Cent soixante-deuxième session

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1 ex Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture Conseil exécutif Cent soixante-deuxième session 162 EX/37 PARIS, le 10 septembre 2001 Original anglais Point 7.12 de l'ordre du jour provisoire REGLES REGISSANT LE PAIEMENT DES FRAIS DE VOYAGE ET AUTRES DEPENSES AUX DELEGUES, EXPERTS ET AUTRES PARTICIPANTS AUX REUNIONS ORGANISEES PAR L'UNESCO RESUME Conformément à la décision 4.2 (IV.B) adoptée par le Conseil exécutif à sa 161e session, le Directeur général soumet au Conseil exécutif le présent rapport sur les règles régissant le paiement des frais de voyage et autres dépenses aux délégués, experts et autres participants aux réunions organisées par l'unesco. Décision requise : Paragraphe En application du paragraphe 12 de la décision 4.2 (IV.B) adoptée par le Conseil exécutif à sa 161e session, le Directeur général fait rapport sur les règles régissant le paiement des frais de voyage et autres dépenses aux délégués, experts et autres participants aux réunions organisées par l'unesco. Le présent document ne traite pas des questions relatives aux voyages des représentants des Etats membres aux sessions du Conseil exécutif et de la Conférence générale qui font l'objet du document 162 EX/INF.7. Règles générales régissant le paiement des frais de voyage des participants aux réunions organisées dans le cadre du programme 2. L'organisation de réunions, conférences et cours de formation est un aspect essentiel du programme de l'unesco et il est nécessaire d'aider les participants lorsqu'ils voyagent dans l'intérêt de l'institution. Le fait que beaucoup de partenaires de l'unesco manquent de ressources financières doit être pris en compte. Même si un nombre croissant de membres a accès aux technologies modernes de communication, l'utilisation de ces technologies ne saurait se substituer au concours direct des personnes.

2 162 EX/37 - page 2 3. Le montant indicatif des ouvertures de crédits prévues dans le document 29 C/5 approuvé pour le voyage des participants aux réunions organisées par l'unesco s'élevait à dollars des Etats-Unis. Les dépenses réelles pour l'exercice financier qui s'est terminé le 31 décembre 1999 ont atteint dollars des Etats-Unis. Le document 30 C/5 fixait à dollars des Etats-Unis les frais de voyage des délégués. Au 30 juin 2001, dollars des Etats-Unis avaient été dépensés à ce titre. Dans le projet de 31 C/5, un montant de dollars des Etats-Unis est affecté à ce poste. 4. Les frais de voyage des participants (y compris le coût du billet, l'indemnité de subsistance et les dépenses à l'arrivée et au départ) à ces réunions sont en règle générale remboursés conformément au tableau suivant : Catégorie de participant Frais de voyage payés par l'unesco (a) (b) (c) (d) (e) (f) Représentants d'etats ou d'organisations invités en qualité de participants principaux à une réunion des catégories I (conférences internationales d'etat), II (autres réunions de caractère intergouvernemental) ou III (conférences non gouvernementales) Participants principaux à une réunion des catégories V (Comités consultatifs), VI (Comités d'experts) ou VII (stages et cours de formation) Participants principaux à une réunion des catégories IV (congrès internationaux) ou VIII (colloques) Observateurs, quelle que soit la catégorie de la réunion (y compris les réunions organisées d'une manière "indirecte") Participants principaux aux réunions organisées d'une manière "indirecte" Membres du Secrétariat de l'unesco et consultants participant à des réunions en qualité de conseillers techniques du Secrétariat Non Oui Décision spéciale de l'adg responsable Non Décision spéciale de l'adg responsable Oui 5. On trouvera en annexe un tableau récapitulatif détaillé des indemnités de voyage versées aux participants principaux aux réunions. 6. En règle générale, le remboursement des frais de voyage est limité au tarif le plus économique existant. Dans des circonstances exceptionnelles et uniquement pour des raisons d'ordre médical, l'adg/adm peut, sur la recommandation du médecin-chef de l'organisation, accorder des dérogations et autoriser le voyage dans la classe immédiatement supérieure à la classe économique. Toutefois, aucun voyage par avion ne peut être effectué en première classe pour des raisons d'ordre médical ou autres, quelle que soit la source de financement (Programme ordinaire ou ressources extrabudgétaires). Toute dérogation à cette règle doit être

3 162 EX/37 - page 3 accordée par écrit par le Directeur général. Toute autre dérogation aux règles en vigueur concernant le voyage des participants aux réunions organisées par l'unesco nécessite une décision spéciale de l'adg/adm prise à la demande des secteurs du programme. Au cours des 12 derniers mois, 29 demandes de dérogation ont été présentées à l'adg/adm et 27 ont été approuvées. 7. Une indemnité journalière de subsistance est versée au taux intégral pendant les 60 premiers jours et au taux réduit par la suite. En outre, l'intéressé(e) a droit à une indemnité pour les dépenses à l'arrivée et au départ (transports publics locaux et/ou taxis, porteurs, etc.). Lorsque le transport jusqu'à et à partir de l'aéroport est assuré gratuitement, une déduction au prorata est opérée sur le montant forfaitaire de l'indemnité susmentionnée. 8. L'intéressé(e) doit, sauf lorsqu'il (elle) est logé(e) gratuitement, joindre sa ou ses notes d'hôtel à son relevé de voyage. En l'absence de cette ou ces note(s), un pourcentage de l'indemnité journalière de subsistance correspondant aux frais d'hôtel selon le barème des Nations Unies est déduit. Dans les cas où les frais de logement et de repas sont pris en charge par un tiers, il n'est normalement dû aucune indemnité journalière de subsistance. 9. Les règles relatives aux voyages de l'organisation sont applicables aux participants principaux qui jouissent de la plénitude des droits reconnus à une réunion, y compris, le cas échéant, le droit de vote, conformément au Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco 1. Les participants principaux dont les frais de voyage sont payés par l'organisation sont considérés comme des membres du personnel de grade équivalent. Voyages des consultants 10. Conformément au Manuel administratif, les consultants peuvent être autorisés à voyager aux frais de l'organisation en vue de participer à titre de conseillers techniques à une conférence ou à une réunion organisée par l'unesco à la demande des organes délibérants et pour y présenter une contribution orale et/ou écrite. L'itinéraire, le moyen de transport et la classe sont habituellement spécifiés dans le contrat pertinent. 11. Une unité du Secrétariat ne doit pas confier à un consultant des tâches courantes que les membres du personnel du cadre organique et de rang supérieur affectés à cette unité et occupant des postes établis ne peuvent exécuter en raison d'une surcharge temporaire de travail. 12. Nonobstant cette disposition, un contrat de consultant peut être conclu lorsque les membres du personnel, bien que possédant l'expertise nécessaire, n'ont pas le temps de voyager en mission afin d'exécuter une tâche exigeant leur présence dans un Etat membre en dehors de leur lieu d'affectation (mission consultative). 13. Les consultants doivent obtenir les visas d'entrée nécessaires à l'exécution de leur mission. Les frais y relatifs leur sont remboursés sur présentation du relevé de voyage et du reçu du paiement de tous droits consulaires. 1 Adopté à sa 14e session et modifié à ses 18e et 25e sessions par la Conférence générale (14 C/Rés., 23, 18 C/Rés., 18, 25 C/Rés., 29.5).

4 162 EX/37 - page 4 Voyages des surnuméraires 14. Les dispositions générales du Manuel administratif et des circulaires administratives s'appliquent aussi aux surnuméraires qui voyagent aux frais de l'unesco et qui sont en conséquence considérés comme des membres du personnel de grade équivalent. Réforme en cours 15. Le système informatique existant ne permet pas de déterminer la part exacte des ressources consacrées aux voyages sur la base des cotes de postes de dépense. Le nouveau Système d'information sur les finances et le budget (FABS) fournira avec précision les statistiques requises et améliorera en outre la conformité aux règles et règlements en éliminant les entrées incompatibles avec ces règles et règlements. 16. Jusqu'à présent, l'accent a été mis sur la nécessité de voyager au coût le plus bas. Les déductions susmentionnées ont été appliquées aux missions pour lesquelles le logement et/ou les repas étaient pris en charge par des tiers. Toutefois, la diminution des frais de mission ne devrait pas être le seul objectif. Comme il est manifestement de son intérêt d'assurer aux intéressé(e)s les conditions requises pour l'exécution de leurs tâches, l'organisation devrait, le moment venu, reconsidérer sa politique en matière de voyages et rapprocher son règlement de celui de l'onu, en tenant compte de l'article XIII de l'accord entre les Nations Unies et l'organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture, approuvé par la Conférence générale le 6 décembre 1946 et par l'assemblée générale des Nations Unies le 14 décembre 1946, lequel dispose que "les Nations Unies et l'organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture reconnaissent que le développement futur d'un service civil international unifié est souhaitable du point de vue d'une coordination administrative efficace et, à cette fin, conviennent de concourir à l'établissement de règles communes concernant le personnel, les méthodes et les arrangements destinés tant à éviter de graves inégalités dans les conditions d'emploi, ainsi qu'une concurrence dans le recrutement du personnel, qu'à faciliter l'échange de membres du personnel en vue de retirer le maximum d'avantages de leurs services". 17. Tout en améliorant les conditions de voyage, il faut évaluer avec plus de rigueur la nécessité des déplacements et déterminer avec plus de précision les résultats des réunions et des conférences organisées par l'unesco. Des rapports et des chiffres plus sérieux doivent être présentés à ce dernier égard. A cet effet, des normes de base plus détaillées applicables dans l'ensemble de l'organisation pour l'établissement des rapports et des indicateurs destinés à l'évaluation vont être adoptées. En outre, les membres du personnel disposant d'une délégation de pouvoirs en ce qui concerne la participation aux réunions de personnes non membres du Secrétariat doivent être considérés comme responsables de toute application non conforme des règles et procédures en matière de voyages pour ces missions. Il s'agit surtout d'opérer des restrictions mais en en améliorant les prestations. La possibilité de remplacer les voyages par l'utilisation des technologies modernes de communication est actuellement examinée par les cadres dirigeants. 18. Pour les missions effectuées par des consultants et des surnuméraires, le versement d'une somme forfaitaire pourrait sensiblement réduire les tâches administratives relatives aux voyages qui nécessitent beaucoup de personnel et de documents. 19. L'application des mesures susmentionnées pourrait se faire en même temps que l'automatisation des opérations administratives dans le cadre du projet FABS.

5 162 EX/37 - page 5 Projet de décision 20. Etant donné ce qui précède, le Conseil exécutif voudra peut-être examiner le projet de décision suivant : Le Conseil exécutif, 1. Ayant étudié le document 162 EX/37, 2. Invite le Directeur général à poursuivre ses efforts en vue de mieux maîtriser et de réduire le coût des voyages notamment par l'automatisation des opérations dans le cadre du projet FABS ; 3. Invite en outre le Directeur général à mieux harmoniser les règles régissant le paiement des frais de voyage et autres dépenses aux délégués, experts et autres participants aux réunions organisées par l'unesco avec les pratiques de l'onu.

6 RECAPITULATION DES INDEMNITES AUXQUELLES ONT DROIT LES VOYAGEURS MEMBRES DU SECRETARIAT Consultants (voyages effectués à l'occasion d'une nomination et en mission) Surnuméraires (professionnels) Billets payés par l'unesco Indemnité de subsistance Dépenses à l'arrivée et au départ Assurance des bagages (jusqu'à dollars E.-U.) (lorsqu'il ne s'agit pas de rejoindre ou de quitter le lieu d'affectation) (jusqu'à dollars E.-U.) Surnuméraires (G) (jusqu'à dollars E.-U.) Participants aux réunions des catégories I, II, III Assurance (maladie, décès, invalidité) Décès accidentel : dollars E.-U., frais médicaux jusqu'à dollars E.U par an Trois fois la rémunération annuelle en cas de décès et d'invalidité totale permanente, frais médicaux jusqu'à dollars E.-U. Trois fois la rémunération annuelle en cas de décès et d'invalidité totale permanente, frais médicaux jusqu'à dollars E.-U. Heures supplémentaires en mission Autres défraiements Passeport, visas, vaccinations -ilpeutêtreaccordéun excédent de bagages jusqu'à 20 kilos (Point 2725 C.1.) - 50 % de la rémunération journalière pour le jour précédant le début de l'engagement et le jour suivant la fin de l'engagement - passeport, visas, vaccinations -ilpeutêtreaccordéun excédent de bagages jusqu'à 20 kilos - 50 % de la rémunération journalière pour le jour précédant le début de l'engagement et le jour suivant la fin de l'engagement - passeport, visas, vaccinations -ilpeutêtreaccordéun excédant de bagages jusqu'à 20 kilos 162 EX/37 Annexe

7 Participants aux réunions des catégories V, VI, VII Participants aux réunions des catégories IV, VIII Observateurs toutes réunions Billets payés par l'unesco Indemnité de subsistance Dépenses à l'arrivée et au départ Assurance des bagages Assurance (maladie, décès, invalidité) Décès accidentel : dollars E.-U., frais médicaux jusqu'à dollars E.-U par an Décision spéciale Décision spéciale Heures supplémentaires en mission Autres défraiements 162 EX/37 Annexe - page 2