Procès-verbal de l'assemblée générale spéciale tenue le 21 mai 2015 par conférence web

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1 Procès-verbal de l'assemblée générale spéciale tenue le 21 mai 2015 par conférence web 1. Ouverture de l assemblée 2. Vérification du droit de vote 3. Constatation de la régularité de la convocation 4. Lecture et adoption de l ordre du jour 5. Ratification des modifications aux Règlements généraux adoptés par le Conseil d administration 5.1. Modifications à l article 10 Critères de reconnaissance des associations régionales membres 5.2. Modifications à l article 13 - Vote 6. Procédure d élection 7. Varia 8. Levée de l assemblée

2 Les membres suivants étaient présents : Laval Étienne St-Yves, délégué Montréal Mario Harbec, président Outaouais André St-Jacques, président Québec / Chaudière-Appalaches Sarah Langlais-Lapierre, présidente Saguenay-Lac-St-Jean Simon McNicoll, président Les membres suivants n étaient pas représentés : Abitibi-Témiscamingue Centre du Québec Côte-Nord Est du Québec Lac St-Louis Sud-Ouest Était présent d office : Claude Tessier Badminton Québec, président Permanent de Badminton Québec : Chantal Brouillard directrice générale Assemblée générale spéciale du 21 mai 2015 Page 2 de 6

3 1. Ouverture de l'assemblée Monsieur Claude Tessier, président de Badminton Québec, déclare la réunion ouverte à 18h Vérification du droit de vote Monsieur Tessier effectue la vérification du droit de vote. Six associations régionales affiliées ne sont pas représentées : Abitibi-Témiscamingue, Centre du Québec, Côte-Nord, Est du Québec, Lac St-Louis, Sud-Ouest. 3. Constatation de la régularité de la convocation Toutes les associations régionales affiliées ont été convoquées à l assemblée générale spéciale le 1 er mai 2015, soit 20 jours avant sa tenue, tel que stipulé par les Règlements généraux de Badminton Québec. En réponse à une question, monsieur Tessier indique qu en vertu des Règlements généraux, les délégués présents à l ouverture d une assemblée des membres forment quorum. RÉSOLUTION AGS Lecture et adoption de l'ordre du jour Madame Sarah Langlais-Lapierre, appuyée par monsieur Mario Harbec, propose l adoption de l ordre du jour. 5. Ratification des modifications aux Règlements généraux adoptés par le Conseil d administration 5.1. Modifications à l article 10 Critères de reconnaissance des associations membres Monsieur Tessier rappelle qu une nouvelle politique d aide régionale a été présentée à la Commission des Présidents tenue le 6 juin 2014; celle-ci avait été acceptée à cette occasion. Cette politique définit notamment les critères qu une association régionale doit respecter afin d être reconnue membre actif de la fédération. L article 10 des Règlements généraux de Badminton Québec doit être modifié afin de refléter ces critères. Le Conseil d administration a adopté la modification requise par sa résolution 1509 du 12 mai En l absence de questions et commentaires, les membres procèdent au vote. Assemblée générale spéciale du 21 mai 2015 Page 3 de 6

4 RÉSOLUTION AGS Monsieur Étienne St-Yves, appuyé par madame Sarah Langlais-Lapierre, propose que l article 10 des Règlements généraux de Badminton Québec soit remplacé par le suivant : «Critères de reconnaissance : pour devenir un membre actif ou pour conserver ce statut, une association régionale doit obligatoirement se conformer aux critères de reconnaissance suivants L association régionale doit représenter l ensemble des membres de sa région et au moins deux clubs doivent être affiliés à Badminton Québec, à l exception d une association régionale en démarrage qui, pour une période de deux ans, pourrait ne pas avoir de club affilié L association régionale doit tenir une assemblée générale annuelle et convoquer l ensemble de ses membres La gestion des opérations de l association régionale est sous la responsabilité d un conseil d administration composé d au moins trois personnes. Badminton Québec recommande fortement qu'au moins un des postes soit occupé par une femme L association régionale doit produire sa déclaration annuelle auprès du Registraire des entreprises L association régionale en démarrage doit acheminer une demande de reconnaissance écrite à Badminton Québec en fournissant ses lettres patentes, son numéro d entreprise du Québec ainsi qu une copie du procès-verbal de son assemblée générale constitutive L association régionale doit retourner à Badminton Québec le formulaire d accréditation dûment rempli, avant le 1 er novembre de chaque année L association régionale doit payer son affiliation provinciale avant le 1 er novembre de chaque année L association régionale doit aussi envoyer annuellement, avant le 1 er novembre, à Badminton Québec le procès-verbal de son assemblée générale annuelle, ainsi qu une copie de sa déclaration annuelle mise à jour au registre des entreprises. Assemblée générale spéciale du 21 mai 2015 Page 4 de 6

5 À défaut de se conformer aux critères de reconnaissance énumérés ci-dessus, une Association régionale ne pourra obtenir son statut de membre actif. Une Association régionale bénéficiant du statut de membre actif ne pourra le conserver si elle fait défaut de se conformer aux critères de reconnaissance énumérés au présent article et si elle omet de remédier au défaut dans les 30 jours de l envoi d une communication transmise à cet effet par Badminton Québec.» Modifications à l article 13 - Vote Monsieur Tessier mentionne que quatre personnes ont soumis leur candidature au poste de président de Badminton Québec dont l élection se tiendra lors de l assemblée générale annuel du 6 juin prochain. Il souligne que l actuel article 13 des Règlements généraux stipule qu en cas d égalité des voix lors d un vote, le Président a droit à un vote prépondérant. Cela constitue une situation conflictuelle évidente lors de l élection au poste de président. Le service juridique du Regroupement loisir et sport Québec a été consulté afin d obtenir un avis portant sur l interprétation de l article 13 et une proposition de modification aux Règlements généraux afin d éviter cette situation conflictuelle. En tenant compte de l avis reçu, le Conseil d administration a adopté la résolution 1509 le 12 mai 2015 afin de modifier l article 13. En l absence de questions et commentaires, les membres procèdent au vote. RÉSOLUTION AGS Monsieur Simon McNicoll, appuyé par madame Sarah Langlais-Lapierre, propose que l article 13 des Règlements généraux de Badminton Québec soit remplacé par le suivant : «Chaque délégué a droit à un vote. Le vote par procuration n'est pas admis. Le vote est pris à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par le tiers des délégués présents ayant droit de vote. Le président du Conseil d administration a droit à un vote prépondérant en cas d'égalité des voix sur tout sujet autre que l élection du président du Conseil d administration. Lorsque le vote porte sur l élection du président du conseil d administration, un membre du conseil d administration dont le mandat Assemblée générale spéciale du 21 mai 2015 Page 5 de 6

6 n est pas expiré agira à titre de président d élection, auquel cas il obtiendra un vote prépondérant en cas d égalité des voix.». 6. Procédure d élection Monsieur Tessier présente sommairement la procédure d élection des membres du Conseil d administration qui sera utilisée lors de l assemblée générale annuelle du 6 juin prochain. Celle-ci sera transmise à chacun des candidats au poste de président de la fédération. Les membres n ont ni question ni commentaire. 7. Varia Aucun sujet n est ajouté. 8. Levée de l assemblée RÉSOLUTION Monsieur Simon McNicoll, appuyé par monsieur Étienne St-Yves, AGS propose la levée de l'assemblée à 18h55. Lu et approuvé lors de l'assemblée générale annuelle du 6 juin 2015, sur proposition de Monsieur Étienne St-Yves, appuyé par Madame Sarah Langlais-Lapierre, et adoptée à l unanimité. Mario Harbec, secrétaire Claude Tessier, président Assemblée générale spéciale du 21 mai 2015 Page 6 de 6

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