Pointage Guide utilisateur. eservices. 05/06/2014 Hoya Lens France

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1 Pointage Guide utilisateur eservices 05/06/2014

2 Sommaire 1. PRESENTATION PROCESS D ALIMENTATION BORDEREAUX Alimentation des bordereaux à pointer Visualisation de l état de pointage d une facture PROCESS DE POINTAGE Duplicata de BL ecard Pointage sur le détail facture Page 2 / 11

3 1. PRESENTATION Hoya eservices est un portail de services internet offert gratuitement aux clients Hoya pour le suivi de leur facturation, le pointage facture et les demandes d avoir. Ce document décrit le processus de pointage de factures. Les factures HOYA ne comportent que des commandes qui ont été livrées avec un bordereau de livraison. Les avoirs regroupent les notes de crédit qui ont été émises à la suite de réclamations. Le pointage de réception ne concerne donc que les commandes présentes dans les factures. Page 3 / 11

4 2. PROCESS D ALIMENTATION BORDEREAUX Chaque nuit, après les expéditions, le système d information d HOYA charge la liste des commandes expédiées sur le portail eservices pour que les magasins puissent pointer les colis dès la réception le lendemain. L organisation du travail est propre à chaque magasin, il est donc laissé le choix aux clients de pointer leur réception au fil de l eau, chaque jour, ou à toute autre fréquence qui leur conviendrait : hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle Alimentation des bordereaux à pointer Toutes les commandes expédiées sont téléchargées dans la base de pointage chaque nuit après la facturation. Les données utilisées au pointage sont : - le rcvno = code barre sur le bordereau d expédition, obligatoire - la référence client, pour contrôle visuel - le nom du porteur, pour contrôle visuel - la date de commande, pour contrôle visuel Comme le client ne peut pointer que ses réceptions, les commandes perte transport doivent subir un traitement particulier pour éviter que les factures restent incomplètes. Nota : ce traitement particulier fera l objet d une mise à jour du site Visualisation de l état de pointage d une facture. Chaque soir après le traitement de facturation, le nombre de commandes de la facture est décompté, ainsi que le nombre de commandes pointées. Le ratio «pointées/total» permet d identifier l état de pointage. La liste des factures comportent donc un statut de pointage sous la forme d un pourcentage. Si le pointage n est pas 100%, le client accède à une page des commandes non pointées pour investigations. Page 4 / 11

5 3. PROCESS DE POINTAGE Le pointage des commandes se fait à partir du numéro de commande HOYA. Il est souhaitable de le réaliser par lecture du code barre qui se trouve sur le bordereau de livraison HOYA. Il est possible de saisir le numéro de commande ou de le pointer en cochant la case en face du numéro de commande dans la liste des commandes d une facture. Pour procéder au pointage, il faut se connecter au site avec un compte utilisateur du magasin, le même qu un compte Hoyanet ou HoyaiLog. Page 5 / 11

6 3.1. Pointage par lecture code barre Dans le menu Pointages, choisissez l option pointage bordereaux et vous arrivez sur la page cidessous, qui permet de pointer un bordereau, récupérer un duplicata de bordereau (PDF) ou récupérer un certificat d authenticité (PDF). Par défaut, c est le pointage qui est réalisé. Figure 1 - page de pointage Le numéro de BL qui doit être inscrit dans le champ est présent sous forme de code barre dans le haut des bordereaux HOYA, à côté du nom du client (voir exemple ci-dessous) Figure 2 - localisation du code barre sur les bordereaux Avec un lecteur code barre, paramétré avec un retour chariot automatique, l enregistrement des bordereaux est très rapide. Si vous ne disposez pas d un lecteur code barre, vous pouvez saisir manuellement le code à 8 chiffres qui figure sous le code barre. Le système contrôle que le numéro saisi correspond bien à un bordereau de commande de votre magasin. En cas d erreur de frappe, vous aurez l affichage d une croix rouge dans la liste des BL lus, comme dans l exemple figure 3. La liste des BL lus se met à jour automatiquement avec une coche verte pour les bordereaux reconnus et une croix rouge pour les problèmes. Figure 3 - saisie de numéro erroné Page 6 / 11

7 3.1.1 Duplicata de BL Si vous cliquez sur le bouton [Duplicata] après avoir saisi un numéro de BL, un fichier PDF est téléchargé par votre navigateur avec toutes les informations de la commande, à l identique de ce qui est inscrit sur la facture, à l exception des prix. Figure 4 - Duplicata de bordereau de livraison ecard Si vous cliquez sur le bouton [ecard] après avoir saisi un numéro de BL, une page s ouvre pour vérifier/corriger les informations du porteur, et compléter les informations de votre magasin. Page 7 / 11

8 Figure 5 - page de saisie infos ecard En cliquant sur le bouton [Envoi ecard par mail], le fichier PDF est transmis par en votre nom au porteur, avec les informations de contact de votre magasin. Dans la copie d écran ci-dessous, surligné en jaune, vous retrouvez les informations saisies sur le formulaire. Vos coordonnées sont mémorisées pour vous éviter de les ressaisir à chaque carte. Figure 6 - exemple d automatique ecard Page 8 / 11

9 Le fichier PDF en pièce jointe contient le certificat personnalisé avec le nom du porteur et vos coordonnées. Figure 7 - page PDF du certificat personnalisé En cliquant sur le bouton [Télécharger ecard], le fichier PDF du certificat est téléchargé par votre navigateur, vous pouvez ensuite l archiver, l imprimer pour le transmettre ou le retransmettre par ou fax. Page 9 / 11

10 3.2. Vérification du pointage A la fin de la validation de réception des bordereaux, il est possible de consulter l état de pointage global de la facture. Dans le menu Pointages, choisissez l option «recherche BLs». Vous arrivez sur la page ci-dessous (figure 4). Vous disposez de critères de recherche qui vous permettent de filtrer l affichage : - Mois : uniquement les factures ou avoirs du mois précisé - Début : uniquement les factures ou avoirs depuis la date fournie - Fin : uniquement les factures ou avoirs jusqu à la date fournie - Facture : uniquement le numéro de la facture fournie Figure 8 - page de recherche factures/avoirs Les critères de recherche peuvent être combinés. En l absence de critères, la recherche fournira la liste exhaustive des factures disponibles, comme dans la figure 9. Sur cette page, la colonne état de pointage permet de visualiser rapidement les factures qui ne sont pas complètement approuvées. Dans cette colonne, 3 informations complémentaires sont fournies : - Le nombre de commandes pointées (0 dans l exemple de la figure 8) - Le nombre total de commandes de la facture (149 dans l exemple de la figure 8) - Le taux de pointage ( 0%) Le bouton [numéro de facture] permet d accéder à la liste des bordereaux de la facture et à leur état individuel. Page 10 / 11

11 3.2. Pointage sur le détail facture Depuis la page Factures/Avoirs (figure 8), lorsque l on clique sur le bouton [numéro de facture], on accède à une liste de commandes (figure 9). Le temps de chargement dépend du nombre de commandes dans la facture. La liste se présente sous la forme d un tableau qui comporte les colonnes suivantes : - e-cards : un bouton pour accéder à la ecard de la commande. - Numéro BL : le numéro qui figure dans le code barre avec l icône PDF pour récupérer un duplicata - Référence : Votre référence de commande - Client final : Le nom du porteur - Numéro de commande EDI : si la commande est passée par EDI, le numéro de la commande EDI est reportée dans cette colonne. - Commande pointée : indicateur d état, rouge = non pointée, vert = pointée - Date pointage : date à laquelle la commande a été pointée - Etat pointage : cases à cocher qui permettent de pointer manuellement sur cette liste une commande. Il est nécessaire de cliquer sur le bouton [Valider] en bas de page pour enregistrer les modifications. Le pointage permet d indiquer si la commande est reçue ou si une perte transport est suspectée. Figure 9 - liste des commandes de la facture Il est possible de revenir à la liste des factures en cliquant sur le lien Retour à la recherche de bons de livraisons juste sous le titre Etat de pointage de la facture xxxx. L état de pointage Perdu ne génère pas automatiquement une relance de la commande, il faut appeler le service clients pour lui signaler le problème de transports. Le service clients interroge le transporteur et la commande peut être livrée dans la demi- journée si elle est retrouvée. A ce moment là, il sera possible de pointer la réception et d annuler automatiquement la perte transports. Si le transporteur ne retrouve pas la commande, le service clients Hoya émettra une note de crédit et relancera la commande. La demande de Note de Crédit sera alors transformée de en attente à Emise dans les pages de suivi des demandes. Page 11 / 11