REGLEMENT INTERIEUR DES SALLES DE L ESPACE ECULLY

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1 Préambule REGLEMENT INTERIEUR DES SALLES DE L ESPACE ECULLY L Espace Ecully est un service municipal polyvalent permettant l organisation de : - manifestations officielles ou publiques, - activités associatives permanentes ou ponctuelles, - réunions à caractère économique ou commercial, - réunions familiales, - réunions de groupements politiques. Il est rappelé qu il est accordé la gratuité de manière occasionnelle au COSPME, au Comité des Fêtes, à la Gendarmerie d Ecully et aux sapeurs pompiers d Ecully ainsi qu aux organismes intervenant en partenariat avec la commune d Ecully. Article 1 L Espace Ecully est mis prioritairement à la disposition des Ecullois. La location est également ouverte aux associations, entreprises, autres organismes et particuliers. - Les mises à dispositions aux associations éculloises sont règlementées par la délibération N et impliquent l application des forfaits prévus. - Les écoles, collèges et lycées d Ecully et les structures dédiées à la petite enfance bénéficieront une fois par année scolaire (1 jour ou 2 jours consécutifs comme pour les associations) de la gratuité de la salle du Grand Espace ou du Rez-de-Jardin. - Les groupements écullois à caractère politique bénéficieront de la mise à disposition de la salle Rez-de-Jardin à titre gratuit, une fois par trimestre de l année civile. Par convention, des associations peuvent occuper l Espace Ecully. Dans le cas de projets spécifiques, sous réserve de la présentation argumentée d un dossier et de son acceptation, les utilisateurs pourront bénéficier au tarif écullois applicable à la location du Rez-de- Jardin, du Grand Espace. Article 2 - Descriptif des salles ouvertes à la location. Grand Espace de m², modulable (800 ou 400 m²) comprenant : - Hall d accueil - Fosse avec parquet - Espace scénique loges - Cuisine de réchauffe et bar - Vestiaires équipés Rez-de-Jardin : 125 m² Page 1 sur 5

2 Article 3 Conditions de réservation Le demandeur devra justifier de son identité, s il agit au nom d une association ou de tout organisme et indiquer l objet de la réservation. Les statuts des associations devront être remis au gestionnaire. Les tarifs de location sont fixés par délibération du conseil municipal de la ville d Ecully et sont révisés chaque année. Ces tarifs non négociables sont affichés à l entrée du service accueil. Le tarif «écullois» est accordé aux résidents de la commune, ascendants et descendants directs. Un justificatif sera demandé (publication des bans, attestation de domicile, copie du livret de famille ). Seuls les chèques tirés sur le compte de l utilisateur de la salle seront acceptés. Il est interdit de céder même à titre gratuit ou de sous-louer les locaux attribués. Toute fausse déclaration pourrait entraîner l encaissement du chèque de caution. La commune se réserve le droit d annuler ou de déplacer pour motif d intérêt général toute réservation, sous réserve du respect d un délai de soixante jours. Les acomptes seront, le cas échéant, reversés à l utilisateur. Article 4 Modalités de la réservation Les demandes de réservation devront être établies par écrit à l intention du gestionnaire de l Espace Ecully. Elles seront examinées dans leur ordre d arrivée. La réservation sera réputée définitive (sauf cas visé à l article 3) dès réception : - de l acceptation du devis et des conditions d utilisation des locaux et matériels. - du versement d un acompte représentant 20% du montant total de la location. Ce versement reste acquis à la commune si le demandeur ne donne pas suite à sa réservation, sauf cas de force majeure. Dix jours avant la date de la manifestation, le solde de la location et les chèques de caution seront remis au gestionnaire de l Espace Ecully. Un chèque de caution sera également demandé aux utilisateurs d une mise à disposition. Faute de paiement en temps voulu, l Espace Ecully ne garantit pas la réservation. Un dossier sera obligatoirement ouvert pour toute occupation des locaux à titre gracieux ou onéreux. Article 5 Mise à disposition de l Espace 5.1 Horaires L autorisation d occuper les locaux est soumise au respect des horaires arrêtés par délibération du conseil Municipal. Les locaux pourront être loués à partir de 14H00 et devront être libérés à 4H00 du matin, fin d activités, rangement compris ; pour les mises à dispositions aux associations éculloises ou d autres organismes à titre gratuit, la fermeture légale est à 2H00, rangement compris. Page 2 sur 5

3 Toutefois, si des dérogations exceptionnelles doivent être accordées après la fin de la manifestation, elles seront facturées aux utilisateurs bénéficiant ou non de la gratuité. Toute heure entamée est due. L Espace Ecully devra être libéré impérativement à 4H00 du matin dernier délai. 5.2 Utilisation des locaux Les utilisateurs prennent les locaux et installations dans l état où ils les trouvent sans pouvoir exiger une quelconque transformation. 5.3 Régie technique Toute assistance technique sera obligatoirement assurée par une entreprise. Les frais inhérents seront à la charge de l utilisateur. L accès à la régie n est autorisé qu en présence d un technicien dûment mandaté par le gestionnaire ou son représentant. 5.4 Etat des lieux Il sera procédé à un repérage et à un état des lieux par l utilisateur avec le gestionnaire ou son représentant avant la manifestation. Un même état des lieux sera effectué à la fin de la manifestation. Des doubles de ces états seront remis à l utilisateur. Si des réserves devaient être soulevées, un deuxième état des lieux pourrait être établi contradictoirement avec le gestionnaire. 5.6 Entretien Il est rappelé que l utilisateur doit : - restituer les locaux propres, débarrassés de tout matériel lui appartenant, - remettre en place le matériel mis à sa disposition aux endroits prévus, - rassembler les déchets dans des sacs plastiques fournis par l utilisateur, - évacuer les bouteilles dans les conteneurs prévus à cet effet, - vérifier la propreté des sanitaires et du sol, - remettre en état la cuisine. Ce local est placé sous la responsabilité du traiteur ou de l utilisateur (son utilisation implique un règlement intérieur complémentaire et un chèque de caution), - laisser les abords de l Espace Ecully sans détritus (papiers, bouteilles ). 5.7 Sécurité du bâtiment Les moyens de secours doivent impérativement rester bien visibles. Les mesures de sécurité doivent être proportionnées à la nature de la manifestation. En aucun cas les chiffres maximums de 600 personnes simultanément et 450 maximum pour les repas, placés sous la responsabilité d un traiteur, ne pourront être transgressés afin de laisser libres les dégagements et assurer la sécurité. De même dans la salle du Rez-de-Jardin, la jauge maximum est fixée à 100 personnes ou 80 convives. Aucun obstacle ne doit être installé tant à l intérieur qu à l extérieur du bâtiment. Les accès aux bouches d incendie, extincteurs, postes téléphoniques, commandes et trappes d évacuation des fumées, doivent rester dégagés. Page 3 sur 5

4 Il est interdit d entreposer des caisses de bois, de carton ou de paille. La décoration doit être conforme aux normes de sécurité, s agissant, notamment, des matériaux employés (catégorie MO ou M1). Il est formellement interdit d installer tout appareil à gaz dans la cuisine, de cuisiner dans les espaces non prévus à cet effet. Une autorisation préalable comportant les prescriptions particulières de sécurité correspondant au projet soumis sera demandée avant toute manifestations. Aucun objet ou véhicule ne devra empiéter ou stationner sur les issues intérieures et extérieures des locaux et devant les entrées. 5.8 Gardiennage L utilisateur prend en charge la surveillance générale des locaux et les mesures de sécurité conformes à la nature de la manifestation (vigiles). Le personnel communal agit sous l autorité du gestionnaire ou de son représentant. Il assure la surveillance intérieure des locaux, le contrôle du respect du présent règlement et des consignes de sécurité. Le personnel communal peut prendre toutes mesures d urgence qui lui semblent indispensables à la sécurité des personnes et à la conservation des biens. Article 6 Dégâts ou dommages causés par l utilisateur Les occupants doivent laisser les locaux mis à leur disposition dans l état où ils les ont trouvés. Toutes détériorations causées soit au matériel, soit au bâtiment ou au sol occupé, y compris celles consécutives à l inobservation de l interdiction de fumer seront évaluées avec le gestionnaire et l administration municipale. Les frais de remise en état seront supportés par les utilisateurs après constat écrit et signé des deux parties. Les utilisateurs sont responsables de tous les dégâts directs ou indirects qu ils peuvent occasionner ainsi que des accidents ou des troubles causés du fait des participants, de leurs invités ou du public admis dans l enceinte de l Espace Ecully. La personne responsable désignée sur la demande de réservation s engage à payer le montant des dégradations qui auraient été commises ceci sur simple avis du Receveur municipal, agissant en vertu d un titre de recettes émis par le Maire. Si le montant des dégâts dépassait celui de la caution, l utilisateur s obligerait à en rembourser le solde. L administration municipale se réserve la possibilité d engager tout recours qu elle jugera utile. Page 4 sur 5

5 Article 7 Assurances 7.1 Responsabilité civile L utilisateur doit être garanti en responsabilité civile pour tous les dommages corporels, matériels ou immatériels qu il viendrait à causer pendant la durée de la location. Une attestation est exigée. 7.2 Assurance des matériels des occupants L administration municipale décline tout responsabilité en cas de vol, destruction ou détérioration pouvant intervenir lors de la manifestation dans l enceinte du bâtiment ou à l extérieur. Il revient à l utilisateur de prendre les garanties nécessaires auprès de son assureur. L utilisateur s engage à renoncer à tout recours, soit directement, soir par l intermédiaire de son assureur à l encontre de la commune d Ecully. Article 8 Application des conditions d utilisation Le présent règlement, dans ses dispositions générales et particulières, s applique de plein droit à l ensemble des utilisateurs qui sont admis à utiliser les locaux. L administration communale, le gestionnaire de l Espace ou son représentant sont habilités à faire respecter tous les points de ce règlement dans ses dispositions générales et particulières. En cas d inobservation, même partielle, de l utilisateur, garant du comportement du public admis, ils auront pouvoir de suspendre l utilisation de l équipement. Page 5 sur 5

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