instruction du 18 février 2003

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1 99 année service téléphone document 2003 drhrs/dorh RH 12 cab/sna permanent instruction du 18 février 2003 Règles d archivage et de communication des dossiers de personnel des agents sortis de fonctions Références : circulaire fonction publique/3 n o 1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel instruction du 19 juillet 2001 relative à la gestion des archives des directions du siège et des directions à compétence nationale de La Poste, consultable sur le site intranet du service national des archives ou directement auprès de ce service instruction du 19 juillet 2001 relative à la gestion des archives des entités territoriales de La Poste, consultable sur le site intranet du service national des archives ou auprès du responsable archives en délégation Application : dès réception La présente instruction fixe les nouvelles règles d archivage des dossiers de personnel des agents sortis de fonctions, en application de la réglementation émise par le ministère de la fonction publique sur l archivage des dossiers de personnel (circulaire Fonction publique/3 n o 1821 du 20 octobre 1993). Elle permet également la mise en œuvre, en ce qui concerne les dossiers de personnel, des instructions relatives à la gestion des archives de La Poste, cosignées le 19 juillet 2001 par le directeur général de La Poste et la directrice des archives de France. annot. GM fiche tech. classement recueil diffusion interne à La Poste néant P6 P6-7 B

2 100 BRH 2003 doc RH 12 En conséquence, les règles d archivage des dossiers de personnel énoncées dans l instruction générale pour le service des postes et télécommunications, fascicule PG, chapitre 7 23 sont abrogées. La présente instruction rappelle également les règles de communication des dossiers de personnel, en application de la loi n o du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d amélioration des relations entre l administration et le public et diverses dispositions d ordre administratif, social et fiscal, modifiée par la loi n o du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. L article 13 complété instaure une articulation entre les lois du 17 juillet 1978 et du 3 janvier 1979 sur les archives. Le champ d application de ces textes s étend aux établissements publics et au dossier de personnel.

3 BRH 2003 doc RH Principe général La conservation des dossiers de personnel des agents sortis de fonctions répond à une double préoccupation. Il s agit, dans un premier temps, pour les services de gestion du personnel, d être en mesure de traiter les diverses demandes émanant des organismes sociaux, des administrations et des anciens agents ou de leurs ayants droit. Dans un second temps, ces dossiers constituent une source documentaire pour la recherche historique. Cependant, les contraintes économiques ne permettent pas de conserver l intégralité de ces documents. Pour tenir compte de ces différents impératifs, il convient de définir les règles d archivage des dossiers de personnel des agents de La Poste, dans le respect de la réglementation en vigueur. 2. Préarchivage interne À la cessation de fonctions des agents, il est procédé à la reconstitution de leur dossier : dossier «direction», livret sanitaire, dossier «établissement», fiche PG 11 (ou PG 13, s il s agit d un agent contractuel), lorsqu elle existe, dossier d appréciation, édition de l EDART (EDARAX pour un agent contractuel). Les dossiers de personnel doivent ensuite être classés par service d affectation des agents (siège, direction nationale, délégation, direction départementale), par année de naissance et par ordre alphabétique. Ils sont conservés par La Poste jusqu au quatre-vingt-dixième anniversaire des agents. En outre, afin de réduire leur volume, certains dossiers doivent faire l objet d un tri interne à l issue de la cinquième année suivant la sortie de fonctions de l agent. Ne doivent alors être conservés que : le certificat de position militaire; les diplômes et attestations de formation diplômante; la fiche individuelle de formation et des diplômes;

4 102 BRH 2003 doc RH 12 le justificatif d immatriculation à la sécurité sociale pour les agents dont La Poste est le premier employeur; la fiche PG 11 (ou PG 13, s il s agit d un agent contractuel) et/ou l édition de l EDART ou de l EDARAX; les pièces relatives : z à la position administrative de l agent (pour les fonctionnaires) : arrêtés de nomination, avancement, mutation, détachement, mise en disponibilité, reclassement, mise à la retraite, z à la carrière et à la rémunération de l agent (pour les agents contractuels) : contrats et avenants, y compris les avenants annuels relatifs aux objectifs commerciaux, les lettres de démission, les lettres de convocation, les notifications de licenciement, ainsi que les attestations Assedic (attestations mensuelles, relevé de versement des allocations); l enveloppe verte de la médecine de contrôle n 946 FME cachetée, renfermant notamment la fiche médicale d embauche et d observation, accompagnée du certificat d aptitude physique 942.1, ainsi que les expertises médicales datant de moins de dix ans; les pièces relatives à un accident du travail ou de service, ou à une maladie professionnelle; les pièces relatives à un congé de longue maladie ou de longue durée (pour les fonctionnaires), à un congé de grave maladie (pour les agents contractuels); les comptes rendus individuels de séance du conseil de discipline et les notifications de sanction disciplinaire (pour les affaires non amnistiées uniquement). Toutefois, les dossiers des cadres dirigeants et stratégiques, ainsi que des agents dont le patronyme commence par les lettres B ou T doivent être exclus de ce traitement et conservés intégralement. 3. Traitements à effectuer à l issue du préarchivage 31. Versement aux archives nationales ou départementales À l issue du quatre-vingt-dixième anniversaire des agents, les dossiers des cadres dirigeants et stratégiques, ainsi que ceux des agents dont le patronyme commence par les lettres B ou T doivent être versés intégralement dans les services publics d archives, selon les modalités ci-après.

5 BRH 2003 doc RH Les dossiers des cadres dirigeants et stratégiques et des agents ayant achevé leur carrière au siège ou dans une direction à compétence nationale doivent être versés aux archives nationales. Les dossiers des agents ayant terminé leur carrière dans une entité territoriale doivent être versés aux archives du département dans lequel était située leur entité d affectation (NOD). Le bordereau de versement, établi par le service national des archives de La Poste ou par le service versant, doit comporter les éléments suivants : nom patronymique suivi, le cas échéant, du nom d usage, prénoms, date de naissance. 32. Éliminations Pour les autres dossiers, un bordereau descriptif sommaire doit être établi, mentionnant : la nature des dossiers; la date de naissance de la personne la plus âgée et celle de la personne la plus jeune (ces dates sont appelées dates extrêmes); le métrage linéaire (mesure d un ensemble de dossiers exprimée en fonction de la longueur de rayonnage qu il occupe; un mètre linéaire correspond à l ensemble des dossiers posés à la suite, occupant un mètre de rayonnage), en précisant que sont exclus de la demande d élimination les dossiers des agents dont le nom patronymique commence par les lettres B ou T. Ce bordereau, accompagné d une demande de visa d élimination, est adressé par le service national des archives de La Poste au service compétent des archives nationales, pour les cadres dirigeants et stratégiques et les agents ayant achevé leur carrière au siège ou dans une direction à compétence nationale, et par le service gestionnaire au directeur des archives départementales concerné, pour les agents ayant terminé leur carrière dans une entité territoriale. La destruction des documents ne pourra être réalisée qu après réception du visa autorisant leur élimination. Celle-ci devra être pratiquée avec toutes les garanties nécessaires pour la préservation des informations confidentielles contenues dans les dossiers.

6 104 BRH 2003 doc RH Règles de communication des dossiers de personnel Conformément à l article 6 modifié de la loi n o du 17 juillet 1978, les dossiers de personnel ne sont communicables qu aux intéressés. Ils deviennent consultables au terme des délais et dans les conditions fixés par les articles 6 et 7 de la loi n o du 3 janvier 1979 sur les archives, à savoir cent vingt ans à compter de la date de naissance. L article 8 de la loi précitée a toutefois prévu une possibilité de consultation à titre dérogatoire avant l expiration des délais légaux. Les instructions du 19 juillet 2001 relatives à la gestion des archives des directions du siège, des directions à compétence nationale et des entités territoriales de La Poste ont défini les procédures d instruction qui suivent. Pour les dossiers non encore versés aux archives nationales ou départementales, ainsi que pour les dossiers déjà versés aux archives nationales, les demandes sont instruites par le service national des archives de La Poste, après avis du directeur du cabinet de la présidence et de la direction générale. Pour les dossiers déjà versés aux archives départementales, les demandes sont instruites par le directeur des archives départementales concernées, après avis des services versants ou, à défaut, du service national des archives de La Poste. I M P R I M E R I E N A T I O N A L E

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