Cahier des charges pour une mission d étude et d assistance relative à la fusion des CRT Bourgogne et Franche Comté

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1 Cahier des charges pour une mission d étude et d assistance relative à la fusion des CRT Bourgogne et Franche Comté Bourgogne tourisme - 5 avenue Garibaldi DIJON CRT Franche Comté la City 4 rue Gabriel Plançon BESANCON Cedex Personnes en charge du dossier Bourgogne tourisme Sophie OLLIER DAUMAS directrice Mail : s.ollier-daumas@crt-bourgogne.fr Yann BELLET directeur-adjoint Mail : y.bellet@crt-bourgogne.fr CRT Franche Comté - Jean-Jacques MICOUD directeur Mail : jean-jacques.micoud@franche-comte.org Elus en charge du dossier Sylvie MARTIN, VP tourisme au conseil régional de Bourgogne Denis VUILLERMOZ, VP tourisme au conseil régional de Franche Comté Didier MARTIN, président du CRT Bourgogne Eric HOULLEY, président du CRT Franche Comté

2 1 contexte et objectif de l étude Par courrier en date du 17 octobre dernier, de Madame Marie-Guite DUFAY, Présidente du Conseil régional de Franche-Comté, et de Monsieur François PATRIAT, Président du Conseil régional de Bourgogne, à l attention des Présidents respectifs des CRT Franche-Comté et Bourgogne, relatif à la perspective de fusion des deux CRT au 1/1/2016, il est demandé aux 2 CRT de : «travailler, dans la perspective d une fusion des deux CRT au 1 er janvier 2016, sur les différentes hypothèses envisageables et les conditions de la réussite de cette ambition partagée.» et de proposer «un projet mettant en évidence les conditions de faisabilité techniques, économiques et sociales ainsi qu un échéancier des différentes étapes en vue d aboutir à la fusion.» Il est par ailleurs indiqué que «l année 2015 constituant l échéance des SRDT bourguignon et franc-comtois, la future Assemblée régionale engagera la réflexion sur le prochain schéma du tourisme, en 2016, à l échelle du territoire de la nouvelle région». 1.1 présentation du CRT Bourgogne -une vie statutaire : une assemblée générale 75 membres, répartis entre : - collectivités territoriales : Conseil régional, Conseils généraux, communes touristiques + Parc Naturel Régional du Morvan - institutions du tourisme : Agences de Développement Touristique (ADT) ou Comités Départementaux du Tourisme (CDT), Fédération Régionale des Offices de Tourisme et Syndicats d Initiative - chambres consulaires : Chambre Régionale de Commerce et d Industrie, Chambre Régionale d Agriculture, Chambre Régionale des Métiers, Conseil Economique et Social Régional - fédérations professionnelles : syndicats hôteliers, fédération des campings, association des loueurs de bateaux, union des gîtes ruraux, comité du tourisme réceptif - filières : tourisme culturel, randonnée pédestre, tourisme équestre, tourisme d affaires, cyclotourisme, et des personnalités qualifiées : grands sites, grands chefs, un conseil d administration

3 un bureau -un budget d environ 3,5 millions : principal financeur : le Conseil régional (95%) autres financeurs : les cotisations et les partenaires -une équipe de 29 personnes : 4 départements communication marketing supports on- et off-line observation/ingénierie 1.2 présentation du CRT Franche comté - une vie statutaire : une assemblée générale 47 membres, répartis entre : - collectivités territoriales et assimilés : Conseil régional, Conseil Economique et Social Régional, Conseils généraux, communes touristiques + Parcs Naturels Régionaux - institutions du tourisme : Agences de Développement Touristique (ADT)/Comités Départementaux du Tourisme (CDT), Fédération Régionale des Offices de Tourisme et Syndicats d Initiative - chambres consulaires : Chambre Régionale de Commerce et d Industrie, Chambre Régionale d Agriculture, Chambre Régionale des Métiers, - fédérations professionnelles : syndicats hôteliers, fédération des campings, association des loueurs de bateaux, union des gîtes ruraux, agences de voyages - filières : tourisme culturel, randonnée pédestre, tourisme équestre, tourisme d affaires, cyclotourisme, Comité Promotion Produits Régionaux et des personnalités qualifiées (5) nommées par le Président après avis du CA un conseil d administration - un budget consolidé d environ 3,5 millions :

4 principal financeur : le Conseil régional (78 %) autres : partenaires, les collectivités, l Etat, les Fonds Européens - une équipe de 20 personnes : 3 Unités Ingénierie Promotion Communication TIC Innovations Chaque responsable d unité est en charge d un collectif de «marques» (tourisme culturel et urbain, itinérances, montagnes du Jura le CRT est maitre d ouvrage délégué de la marque Montagnes du Jura qui comprend la région Rhône Alpes) 1.3 objectif de l étude Dans le cadre des textes relatifs à la réforme territoriale, et suite à la lettre de mission adressée aux deux CRT, une demande de fusion des deux structures a été demandée. Les deux CRT, en accord avec les deux institutions régionales, souhaitent confier une mission d étude et d assistance capable de les accompagner dans le projet de fusion et de les préparer à la création de la nouvelle structure. Différents scénarii sont à examiner qui permettront de guider la réflexion et les choix des élus. 2 maitres d ouvrages de l étude Les maîtres d ouvrages de la présente étude sont : Les Présidents des CRT des deux régions 3 contenu de l étude Le cabinet devra s appuyer sur : - La lettre de mission adressée aux deux présidents de CRT - Le code du tourisme déterminant les missions d un CRT ou sur la loi sur les compétences si elle est promulguée - Les statuts - Les plans marketing - Les Schémas régionaux de développement touristique

5 - Les comptes rendus des deux dernières années - Les budgets - Les conventions d objectifs et de moyens - Le manuel qualité de la Bourgogne (ISO 9001) Les éléments attendus de l étude s articulent autour des compétences et des conséquences financières, juridiques et humaines. 3.1 approche des compétences Le cabinet retenu fera le point entre les compétences rédigées dans les statuts et les compétences réellement exercées. Il devra présenter plusieurs harmonisations possibles, notant toutefois que les élus auront amorcés une phase de travail relative au lissage des compétences au préalable de l attribution de cette présente consultation. Le cabinet devra accompagner au mieux les élus dans la définition des missions de la future organisation et en particulier sur les compétences qui, actuellement, ne sont pas exercées de la même manière. Au regard des plans marketing, le cabinet devra mettre en avant les filières prioritaires, les destinations en Bourgogne, Franche Comté et les Montagnes du Jura et les marchés sur lesquels l intervention de la nouvelle organisation pourra s envisager Le cabinet devra également préciser dans sa candidature la méthodologie précise qu il envisage et ainsi proposer une synthèse permettant d identifier les forces et les faiblesses, les atouts et les menaces, les risques pour chaque structure. 3.2 approche des aspects financiers, juridiques et humains Les conséquences financières devront être analysées finement et si certains choix conditionnaient plusieurs scénarii, le cabinet s attachera à les présenter en mettant en avant les avantages et les inconvénients. Le cabinet devra être force de propositions en matière de choix stratégiques ayant des conséquences directes sur les impacts financiers. Le cabinet devra évaluer les conséquences financières de cette nouvelle organisation et s attachera à mesurer les conséquences sur les moyens humains existants. Il devra présenter une organisation de la nouvelle entité : un organigramme cible et quelle organisation spatiale. Cette liste, loin d être exhaustive, devra être complétée par l offre du candidat. En effet, les différentes phases de l impact de la fusion devront être reprises dans la note méthodologique.

6 4 - nature de la mission S agissant d une mission d étude, l offre du prestataire devra expliciter clairement la méthodologie retenue pour celle-ci et, le cas échéant, les différentes méthodes appliquées. Elle devra préciser la façon dont seront rendus les résultats intermédiaires et définitifs : présentation par phases, entretiens, présentation et validations des élus. Les interlocuteurs devront être clairement identifiés. 5 modalités de pilotage et suivi de l étude S agissant d une mission d étude, l offre prestataire devra expliciter clairement la méthodologie retenue. Elle devra préciser la façon dont seront rendus les résultats intermédiaires et définitifs : présentation par phases, entretiens Les interlocuteurs devront être clairement identifiés. 6 calendrier Lancement du cahier des charges le 2 février avec consultation des agences identifiées Rendu des agences le 2 mars Rencontre des agences présélectionnées le 10 mars à Dijon à partir de 9h30 1 ER Séances de travail et reporting des groupes de travail le 2 avril à Dijon Le ou les différents scenarii devront être rendus le 2 juillet. Une restitution avec les élus de Bourgogne et de Franche Comté est prévue le 9 juillet 7 compétences requises Les cabinets candidats devront indiquer les compétences qu ils mettront en œuvre pour réaliser cette étude, les ressources mobilisées. Ils devront également fournir des références dans des types d études similaires. 8 résultats attendus Les résultats attendus devront se présenter sous la forme de documents numériques et écrits. Des points d étapes de restitution seront à intégrer dans le calendrier. Le résultat final devra se composer de deux documents : un document détaillé et une note de synthèse. L ensemble des résultats pourront être librement utilisés.

7 9 contenu de l offre et critère de sélection des offres L offre remise par le candidat comportera : - Le présent cahier des charges signé - Une note méthodologique sur la réalisation de la mission et son calendrier de réalisation - Des références récentes sur des études similaires - Les moyens humains (CV, temps passé) - Le coût global et le détail avec le coût à la journée. A noter que les prix sont fermes, non actualisables et non révisables - Les frais de déplacement ainsi que les frais divers L offre sera examinée au regard des critères d attribution suivants et dans l ordre suivant : Méthodologie proposée et références (30%) - Méthodologie proposée - Références et expériences de prestations dans la conduite d étude similaire Compétences de l équipe (30%) - Disponibilité du prestataire et délai d exécution - Qualité de la présentation - Composition de l équipe Prix de la prestation (40%) 10 paiement de la prestation La facturation se fera en 2 temps - 50% à l issue de la phase «compétences» - 50% au rendu final de l étude 11 conditions de remise de l offre Les offres devront parvenir à l attention des deux maîtres d ouvrage pour le 2 mars. Soit par courrier recommandé avec accusé de réception, aux adresses indiquées cidessous : Bourgogne tourisme - 5 avenue Garibaldi DIJON CRT Franche Comté la City 4 rue Gabriel Plançon BESANCON Cedex

8 Ou contre récépissé Pour tous renseignements complémentaires, contacter : Bourgogne tourisme Sophie OLLIER DAUMAS directrice Mail : s.ollier-daumas@crt-bourgogne.fr Yann BELLET directeur-adjoint Mail : y.bellet@crt-bourgogne.fr CRT Franche Comté - Jean-Jacques MICOUD directeur Mail : jean-jacques.micoud@franche-comte.org 12 procédure de sélection des offres La sélection des offres se fera selon les critères de sélection mentionnés ci-dessus. Ce comité pourra juger opportun de prévoir une audition éventuelle avec chacun des candidats ou avec certain d entre eux dans le cadre d une première sélection faite sur dossier. Fait à.le. accepté le,.. Par M. Représentant de la société..