Guide du superviseur en entreprise

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1 Service Alternance Travail-Études et Placement Les conditions gagnantes Guide du superviseur en entreprise Pour que l embauche d un stagiaire soit une réussite, les conditions suivantes doivent être remplies : Planification du stage par l entreprise (tâches, période et durée du stage, horaire, etc.). Mise en place par l entreprise, de conditions favorables à l accueil et à l intégration du stagiaire et au bon déroulement du stage. Implication entière du stagiaire. Soutien de l établissement d enseignement. Planification du stage Désigner un superviseur qui saura communiquer son savoir, former le stagiaire, vérifier son travail et l évaluer. Prévoir des tâches variées et stimulantes pour maintenir la motivation et le bon rendement du stagiaire. S assurer que le stagiaire aura du travail pour toute la durée de son séjour dans l entreprise. 1

2 Préparation de l accueil du stagiaire L accueil du stagiaire doit être planifié soigneusement avant son arrivée. Les aspects suivants doivent être pris en considération : Indiquer au stagiaire l heure et l endroit où il devra se présenter à son arrivée, le jour de sa première journée de travail ainsi que le nom de la personne qui l accueillera sur place. Expliquer clairement le mandat au stagiaire. Informer l équipe de travail de l embauche d un stagiaire. Prévoir l organisation de l espace de travail du stagiaire (ordinateur, poste téléphonique, adresse électronique, etc.). Présenter le stagiaire à l équipe de travail et lui faire visiter les lieux. Fournir l équipement nécessaire au stagiaire pour l exécution de ses tâches (trousse d outils, etc.). Fournir au stagiaire s il y a lieu, les habits de protection (casque, bottes, dossard, lunettes, masque). Rôle du superviseur de stage en entreprise Généralement, les premières semaines du stage nécessite du superviseur d être plus présent ou disponible auprès du stagiaire pour le guider dans ses nouvelles tâches. Le superviseur joue un rôle de guide auprès du stagiaire, et doit être capable de lui transmettre son savoir. Afin que le stagiaire devienne progressivement autonome, productif et atteigne le rendement attendu, le superviseur de stage doit fournir les explications nécessaires et une rétroaction constructive tout au long du stage. Respecter le mandat du stage décrit dans l offre de stage ainsi que les modalités stipulées dans le protocole d entente. Fixer des rencontres statutaires avec le stagiaire pour faire le point sur le déroulement du stage (apprentissages, difficultés, lacunes, etc.). Dans le cas d une situation problématique, il est important d en discuter avec le stagiaire rapidement afin de rétablir la situation. La conseillère pédagogique en ATE peut également intervenir au besoin. Les problèmes rencontrés peuvent être divers : Problème de ponctualité, de tenue vestimentaire, d attitude, etc.; Ambiguïté sur les tâches et la charge de travail (consignes de travail insuffisantes ou imprécises); Problème d intégration à l équipe de travail; Non-respect du mandat par l employeur (tâches non conformes à la description du mandat de l offre de stage); Attentes non comblées concernant le rendement du stagiaire. 2

3 Intégration du stagiaire Le passage de l environnement collégial au milieu du travail peut présenter des difficultés, ou du moins un défi pour l étudiant dans les premières semaines de son stage. Il aura à mettre en pratique et à intégrer les concepts théoriques assimilés dans sa formation. Il aura également à absorber de nombreuses informations. S attendre à une période de deux à trois semaines d adaptation du stagiaire à ses tâches, aux équipements, à l équipe de travail, au superviseur, etc. Offrir un environnement favorable à l intégration du stagiaire à l équipe de travail. Prévoir de la formation sur les outils et les équipements à utiliser, les procédures de travail, les mesures de santé et sécurité internes, etc. Fournir la documentation technique nécessaire à l exécution du mandat. S il s agit d un stage de niveau 1 (1 er stage en entreprise), la période d adaptation du stagiaire au milieu de travail sera peut-être plus longue. Il sera alors important d établir un climat de confiance où l étudiant se sentira à l aise de poser des questions sur ses tâches. Conditions propices à l apprentissage Voici les conditions propices à l apprentissage qui encourageront la motivation du stagiaire et auront un impact positif sur son rendement et son implication dans le travail : Le milieu de travail doit permettre à l étudiant la mise en œuvre des connaissances techniques acquises dans sa formation et l apprentissage de nouvelles notions. Être attentif aux demandes du stagiaire et y répondre de façon rapide et concrète. Encourager le stagiaire à poser des questions. Tenir le stagiaire informé de votre appréciation de son stage, tant sur les aspects positifs que négatifs. Si le stagiaire a des points à améliorer dans son travail, utiliser des commentaires constructifs afin de l encourager à modifier ses façons de faire. 3

4 Responsabilités des trois parties impliquées pendant et après le stage Employeur : En entreprise, le stagiaire est considéré comme un travailleur au sens de la Loi sur les normes du travail et la Loi sur les accidents de travail et les maladies professionnelles. En cas de problème avec le stagiaire, le superviseur a la responsabilité d en discuter d abord avec celui-ci, et ensuite, d en informer la conseillère pédagogique en ATE afin de trouver des solutions pour remédier à la situation. L employeur qui envisage le congédiement d un stagiaire en raison d une situation qui lui semble insoluble ne peut mettre fin au stage sans en avoir discuté au préalable avec la conseillère pédagogique. Prévoir une disponibilité pour la visite de la conseillère pédagogique en ATE en milieu de stage. Celle-ci est exigée par le ministère de l Éducation, du Loisir et du Sport (MELS) du Québec et a pour objectif de s assurer du bon déroulement du stage : Durée : environ 1 heure; Déroulement : en deux temps : d abord une rencontre avec le superviseur, À la fin du stage : suivie d'une rencontre avec le stagiaire, le superviseur devra remplir une fiche d évaluation en ligne dans les délais prescrits. Il lui est fortement conseillé de rencontrer le stagiaire afin de lui faire part de son appréciation et lui transmettre ses recommandations s il y a lieu (critiques constructives). L entreprise devra transmettre au Service ATE du Collège, la feuille Registre des heures travaillées du stagiaire et heures d encadrement dans les délais prescrits. Ces informations servent à : déclarer les heures travaillées du stagiaire dans son relevé de notes, émettre le formulaire pour les entreprises qui bénéficient d une mesure fiscale de crédit d impôt pour stage en milieu de travail. 4

5 Responsabilités des trois parties impliquées pendant et après le stage (suite) Stagiaire : Adopter un comportement professionnel et respecter les règles de l entreprise (façons de faire, politique de confidentialité, horaire, etc.). S engager à assumer ses responsabilités et réaliser le mandat pour lequel il a été embauché. En cas d un problème relié au stage, le stagiaire doit en informer son superviseur immédiatement et en aviser la conseillère pédagogique en ATE. Le stagiaire ne peut décider par lui-même de mettre fin à son stage. Dans un cas de force majeure (maladie, situation d urgence, etc.), il devra en aviser la conseillère pédagogique en ATE pour discuter de sa situation et voir les solutions possibles. Le stagiaire doit rédiger un rapport de stage à transmettre au Service ATE du Collège à la fin de son séjour en entreprise. Établissement d enseignement : S assurer du bon déroulement du stage auprès de l employeur et du stagiaire. Procéder à la visite de stage en milieu de travail (entretien téléphonique lorsque le lieu de stage est très éloigné du Collège). Collaborer avec le superviseur pour résoudre les problèmes relatifs au stage. Transmettre les formulaires nécessaires au suivi du stage à l employeur: Fiche d évaluation du stagiaire; Registre des heures travaillées du stagiaire et heures d encadrement; Formulaire de crédit d impôt à l employeur (en octobre pour les stages d été et en mai pour les stages d hiver). 5

6 L'équipe du Service d'alternance Travail-Études du Agentes de soutien administratif Sylvie Turbide , poste 2641 Nathalie Légaré , poste 2640 Conseillères pédagogiques Louise Crevier , poste2646 Responsable des programmes d études suivants : Technologie de la géomatique géodésie 230.AB Technologie de l électronique industrielle 243.C0 Techniques de l informatique : Option Informatique de gestion 420.AA Option Gestion de réseaux informatiques 420.AC Jocelyne Levasseur , poste 2643 Responsable des programmes d études suivants : Technologie du génie civil 221.B0 Technologie de la mécanique du bâtiment 221.C0 Pour toute question concernant les stages, veuillez dans un premier temps, contacter la conseillère pédagogique responsable du programme d études concerné. 6

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