Notification to the Data Protection Officer, Creation of the Register and access to the Register OLIVE GEOGRAPHICAL INFORMATION SYSTEM (GIS)

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1 /06/2013 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. COMPASS - staff evaluation /03/2007 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Annual promotion procedure To start the annual exercise of evaluations according to Article 43 of the Staff Regulations, and Articles 15 and 87 of the Conditions of Employment of Other Servants (CEOS). The data is used to help decide who should be promoted. A notification for prior checking will be sent to the EDPS. 9 16/10/2006 Head of Unit DHR Training Training Database Collection of data about the training courses that the Training unit organizes and the Court staff participates in. The Training Unit does not process personal data falling under Article /03/2007 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Annual appeal procedure 15 12/10/2006 DPO DPO DPO to the Data Protection Officer, Creation of the Register and access to the Register The data helps to decide the decision against a staff report. A notification for prior checking will be sent to the EDPS. At the European Court of Auditors one Register of processing operations concerning personal is existing, for all Directorates and Services, called the Register of the Data Protection Officer (DPO). Controllers are writing their notifications on the processing of personal data to the DPO into this Register. A workflow system supports the preparation process of notifications. In order to identify and authenticate the participants in the notification process, personal data relating to them have to be processed. The notifications including the names and contact data of controllers will be accessible through the Register by anybody. The access to the information system NDPO&R is only allowed to registered users, who have a defined role in the notification process. From the Access to the Register any person can send an electronic request message to the controller for a selected notification. For a prior-advice request to the DPO and to the EDPS the DPO keeps a copy of the notification received for prior-advice and the notification including the recommendations send back to the requester /01/2007 Head of Unit AUDIT NR3 OLIVE GEOGRAPHICAL INFORMATION SYSTEM (GIS) Traitement de données personnelles des principales entités intervenantes dans la gestion du régime d'aide a la production d'huile d'olive, notamment: administrations nationales et régionales compétentes pour la gestion, le paiement et le contrôle ainsi que les oléiculteurs, les organisations de producteurs et leurs unions, les moulins et des prestataires de services.

2 /02/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Système de gestion et de contrôle du FlexiTime Traitements "FLEXITIME": - Enregistrement automatique des entrées et sortie du personnel de la cour ("badgeuses") - Enregistrement automatique des "absences" autorisées: congés, absences, missions (interface "batch") - Enregistrement des "absences" formation par le service formation - Enregistrement des corrections et modifications manuelles par les gestionnaires du "Flexitime" - Consultation des horaires prestés, transactions et corrections par les agents - Consultation des horaires des subordonnés par les supérieurs hiérarchiques - Extraction mensuelles des heures supplémentaires succeptibles d'être payées pour validation et autorisation de payer par le supérieur hiérarchique - Extraction de données statistiques globales pour le management et l'évaluation du système - Extraction/impression de "Fiches de pointage" individuelles sur demande du Directeur des ressources humaines 36 23/04/2007 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Gestion des Missions du personnel (y compris, entre autres, agences de voyages, compagnies de transport, hôtels et cartes bancaires) Le processus est composé de 4 étapes, à savoir: Etape (1) Préparation et signature de l'ordre de mission (OM) et transmission au bureau de Missions; Etape (2) Réservation par le chargé de mission, achat et livraison (par défaut électronique) des titres de transport (avion, train, etc.), réservation d'hôtel, de voiture de location et de tout autres services d'agence de voyage et leur paiement par le secteur Missions; Etape (3) Utilisation éventuelle des cartes de crédit mixtes (professionnelles/personnelles) par le chargé de mission pour le paiement des frais de mission; Etape (4) Préparation du décompte de frais (DF) et sa transmission a la Cellule Ex Ante et a la comptabilité pour paiement des frais de mission /04/2007 Head of Unit AUDIT NR2 Statement of assurance (DAS) /10/2008 Head of Unit DHR HR Service center Protection des personnes travaillant à la Cour des comptes contre le harcèlement /10/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Niveau des prestations / Insuffisance professionnelle /09/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Procédure d'attestation -Selecting beneficiaries; -Verification of the declarations and elegibility criteria D'une part, mettre fin à une situation ressentie comme offensante par la personne qui s'estime victime de harcèlement. D'autre part, mener une enquête formelle afin de s'assurer de l'existence des faits dénoncés et prendre, le cas échéant, les mesures administratives et disciplinaires nécessaires. En application de l'article 51 du statut, établir un cadre réglementaire pour les cas d'insuffisance professionnelle Voir décision de la Cour des comptes n relative aux modalités de mise en oeuvre de la procédure d'attestation. La procédure a pour objet la sélection des fonctionnaires du groupe de fonctions AST aptes à être attestés. (voir prior checking ref )

3 /09/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Procédure de certification En application de l'article 45 bis du statut, sélectionner les fonctionnaires du groupe de fonction AST à partir du grade 5, aptes à être nommés au groupe de fonction AD. (voir prior checking ref ) /10/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Enquêtes administratives et Mesures disciplinaires internes à la Cour /08/2007 Head of Unit DHR HR Service center Double allocation /08/2007 Head of Unit DHR HR Service center Commission d'invalidité Application de l'article 51 du statut. Un "prior cheching" a été fait et un avis du CEPD a été rendu. La finalité poursuivie est d'obtenir l'avis du médecin-conseil quant à l'octroi de la double allocation enfant à charge sur base de documents médicaux. (voir prior checking ) La finalité poursuivie est d'obtenir des conclusions de la Commission d'invalidité, permettant d'admettre le fonctionnaire/agent au bénéfice d'une allocation d'invalidité ou à la reprise de l'activité professionnelle. L'origine de l'invalidité justifie le montant de l'allocation à verser à la personne concernée. (voir prior checking ref ) 54 15/09/2008 Head of Unit PRE Audit Interne Processus d'audit interne (analyse de risques, programmation, planification, tests, rédaction de rapports) 55 25/04/2007 Head of Unit DFS Logistics Vidéo-surveillance 57 13/06/2007 Head of Unit AUDIT NR3 Direct coupled payments 60 07/06/2007 Head of Unit DHR Training Survey on professional qualifications of staff of the Court 61 13/06/2007 Head of Unit AUDIT NR3 Storage of surplus production 65 19/07/2007 Head of Unit AUDIT NR /07/2007 Head of Unit AUDIT NR5 SINGLE PAYMENT SCHEME (SPS) - ESTABLISHMENT OF ENTITLEMENTS AND THEIR MANAGEMENT UNDER THE INTEGRATED Logistics AND CONTROL SYSTEM (IACS) IN EU-15 Reliability of SPS/IACS controls and inspections in EU /07/2009 Head of Unit DHR Medical service Gestion des certificats médicaux /09/2007 Head of Unit DFS Logistics Ascenseurs et sécurisation des étages Internal audit activity within the ECA les équipements de videosurveillance installés dans les locaux de la Cour ne sont utilisés que pour les besoins de la protection des personnes et des biens,ainsi que pour l'execution des taches effectuées dans l'interet public de l'institution. Processing of personal data of beneficiaries of coupled production aids according to Titel IV of Council Reg. 1782/2003 Collection of data on professional qualifications of staff of the Court in the fields of internal, external or IT audit. The Training Unit does not process personal data falling under Article 27. Traitement de données personnelles des principaux stockeurs intervenants dans le stockage des céréales, notamment: logistiques nationales et régionales compétentes pour la gestion, le paiement et le contrôle ainsi que les stockeurs et les producteurs des céréales. auditing if payment entitlements have been allocated correctly (if paying agency has used correct data for calculation and has respected legal basis) Audit if the payments have been carried out correctly within the SPS/IAS system Permettre la gestion des absences pour raison médicale conformément à l'application par analogie de la décision de la Commission européenne portant création des dispositions d'application en matière d'absence pour maladie ou accident. Le cas échéant, saisine de la Commission d'invalidité. Articles 59 et 60 du Statut ainsi que les articles 16, 59, 60 et 91 du RAA. Un système de controle d'acces aux bâtiments, aux ascenseurs et aux escaliers des batiments de la Cour. L'accès est autorisé par profil et basé su les certes de service.

4 75 28/09/2007 Head of Unit AUDIT AEI 77 11/10/2007 Head of Unit AUDIT AEI 78 07/11/2007 Head of Unit AUDIT NR1 Audit of salaries, allowances and pensions for staff employed (or formerly employed) by European Institutions Audit of the selection procedures of EPSO (European Personnel Selection Office) Audit on the monitoring carried out at the time of export of agricultural products receiving refunds or other amounts Audit of documents which serve as evidence for the grade/step and the entitlement to other allowances, e.g. latest decision on promotion, certificate of marriage, children's schooling certificates. The documents are asked from the institution by which the individual staff is employed. Audit findings are communicated to this institution. Data falling under article 27 are not treated. The audit includes the examination of application files containing the documents required by the selection criteria, like diplomas and certificates on working experiences. Part of the agricultural expenditure includes payments for goods exported outside of the European Union. Payments as such are done by paying agencies, however monitoring is applied on exports (Regulation (EC) 386/90). The ECA auditors analyse accounting data, make selections and review customs and commercial documents. The data used includes details of payments to beneficiaries /11/2007 Head of Unit AUDIT NR1 Review of internal audit capability work 80 07/11/2007 Head of Unit AUDIT NR1 Evaluation of certifying body work 81 07/11/2007 Head of Unit AUDIT NR1 Follow up of exceptions 83 17/10/ /03/2012 Head of Unit AUDIT ADB A selection of the Internal Control Standards, including ICS 14 and ICS 22, are audited. Part of the review work includes assessment of quality of IAC staff (ICS 22). Discussion on the working of ICS 14 may lead to processing of personal data of DG AGRI staff where ICS 14 has been indicated to be applicable. The Evaluation of certifying body (CB) work include reperformance of substantive testing by the CB. The basis for this reperformance is the selection of payments made by the CB, where the CB's assessment of the payment is compared with the data and documents available at the paying agency. For this task the database with data provided by Member States based upon Regulation 595/92 is used to analyse Commission efforts to effectively follow up exceptions reported and to select notifications for audit. The data are processed to verify the legality and regularity and the Audit of management procedures (recruitment, correctness of payments made to staff employed by agencies as well as to promotion, etc), salaries, allowances for staff employed verify the legality an regularity of the recruitment and the administrative by Agencies status of the staff. In addition, data are processed to verify the legality and regularity of public procurement procedures.

5 /09/2008 Head of Unit DHR Medical service Examens ophtalmologiques Les fonctionnaires et agents peuvent bénéficier d'un examen ophtalmologique tout les 2 ans. Un formulaire leurs est envoyé dont les données requises sont : le nom, le prénom, le numéro personnel, le bureau et le téléphone de la personne concernée et sa signature.ces coordonnées sont à retourner au Bureau d'accueil et des Affaires Sociales. Par la suite une convocation leurs sera envoyée, indiquant la date et l'heure de l'examen. Le médecin-ophtalmologue recevra un tableau récapitulatif - avec noms, date et heure - regroupant les agents ayant le rendez-vous ce jour. Si il y a prescription pour des lunettes de travail sur écran, la personne concernée envoi au BAAS, après acquisition des lunettes, la facture de l'opticien, l'ordonnance de médecin-opthalmologue et l'attestation du supérieur hiérarchique certifiant que l'agent travail plus que 4 heures par jour sur écran. Ensuite BAAS fera le décompte et fera suivre à l'logistics qui procédera au remboursement des lunettes de travail sur écran /08/2008 Head of Unit AUDIT ÉTÉ Statement of assurance (DAS) 91 08/11/2007 Head of Unit AUDIT NR4 Control, inspection and sanction system of the Community fishing resources 92 08/11/2007 Head of Unit AUDIT NR4 Cross compliance 93 08/11/2007 Head of Unit AUDIT NR4 Leader programme 94 08/11/2007 Head of Unit AUDIT NR4 Modulation 95 30/05/2008 Head of Unit DIT Infrastructure Unicenter Service Desk tool DAS for ERDF, transport and Energy. Audit of the Control, inspection and sanction system of the Community fishing resources Audit of the Leader audit subvention program issued by the Commission. Transfer of EU funds from direct farm payments to other measures A knowledge base where all incidents that are reported to the Service Desk are recorded. Also the treatment and solution of the incident is ddi thi dt b

6 97 21/07/2008 Head of Unit DIT Infrastructure system system provides a functionality for users to send electronic mails both within the Court and outside the Court. It also provides the functionality to store s; drafted, received and sent ones. The system consists of a proper system and a webmail system which is a replicate of the mail databases. Every user has an invidividual address in the system and the mails are stored in his/hers individual database. The address consist of the first name and last name of the person. Inside the Court the address includes also the Audit Group the user works for or if the user works within the Secretary General only SecGen. Outside the Court the address includes the domain name of the Court, i.e. eca.europa.eu. In the Court's address book one can also find the telephone, fax and office number and the unit the the user is working for. The personal data has three different types of usage: 1) The s are sent from a person to a person, so the address consisting of the person's credentials must be stored electronically. The address is used to find the recipient. Storing the sender makes is also possible to reply to the sender. 2)There is an official address book and a private address book. The official ECA address book is stored in the system and can be used to find for instance the telephone number of a colleague. The private address book is stored in a person's maildatabase and can be used by that individual to record his/her contacts. Furthermore, the institutions have agreed to provide each other electronic address books, containing the e- mail address, name, telephone number and office number. These address books are stored on the wellcome page of the system. 3) The body of an can contain personal data. It is stored in a maildatabase of the recipient /06/2008 Head of Unit DIT Infrastructure ORACLE operation system logging The Oracle operating system creates automatically logs for all the events. Most of these logs do not contain any personal data. However, there is one log per database where use of the data is recorded. This log is used for intrusion detection purposes and for creating statistics on usage /08/2008 Head of Unit DIT Infrastructure Telephone exchange The functioning of a telephone exchange is based on that the telephone numbers are attached to a person or to a function/location, e.g. Helpdesk or meeting room. The used telephone numbers are published in a directory so that one can find the telephone number a person or function/location. The current telephone exchange also provides the functionality to separate between private calls and official calls by using a pincode. Furthermore, the telephones also display the number called/calling and the person/function/location attached to that number /12/2007 Head of Unit AUDIT NR5 The system of milk quotas in the new Member States /04/2008 Head of Unit AUDIT ESD Statement of Assurance (DAS) /02/2008 Head of Unit AUDIT IPB Audit of the Banking Measures in the Mediterranean Countries (MEDA) Auditing quotas allocated to milk producers, their transfers, conversions and quantities marketed In the execution of the DAS transactions for Structural actions and more specifically for the Social fund, personal data is audited in order to verify the requirements of the Regulations. This can take the form of collecting, consulting and/or storage of personal data. Audit of the Banking Measures in the Mediterranean Countries (MEDA)

7 116 01/02/2008 Head of Unit AUDIT IPB Audit of the ECSC i.l. - Loans to officials Audit of the ECSC i.l. - Loans to officials /03/2008 Head of Unit AUDIT NR3 Programmes for deprived persons Traitement des donnés des principales entités intervenantes de cette aide communautaire soit comme gestionnaires à titre principal ou délégué soit comme bénéficiares /04/2008 Head of Unit DHR HR Service center Titres de légitimation Le traitement est nécessaire pour enregistrer l'agent, ainsi que les membres de sa famille, au Luxembourg. NB. Seulement pour les personnes résidant ou ayant l'intention de résider au Luxembourg. Le traitement consiste à faire remplir par les agents, ainsi que les membres de sa famille, un formulaire "déclaration d'arrivée" / ou "changement résidence, état civil, renouvellement titre, remplacement titre, annulation titre, cessation fonctions" (formulaire officiel du Ministère des Affaires étrangères). Le formulaire signé par le Chef de service du Bureau d'accueil et des Affaires sociales, ainsi qu'une lettre d'accompagnement, est envoyé au Ministère des Affaires étrangères, à la/ aux commune(s) concernée(s), ainsi qu'au Centre Informatique de l'etat. L'agent reçoit également une copie conforme /04/2008 Head of Unit DHR HR Service center Laissez-passer AD12 + Sur demande de l'intéressé, délivrance par l'aipn du laissez-passer. Libre circulation - obligation de sollicitude des Etats membres pour le personnel communautaire /04/2008 Head of Unit DHR HR Service center Laissez-passer famille Les membres de la famille du personnel de la Cour peuvent se faire délivrer, dans certaines conditions, un laissez-passer "famille". Cette carte est utlisée afin de pouvoir circuler librement (sans devoir s'inscrire à la réception) dans les bâtiments de la Cour et dans certaines autres Institutions (visite d'un agent, cours de langue ou centre de santé), ainsi qu'au Groupement d'achat du PE. Les informations suivantes figurent sur la carte : nom et prénom du membre de la famille (+ photo), nom et prénom de l'agent, ainsi que la durée de validité de la carte /04/2008 Head of Unit DHR HR Service center Exonération TVA (voitures, biens) L'agent ayant droit à la franchise tva voiture ou biens doit remplir plusieurs formulaires sur lesquels il mentionne son nom, prénom, adresse privé. En outre y figure, en détail, de quoi il s'agit (voiture ou biens). Les factures ou bons de commandes sont attachés. Pour un premier achat de voiture, une copie du permis de conduire est à joindre. Le Bureau d'accueil rajoute une fiche de renseignement, avec nom, prénoms, date de naissance, adresse privé de l'agent, ainsi que du conjoint, dates contrats (at, ac, fonctionnaire stagiaire, titularisation) /04/2008 Head of Unit DHR HR Service center Carte d'identité diplomatique Le traitement est nécessaire pour enregistrer le Membre de la Cour et les membres de sa famille au Luxembourg. NB. Seulement pour les personnes résidant ou ayant l'intention de résider au Luxembourg. Le traitement consiste à faire remplir par le Membre, ainsi que les membres de sa famille, un formulaire "bulletin de renseignements" (formulaire officiel du Ministère des Affaires étrangères). Le formulaire, ainsi qu'une lettre d'accompagnement est envoyée au MAE.

8 128 14/04/2008 Head of Unit AUDIT TRD Performance Audit: Gender Equality in the Labour Market: Vocational Training Actions for Women In the execution of the Performance audit in Scotland/UK, Italy/Lombardy, Germany/Sachsen-Anhalt, Spain /Andalucia and France/Ile-de-France, personal data of training participants was audited in order to assess efficiency and effectiveness of ESF-cofunded training projects. Personal data was collected from project files, consulted and/or stored in terms of: personal details (name, age, gender, address, telephone number), employment situation, personal training plans including skill/motivation appraisal, training results, labour market activities after training (further training, work, other) /05/2008 Head of Unit CEAD AMS ART: Reconciliation of time recorded between the Flexitime and the Assyst systems /05/2008 Head of Unit CEAD AMS ASSYST: Time Recording /05/2008 Head of Unit DFS Logistics Cartes de service /05/2008 Head of Unit DFS Logistics gestion des visites à la Cour The system puts information from the Flexitime system and the time recorded in the Assyst system in a table in order to simplify the reconciliation between the two systems. This is needed because the time recorded in Assyst should have the same totals as in the Flexitime system. An auditor is able to view the same information and the same number of weeks in ART as in the Flexitime system (Efficient) The head of Division for that auditor will be able to view the information for the auditor as well as for him- or herself. In ASSYST, there is a module for time recording. Each auditor who has access to ASSYST and are planned for in the Annual Work Programme is requested to record their time spent on audit tasks and other activities like Logistics or training. sur la base de "notes d'information" émises la DRH,prise de photographies par le service reception de l'intendannce technique de l'admministration et envoi à la cellule intranet pour insertion au trombinoscope. La Cour, par souci de sécurité, a mis en place des procédures d'accès des visiteurs,groupes et fournisseurs. Ceux-ci sont enregistrés à la réception et recoivent une carte de visiteur en échange d'une pièce d'identité /05/2008 Head of Unit DFS Logistics L'écoute de l'enregistrement d'un appel annonçant une alerte à la bombe ne peut etre effectuée qu'en présence ou après autorisation d'une personne consignée (avec coordonnées) dans un document édité par la Cour et intitulé "Mesures et dispositions de sécurité". 1) Ces personnes sont (dans cet ordre)le security officer,le chef des enregistrement des conversations aboutissant à l'une les 3 services "gestion administrative et intendance technique,le chef de l'unité lignes de la reception du batiment principal de la Logistics,le directeur des finances et de l'logistics,le Secrétaire Général. Cour(standard pc,n et 45407) 2) Ces personnes demandent alors à l'agent de sécurité en poste l'enveloppe scellée contenant le code PIN(commun aux 3 enregistreurs individuels)permettant l'accès aux fonctions d'écoute des enregistrements. Un mode d'emploi se trouve également sous ce pli /05/2008 Head of Unit AUDIT NR5 INTEGRATED ADMINISTRATIVE AND CONTROL SYSTEM (IACS) AND SINGLE AREA PAYMENT SCHEME (SAPS) /06/2008 Head of Unit AUDIT DVC Statement of assurance (DAS) ing if the Paying Agency is carrying out the Logistics and control of the SAPS in accordance with Community legislation DAS for the domain of cooperation with developing countries.

9 152 25/06/2008 Head of Unit AUDIT FED Statement of assurance (DAS) DAS for the domain of European Development Fund (FED) /07/2008 Head of Unit AUDIT REF Statement of assurance (DAS) /0//2008 Head of Unit AUDIT ARR Statement of assurance (DAS) /09/2008 Head of Unit AUDIT NR3 Réforme du secteur sucre DAS for the domain of revenue and finance. DAS for the reliability of the accounts and of management representation. Traitement des données des principales entités intervenantes de cette aide communautaire soit comme gestionnaires à titre principal ou délégué soit comme bénéficiaires. Recolte de donneés notamment auprès de la Commission et des Etats membres et ulterieur traitement manuel ou automatique à la Cour des comptes /09/2008 Head of Unit AUDIT NR3 Promotion produits agricoles Traitement des données des principales entités intervenantes de cette aide communautaire soit comme gestionnaires à titre principal ou délégué soit comme bénéficiaires. Recolte des données notamment auprès de la Commission et des Etats membres et ulterieur traitement manuel ou automatique à la Cour des comptes /08/2008 Head of Unit DIT Infrastructure Fax log The fax machines store information about the send faxes /08/2008 Head of Unit AUDIT RIP Statement of assurance (DAS) DAS for research and internal policies /09/2008 Head of Unit DFS Logistics Abonnement de bus Transmission des noms du personnel souhaitant recevoir une carte de bus auprès de la Ville de Luxembourg.

10 166 14/04/2010 Head of Unit DFS Accounting Management of personal information (staff, third parties, users,..)in SAP /01/2009 Head of Unit AUDIT NR6 Statement of assurance (DAS) /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Gestion des dossiers personnels As central financial system of the Council, SAP is used for the following processes : - Contract management - Purchasing - Budget management - Financial accounting, including asset management - Cost accounting & controlling - Statistical purposes SAP will use 3 kinds of personal data : 1/ Staff & Third Party information for payments, and management reporting of staff related costs / expenditures (automatic) 2/ Asset User information (windows login if relevant, first and last name, office number) for management of the assets 3/ SAP User information for audit trail and system authorizations All contracts or purchase orders identify the products that can be bought and make a reference to the relevant legal entity data but do not contain additional data specific to the third party. The Asset User can be any staff or third party who works at the Court, independently of the fact that he or she is an SAP user. The SAP User is any person (staff or third party) who has access to SAP. There are different roles for the SAP Users. The main roles are described below. For further information on the roles in SAP, please check the annexes. - Initiating Agents who can create and edit contracts, purchase orders, or block budget amounts (forecast). They can also complete invoices. - Verifying agents who can check and approve all documents created / edited by the intiating agents and send them to the authorizing officer. - Authorizing officers who can check and approve all documents reviewed by the initiating and verifying agents, and make the funds DAS for fisheries, environment & health /12/2008 Head of Unit DHR HR Service center Allocations familiales Allocations familiales pour enfant à charge : sur demande de l'agent ou de l'ayant-droit a) URH fixe le droit aux allocations familailes pour enfant à charge lors du recrutement ou lors d'un changement de la situation familiale d'un agent b) Au cas où l'enfant est confié à une tierce personne, la personne ayant la garde de l'enfant peut introduire une demande Allocation scolaire une fois par an sur base des données fournies par l'intéressé l'urh fixe le type d'allocation scolaire due à chaque agent Allocation de foyer URH fixe le droit à l'allocation de foyer au moment du recrutement ou à l'occasion d'un changement de situation familiale sur base des données/documents fournis par l'intéressé

11 173 16/12/2008 Head of Unit DHR HR Service center Indemnité d'installation /réinstallation A la réception de la demande de l'agent, l'u.r.h. vérifie le droit à l'indemnité d'installation: -Présence d'un document prouvant l'installation au lieu d'affectation ou à une distance telle qu'elle ne gêne pas l'agent dans l'exercice de ses fonctions (article 20 du statut), ainsi que l'exposition de frais. -Présentation d'une preuve attestant du changement de résidence le cas échéant. -L'indemnité est calculée en fonction de la situation de l'agent L'AIPN prend la décision d'octroi sur base des documents ainsi produits /12/2008 Head of Unit DHR HR Service center déménagement Avant le déménagement: A la réception de la demande, et après vérification que l'agent a droit au remboursement des frais. Sur base des dossiers/documents fournis, la U.R.H. prépare, le cas échéant, une note à l'intéressé lui fixant la limite du remboursement autorisé et les instructions. Une note est envoyée à la société de déménagement l'informant qu'elle a été choisie par la Cour et que celle-ci s'engage à payer le montant spécifié dans le devis.une note explicative est insérée dans le dossier personnel concernant le choix de la société de déménagement. Parallèlement une copie du devis accompagné d'une demande de franchise est tranmise à l'logistics de l'enregistrement et des Domaines pour demander l'exemption de TVA. Après le déménagement : L'agent ou le déménageur transmet la facture à la U.R.H. pour remboursement. La U.R.H. établit un orde de paiement auquel est joint la demande de l'agent, la déclaration des sommes éventuellement perçues par ailleurs, la facture et le décompte. L'O.P. est établi au bénéfice soit du déménageur, soit de l'agent. Une note au dossier confirme le paiement /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Congé de convenance personnelle/ Réintégration de Congé de convenance personnelle Sur demande motivée de l'agent sous couvert de la voie hiérarchique, L'A.I.P.N. décide de l'octroi du congé et l'urh prépare la décision en conséquence. Réintégration : A l'expiration du C.C.P. l'urh invite l'intéressé à manifester ses intentions quant à une éventuelle reprise du travail. A la réception de la demande de réintégration, l'aipn prend une décision de réintégration, soit informe l'intéressé de la non disponibilité de l'emploi. Dans ce cas, une lettre lui est adressée dès qu'un poste correspondant se libère. L'agent peut refuser une première proposition de réintégration. Après refus de la deuxième proposition, il peut être démis d'office /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Travail à temps partiel Sur demande de l'agent auprès de l'aipn par l'intermédiaire de son supérieur hiérarchique direct. L'agent intéressé doit indiquer les raisons de sa demande. Après réception de l'avis donné par le ou les supérieurs hiérarchiques et suivant les dispositions règlementaires en vigueur, l'unité des ressources humaines prepare un projet de décision à la signature de l'aipn/ahcc

12 177 16/12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Mise à la retraite /12/2008 Head of Unit DHR HR Service center Procédure d'invalidité Sur demande de l'intéressé, ou d'office, en application des dispositions de l'article 77 du statut. La cellule recrutement prépare une lettre et une décision, constatant la fin d'activité de l'intéressé. L'A.I.P.N. prend la décision de mise à la retraite. La Procédure d'invalidité (PI) peut être engagée à la demande soit de l'intéressé, soit par l'aipn, lorsque, l'intéressé a cumulé au moins 365 jours d'absences pour raison de maladie au cours des trois dernières années /11/2008 Head of Unit AUDIT NR1 Statement of assurance (DAS) /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Recrutement Experts Nationaux détachés DAS for EAGF. Le détachement est mis en oeuvre par un échange de lettres entre la Cour des comptes européenne et l'institution supérieure de contrôle nationale. Dans ce cadre, ils conviennent de l'affectation, du profil nécessaire et de la durée de détachement de l'end dans l'intérêt commun des deux parties. Un END est alors proposé par son employeur national /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Intérim /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Mutation Nomination par l'aipn dans l'intérêt du service des intérimaires. Il existe 2 sortes de mutations : les mutations dans l'intérêt du service, et les mutations sur demande de l'intéressé. a) Mutations dans l'intérêt du service Aucun avis de vacance n'est publié. Les deux unités concernées se mettent d'accord sur la date de prise d'effet de la mutation. La cellule recrutement prépare la décision de mutation, qui sera signée par l'aipn. b) Mutations à la demande de l'intéressé Après publication d'un avis de vacance, l'aipn décide de la suite à donner à la demande. Le nom de l'agent qui a été choisi est communiqué à l'urh. L'URH prépare la décision de mutation à la signature de l'aipn.

13 184 16/12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Transfert (vers d'autres institutions/à la Cour des comptes) Transfert vers d'autres institutions : Le fonctionnaire se porte candidat auprès d'une autre institution à la suite d'un avis de vacance interinstitutionnel. L'institution qui souhaite obtenir le transfert, saisit l'a.i.p.n. de la Cour en proposant une date de transfert. L'U.R.H. consulte le Directeur du groupe d'audit/service où est affecté le fonctionnaire candidat au transfert. En fonction de l'avis du directeur concerné, l'a.i.p.n. décide du transfert. L'AIPN compétente de l'autre institution envoie la décision de transfert à l'a.i.p.n. de la Cour. Dès réception de celle-ci, le dossier personnel ainsi que l'état des congés annuels et de maladie de l'agent est envoyé à l'institution de transfert. Transfert à la Cour des comptes : Suite à la publication d'un avis de vacance/transfert, l'a.i.p.n. décide de la candidature retenue. L'U.R.H. adresse une note à l'a.i.p.n. compétente de l'institution d'origine indiquant la date souhaitée du transfert. Dès réception de la réponse positive de l'a.i.p.n. compétente de l'autre institution, la D.R.H. prépare la décision de transfert. L'institution d'origine transmet le dossier personnel ainsi que l'état des congés annuels et de maladie de l'agent. A.DANS L'INTÉRÊT DU SERVICE Pour les détachements à l'intérieur de l'institution, le Membre intéressé introduit une demande à l'a.i.p.n. Celle-ci, après s'être assurée de l'accord (même verbal de l'intéressé) et, le cas échéant du Directeur du groupe dont dépend l'intéressé, décide du détachement. L'U.R.H. prépare les décisions conséquentes. Pour le détachement dans une autre institution, la procédure est similaire à celle des transferts. Dans le cas d'un détachement demandé par ou vers une autre institution, la procédure à suivre est similaire à celle du transfert de ou vers une autre institution /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Mise à disposition/détachement/echange des fonctionnaires/réintégration B. SUR DEMANDE DE L'INTÉRESSE L'U.R.H. consulte le Directeur du groupe d'audit où est affecté le fonctionnaire candidat au détachement. Cette consultation porte sur la demande de détachement, sa prise d'effet et la durée de détachement. L'A.I.P.N., sur base de l'avis du Directeur concerné, décide de la suite à donner et informe l'institution concernée. Procédure similaire pour la mise à disposition et échange de fonctionnaires. Toutefois, pour toutes ces procédures, le dossier personnel de l'intéressé reste à la Cour des comptes. Réintégration : A l'expiration du détachement/mise à disposition /échange de fonctionnaire une décision de réintégration est établie.

14 186 16/12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Démission volontaire/ Fin de contrat 1 ) Fin de contrat : la personne reçoit un préavis de fin de contrat au minimum 1 mois en avance 2) Le cas échéant, l'unite des ressources humaines établit une décision de mise à la retraite Quelle que soit la raison du départ, la U.R.H. transmet à l'intéressé(e) au plus tard une semaine avant la cessation de fonctions, un formulaire de départ que l'agent devra retourner dûment rempli /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Reclassement des AT/FP dans les Cabinets /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Nomination Chef d'unité/directeur Les agents temporaires et les fontionnaires détachés dans les cabinets, sont classés dans un grade supérieur, conformément à la décision n 51/2004 et 59/2004. Un projet de décision est préparé à la signature de AIPN. La Cour désigne l'agent qui sera nommé en qualité de chef d'unité ou de directeur. Le projet de décision sera préparé à la signature du Président /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Recrutement des fonctionnaires stagiaires/agents contractuels/agents temporaires Le service recrutement et carrières prépare l'offre. Pour l'établissement de l'offre il est obligatoire d'avoir l'aptitude médical et le casier judiciaire. Après l'acceptation de l'offre par l'agent, la décision de nomination(fonctionnaires)/le contrat (agents contractuels, agents temporaires), une note de transmission,une lettre concernant l'entrée en fonction (envoyée à l'adresse privée de l'agent), une note au dossier concernant les droits financiers, une note mentionnant les indemnités journalières, 2 attestations d'emploi, une note d'information et la fiche pour le tour administratif sont préparées. Le jour de la prise de fonctions, les documents cités précédemment sont remis à l'agent /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Nomination Transfert -L'agent est nommé et transferé le même jour. -Une lettre est envoyée à l'institution concernée par l'unité des ressources Humaines demandant la nomination et le transfert simultané de l'agent. -Dès que la décision de nomination est transmise par l'autre institution, la décision de transfert, une note de tranmission,une lettre concernant l'entrée en fonction (envoyée à l'adresse privée de l'agent), une note au dossier concernant les droits financiers, une note mentionnant les indemnités journalières, 2 attestations d'emploi, une note d'information et la fiche pour le tour administratif sont préparées. Le jour de la prise de fonctions, les documents cités précédemment sont remis à l'agent /01/2009 Head of Unit AUDIT AEI Statement of assurance (DAS) /01/2009 Head of Unit AUDIT NR6 The sustainability and the Commission's management of the LIFE Nature projects (audit task 08FG6201) DAS for the budget of EU Institutions. Drawing a sample of LIFE grants and auditing the selected grants /01/2009 Head of Unit AUDIT NR6 Statement of assurance (DAS) Drawing a sample of commitments and payments from DG Environment, DG Mare or DG Sanco to final beneficiaries and auditing the selected grants.

15 197 06/02/2009 Secretary gen. SGL Secretary Gen. Staff Satisfaction Survey /03/2009 Head of Unit DTR Unite de coord. Alimentation base de données IATE An electronic questionnaire on staff sattisfaction is offered to all officials, temporary and contractual agents at the ECA for a period of 2 weeks. Participation is voluntary. Le traitement de ces données est nécessaire pour la gestion et le fonctionnement des institutions et organes de l'ue, comme prévu dans le considérant n.º 27 et dans l'alinéa a) de l'article 5 du Règlement (CE) n.º 45/201. Transmission de données a caractère personnel en vue de l'identification et gestion des utilisateurs de la base de données terminologiques interinstitutionnelle IATE. Le projet IATE a fusionné toutes les données terminologiques qui ont été développées par les différentes institutions communautaires en une base de données interinstitutionnelle unique afin de développer au maximum l'accessibilité des données, d'améliorer la qualité et de réduire les chevauchements d'efforts des différents producteurs de terminologie /02/2009 Head of Unit AUDIT REF Statement of assurance (DAS) DAS for revenu and finances of the Union /02/2009 Head of Unit AUDIT IPB Audit of the Commission's Treasury Management Audit of the Commission's Treasury Management /06/2009 Head of Unit AUDIT NR3 Traitement des données des principales entités intervenantes soit comme Mesures spécifiques dans le domaine de l'agriculture en gestionnaires à titre principal ou délégué soit comme contrôleur ou faveur des régions ultrapériphériques de l'union (POSEI) comme bénéficiare /02/2010 Head of Unit AUDIT NR4 AGRI-ENVIRONMELTAL MEASURES The Court's Services will draw a sample of 210 contracts based on the data mentioned under point 16. This sample will be analysed with the aid of an online questionnaire administered by the national authorities focusing on: contract, area, commitment (amount/controls), monitoring and objectives of the measure. Furthermore it is proposed to visit beneficiaries in seven Member States and to analyse the required data (see point 17) /06/2009 Head of Unit AUDIT NR3 Préenquête sur les bénéficiaires de la PAC Traitement des données des montants reçus par les bénéficiaires de la PAC. The audit procedures defined included surveys, testing at project level /07/2009 Head of Unit AUDIT TRE and reviews of studies and reports. Throughout the audit, data contained Performance Audit of the Adequacy and Effectiveness of in several Commission's databases were used. Furthermore, the audit Selected FP6 Instruments involved the review of documentation prepared by or containing information about individuals /07/2009 Head of Unit AUDIT TRE Effectiveness of the Design Studies and Construction of New Infrastructures support schemes under the Sixth Framework Programme The audit work included an analysis of the legal basis of the RI activity area and DS and CNI support schemes, file reviews and interviews at the Commission, interviews at the European Investment Bank, interviews with representatives of European research organisations and representatives of research ministries in 8 Member States (Belgium, Czech Republic, Germany, Italy, the Netherlands, Poland, Sweden, and United Kingdom). Furthermore the Court carried out on-site audits of projects and an online survey of unsuccessful participants /09/2009 Head of Unit PRE Audit Interne Processus d'audit interne Accès complet et illimité à toute information requise en vertu de l'article 86 paragraphe 2 du Règlement financier (CE, Euratom) nº 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002.

16 218 18/09/2009 Head of Unit AUDIT AEI Audit of salaries, allowances and pensions for staff employed (or formerly employed) by European Institutions /11/2009 Head of Unit AUDIT NR3 Direct aids to the animal sector /11/2009 Head of Unit AUDIT NR3 Distribution gratuite de lait et de légumes aux écoliers /01/2010 Head of Unit AUDIT AEI Audit on performance of OLAF investigations /01/2010 Head of Unit AUDIT HUM /02/2010 Head of Unit AUDIT RCH Performance Audit: Effectiveness of e-government projects co-financed by the ERDF Audit of the SME Guarantee Facility under the EU's Competitiveness and Innovation Programme /02/2010 Head of Unit AUDIT RCH Audit of the European Central Bank's Human Resources Audit of documents which serve as evidence for the grade/step and the entitlement to other allowances, e.g. latest decision on promotion, certificate of marriage, children's schooling certificates. The documents are asked from the institution by which the individual staff is employed. Audit findings are communicated to this institution. Data falling under art. 27 are not treated. Traitement de données concernant les bénéficiaires et les gestionnnaires de aides communautaires. Traitement des données realtives aux bénéficiares et gestionnaires des aides Audit of documents gathered by OLAF in the framework of its investigations. Performance Audit: Effectiveness of e-government projects co-financed by the ERDF Audit of the SME Guarantee Facility under the EU's Competitiveness and Innovation Programme Audit of the European Central Bank's Human Resources /02/2010 Head of Unit AUDIT NR4 Modernisation of agricultural holdings At the level of individual investments, a sample of investment projects will be used to perform walk-through tests of procedures and to perform direct testing. The number of projects that will be reviewed during the audit will be 100. The selection of the projects will be based on the total population of investment projects approved in The following data will be requested in an electronic format: Farm ID (to identify the farmer - for the sampling we have not asked for the applicants name); Branch; Date of application submission by the farmer; Date of approval; Type of the investment; Amount of the project (TOTAL amount of the investment); Contribution by EAFRD (in currency units); any other data available on the investment project. Further information will be requested for sampled projects (e.g. claims and contracts indicating inter alia the name of the applicant) /07/2010 Head of Unit AUDIT NR6 Audit of the management of EU measures to reduce fishing overcapacity Subsidies financed by the European Fisheries Fund will be selected, through a sample, to verify the legality/regularity of the attribution and the beneficiries may be visited for control purposes /12/2010 Inform.Sec.Off. DFS INFOSEC Luxtrust e-certificates management Staff deliver a copy of an ID card to the Information Security Officer to permit him to fill in a purchase order for an electronic certificate from Luxtrust. To be able to fill in correctly the order the birthdate and the exact name (all first names and all family names) of the person for which the certificate is requested need to be know. Once the order is filled in, it is printed and returned together with the copy of the ID card to the person for which the order was made. The returned copy of the ID card and the purchase order are signed by its owner. Both documents are deposited at Luxtrust. A copy of the purchase order is kept in an electronic form, at the ECA, to permit the Information Security Officer to manage the certificates expiration.

17 250 05/04/2011 Head of Unit DHR Training harassment training filmed Filming performance and coping on DVD. Six people from the Court of Auditors will attend the training course on psychological harassment on 7th of April Part of this training course will be filmed. Training Unit provides a camera (JVC-GZ-HM550 Everio). Files from the camera will be burned on DVD by IT Service Desk. IT will prepare 6 copies to be distributed amongst participants. Training Unit will not keep any copy of the film. After coping on DVD the film will be erased from the camera s memory.participants expressed their wish to be filmed and agreed to receive a copy of the film on DVD /03/2011 Head of Unit DIT Library ECA award /03/2009 Inform.Sec.Off. DFS INFOSEC Emergency access private drive & European Court of Auditors Award for research into public sector auditing for academic research linked to public audit and to the ECA's mission and values, in order to provide an incentive and recognition for research on public audit related issues. A) Protect the Court's interests when information is stored on the U: drive (private drive) or account, of an absent user, and that information is necessary in the interest of the service and the information can't be obtained from another source before the users' return. B) In cases were users pass away and the surviving family, requests to obtain information and documents which are necessary to deal with official instances, school, invoices, etc. and stored on the U:drive or e- mail account. C) Upon requests of the user when (s)he has heft the Institution but needs to have access to information and documents which are still stored (within 4 weeks after having left the Court) on the U: drive or in the e- mail account of the user /03/2007 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Promotions AD13 and /05/2007 Head of Unit DHR HR Service center Social services /03/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Selection procedure staff /06/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Stage requests En application de l'article 45 du statut et de la Décision de la Cour N 45/2005, procéder à la promotion des fonctionnaires. - Financial Assistance (e.g. for home help, persons with disability, exceptional financial difficulties). - Practical Assistance (e.g. information regarding availability of resources and services in specific areas). - Psycho-social support (e.g. relationship difficulties, family problems, harassment, stress etc.). Le traitement analysé a une finalité spécifique, à savoir la constitution de listes d'aptitude de candidats dans le but d'assister les services de la Cour des comptes dans le recrutement de fonctionnaires, d'agents temporaires et d'agents contractuels. Le traitement analysé a une finalité spécifique, à savoir la constitution d une base de données servant à répertorier les demandes de stage en fonction du domaine choisi par le postulant, dans le but d assister les services de la Cour des comptes dans le recrutement des stagiaires /09/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Retraite anticipé Mise en oeuvre des exercices annuels de retraite anticipée sans réduction des droits à pension, en conformité avec l'article 9 de l'annexe VIII du Statut et l'article 39, 1, 2e et 3e alinéas du R.A.A.

18 /12/2008 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Revalorisation Contractual Agents /05/2008 Head of Unit DIT Infrastructure Internet monitoring Permettre aux agents contractuels engagés au titre de l article 3 bis du RAAA de bénéficier de reclassements conformément à l article 87, paragraphe 3, du RAAA. The raisons why the Internet traffic data are processed are multi-purpose: for performance reasons to be able to identify which resources are used at which moment, which resources hinder normal traffic; for troubleshooting problems when certain Internet access is no longer possible, slow, or hinders other users; to identify possible abusive use (volume & filter activation); for security filter efficiency reasons to verify if potential dangerous URL's are vivited (SANS list) /07/2011 Head of Unit DHR Training /09/2012 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. ECAdemy: système de gestion administrative des formations inter-institutional exchanges of AD and AST staff of translation services /05/2011 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Independence declaration by auditors /10/2009 Head of Unit DIT Infrastructure SSO/IAM Il est l'équivalent du système SYSLOG Formation Suite de la Commission, dont il fera partie avec son propre domaine, Le système est lui-même constitué des applications suivantes couvrant l'ensemble du processus de gestion des formations: - SYSLOG Formation is the application used by training managers in order to encode all the relevant information to define the training catalogues, to organize the courses, to manage the training applications, to notify students, to evaluate participants,...target users: training managers. - SYSLOG Formation Maintenance is the website allowing training managers to access various resources. These resources include the interface for encoding requests for upgrade maintenance, the rolling out modes of SYSLOG Formation in the DGs, agencies and other bodies, the latest versions of the project software, manuals, the consultation of training catalogues from other resource centres, etc. The system will be accessible via an external link https://webleaming.ec.europa,eu from outside the Commission. Target users: training managers - SYSLOG Web Formation is the website allowing ECA staff to create their individual training maps, register applications to training sessions and allowing line managers to follow the training activity of their staff and to manage visas concerning applications or training maps of their staff. Target users: line managers and staff members. It also allows to encode evaluations and to display training catalogues both of the Commission, and of the ECA. To use SYSLOG Web Formation the users must use an ECAS login and password. -Blackboard is the website allowing ECA staff to follow e-learning trainings or participate in communities of practice. ECA uses at its full extent the Blackboard installation as it is set up in the European Commission, meaning: The international standards for auditors forsees that they should deposit at regulat time intervals an independance declaration. The ECA decided to implement such a declaration from 2011 onwards. Single Sign On and Identity Access Management is a system to faciliate the access to IT resouces with a unique password and based on an identity linked to roles.

19 264 28/06/2010 Head of Unit DIT Infrastructure Active Directory Users that need to connect to the IT network at the ECA are created in the Active Directory and are attributed access rights in the information systems on a need to know basis. The status of their account is maintained in the system and some of their activities are logged as successful/unsuccessful connection, change of password, etc" /04/2010 Head of Unit DIT Infrastructure CMDB Easy Vista Configuration Management system which will manage the software and hardware configurations of all IT material /04/2011 Head of Unit DIT Infrastructure PS NEXT Management of projects /09/2009 Head of Unit DHR HR Service center Time mangement - SYSPER2-TIM Time management module being part of SYSPER2 which manages the absences, part-time working schedules but not the flexitime module. Is also used to identify people subject for invalidity based on the absences during a reference period /06/2013 Head of Unit DHR Medical service Medical service, health data treatment Treatment of health data for recruitment, preventive medicin, control purposes, absences and keeping a medical file per staff member /12/2010 Head of Unit AUDIT IPB Audit of the Lifefong Learning Programme /01/2011 Head of Unit AUDIT IPB Performance Audit: Leonardo da Vinci programme /02/2010 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Staff mobility /09/2012 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. HR management (SYSPER2) /09/2009 Head of Unit DHR HR Service center Management of office attributions and certain assets (eadmin) /09/2012 Head of Unit DHR HR Service center Management of financial rights (SYSPER2) /09/2012 Head of Unit DHR HR Service center Human resources management - COMREF repository /06/2011 Director CEAD Direction Spontanious notification of potential fraude. Audit of primary and secondary controls at the level of selection procedures for LLP beneficiaries as well as individual allowances from the EU funds. An assessing whether the design and management of the Lifelong Learning Programme's Leonardo da Vinci mobility scheme is likely to lead to effective results. Staff are obliged to make an internal mobilty after having occupied the same function for 6-8 years in the same organisational unit. Basic HR management from settung up the organigram, available posts, associated jobs, roles and staff, their carrier history, language knowledge, qualifications, contact details, etc. Management of office spaces, staff that occupies the offices, and management of certain assets (calculator, keys, etc) Management of financial rights fo staff (family allowances, study allowances, etc) Information system used as unique transfer platform between Information Systems that need data about staff. Is also used to verify if data in different Information Systems is coherent, integer and complete. People from outside the ECA send spontanuous information concerning certain people about potential fraud, misbeheviour with EU money or people by or in paper form to the ECA. These notifications are examined and eventually forewarded to OLAF for investigation /02/2013 Head of Unit DHR HR Service center Requests Member States permamnet representatives for the EU & Embassadies for lists of staff At regular intervals ambassies and diplomatic services of EU member states request list of staff working at the ECA /07/2011 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Stage des chefs d unité et directeurs nouvellement nommés /03/2013 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Promotion staff AST1 - AD /03/2013 Head of Unit DHR Recr. & carrier dev. Stage des agents autres que chef d'unité ou directeur L évaluation des prestations des chefs d unité et directeurs nouvellement nommés durant leur période de stage Annual promotion procedure for staff ranging from AST1 to AD12 included. L évaluation des prestations des agents nouvellement nommés durant leur période de stage

20 280 17/08/2011 Director DTR Direction Inter-Institutional exchange of AD translation staff /09/2011 Head of Unit AUDIT NR5 Rural Development Support to Young Farmers /02/2012 President PRE President Declaration of Members' financial interests and assets Head of Unit DHR HR Service center Octroi adéquat de droits/obligations pécuniaires - Echange de données personnelles d'un couple ou parents, tous les deux agents des institutions/agences ou d'un agent muté d'une institution/agence vers une autre AD staff who want to participate in the Inter-Institutional exchange of translation staff can on a volontary basis propose themselves to be part of this exchange program. Their request together with their CV will be sent to the Inter-Institutional working group. The audit task aims at assessing whether the Rural Development support to young farmers is effective in facilitating their setting-up and structural adjustment of their holdings ECA Members need to declare their financial interest and assests Les institutions doivent fixer d'un commun accord les droits/obligations pécuniaires des agents concernés pour que: - les droits pécuniaires soient correctement octroyés pour éviter tout versement indu; - les droits soient accordés au couple / parents de la manière la plus /03/2012 conforme au Statut au couple/parents /05/2012 Head of Unit DIT USO Web access statistics Creation of statistics on the number of visits/page; web service /07/2012 Head of Unit PRE LOP /07/2012 President PRE /06/2013 President Financial irregularity committee /07/2012 Director PRE Comitittee for Members outside activities Financial irregularity Committee Audit Production of Reports /11/2012 Director DIT Library /09/2011 Director DIT Logistics /07/2013 Director DFS FEG /04/2014 Director PRE COS Official and information visits to the Court Members outside activities Investigation on potential financial irregularities Creation by external users of the ECA website of a personal account in order to receive information by e- mail OCR of Intranet pages Live streaming of conference room activities Statement of assurance (DAS) Quiz 10th anniversary EU enlargement Organise and manage the official visits initated by the ECA or upon request from the visiting person or organistaion as well to manage the requests for information visits from the public or organisations to the ECA. Arrange for diplomatic welcome, reservation of meeting rooms, catering, search for ECA staff to represent the ECA, organise hotel accomodation and transport to and from the ECA, coordination with other EU Institutions, arrange physical access to ECA building and other Eu Institutions. Memebrs need to declare their outside activities which are then evaluated by a Commitee and in the case of a negative recommendation by that Committee the Courts need to take a decision. The Member concerned need to comply with the negative recommendation or request a review and if she/he refuses this can lead to a procedure at the Court of Justice The Financial Panel needs to be informed of any potetntal financial irregularity that took place at the ECA that needs to deliver an opinion on these cases. People interested in the service will insert/update their data. Once their coordinates are registered in the database an automatic process will use their coordinates to inform them of new information/events which the ECA created/organises. Certain HR documents published on the Intranetr and audit documents will be transformed from a PDF picture file through an Optical Character Recognition process into a PDF/A document with full text. When presentations, conferences, traing are held i the ECA's conference room and there is an interest for all staff live images can be broadcasted on the internal network. DAS for the financial crisis measures. Examination of participants answers to determine the winners of the quiz

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