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1 ACCORD-CADRE N 12/AC/39 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES COMMUN A TOUS LES LOTS APPROVISIONNEMENT EN FOURNITURES DE BUREAU Le présent accord-cadre est soumis aux dispositions de l arrêté du 16 juin 2008 modifié par l arrêté du 21 octobre 2011 portant réglementation sur les marchés des organismes de sécurité sociale et conclu conformément à l article 76 du code des marchés publics issu du décret du 1er août 2006 modifié. Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 1 sur 10

2 ARTICLE 1 : DISPOSITIONS GENERALES 1.1 Objet Le présent accord-cadre mono-attributaire a pour objet l approvisionnement en fournitures de bureau des organismes de Sécurité Sociale. Il est alloti en 6 lots géographiques comprenant chacun des organismes des branches concernées du régime général, du régime social indépendant ainsi que divers organismes, le tout regroupant au total 229 organismes tels que précisés à l article 1.4 du C.C.A.P. Il sera décliné par lot en marchés subséquents spécifiques à chaque organisme concerné. Les marchés subséquents auront la forme de marchés à bons de commande conformément aux dispositions des articles 76 et 77 du Code des Marchés Publics. Le présent document est le Cahier des Clauses Technique Particulières (CCTP) spécifique à l accord-cadre décrivant l ensemble des points à prendre en compte dans le cadre de la consultation. 1.2 Présentation des organismes bénéficiaires de l accord-cadre Le présent marché est un marché national interbranche de la Sécurité Sociale. - L UCANSS L UCANSS est un organisme de droit privé chargé d une mission de service public ; elle a un effectif de 230 agents et son siège social est implanté, pour la majeure partie de ses activités, au 18 avenue Léon Gaumont Paris 20ème. Dans le cadre de ce marché, la fonction de l Ucanss est d assister les organismes nationaux dans l élaboration des pièces juridiques et techniques, le lancement du marché, l analyse des offres et le suivi de l avancement de l opération jusqu à la réception complète de l ensemble des documents. Ses missions sur le plan national sont essentiellement : - de traiter les questions se rapportant aux conditions de travail, de rémunération et d emploi du personnel des Organismes de Sécurité Sociale ; - d instruire sur le plan technique les dossiers concernant les opérations immobilières des organismes ; - de conclure des marchés nationaux pour le compte des organismes en matière d imprimés et de publications ; - d organiser et de coordonner la formation professionnelle et le perfectionnement du personnel des Organismes de Sécurité Sociale ; - de jouer le rôle de centrale d achat pour les organismes de la Sécurité Sociale en application de l article L du code de la sécurité sociale, des articles 9 et 31 du Code des Marchés Publics et de l'article 16 de l'arrêté du 16 juin 2008 modifié portant réglementation sur les marchés des organismes de sécurité sociale. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail de l UCANSS : Le présent accord-cadre concerne l ensemble des organismes métropolitain et des DOM. Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 2 sur 10

3 - La Branche Maladie L'Assurance Maladie forme la "branche maladie" de la Sécurité Sociale, à travers le réseau formé par la Caisse nationale d assurance Maladie des travailleurs salariés (CNAMTS) et l ensemble des caisses primaires d assurance maladie (CPAM) et autres organismes communs. Les 101 CPAM (caisse primaire d assurance maladie en France métropolitaine), 1 CCSS (caisse commune de sécurité sociale de la Lozère), - 4 CGSS (Martinique, Guadeloupe, Guyane et Réunion) et 1 CSS (caisse de sécurité sociale de Mayotte) sont des organismes de droit privé chargés d'une mission de service public. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail de l Assurance maladie : - La Branche Famille Les Allocations familiales forment la "branche Famille" de la Sécurité Sociale, à travers le réseau formé par la Caisse nationale des Allocations familiales (Cnaf) et l'ensemble des caisses d'allocations familiales (Caf) et autres organismes communs avec plus de salariés. Les 102 Caisses d'allocations Familiales sont des organismes de droit privé chargés d'une mission de service public. Les Centres Nationaux d'etude et de Développement Informatique (CNEDI) sont des centres nationaux gérant l'informatique de la branche famille. Il s agit de sites, extérieurs à la CNAF mais sous sa dépendance directe, qui regroupent les équipes en charge des études, du développement et de la maintenance des applications et autres solutions informatiques de la branche Famille. Il existe six CNEDI répartis sur tout l hexagone (Lyon, Metz, Caen, Rennes, Nice et Montreuil). Les Centres Régionaux de Traitement Informatique (CERTI) sont des centres de production autonomes au service des Caisses d Allocation Familiales adhérentes. Ils réalisent les traitements informatiques pour le compte de ces caisses, permettant ainsi le versement des différentes prestations sociales. Il existe huit CERTI répartis sur tout l hexagone (Bobigny, Bordeaux, Dijon, Le Mans, Lyon, Nice, Rennes, Valenciennes). Des informations complémentaires sont accessibles sur le site de la Cnaf : et sur le site des allocations familiales : - La Branche Retraite La caisse nationale d assurance vieillesse (Cnav) gère la branche retraite du régime général de la Sécurité Sociale : la retraite de base des salariés du commerce, de l industrie et des services. Le réseau se compose de 15 CARSAT en métropole et de 4 organismes retraite dans les CGSS (caisses générales de Sécurité Sociale des départements d'outre-mer). Des informations complémentaires sont accessibles sur le site de la Cnav : - La Branche Recouvrement Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 3 sur 10

4 L'Agence centrale des organismes de Sécurité Sociale (Acoss) est la caisse nationale de la branche du Recouvrement du régime général de la Sécurité Sociale. Elle fédère les 74 Urssaf sur le territoire métropolitain ainsi que 4 CGSS (caisses générales de Sécurité Sociale) dans les départements d'outre-mer. Les Centres Régionaux de Traitement Informatiques (CERTI) sont des centre de production autonomes dont la mission consiste à assurer la production informatique la gestion des informations, la transmission des données aux organismes complémentaires.de ses organismes adhérents. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail du recouvrement : L ensemble des Centres Traitement Informatique (CTI, CERTI ) traitements informatiques pour le compte des caisses nationales. réalisant les Le Régime Social des Indépendants (RSI) Le Régime Social des Indépendants, né en 2006 de la fusion des caisses de protection sociale des chefs d entreprise est une caisse de Sécurité sociale, administrée par des représentants de ses assurés, artisans, commerçants et professions libérales. Il effectue une mission de service public en gérant la protection sociale obligatoire de plus de 4 millions de chefs d entreprise indépendants et de leurs ayants-droit. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail Les autres organismes - Le Réseau Institutionnel de Formation (RIF) est constitué de 15 structures de formation (Centres Régionaux de Formation Professionnelle (CRFP) inter branches ou services de formation interne) qui ont pour mission de décliner de manière opérationnelle la définition par les Caisses Nationales et l UCANSS, de la politique RH et formation de l Institution.Par ailleurs, les CRFP ont vocation à développer une offre régionale thématique pour répondre aux demandes des caisses locales. Des informations complémentaires sont accessibles sur le portail de l UCANSS : lisation/systeme_institutionnel_formation.htm - Les Unions Immobilières des organismes de Sécurité Sociale (UIOSS) ont été créées pour procéder à l acquisition, à la construction et à l aménagement d immeubles des organismes de la sécurité sociale. - Ecole Nationale Supérieure de Sécurité Sociale (EN3S) 1.3 Décomposition en lots Le marché est alloti en 6 lots géographique tels que précisés à l article 1.4 du CCA.P comprenant des organismes bénéficiaires tels que définis à l article 1.2 du présent CCTP. Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 4 sur 10

5 ARTICLE 2 : DESCRIPTION DETAILLEE DU BESOIN 2.1 Spécifications générales Spécifications générales relatives aux fournitures La définition des besoins en matière de fournitures de bureau dans le cadre de l approvisionnement des organismes de la Sécurité Sociale se base sur la distinction entre le bordereau de prix unitaire et le catalogue restreint. Les fournitures de bureau portent d'une part, sur un bordereau de prix unitaire et d'autre part sur un catalogue restreint limité aux familles de produits faisant l objet de l accordcadre. Le bordereau de prix unitaire est composé de plus de 300 références, répartie en 8 familles de produits : Le catalogue restreint limité aux familles de produits faisant l objet de l accord-cadre, Ne font pas l objet de l accord-cadre : - la fourniture courante du papier et d enveloppes; - l acquisition des accessoires et consommables informatiques ; - l acquisition du mobilier de bureau ; - l acquisition de matériels d impression et d éditique Spécifications générales relatives aux règles de commandes et de livraison Le présent accord-cadre définit les règles de commande et de livraison des fournitures de bureau listées dans le bordereau des prix unitaires annexé à l acte d engagement. Ce bordereau de prix regroupe les articles dont la consommation est significative et régulière. A ce titre il constitue le bordereau de prix unitaire pour la durée de l accord cadre. La liste des familles de produits concernés est la suivante : - Assemblages (agrafage, reliure, collage, etc.), - Etiquetage, - Petit matériel de bureau (calculatrice, perforateur, tableaux, etc.), - Timbres et tampons encreurs, - Ecriture et correction, - Classement et archives, - Fournitures façonnées papier, - Agendas, calendriers et blocs éphémérides. Les produits d'attaque (d'appel, d'entrée de gamme ou de bas de gamme) seront à exclure. La qualité des produits proposés est un critère de jugement des offres. Les candidats sont informés que les échantillons fournis lors de la consultation feront l'objet de tests et que la note qui leur sera attribuée à l'issue de cette période d'essai fera partie intégrante de la notation finale. Le titulaire devra veiller à disposer d un approvisionnement suffisant pour faire face aux délais de livraison pour lesquels il s est engagé. Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 5 sur 10

6 Dans l hypothèse d une rupture ponctuelle de stock d un produit, le titulaire s engage à informer l organisme concerné de la rupture momentanée du produit et à proposer un produit de substitution ayant des caractéristiques techniques et qualitatives équivalentes ou supérieures au produit remplacé. Le prix ne pourra être différent de celui retenu au titre du BPU. Le titulaire devra soumettre à l approbation préalable de l organisme concerné tout nouveau produit. Dans l hypothèse d une rupture définitive de stock d un produit notamment si le produit concerné figure dans le bordereau de prix unitaire, le titulaire s engage à informer directement l Ucanss afin de centraliser toutes éventuelles modifications du bordereau de prix unitaire et à proposer un nouveau produit soumis à l approbation préalable dans les mêmes conditions que l article 6 point 3 du RC. Le prix de ce nouveau produit devra être inférieur ou égal à l ancien. Le titulaire pourra proposer momentanément à l organisme bénéficiaire concerné un produit de substitution ayant des caractéristiques techniques et qualitatives équivalentes ou supérieures au produit remplacé dans l attente de la validation définitive du nouveau bordereau de prix unitaire. Le prix de ce produit temporaire devra être inférieur ou égal à l ancien. 2.2 Spécifications particulières Dès la notification de l accord-cadre, le titulaire devra être en mesure de mettre à disposition des organismes, au fur et à mesure de la notification des marchés subséquents, un bordereau de prix unitaires dématérialisé portant exclusivement sur les articles du bordereau des prix unitaires. Ce bordereau de prix fera apparaître les caractéristiques spécifiques des produits (taille, dimension, photos, conditionnement, «produit vert» ) et leur prix marché HT. Parallèlement le titulaire mettra à la disposition des organismes son catalogue restreint lié à l objet du marché «au format papier ou dématérialisé» couvrant les besoins complémentaires en fournitures de bureau. Le périmètre de ce catalogue sera validé à l issu de la notification de l accord-cadre entre l Ucanss et le titulaire. Le titulaire n est pas autorisé à distribuer aux utilisateurs son catalogue général public papier ou dématérialisé. Celui-ci sera distribué au référent de l organisme adhérent uniquement à sa demande. Le titulaire n est en aucun cas autorisé à diffuser auprès des utilisateurs, quel que soit le moyen de communication, des offres promotionnelles relatives à l objet du marché. 2.3 Spécifications techniques normes D'un point de vue général, les fournitures objet du marché doivent être conformes soit à des normes applicables en France, soit à des normes nationales en vigueur dans un autre état membre de la Communauté européenne transposant les normes européennes, soit à des agréments techniques européens, soit à des spécifications techniques nationales en vigueur dans un autre état membre de l Union Européenne. D'un point de vue particulier, les spécifications techniques de chacune des fournitures sont définies par les normes nationales (ou autres normes reconnues équivalentes), et notamment : Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 6 sur 10

7 - NF Z (septembre 1992) : Papiers pour imprimés et autres fournitures de bureau à l usage des administrations, services publics et assimilés Caractéristiques d emploi, de qualité et de dimensions. - NF ISO (juin 2011) Boîtes, chemises et autres contenants en matériaux cellulosiques, pour le stockage des documents sur papier et parchemin. - NF ISO (septembre 1998) modifiée par la NF ISO /A1 (Mai 2011) : Stylos rollers et recharges Partie 1 : utilisation générale. - NF ISO (septembre 1998) : Stylos à pointe bille et recharges Partie 1 : utilisation générale. En outre, le titulaire devra se conformer à toute nouvelle réglementation applicable pendant la durée de validité de l accord-cadre. ARTICLE 3 : QUALITE ENVIRONNEMENTALE DES PRODUITS 3.1 Produits à base de papier Concernant les produits à base de papier des familles de produit : classement et archives ; fournitures façonnées papier ; agendas, calendriers et bloc éphéméride, ils devront impérativement répondre au moins à une des exigences suivantes : - papier certifié FSC ou PEFC, ou équivalent - papier labellisé blue angel, Nordic Swan, écolabel européen, Paper by nature, ou équivalent - papier recyclé Apur, NAPM, ou équivalent 3.2 Autres produits Les autres produits «verts», proposés par le titulaire dans son bordereau de prix, doivent bénéficier d une qualification normative ou démontrée dans le cadre de la préservation de l environnement. A ce titre, le titulaire joindra à son offre, pour chaque produit concerné, une fiche technique correspondante. La prise en compte du développement durable est une préoccupation quotidienne pour les organismes bénéficiaires. A ce titre, les produits éco responsables proposés par le titulaire doivent être d une qualité équivalente à celle des produits classiques qu il propose. ARTICLE 4 : GESTION DE L ACCORD-CADRE 4.1 Organisation du pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur des organismes bénéficiaires, en prévision de l échéance de son marché existant, conclut avec le titulaire le marché subséquent qui lui est propre. 4.2 Organisation du titulaire Le titulaire assure l ensemble des tâches nécessaires au bon déroulement de la mise en place des marchés subséquents. A ce titre, le titulaire doit mettre à disposition deux interlocuteurs référents : Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 7 sur 10

8 - un référent opérationnel chargé du suivi et de l exécution des marchés subséquents des organismes locaux de Sécurité Sociale, - un référent chargé de l exécution nationale de l accord cadre dont la mission principale est la transmission des reporting à l Ucanss et aux caisses nationales. ARTICLE 5 : MODALITES DE COMMANDE 5.1 Généralités Les organismes bénéficiaires de l accord-cadre utilisent les modes de passation suivants : - Via le portail du fournisseur : représente 34% des dépenses - Via le portail de commandes électroniques AchatPro : représente 23% des dépenses - Par fax : représente 42% des dépenses - Par téléphone : représente 1% des dépenses Il est précisé que ces informations correspondent aux pratiques constatées durant l année 2010, et qu elles sont communiquées à titre indicatif. Le titulaire s engage à réceptionner et honorer les commandes passées par tous ces médias et doit s adapter aux changements éventuels de modalités de commande. En annexe au CCTP est présentée une fiche par organisme indiquant les caractéristiques logistiques par adhérents. La mise en place du portail électronique de commande du fournisseur, le guide méthodologique d utilisation des utilisateurs et toutes les démarches nécessaires au fonctionnement de l outil sont à la charge du titulaire. Le portail électronique de commandes du fournisseur ne donnera accès qu aux articles visés au bordereau de prix unitaire et aux catalogues restreints définis par les adhérents le cas échéant. Il est demandé aux candidats de fournir un exemplaire du guide d utilisation avec son offre. Les candidats joindront à leur offre une note de présentation du portail de commande et fourniront un accès de démonstration permettant au coordonnateur de tester l outil. Il est demandé aux candidats de fournir un identifiant et mot de passe test pour un profil utilisateur et un profil administrateur avec son offre. Les bons de commande seront émis par les organismes bénéficiaires au fur et à mesure de la survenance de leurs besoins. Les organismes devront avoir la possibilité de formaliser ces commandes : - Par voie dématérialisée par l intermédiaire : du portail du fournisseur, du portail de commande électronique Achatpro, - Par papier (fax ou courrier) - Par téléphone Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 8 sur 10

9 Les bons de commandes seront transmis par un seul service centralisateur ou par les services autorisés suivant l organisation propre à chaque organisme. Aucun rythme ni quantité minimale de commande ne pourra être imposé. Aucun frais supplémentaire ne pourra être facturé pour des commandes jugées de faible importance par le prestataire. Il est cependant entendu que les organismes feront de leur mieux pour grouper leurs commandes selon une périodicité qu ils auront eux-mêmes déterminée dans leur marché subséquent, à savoir bimensuelle ou mensuelle ou trimestrielle. La fréquence des commandes est précisée pour chaque organisme ou site à livrer dans la fiche logistique annexée au présent CCTP. La date d envoi de la commande est la date figurant sur le bon de commande Le prestataire devra indiquer dans le bordereau de prix unitaire le conditionnement de chaque produit. 5.2 Portail de commande en ligne Définition Au titre du présent accord-cadre, le titulaire s engage à mettre en œuvre une solution de commandes dématérialisée. Ce portail pourra être compatible avec l utilisation d une carte d achat. Le marché peut s exécuter à travers l émission de bons de commandes dématérialisés grâce à la mise en place d un outil e-procurement. Ainsi le fournisseur s engage à mettre en œuvre un portail électronique de commandes de type «plate-forme». Il en assure la mise en place, le paramétrage, ainsi que la diffusion d un guide méthodologique d utilisation pour les 2 profils concernés (administrateurs et utilisateurs). Ce portail offre toutes les garanties de rapidité, sécurité et fiabilité. Selon les processus mis en place au sein des organismes, la solution de commandes dématérialisée devra permettre a minima: - Pour les utilisateurs habilités : o L accès au bordereau des prix unitaire «BPU» et la possibilité de découvrir le catalogue restreint du titulaire relatif aux familles de fournitures objet du présent marché avec notamment des descriptifs techniques et des photos. o La visualisation et le suivi des commandes passées, en cours, ou en attente, o L historique des bons de livraisons sur l année N et N-1 o La possibilité de paramétrer le lancement de la commande par les utilisateurs avec la création d une enveloppe contrainte sur le bordereau de prix unitaire uniquement. - pour l administrateur/ le superviseur : o L accès au bordereau des prix unitaire «BPU»et la possibilité de découvrir le catalogue restreint du titulaire relatif aux familles de fournitures objet du présent marché avec notamment des descriptifs techniques et des photos. o La visualisation et le suivi des commandes passées, en cours, ou en attente, o L historique des bons de livraisons sur l année N et N-1 o Un maximum de contrôle avant la passation des commandes (cohérence des produits achetés au regard du bordereau des prix unitaire ) o Des statistiques en ligne (consommation par famille, par service, etc.) (à détailler par le titulaire dans son offre) Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 9 sur 10

10 o La validation électronique de l ensemble des commandes avant l envoi au fournisseur o La commande dans le catalogue restreint du fournisseur limité aux familles de produits faisant l objet du marché S agissant des modalités de mises à jour du bordereau de prix unitaire ou du catalogue restreint figurant sur le portail du titulaire, ce dernier est autorisé à mettre à jour tout élément constituant ce bordereau de prix unitaire ou ce catalogue restreint à conditions que les modifications induites n emportent pas d incidences financières. En tout état de cause, le titulaire s engage à informer chaque organisme ainsi que tous les utilisateurs dûment désignés de toutes les modifications apportées Disponibilité du portail de commande en ligne Il est demandé au titulaire d offrir la meilleure disponibilité possible (par exemple : Tranche horaire couverte : 24h/24 ; Jours couverts : 7j/7 ; Accessibilité : supérieure à 80 % du temps mensuel ). Les interventions techniques seront assurées par le titulaire en respect des exigences de disponibilités exprimées ci-dessus. En cas de non-respect du taux de disponibilité du portail de commande en ligne, les pénalités applicables par le pouvoir adjudicateurs sont indiquées dans l article 8.2 du CCAP Assistance téléphonique Le titulaire doit proposer une assistance téléphonique en cas de panne ou pour toute information technique sur l'hébergement et indiquer les modalités pour prévenir en cas d'indisponibilité de l'assistance Support et assistance technique Le titulaire doit proposer un support technique, avec une intervention en cas de panne, pour un diagnostic et une résolution rapide. Ces différents points seront demandés aux candidats dans leur proposition. 5.3 Commande sous forme papier Les commandes sont passées au moyen de bons de commande, adressés au titulaire par courrier avec accusé de réception ou par fax avec accusé de réception, comportant : - les références du marché, - le cas échéant, le nom du service passant la commande - le nom et adresse du titulaire, - le numéro de bon de commande, - le site de livraison et, le cas échéant, le service destinataire (nom du site + adresse+ nom du service) de la commande, - la désignation et la référence des articles, - les quantités commandées, - la date d émission du bon de commande, - les prix unitaires hors taxes, - le montant H.T. de la commande et montant T.T.C., - la date de livraison souhaitée, - l adresse de facturation. Annexe 1 : Fiche logistique fournitures de bureau Accord-cadre n 12/AC/39 «Approvisionnement en fourni tures de bureau» - CCTP Page 10 sur 10

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