OBJET : Frais de mission modification du cadre réglementaire pour les déplacements en métropole

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1 Le directeur du cabinet Paris, le 26 octobre 2000 NOR INT/F/00/00244/C Le ministre de l intérieur à Mesdames et messieurs les Préfets Mesdames et messieurs les directeurs généraux, directeurs et chefs de service de l administration centrale à l attention des bureaux gestionnaires OBJET : Frais de mission modification du cadre réglementaire pour les déplacements en métropole REF : Décret n du 22 septembre 2000 et sa circulaire d application (JO du 23/9/00) P.J. : 1 Résumé : Cette instruction a pour objet de définir les modalités pratiques d application du décret n du 22 septembre 2000 modifiant le décret n du 28 mai 1990 relatif aux nouvelles conditions et modalités de règlement des frais de mission en métropole. Ce décret clarifie, actualise et améliore sur plusieurs points la réglementation en vigueur. Le cadre réglementaire régissant les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement vient de connaître notamment trois évolutions significatives : 1. le taux des nuitées est revalorisé de 6% à compter du 1 er septembre 2000 (arrêté interministériel du ) Il s établit à 240F en province et 320 F à Paris. Cette revalorisation n a d effet pratique que pour les fonctionnaires qui n utilisent pas les services de l agence de voyages du ministère. 2. l effectivité de la dépense doit être justifiée pour les nuitées et les repas, (article 3 du décret du 22/9/00) 3. l indemnité de repas est réduite de moitié (41 F au lieu de 82 F) lorsque le fonctionnaire en mission a effectivement pris son repas dans un restaurant administratif ou assimilé.( article 4 du décret ). On observe :

2 ?? que les déplacements outre-mer et à l étranger ne sont pas affectés par ces nouvelles dispositions.?? que les coûts supplémentaires résultant de ces nouvelles dispositions devront être financés par redéploiement : il n y a pas d abondement budgétaire spécifique.?? que le dispositif expérimental en vigueur au ministère a été consolidé, prolongé jusqu au 31/12/2003 et étendu à l ensemble des administrations publiques (décret n du 22/9/00). Ce dispositif permet d une part de dispenser l agent de faire l avance des frais (système du tiers-payant avec l agence de voyage) et d autre part de déroger aux dispositions réglementaires sur les frais de déplacements (article 2 du décret ). Une prochaine décision ministérielle précisera la nature et l étendue de ces dérogations dans le cadre de la politique voyage du ministère. Ces nouvelles mesures, qui ne remettent pas en cause les principes posés par le décret du 28 mai 1990, en particulier celui du remboursement forfaitaire sur la base des taux prévus par les arrêtés d application de ce décret, imposent de définir les modalités pratiques de leur application quant à la forme des justifications admises de l'effectivité de la dépense et quant à la procédure de gestion à adopter. I - Conditions et formes de la justification des dépenses prévue par le décret du 22/9/00 A - Hébergement Ce point est précisé par la circulaire d application du 22 septembre 2000 ( Titre II, commentaire de l article 5) : doit être joint à l état de frais : une facture d hébergement ou toute autre pièce justifiant d un hébergement à titre onéreux. Cette disposition est applicable aussi bien pour les agents en mission que pour les agents en stage. - La facture est fournie par l hôtelier quand le missionnaire paie lui-même son hébergement. Dans ce dernier cas, la production de la facture entraîne le versement forfaitaire de l indemnité de nuitée : 240F pour la province, 320 F pour Paris depuis le 1 er septembre Pour ce qui concerne les agents ayant recours aux services de l agence de voyages, le nouveau dispositif ne modifie rien. C est l agence de voyage qui prend en charge directement la dépense d hébergement. - Dans le cas de missions justifiant un hébergement mutualisé, durable et/ou répétitif, il convient dans la mesure du possible, que l administration prenne en charge l hébergement en passant des conventions d hébergement avec l organisme accueillant ou en assurant elle-même, par bon de commande, la location de chambre d hôtel ou d appartement. Dans ces cas, les agents en mission n auront plus à faire l avance de leur hébergement ni, en conséquence, à produire d'état de frais concernant l'hébergement. A défaut et lorsque les agents sont amenés à faire l'avance, il appartient au chef de service de déterminer avec les intéressés, au vu du justificatif d hébergement (quittance ou facture), les ayants droits (agents qui ont effectivement engagés des frais) au remboursement forfaitaire nécessaires et suffisants pour couvrir les frais exposés. 2

3 B Restauration Le décret du 22 septembre 2000, article 3, impose de justifier l effectivité d une dépense de repas. La circulaire d application (Titre II, commentaire de l article 5) précise que celle-ci prend la forme d une attestation des conditions de restauration de manière à établir dans lequel des trois cas possibles s est trouvé le fonctionnaire : Repas gratuit Restaurant administratif Repas à titre onéreux : pas d indemnisation : 41 F (voir infra) : 82 F Cette disposition est applicable aussi bien pour les agents en mission que pour les agents en stage. Le versement des indemnités de repas est effectué de manière forfaitaire sur la base de cette attestation des conditions de restauration Celle ci prend la forme d une fiche dont le modèle est joint en annexe. Elle doit obligatoirement être produite en appui de l état de frais pour prétendre au droit à remboursement. Elle est signée par le fonctionnaire. Une certification sur l honneur sur l état de frais reprenant les mêmes items est également recevable. Dans le nouveau dispositif, l ordonnateur (ou le gestionnaire) est responsable des certifications de l effectivité de la dépense qu il délivre. Il lui appartient de définir et de mettre en œuvre les moyens de vérification appropriés.(circulaire-dispositions financières et comptables, b- 3 et 6 ). La signature de l état de frais emporte validation des déclarations portées sur l attestation. C Avances sur frais de mission Lorsque le fonctionnaire a bénéficié d une avance sur frais de mission, perçue auprès d une régie d avances, il doit obligatoirement produire, à son retour, la facture d hébergement et l attestation des conditions de restauration pour percevoir le solde. Dans le cas contraire des ordres de reversement seront émis pour recouvrer les sommes indûment perçues. Les mêmes contraintes pèsent pour les demandes de régularisation en fin de mission effectuées auprès des régies. II - Abattement de 50% des frais complémentaires de repas pour la restauration en structure administrative L article 4 du décret du 22/9/00 indique que «l indemnité de repas attribuée aux agents en mission est réduite de 50% lorsque les intéressés ont utilisé la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé». Toutefois, comme le précise la circulaire d application du 22/9/2000 ( commentaire de l article 10, derniers paragraphes) on doit entendre que l abattement de 50% ne s applique que lorsque le fonctionnaire a effectivement pris son repas en structure administrative. Les indemnités de repas versées à l agent en mission sont donc égales à 41 F si le repas est pris en structure administrative et à 82 F si le repas est pris à l extérieur. 3

4 Il vous appartient d apprécier au cas par cas, les missions pour lesquelles le recours à la restauration en structure administrative doit être préconisé, en rappelant aux agents que les indemnités journalières de repas sont versées pour couvrir les frais supplémentaires supportés par l agent en mission ou en stage. III - Traitement administratif et comptable des dossiers Le décret du 22/9/2000 impose de produire les pièces attestant l effectivité de la dépense en complément des pièces traditionnellement versées pour la constatation de la durée réelle du déplacement (article 3). En conséquence, c est au service gestionnaire qu incombe la responsabilité de rassembler l ensemble des pièces du dossier : ordre de mission (sauf quand celui-ci est permanent), état de frais accompagné, selon les cas, de l original de la facture d hébergement ou de la quittance, de l attestation des conditions de repas et de la justification du transport et de sa durée (billet de train ou d avion, carnet de bord pour les véhicules de service etc.). Les documents suivent le circuit suivant :?? Pour les services territoriaux (préfectures, SGAP, services de police, services zonaux ) La circulaire d application dit très clairement (voir introduction dernier sur les objectifs des modifications apportées par le décret ) que la facture d hébergement et l attestation des conditions de restauration «ne sont pas transmises au comptable». Cette précision étant apportée, vous avez deux possibilités pour la mise en paiement : 1. imposer la production de ces documents par les services gestionnaires en appui des états de frais transmis en vue de l ordonnancement. En conséquence, les pièces sont conservées par le service ordonnateur compétent ( service ordonnateur du SGAP ou de la Préfecture, en général les bureaux des finances). Ce dernier est responsable des certifications qu il délivre (art 7 du décret du 29/12/1962). Il lui incombe à ce titre, de présenter toutes les pièces matérialisant la réalité d une dépense aux corps de contrôles et aux juridictions financières. 2. convenir avec les dits services gestionnaires qu il leur appartient de vérifier euxmêmes, la conformité des dossiers et de conserver les attestations par-devers eux. Dans ce cas et en qualité d ordonnateur, vous procéderez en tant que de besoin, à des vérifications de l existence des justificatifs. Le délai de conservation des pièces dans l un et l autre cas, est fixé à 5 ans. Le choix entre ces formules qui présentent chacune des avantages et des inconvénients, ne peut avoir lieu qu après un échange approfondi entre votre bureau ordonnateur et les services gestionnaires concernés. 4

5 En cas de recours à une régie, il revient au régisseur compétent qui doit vérifier l effectivité de la dépense (voir I C), de conserver les pièces justificatives.?? Pour les services d administration centrale Le choix a été fait, en raison du volume des documents et des nécessités opérationnelles, de confier aux services gestionnaires, la charge de la vérification des attestations d effectivité de la dépense (attestation des conditions de restauration et facture d hébergement). Par conséquent, ce sont eux qui conserveront pendant 5 ans, les documents y afférents. Cette tâche engage leur responsabilité. En cas de recours à une régie, il revient au régisseur compétent qui doit vérifier l effectivité de la dépense (voir I C), de conserver les pièces justificatives. Le dossier de paiement transmis au bureau ordonnateur, le BCCOF, ne change pas de contenu. Afin d assurer une cohérence dans la mise en œuvre de la réforme au sein de l administration centrale, j ai demandé au directeur de la programmation des affaires financières et immobilières d organiser des contrôles ponctuels de la tenue des dossiers par les services gestionnaires. IV Date d application Les nouvelles modalités sont d application immédiate. * * * Si ces nouvelles mesures soulevaient des difficultés d application dans les services dont vous avez la charge, vous voudrez bien en faire part par écrit à la direction de la programmation, des affaires financières et immobilières Sous-direction du contrôle de gestion et des études place Beauvau PARIS Ce service se tient à votre disposition pour tout renseignement complémentaire (Mme Gesbert tél. : ;Télécopie : , mel : interieur.gouv.fr ). Bernard BOUCAULT 5

6 (Timbre du service) ATTESTATION DES CONDITIONS DE RESTAURATION (décre t n du 22 septembre 2000 et circulaire d application du 22/9/00) NOM : Prénom : Date(s) mission (s) : Référence Etat de frais n : Nombre de repas Conditions de restauration Montant forfaitaire Par repas TOTAL Repas gratuit 0 Repas en restaurant administratif 41 F Repas hors restaurant administratif 82 F TOTAL L intéressé certifie l exactitude des renseignements ci-dessus L intéressé 6

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