Installation générale General contracting

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1 36 Services Les Marchés savoir-faire pour & savoir-faire l événement I The expertis I XxxI Services for the event 36 Les savoir-faire I The know-how Service Clients : service-clients@gl-events.com / Installation générale General contracting Créer les conditions optimales de la rencontre et de l échange, dans un lieu donné et à l instant T : l installation générale est une des activités à travers laquelle l expérience et la complémentarité de nos métiers s expriment le mieux. Une véritable offre globale de prestations, dédiées aux organisateurs de : salons, foires, expositions, congrès manifestations culturelles et sportives événements d entreprises et de collectivités General contracting involves creating optimal conditions for meeting and exchanging in a given place and at a given time. It is one of the activities in which the experience and complementarity of our professions are best expressed. General contracting provides a genuinely all-round offer of services, designed for the organisers of: trade shows, fairs, exhibitions and congresses sports and cultural events corporate and group events VOS OBJECTIFS Vous souhaitez faire d un lieu brut, un espace réceptif prêt à accueillir dans les meilleures conditions exposants, visiteurs et équipes organisatrices. Votre manifestation est unique et nous adaptons notre accompagnement en prenant en compte ses spécificités : Taille : nos prestations s adressent aux grands organisateurs (+ de m 2 d exposition, + de stands) mais également aux manifestations plus intimistes de quelques dizaines de stands. Lieu : Nous intervenons aussi bien dans des bâtiments dédiés ( parc d exposition, palais des congrès) que sous structures temporaires en extérieur, ou dans des lieux plus atypiques. Niveau de service et de personnalisation : des solutions standards et économiques, aux formules les plus innovantes en termes de design et de services, nous nous adaptons à vos attentes. YOUR OBJECTIVES You would like to transform an empty venue into a place capable of welcoming your exhibitors, visitors and organisational team in the best conditions possible. Your event is unique and we will adapt our way of accompanying you by taking into account the very specificities of your event: Size: our services are designed for both large-scale organisers (more than 100,000 m² of exhibition space and more than 1,000 stands) and for more exclusive venue with only a few dozen stands. Venue: We provide solutions in dedicated buildings (exhibition parks, convention centres) as well in temporary structures, or even more atypical places. Level of service and personalisation: from standard, economical solutions to the most innovative formulae in terms of design and services, we can adapt to your expectations. NOS SAVOIR-FAIRE L installation générale est le métier historique du groupe. Forts de 30 ans d expérience, nous avons développé des expertises uniques de la conception à la production. Gestion de projet de la conception à la réalisation Des équipes intégrées pour gérer toutes les étapes, du dessin jusqu au m 2 de moquette posée : la certitude du contrôle de votre projet, de A jusqu à Z. Montage et démontage Dans la plus grande majorité des cas, les équipes de montage sont intégrées et encadrées (encadrement effectué par du personnel permanent). GL events assure ainsi la garantie d un travail d experts et de spécialistes de ces phases cruciales, dont peut dépendre la réussite d une manifestation. OUR KNOW-HOW General contracting is the historic basis of our group s profession. On the strength of 30 years experience, we have developed unique expertise, from design to production. Project management, from design to completion You can be sure that your project will be managed from A to Z, from our integrated teams capable of managing each stage, right down to the m² design of the carpet laid Everything is under control. Assembly and dismantling In the majority of cases, we use integrated assembly teams and managers (management by full-time staff). GL events thus guarantees that the work is carried out by experts and specialists during these crucial phases, on which the success of an event often depends.

2 37 Services pour l événement Services for the event Les basiques de l installation générale / General Contracting basics 38 Prévention et sécurité Prestations techniques particulières validées auprès d un organisme agréé par la commission de sécurité, certificats de classement au feu pour les matériaux : la réussite de votre manifestation passe par une sécurisation maximale. Connaissance des sites Avec prestations par an, GL events a la parfaite maîtrise des espaces équipés en installation générale en France et dans plusieurs capitales internationales. Nous disposons d une base de données de plans de site. Une expérience unique, qui optimise l installation des manifestations : efficacité et rapidité. Entretien et qualité Chaque matériel est contrôlé au départ et au retour pour la manifestation équipée. Remis en état et renouvelé systématiquement, la qualité du matériel est à la base des prestations professionnelles de GL events. LES SOLUTIONS MISES EN PLACE Quels que soit votre budget, votre exigence de personnalisation et de service, GL events a la solution adaptée à vos besoins pour l installation générale de votre manifestation : Création et aménagement des espaces communs (accueil, espace VIP, centre de presse, restaurant.) Implantation et aménagement des surfaces d expositions : Solution stand équipé Solution stand dédié Solution stand packagé Prevention and safety Particular technical services are validated by an organisation authorised to do so by the safety commission, along with fire safety certificates for the materials used: the success of your event also depends on maximum safety. Knowledge of venues With 4,000 events per year, GL events has perfect control of equipped venues in terms of general contracting, in France and in several international capitals. We have a database containing floor plans of our venues. Our experience is unique, allowing us to optimise the installation of events: efficacy and rapidity. Maintenance and quality All material is controlled on leaving the warehouse and on its return from an event in the case of equipped events. The quality of the equipment we use equipment which is systematically renovated and renewed is the basis of the professional services rendered by GL events. THE SOLUTIONS IMPLEMENTED Whatever your budget or your requirements in terms of customisation and service, GL events has the solution adapted to your event's general contracting needs: Creation and outfitting of public areas (reception, VIP area, press centre, restaurant etc.) Set-up and outfitting of exhibition areas: "Shell-scheme stand" solution "Custom stand" solution "Package stand" solution Les espaces communs / Public areas 39 Les solutions d exposition / Exhibition solutions 40

3 38 Les savoir-faire I The know-how Service Clients : service-clients@gl-events.com / Installation Générale I General contracting Les basiques de l installation générale General contracting basics Implantation des stands, aménagement des zones communes constituent la base du métier de l installation générale. Toute offre standard d installation générale comprend les éléments incontournables suivants: Traçage Bardage Plancher Moquette d allée/ stand Cloisonnement Signalétique Le rôle de GL events consiste à : - organiser l espace d exposition en stands exposants - proposer une implantation répondant aux critères souhaités par l organisateur - optimiser l espace disponible en proposant des aménagements fonctionnels (espaces presse, commissariats généraux, espaces VIP), techniques (gestion des flux, sécurité ), et esthétiques (image, communication en rapport avec le thème de la manifestation). Du dessin des stands à la pose du cloisonnement, l organisateur peut compter sur un accompagnement professionnel pour une installation fonctionnelle et de qualité. Fundamentally, general contracting involves the installation of stands and outfitting of public areas. The standard general contracting offer is made up of the following essential elements: Floor plans Cladding Flooring Aisle/stand carpeting Partitioning Signage GL events role consists of: - organising the exhibition area into exhibitor stands - proposing a layout that satisfies the criteria expressed by the organizer - optimising the available space by proposing layouts that are functional (press areas, administrative offices, VIP areas), technically efficient (traffic management, safety ), and aesthetically pleasing (image, communication in tune with the theme of the event). From the design of the stands to the fitting of the partitions, the organizer can count on our professional services to ensure a high quality, functional installation.

4 Les savoir-faire I The know-how Les espaces communs 39 Services pour l événement Services for the event Public areas Les zones communes sont des espaces incontournables de votre manifestation. Espaces de vie aux fonctionnalités différentes, ils accueillent à la fois vos visiteurs, vos exposants et vos équipes techniques. Quel que soit votre objectif, que ce soit pour accueillir, travailler, se détendre, présenter des produits, ou bien se restaurer, les espaces communs nécessitent une attention particulière. Proposer un cadre agréable et confortable à votre public, optimiser l espace et la circulation des flux, conférer une ambiance spécifique, nos équipes de concepteurs imaginent et créent pour vous des espaces réceptifs sur-mesure : Accueil Commissariats généraux et techniques Vestiaires Point Info Espaces détente, VIP, Lounge Espace restauration Espaces animation : défilé, forum, espace innovation, espace démonstration Espaces de travail : conférence, business center Espaces presse, plateau TV. GL events, un réel savoir-faire de conception et de scénographie! Chaque espace est personnalisé en fonction de vos souhaits, de la thématique de votre manifestation, de la fonctionnalité de l espace et de vos contraintes techniques. Pour plus de détails voir chapitre "Création d'espaces" Créer un espace réceptif pour accueillir des visiteurs, exposants, VIP; concevoir des espaces de travail fonctionnels bien qu éphémères, proposer un cadre singulier Quel que soit votre objectif, GL events crée pour vous des espaces événementiels sur-mesure, répondant aussi bien à vos exigences fonctionnelles, qu esthétiques. The public areas are essential zones for your event. It is within these multi-functional "living areas" that you welcome your visitors, your exhibitors and your technical teams. Irrespective of your objective, whether for welcoming, working, relaxing, presenting products, or enjoying a meal, the public areas require special attention. Offering your visitors a comfortable and pleasant environment, optimising the space and traffic, creating a specific atmosphere; our design teams invent and create tailor-made event spaces for you: Reception Technical and administrative offices Cloakrooms Information Points Relaxation, VIP, lounge areas Restaurant area Event areas: fashion show, forum, innovation area, demonstration area Work areas: conferences, business centre Press area, TV studio. GL events, genuine expetise in design and layout! Each area is personalised according to your wishes, the theme of your event, the functional requirements of the space and the technical constraints. For more details, please see the chapter on "Venue creation" Creating a reception space to welcome your visitors, exhibitors, VIPs; designing functional, yet temporary, work areas; providing a unique environment... Whatever your objective, GL events creates event spaces tailor-made for you, in terms of both your functional and aesthetic requirements.

5 40 Les savoir-faire I The know-how Service Clients : service-clients@gl-events.com / Installation Générale I General contracting Les solutions d exposition Exhibition solutions Des solutions stand optimisées pour vos exposants De la solution la plus simple à la plus élaborée, pour de petites comme de grandes surfaces GL events imagine et aménage pour vous des espaces d exposition répondant aussi bien à vos exigences fonctionnelles qu esthétiques. Optimised "stand" solutions for your exhibitors From the simplest to the most elaborate solutions, for small or large surface areas, GL events designs and fits out your exhibition spaces in line with your functional and aesthetic requirements.

6 Solution Stand équipé / Shell-scheme stand solution Les savoir-faire I The know-how 41 Services pour l événement Services for the event NOTRE OFFRE ÉQUIPÉE : l homogénéité des stands sur la manifestation le choix d un équipement adaptable (cloison, structure, éclairage, signalétique ) la possibilité pour vos exposants de personnaliser leur stand via une sélection de mobilier adapté OUR EQUIPPED PRODUCT PROPOSES: the homogeneity of the stands in relation to the event a choice of adaptable equipment (partitions, structures, lighting, signage ) your exhibitors can personalise their stands with a selection of adapted furniture

7 42 Les savoir-faire I The know-how Service Clients : service-clients@gl-events.com / Installation générale I General contracting Les solutions d exposition I Exhibition solutions Solution Stand dédié / Custom stand solution PERSONNALISATION DU DESIGN DE L ENSEMBLE DES STANDS SELON LA THÉMATIQUE DU SALON PERSONALISATION OF THE DESIGN OF ALL THE STANDS IN LINE WITH THE OVERALL THEME OF THE TRADE SHOW

8 Les savoir-faire I The know-how 43 Services pour l événement Services for the event CRÉATIVITÉ ET PERSONNALISATION L installation générale est conçue sur-mesure selon le design, la thématique, la typologie des exposants et la fonctionnalité des stands souhaités par l organisateur : la création d'un modèle de stand unique, déployé sur l'ensemble du salon une fonctionnalité d'agencement spécifique un salon qui se distingue par la mise en avant du produit et l'homogénéité de l'aménagement. Nous travaillons sur deux modes opératoires, distincts ou combinés : la création par nos propres bureaux d'études d'un concept qui répond aux besoins du client un travail en étroite collaboration avec un designer / architecte pour proposer un produit spécifique Le matériel est investi ou fabriqué spécialement selon les plans choisis par l organisateur. CREATIVITY AND PERSONALISATION The general contracting is made-to-measure on the basis of the design, theme, type of exhibitors and stand functionality desired by the organiser: creation of a unique stand model, used in the whole trade show specific layout functionality a trade show that stands out through focus on the product and the homogeneity of the layout. We have two operating modes, used either independently or combined: the creation by our own design teams of a concept that corresponds to the needs of the client working in close collaboration with a designer / architect in order to propose a specific product The material is either invested or manufactured specially, depending on the plans chosen.

9 44 Les savoir-faire I The know-how Service Clients : service-clients@gl-events.com / Installation générale I General contracting Les solutions d exposition I Exhibition solutions Solution Stand packagé / "Package stand" solution STAND PERSONNALISÉ SELON LES SOUHAITS DE L ORGANISATEUR AVEC UNE PRISE EN CHARGE DE L EXPOSANT Le stand packagé est une formule de stands clés en main comprenant : structure, moquette, électricité, mobilier, signalétique, décoration Une solution globale qui permet à l exposant d avoir une réelle visibilité du projet à un coût moins important et dans de meilleurs délais qu un stand individuel. PERSONALISATION OF STANDS ACCORDING TO THE ORGANIZER'S WISHES AND MANAGEMENT OF EXHIBITOR NEEDS The packaged stand is a ready to use stand formula including structure, carpeting, electricity, furniture, signage, decorations A global solution that allows exhibitors to have real visibility of the project and, through its positioning, to have an alternative to the individual stand.

10 Les savoir-faire I The know-how 45 Il reflète l identité visuelle du salon et les besoins de l exposant. C est pourquoi, nous travaillons en étroite collaboration avec l organisateur et le service technique des salons. Sa création se fait en fonction du cahier des charges de l'organisateur, en collaboration avec nos équipes commerciales et techniques. It reflects the visual identity of the trade show and the needs of the exhibitor. This is why a commercial team the organiser s sole contact works in close collaboration with the organiser and the technical services of the trade show. The design is created on the basis of the organiser s specifications, in collaboration with our commercial and technical teams. Services pour l événement Services for the event Une équipe dédiée, souple et performante, est à la disposition de l organisateur pour l accompagner pendant et après son projet, de la constitution d un cahier des charges à la réalisation. Le bureau d'études composé d'architectes, de scénographes et d'infographistes présente les projets en images 3D, fixes et animés, réalisés sur les logiciels les plus performants... Il est spécialement adapté pour répondre aux besoins des expositions. Seul et unique interlocuteur de l exposant, le Service Exposants propose de gérer les relations avec l exposant pour le compte de l organisateur. Un conseiller dédié accompagne le client à chaque étape du projet. A specially-designated team that is both flexible and efficient is at the organisers' disposal to accompany them during and after their project, from drawing up the specifications to completion. The research department is composed of experts in architecture, scenography and graphic design. They present their projects in still and animated 3D images, created on state-of-the-art software The specific mission of this team is to satisfy the requirements of exhibitions. The Exhibitor Department offers to take responsibility for management of the technical aspects of exhibiting, as well as managing relations with the exhibitor on behalf of the organiser. A specially designated consultant will accompany the client at each stage of the project. Les avantages pour l exposant : une prise en charge complète de la conception à la mise en œuvre un conseiller dédié pour les orienter dans leurs choix (couleurs, aménagement, mobilier, signalétique, décoration florale,...) une représentation en 3D de la configuration de leur stand consultable à tout moment sur internet un accueil personnalisé lors de leur installation sur le salon Les avantages pour l organisateur : une création sur-mesure de stands personnalisables en cohérence avec le positionnement et l'image du salon un accompagnement des équipes commerciales organisatrices par la création d'outils de vente (plaquette, CD Rom...) et le montage de stands prototypes une prise en charge complète des exposants par des conseillers spécialistes un suivi permanent sur internet des prestations choisies par les exposants la mise en œuvre de stands par des équipes dédiées Advantages for the exhibitor: complete management, from design to completion a specially designated consultant to direct them in their choices (colours, layout, furniture, signage, floral decorations ) a 3D representation of their stand, consultable at any time via the internet a personalised welcome when they set up their stand at the trade show Advantages for the organiser: made-to-measure design of stands that can be personalised coherently with the positioning and visual identity of the trade show accompaniment by the organising commercial teams by means of the creation of sales tools (brochure, CDRom ) and the assembly of prototype stands complete management of the exhibitors by specially designated expert consultants permanent real time internet follow-up, dedicated and personalised for each trade show, of the services chosen by the exhibitors installation of stands by specialist teams Pour l'exposant comme pour l'organisateur, le stand packagé rime avec simplicité, personnalisation et accompagnement. For exhibitors and organisers alike, the packaged solution rhymes with simplicity, personalisation and accompaniment.

11 46 Les savoir-faire I The know-how Service Clients : service-clients@gl-events.com / Installation générale I General contracting Les solutions d exposition I Exhibition solutions LE SERVICE EXPOSANT Notre mission : Gérer pour le compte d un site ou d un organisateur de salons, congrès ou foires les relations post-implantation avec les exposants. Avec un objectif : faciliter la vie des exposants. Cette prise en charge globale de l exposant comprend : la gestion des contacts entrants et sortants (téléphone, mail, fax) un accompagnement privilégié des exposants dans l aménagement de leurs stands : conseils, transmission des plans de stand au bureau d études, personnalisation la gestion de prestations complémentaires : mobilier, options de stand (réserve, cloison, éclairage ), signalétique, audiovisuel, décoration florale la gestion administrative des commandes (devis, bons de commandes, facturation ) l accueil des exposants sur salon THE EXHIBITOR DEPARTMENT Our mission: To manage, on behalf of a venue or a trade show, congress or trade fair organiser, post-implantation relations with the exhibitors. This global management of the exhibitors includes: management of both incoming and outgoing contacts (telephone, , fax) special accompaniment for exhibitors in terms of the layout of their stands: advice, transmission of stand plans to the research department, personalisation the management of additional services: furniture, stand options (storage space, partition, lighting ), signage, audiovisuals, floral decorations administrative management of orders (quotations, order forms, invoicing ) reception of exhibitors at the trade show

12 Les savoir-faire I The know-how 47 Services pour l événement Services for the event Les avantages pour l exposant : le confort : un interlocuteur unique pour gérer l aménagement global de son stand des conseils personnalisés en fonction de la surface, de la fonctionnalité et du design du stand mais aussi du budget gain de temps : l exposant gère l ensemble des prestations avec un même prestataire disponibilité et écoute : une équipe dédiée à cette mission d aménagement la sécurité : la prise d initiative de GL events sécurise leur démarche (permet à l exposant de ne rien oublier sur le stand) Les avantages pour l organisateur : plus de valeur ajoutée et de qualité dans la relation avec ses exposants le confort et la qualité relationnelle apportés aux exposants est aussi un critère de réussite de l événement plus de temps pour gérer son projet et se consacrer à son cœur de métier : l organisation (aussi bien en phase de préparation que pendant le montage du salon) fonctionnement en toute transparence entre l organisateur et le service exposants accompagnement par GL events dans la conception des outils de vente (guide exposants, plaquettes, questionnaire de satisfaction) Advantages for the exhibitor: simplicity: a single contact person for managing the overall set-up of his/her stand personalised advice depending on the surface area, functional use and design of the stand, as well as the budget. time saving: the exhibitor manages all the services with the same provider someone who listens and is available: a dedicated team for the assignment security: GL events takes the initiative to guarantee the whole process (ensures exhibitors does not forget anything on their stand) Advantages for the organiser: greater added value and quality in the relationship with their exhibitors the simplicity and quality of exhibitor relations is also a factor for the success of the event more time for managing the project and focusing on their core profession: organisation (during the preparation phase as well as during the event assembly phase) total transparency in the working relationship between organizer and the exhibitor department support from GL events in the design of sales tools (exhibitor guides, brochures, satisfaction surveys)