Lors d une réunion CE, l'employeur peut se faire assister par des tiers à l'entreprise sous réserve de respecter certaines conditions.

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1 IRP Assistance de l employeur à la réunion de CE Lors d une réunion CE, l'employeur peut se faire assister par des tiers à l'entreprise sous réserve de respecter certaines conditions. Les faits En 2005, la société C. fait l objet d une restructuration avec fermeture de l un de ses sites. Elle est mise en redressement judiciaire, des administrateurs sont nommés et prononcent 166 licenciements économiques dans le cadre d un PSE. En 2010, la société est placée en liquidation judiciaire et un certain nombre de salariés saisissent le conseil de prud hommes. Ils réclament notamment des indemnités pour irrégularité de la procédure d information/consultation du CE, car lors des huit réunions de consultation du CE, un avocat et un consultant se trouvaient aux côtés de l'employeur. Ce qu en disent les juges Ni la cour d appel, ni la Cour de cassation n accordent aux salariés les dommages et intérêts demandés. Pour les juges, la procédure consultative n'est pas rendue irrégulière par la présence de personnes étrangères à l'entreprise. Les juges ont constaté que les membres du CE n ont émis aucune contestation à la présence de tiers et les ont même interrogés. Les juges précisent par ailleurs que cette présence n'a pas porté atteinte à l'équilibre de la procédure : la preuve, se fondant sur les PV de réunion, la cour d'appel constate qu'étaient présents aux huit réunions au maximum 5 personnes pour l'employeur, et entre 12 et 15 représentants du personnel, les suppléants ayant assisté aux séances. Cour de cassation, chambre sociale, 8 juillet 2014, n (les tiers aux réunions CE ne rendent pas la procédure de consultation irrégulière dès lors que les élus les ont acceptés) Quel est le délai de conservation du procès-verbal de réunion?

2 Contrairement aux documents visés par la loi informatique et libertés qui font l'objet d'un délai de conservation maximal, et à certains documents obligatoires de l'entreprise, qui font l'objet d'un délai de conservation minimal, les procèsverbaux du CE ne font l'objet d'aucun délai de conservation, ni minimum ni maximum, légal. Alors combien de temps est-il souhaitable de les conserver? La question du délai de conservation des procès-verbaux prend un relief différent si l'on se place du point de vue de l'employeur ou du comité lui-même. Du point de vue du comité d entreprise, une conservation permanente est souhaitable, conformément à la permanence de l'entité comité par rapport à la succession des membres qui l'animent au fil des élections. Bien souvent, l'absence de conservation des PV empêche la nouvelle équipe de prendre connaissance des travaux antérieurs. Cela peut avoir des conséquences importantes, même pour des informations très anciennes : par exemple, la détermination de la valeur plancher du budget des œuvres sociales, indépendamment des variations de la masse salariale, implique de remonter à la constitution du comité. Toutefois, l'accumulation des PV peut prendre des proportions déraisonnables. Il convient donc d'organiser la durée et les modalités de conservation (ne conserver que les PV les plus importants, ou les scanner au bout d'un certain temps, etc.), de préférence en fixant ces modalités dans le règlement intérieur. Du point de vue de l'employeur, l'enjeu est surtout la règle en vertu de laquelle il est sensé tenir les PV de CE à disposition de l'inspection du travail, sans préciser sur quelle antériorité s'applique cette obligation. Il existe donc un risque juridique, néanmoins limité par le fait qu'aucune sanction, notamment pénale, n'est prévue et que, selon toute vraisemblance, le défaut de communication ne saurait être regardé comme une entrave aux prérogatives de l'inspection du travail s'il ne résulte pas d'une véritable intention de l'employeur mais d'une antériorité déraisonnable de la demande de l'inspection. Gestion et comptes des comités d entreprise : la réforme entre en vigueur le 1er janvier 2015 La loi n du 5 mars 2014, relative à la formation professionnelle, à l emploi et à la démocratie sociale comporte des dispositions qui soumettent les comités d entreprise à des règles de tenue et de présentation de leurs comptes

3 et à des règles de gestion, les unes et les autres sans équivalent auparavant. «Clés du social» en a rendu compte [Article suivant ci-dessous]. En majorité, ces nouvelles règles s appliquent aux exercices ouverts à compter du 1er janvier Ainsi, dès le début de l année 2015, chaque C.E. devra avoir : - Adopté son règlement intérieur (comprenant les modalités d arrêté des comptes et d établissement du rapport d activité) ; - Désigné son trésorier ; - S il a transféré la gestion d une partie de ses activités sociales et culturelles au C.C.E., mis au point la convention que les deux comités doivent conclure ; (pour les C.E. les plus importants), mis au point et inscrit dans son règlement intérieur la composition, le mode de fonctionnement de sa commission des marchés, et les modalités de désignation de ses membres, et mis au point les critères et procédure de sélection des fournisseurs et prestataires dont le montant du marché dépasse euros. Entre temps, le Gouvernement devait fixer par décret les seuils au regard desquels les obligations comptables et de gestion des comités d entreprise sont différenciées. C est presque chose faite : deux décrets sont en préparation. Très probablement, ce sont ces dispositions qui figureront dans la version définitive de ces décrets. Trois catégories de comités d entreprise (ou d établissement, ou C.C.E., ou C.I.E.) sont distinguées : - Ceux dont les ressources annuelles ne dépassent pas euros, Ils doivent enregistrer chronologiquement dans un livre leurs dépenses et leurs recettes, et établir une fois par an un état de synthèse comportant des informations complémentaires sur leur patrimoine et leurs engagements en cours. - Ceux dont les ressources annuelles dépassent euros, sans excéder, au regard de deux des trois critères (effectif salarié, total des ressources annuelles et total du bilan), les seuils, respectivement, de 50 salariés à la clôture d un exercice, 3,1 millions d euros et 1,55 millions d euros, Ces comités peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes, et n enregistrer leurs créances et leurs dettes qu à la clôture de l exercice. - Ceux qui dépassent ces seuils au regard de deux des trois critères doivent tenir une comptabilité de droit commun.

4 Les ressources prises en compte sont la subvention de fonctionnement, la contribution de l employeur au financement des activités sociales et culturelles, les recettes afférentes à ces activités, visées à l article R du code du travail, ainsi que des sommes que le comité reverse à un C.C.E. ou à un C.I.E. en vertu d une convention de transfert de gestion. Toutefois, pour l appréciation des ressources au regard du seuil de euros, déduction est faite des contributions des salariés et des recettes de manifestations organisées par le C.E. Le décret à paraître dresse la liste des rubriques d information du rapport d activité que les C.E. relevant des catégories 2 et 3 ci-dessus devront établir à la fin de chaque exercice : - Organisation du comité (nombre de sièges, nombre d élus, effectif des salariés du comité, nombre et nature de ses commissions, organigramme des services du comité) ; - Utilisation de la subvention de fonctionnement (honoraires des experts rémunérés par le C.E., rémunération de salariés du comité, frais de déplacement, de documentation, dépenses de formation économique des élus, dépenses de communication avec les salariés de l entreprise, sommes versées au C.C.E., autres frais de fonctionnement) ; - Activités sociales et culturelles (descriptif et lieu de réalisation de ces activités, distinguant selon que le C.E. les gère directement, qu il participe à leur gestion ou qu il l a déléguée, montant délégué, prestataire auquel il a été fait appel, éléments d analyse des écarts entre budget prévisionnel et budget réalisé, données afférentes aux prestations proposées et à leurs bénéficiaires) ; - Description et évaluation du patrimoine ; - Engagements en cours et transactions significatives. Pour les C.E. dont les ressources sont les plus modestes (catégorie 1 ci-dessus), le rapport comprendra les informations sur l organisation du comité, sur l utilisation de la subvention de fonctionnement et les données afférentes aux prestations proposées et à leurs bénéficiaires, les informations relatives aux transactions significatives de l exercice, et les états de synthèse simplifiés, définis par l Autorité des Normes Comptables, relatifs aux ressources et dépenses, au patrimoine et aux engagements du comité. Contrôle des comptes des comités d entreprises La loi du 5 mars 2014 a institué de nouvelles règles concernant les comptes des CE.

5 Obligation pour tous les CE de désignation d un trésorier et de conservation pendant dix ans des documents et pièces comptables (y compris concernant le comité central d entreprise). Établissement des comptes Outre la fourniture d informations sur les transactions significatives effectuées, tous les CE seront tenus d établir, à compter du 1er janvier 2015, des comptes selon des modalités différentes, en fonction de leurs ressources notamment. CE dont les ressources annuelles n excèderont pas un seuil fixé par décret (a priori ) : - soumis à une comptabilité ultra-simplifiée (notamment livre retraçant chronologiquement les dépenses et les recettes). CE dont les ressources annuelles excèderont le seuil de , présentation : - soit des comptes simplifiés lorsqu il ne remplit pas au moins deux des trois critères fixés par décret : nombre de salariés (a priori 50), ressources annuelles 3,1 millions d et total du bilan (1,55 million d ). Le CE confiera la mission de présentation de ses comptes annuels à un expertcomptable et prendra en charge son coût sur son budget de fonctionnement. La loi prévoit des règles applicables au 1er janvier 2016 relatives à la consolidation des comptes lorsque le comité contrôle d autres entités. - soit des comptes de droit commun. Approbation et publicité des comptes Les comptes annuels du CE seront arrêtés par les seuls membres élus, selon des modalités prévues par son règlement intérieur. Ils seront approuvés par ces mêmes membres en séance plénière. Un rapport de gestion, comportant des informations qualitatives sur les activités et la gestion financière du CE, devra également être établi et présenté lors de cette séance aux membres élus. Le contenu de ce rapport sera fixé par décret et variera en fonction des obligations comptables du CE. Ce rapport, ainsi que les comptes annuels, devra être transmis aux membres du CE au plus tard trois jours avant la séance plénière. Enfin, le comité sera tenu, par tout moyen, de porter à la connaissance des salariés ses comptes accompagnés du rapport de gestion. Certification des comptes et procédure d alerte

6 À compter du 1er janvier 2016, le comité d entreprise, tenu d établir une comptabilité de droit commun, devra les faire certifier par au moins un commissaire aux comptes et un suppléant distincts de ceux de l entreprise. Lorsqu il s agit de comptes consolidés, il devra nommer deux commissaires aux comptes. Il supportera le coût de la certification, sur sa subvention de fonctionnement. Une procédure d alerte sera instituée lorsque le commissaire aux comptes relève des faits de nature à compromettre la continuité de l exploitation du comité. Il devra en informer le secrétaire et le président du comité dans des conditions fixées par décret. À défaut de réponse du secrétaire du comité dans le délai fixé par décret, ou si celle-ci ne permet pas d être assuré de la continuité de l exploitation du comité, le commissaire aux comptes établira un rapport spécial et invitera l employeur à réunir le comité pour qu il délibère sur les faits relevés. Si les résultats de cette procédure ne s avèrent pas probants, il sera tenu d informer le président du tribunal de grande instance de ses démarches et de lui en communiquer l issue. Création d une commission des marchés Sa mise en place sera obligatoire dans les CE qui remplissent deux des trois critères pris pour l établissement des comptes. Cette commission sera chargée de choisir les fournisseurs et les prestataires du comité d entreprise. Comité central d entreprise Les futures dispositions du Code du travail sur l établissement et le contrôle des comptes du comité d entreprise seront applicables au comité central d entreprise dans des conditions fixées par décret. Autre nouveauté : le CCE devra se doter d un règlement intérieur pour fixer les modalités de son fonctionnement et de ses rapports avec les salariés de l entreprise pour l exercice des missions qui lui sont conférées.

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