Echanges EDT / STS et EDT / SCONET

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1 Echanges EDT / STS et EDT / SCONET Comment créer une base à partir de STSweb? (voir page 3) Comment importer les élèves de SCONET? (voir page 4) Comment préparer la remontée des services vers STSweb? (voir page 5) Comment remonter les services vers STSweb? (voir page 8) Problème connu lors de la remontée dans STSweb (voir page 9) Retour vers SCONET (voir page 10)

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3 Comment créer une base à partir de STSweb? 3 Comment créer une base à partir de STSweb? La construction d'une base à partir de STSweb se fait en deux étapes successives : la première dans STSweb, la seconde dans EDT. Etape 1. Exporter les données de STSweb 1 Depuis l écran d'accueil de SCONET, cliquez sur Mise à jour dans la rubrique Application STS. 2 Dans STSweb, sélectionnez le menu Exports et choisissez Emploi du temps. 3 Enregistrez le fichier STS du type sts_emp_(n UAI de l'établissement)_(année).xml sur votre ordinateur dans un dossier que vous retrouverez facilement. Etape 2. Construire la base EDT 1 Sur l'écran d'accueil d'edt, cliquez sur le bouton Construire une base depuis STSweb. 2 La fenêtre Choix des données à importer s affiche. Vous devez cocher les données de STS que vous souhaitez récupérer dans EDT. Puis, cliquez sur Valider. 3 La fenêtre Ouvrir s'affiche. Vous devez sélectionnez le fichier sts_emp_votre n UAI_année.xml généré à l'étape 1 puis cliquer sur Ouvrir. 4 Nommez et enregistrez sous la nouvelle base. Remarque : si vous gérez deux établissements, la commande Fichier > Importer les données d un 2e établissement permet d importer à partir de STS toutes les données relatives à un 2e établissement et vous pouvez faire le retour vers STSweb pour chaque établissement. Index Education

4 4 Comment importer les élèves de SCONET? Comment importer les élèves de SCONET? La récupération des données élèves de SCONET se fait en 2 étapes successives : la première dans SCONET, la seconde dans EDT. Etape 1. Exporter les données de SCONET 1 Sur l'écran d'accueil de SCONET, choisissez Accès Base Elèves dans la rubrique Application SCONET. 2 Allez dans Exploitation > Export standard > Export générique pour générer les 6 fichiers *.xml : - Export Nomenclature, - Export Communs, - Export Géographique, - Export Structures, - Exports Elèves avec adresse, - Export Responsables avec adresse. Les fichiers *.xml peuvent avoir été compressés : ils apparaîtront alors au format *.zip. 3 Enregistrez ces 6 fichiers sur votre ordinateur dans un dossier que vous retrouverez facilement. Etape 2. Importer les données dans EDT 1 Activez l'une des commandes suivantes : - Fichier > SCONET/STS > Importer les élèves si votre base ne contient pas d'élèves. - Fichier > SCONET/STS > Importer les nouveaux élèves si votre base contient déjà des élèves (importés ou saisis). - Fichier > SCONET/STS > Mettre à jour les données élèves pour mettre à jour uniquement les élèves de votre base EDT. La fenêtre d Import des élèves s affiche. 2 A l'aide du menu déroulant, sélectionnez le répertoire contenant vos fichiers issus de SCONET, choisissez [Ctrl + clic] à gauche tous les fichiers *.xml ou *.zip à récupérer puis cliquez sur Valider la sélection. 3 Les fichiers choisis s affichent automatiquement à la bonne place dans le tableau de droite. Dans la colonne Données récupérées, EDT affiche ; - en noir : les données qui seront récupérées, - en gris : les données pour lesquelles aucun fichier n a été sélectionné, - en rouge : les données nécessitant la récupération d un autre fichier. Par exemple, la récupération des responsables n est possible que si on récupère aussi les élèves. 4 Cliquez sur le bouton Importer pour récupérer les données élèves dans EDT. 5 Si certaines données de SCONET ne renvoient à aucune données d'edt, une fenêtre de mise en correspondance apparaîtra pour vous permettre soit d indiquer le correspondant EDT ; soit d ajouter la donnée pour en faire une donnée EDT. index education

5 Comment préparer la remontée des services vers STSweb? 5 Comment préparer la remontée des services vers STSweb? Avant de commencer, enregistrez une copie de votre base EDT. Exemple : retour_1_sconet_2007. C est sur cette copie que vous effectuez la préparation des services. Etape 1. Récupérer les données récentes de STS 1 Depuis l écran d accueil de SCONET, cliquez sur Mise à jour dans la rubrique Application STS. 2 Dans STSweb, allez dans Exports > Emploi du temps pour que STS génère le fichier de l emploi du temps (sts_emp_(n UAI)_(année).x ml) qui contient toutes les données nécessaires à EDT. 3 Enregistrez ce fichier *xml sur votre ordinateur dans un dossier que vous retrouverez facilement. Si vous effectuez souvent des échanges avec STSweb, datez le dossier pour ne pas le confondre. Exemple : C:\Exports STS vers EDT\10_octobre\sts_emp_(n RNE)_(année).xml. Etape 2. Etablir les correspondances entre les données Cette étape sert à mettre en correspondance les données saisies dans EDT et celles récupérées de STS afin qu elles puissent être lues par les deux applications. 1. Activer la mise en correspondance automatique 1 Activez la commande Fichier > SCONET / STS > Etablir les correspondances. 2 Sélectionnez le fichier sts_emp_(n UAI)_(année).xml récupéré à l étape 1 et cliquez sur le bouton Ouvrir. 3 EDT effectue une première mise en correspondance de manière automatique (exemple : deux professeurs seront automatiquement mis en correspondance s ils ont le même nom et même prénom dans EDT et STS). 4 Dans le groupe de travail STS, certaines données d EDT n ont pas encore de correspondant STS. 2. Supprimer les données inutilisées Certaines données EDT apparaissent sans correspondant STS? Ce sont peut-être des données inutilisées dans EDT. 1 Pour supprimer les données inutilisées, allez dans le groupe de travail Emploi du temps et sélectionnez l onglet correspondant au type de données voulu (ici les Matières). 2 Affichez toutes les données de ce type dans la liste avec le raccourci [Ctrl+T] puis sélectionnez-les toutes avec [Ctrl+A]. 3 Activez la commande Editer > Supprimer les matières (ou Classes ou Professeur) sélectionnées. Après confirmation, seules les données utilisées dans les cours restent dans la liste. Cette procédure est à renouveler pour chaque type de données : Professeurs, Classes et éventuellement Groupes. Index Education

6 6 Comment préparer la remontée des services vers STSweb? 3. Mise en correspondance manuelle pour les données restantes 1 Retournez dans le groupe de travail STS. Votre liste est maintenant réduite aux seules données utilisées. Vous pouvez commencer la mise en correspondance manuelle. 2 Pour cela, sélectionnez la donnée EDT à mettre en correspondance. 3 Puis, cliquez sur le bouton Mettre en correspondance avec une matière (ou classe ou professeur) STS. 4 Dans la fenêtre de sélection des données STS, double-cliquez sur la donnée STS à mettre en correspondance avec la donnée EDT. Les données STS n ayant aucun correspondant dans EDT s affichent en gras dans la fenêtre de sélection. Remarque : cette procédure est à renouveler pour chaque type de données : Matières, Professeurs, Classes et éventuellement Groupes. Spécificité des groupes La mise en correspondance des groupe est facultative. Il est recommandé de ne pas avoir de groupes dans STS. Cependant, si vous les avez conservés, EDT est capable de retrouver les correspondances entre les groupes EDT et les groupes STS. Etape 3. Mettre les cours en conformité Si les informations saisies dans EDT ne sont pas conformes au format attendu par STS, le transfert des cours ne peut pas se faire. Les cours à remonter doivent impérativement être des cours simples, en conformité avec les MEF des classes. Suivez la procédure suivante pour repérer les cours non conformes et les modifier avant la remontée vers STSweb. 1. Préciser les cours complexes Cette étape est indispensable avant la transformation de vos cours en cours simples. 1 Activez la commande Editer > Préciser les cours complexes [Ctrl+R]. 2 Dans la fenêtre de précision, vous devez affecter à chaque professeur sa matière, l ensemble des élèves qu il voit (classe ou partie ou groupe), sa salle et, éventuellement, son alternance et sa pondération. 3 Choisissez le mode de répartition des séances d enseignement. 4 Si aucun mode de répartition proposé par EDT ne correspond à votre situation, personnalisez les séances d enseignement des professeurs directement dans la fenêtre de précision en modifiant les valeurs ou en les déplaçant sur un autre horaire du professeur. index education

7 Comment préparer la remontée des services vers STSweb? 7 2. Transformer les cours Pour STS, un cours ne doit comporter qu un seul professeur (exceptés les cours en co-enseignement). Tous les cours ayant au moins deux professeurs doivent être transformés en cours simples (ou signalés comme cours en coenseignement si c est le cas). 1 Dans le groupe de travail Emploi du temps > Cours, activez la commande Extraire > Définir une extraction. 2 Renseignez le critère Cours ayant au moins : 2 professeurs. EDT affiche dans la liste tous les cours ayant plus d un professeur. 3 Activez la commande Editer > Transformer les cours complexes en cours simples et indépendants > les cours extraits. Spécificité des cours de co-enseignement Cas général Dans STS, un cours est considéré comme un cours de co-enseignement s il ne comporte : - qu une seule salle et, - qu une seule classe (ou un seul groupe) et, - plusieurs professeurs enseignant la même matière ou bien chacun sa matière (à spécifier dans la fenêtre de précision des cours complexes qui s ouvre avec la commande Editer > Préciser les cours). De plus, la modalité choisie dans la Liste des cours doit impérativement être conforme à celle attendue par STS ( ). Forcer la remontée d un cours de co-enseignement comportant plusieurs classes ou groupes Pour cela, vous devez indiquer que le cours est un cours de co-enseignement en cochant la rubrique Co-enseignement dans Emploi du temps > Cours > Liste. Au moment de la remontée vers STSweb, EDT fusionnera automatiquement les classes (ou parties) composant le cours en une seule structure de type Groupe. Bien entendu, pour que cette procédure fonctionne, le cours ne doit avoir qu une seule salle (comme dans le cas général). Etape 4. Générer le fichier.xml pour le retour vers STSweb 1 Dans EDT, lancez la commande Fichier > SCONET/STS > Exporter avec l'assistant. Suivez bien tous les conseils indiqués pour chaque étape. EDT procède à différents contrôles sur votre base EDT ainsi que sur le fichier *.xml que vous avez récupéré dans STS à l étape 1. 2 A l étape 8, l assistant vous demande de choisir un répertoire de destination pour le fichier *.xml qu EDT est sur le point de générer : EDT_vers_STS_(votre n UAI)_(année).xml). 3 Enregistrez ce fichier *xml sur votre ordinateur dans un dossier différent de celui de l étape 1. Exemple : C:\ Exports EDT vers STS\10 octobre\edt_vers_sts_(n UAI)_(année).xml C est ce dernier fichier *.xml, contenant les données récentes de STSweb ainsi que celles d EDT, que vous allez remonter vers STSweb (voir FAQ suivante Comment remonter les services vers STSweb?). Index Education

8 8 Comment remonter les services vers STSweb? Comment remonter les services vers STSweb? Avant de remonter les services EDT vers STSweb, procédez à la création du fichier EDT_vers_STS_(votre n UAI)_(année).xml contenant les données récentes de STSweb plus celles d EDT (voir la FAQ précédente Comment préparer la remontée des services vers stsweb?). Attention, en cas d imports successifs, la procédure suivante est de type «annule et remplace»! 1 Depuis l écran d accueil de SCONET, cliquez sur Mise à jour dans la rubrique Application STS. 2 Dans STSweb, sélectionnez l'onglet Imports et cliquez sur Emploi du temps. 3 Cliquez sur le bouton Parcourir. Sélectionnez le fichier EDT_vers_STS_(votre n UAI)_(année).xml généré par EDT lors de la préparation du retour vers STS. index education

9 Problème connu lors de la remontée dans STSweb 9 4 STSweb pose alors la question suivante : Que souhaitez-vous faire?. Il est recommandé de sélectionner l'option Importer toutes les données. 5 Pour récupérer tout ce qui concerne les professeurs principaux dans EDT, répondez Oui à la question posée Importer les indemnités de professeur principal. Ensuite, cochez les ARE pour que vous souhaitez remonter dans STS. 6 Si le retour s'est déroulé avec succès, STSweb affiche la mention Il n'y a pas de résultat dans la Liste des opérations n'ayant pas pu être effectuée par l'import. Le retour des services vers STSweb est alors terminé. Problème connu lors de la remontée dans STSweb Lorsque vous lancez la remontée de vos services EDT dans STSWeb, il se peut qu une question vous soit posée : «Souhaitez-vous conserver les services, ARE, indemnités saisies dans STS web et n importer que les données spécifiques aux emplois du temps (cours et alternances)?» Vous devez impérativement répondre NON pour récupérer toutes les données d EDT. Si vous répondez Oui, vous ne récupérez que les cours. De plus, tous les cours dont les services n ont pas été créés au préalable dans STSWeb seront signalés en erreur dans la Liste des opérations n ayant pas pu être effectuées par l import. Index Education

10 10 Retour vers SCONET Retour vers SCONET La commande Fichier > SCONET/STS > Exporter les élèves vers SCONET permet de remonter les élèves contenus dans la base EDT vers la Base Elèves de SCONET. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les établissements privés, conformément aux directives ministérielles). 1 Activez la commande Fichier > SCONET/STS > Exporter les élèves vers SCONET. 2 A l aide du bouton Parcourir, sélectionnez ou créez un répertoire de destination pour le fichier qu EDT va générer. 3 Cliquez sur le bouton Générer. 4 La fenêtre d export s ouvre automatiquement. 5 EDT liste tous les élèves qui ne peuvent pas être exportés et vous indique les informations manquantes. 6 Utilisez les boutons Extraire pour n afficher dans les listes que les élèves qui posent problème pour la caractéristique indiquée (N national, Ville de naissance, Responsables...). 7 Lorsque vous avez terminé de modifier les élèves, cliquez sur Exporter. 8 Une fenêtre d export s ouvre automatiquement pour vous permettre d indiquer le répertoire de destination du fichier qu EDT est sur le point de générer. index education

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