais été nécessaire d y recourir.

12 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3.PACS 4.Limites La vidéo qui va suivre illustre le processus de numérisation d une demande d examen dans le module rendez-vous d Xplore. Il est également possible de numériser un document dans le module de cotation, de recotation ou par le tableau de bord (module illustrant l activité sur une période donnée et regroupant diverses informations, telles que le statut du compte-rendu, de la cotation etc. ) Quel que soit le module utilisé, le déroulement est le même. La secrétaire place le ou les documents à numériser dans l ADF (chargeur), demande la numérisation et l interface de numérisation apparaît.

13 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3.PACS 4.Limites Afin de s affranchir des problèmes de taille et de format, il a été créé différents modèles «préréglés», prenant en compte le format, la résolution, la couleur ou non. Ainsi, lorsque la secrétaire reçoit un courrier standard (fax, lettre ), elle choisit le modèle «A4 Noir & Blanc» (Binaire, 200 dpi) et les paramètres s ajustent automatiquement. Il existe également un modèle «A5 Couleur» (16670K couleurs, 100 dpi) (format des demandes d examen internes au C.H.U. de Nancy), et un format «A4 Noir & Blanc Recto verso» (Binaire, 200 dpi). Il est possible de créer autant de formats que nécessaire.

14 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3.PACS 4.Limites Nous avons crée un rendez-vous factice pour la réalisation d un TDM dorso-lombaire. La secrétaire a reçu la demande et voici les démarches qu elle exécute afin de numériser le document et le lier au dossier patient dans notre système d information radiologique.

15 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3.PACS 4.Limites Le document ainsi numérisé est consultable à travers tous les modules d Xplore : - Xplore Rendez-vous - Xplore Tableau De Bord - Xplore Cotation Recotation - Xplore Historique

16 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3.PACS 4.Limites AGFA Impax et EDL Xplore fonctionnent de manière conjointe grâce à une intégration contextuelle. Un script a été développé afin de pouvoir consulter le document numérisé attaché à l examen. Il est donc possible sur une même station triple écran d afficher l historique du patient, la demande, les renseignements cliniques et les images produites.

17 II. Méthode 1.Matériel (Hard, Soft) 2.Processus 3.PACS 4.Limites - La qualité des documents numérisés dépend de celle des documents reçus (fax, écriture peu lisible). - Accès limité aux acteurs du RIS. - Impossibilité d effectuer une recherche par mot-clé sur les demandes, aucune indexation possible. - Difficulté à intégrer a posteriori les demandes d examen urgents dans le processus de numérisation. - L appellation «document numérisé» donnée à chaque fichier dans Xplore ne permet pas d identifier immédiatement s il s agit d une demande, d un compte-rendu opératoire ou d un autre document.

18 III. Résultats Le système mis en place a été très bien accepté par le personnel en raison de : - sa fiabilité : aucune panne ni incident quelconque en deux ans de fonctionnement - son gain de temps : plus d archivage, plus de recherche, plus de perte de document - sa simplicité : une formation d une demi-heure est suffisante - son intégration dans le RIS/PACS

19 III. Résultats De plus, le système a été étendu à d autres documents dont la conservation est utile : - les comptes-rendus opératoires - les comptes-rendus d anatomie pathologique - les courriers de suivi patient - les réunions de concertation pluridisciplinaire - les demandes d accès dossier - les demandes de transfert d images - les demandes de gravure de CD-ROM

20 III. Résultats Quelques chiffres : Début : 31 août de fichiers numérisés (format original.bmp, compressé en.tif par Xplore) 08/2004 à 08/2005 : /2005 à 08/2006 : Mo d espace disque occupé, à 45Ko de moyenne par document. 90% des documents numérisés sont des demandes d examen.

21 III. Résultats - Exhaustivité des demandes d IRM depuis août % de demandes de scanner, les demandes absentes sont les suivantes : - examens réalisés en urgence - examens de médecins vacataires Les demandes des autres modalités (radiologie conventionnelle, échographie) ne sont pas numérisées en raison du nombre important et de l intérêt relatif.

22 IV. Conclusion Notre installation donne entière satisfaction et permet de nous rapprocher de la législation à venir. Elle revêt une utilité évidente pour tous les acteurs de la prise en charge radiologique du patient. L acceptation par le personnel et la fiabilité du système ne doivent par nous faire oublier qu il s agit d une solution provisoire. Le C.H.U. de Nancy répond à cette problématique par le choix qu il vient de faire d une solution pour l informatisation intégrée de sa gestion patient (dossier médical, prescriptions, résultats d examen, échanges entre les services de soins et médicotechniques).

23 REFERENCES BIBLIOGRAPHIE : - Décret relatif au dossier médical personnel - Constitution du dossier médical (Code de la santé publique) LIENS UTILES : - - EDL Xplore - AGFA Impax - Scanners RICOH

24 REMERCIEMENTS - Direction Informatique, C.H.U. Nancy - Dr Monchovet, médecin archiviste, Hôpitaux de Brabois, C.H.U. Nancy

25 CONTACT Nicolas LABONNE Service d Imagerie Guilloz Hôpital Central CHU Nancy 29 avenue du Maréchal de Lattre de Tassigny C.O. N Nancy Cedex Tél. :

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