Charte de fonctionnement du dispositif EVREST

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1 Charte de fnctinnement du dispsitif EVREST POURQUOI? Cette charte vise à fixer les engagements que divent respecter les utilisateurs et rganisateurs du dispsitif Evrest, cncernant : les cnditins de participatin au dispsitif et de recueil des dnnées les cnditins d utilisatin, d explitatin et de publicatins des dnnées issues d Evrest. La mise à dispsitin des médecins du travail d un util de recueil d indicateurs en Santé au Travail, nmmé Evrest (EVlutins et RElatins en Santé au Travail) permet de frmaliser et de suivre des infrmatins recueillies lrs des entretiens médicaux systématiques en Santé au Travail. Ce dispsitif a btenu l accrd de la CNIL en Février 2007, mdifié en Février Un Grupement d Intérêt Scientifique (Gis) 1 Evrest est créé, afin de permettre aux rganisateurs d Evrest de bénéficier d une structure fficielle pur gérer le dispsitif Evrest et en assurer les rientatins scientifiques. Une Équipe Prjet Natinale Evrest (EPNE), appruvée par le Cmité de Directin, a défini la méthdlgie à adpter dans le cadre de ce dispsitif, et est chargée de veiller à sn bn fnctinnement, en lien avec le directeur du Gis. Elle est cmpsée de médecins du travail, d un médecin inspecteur du travail et de chercheurs 2. Cette équipe prjet s appuie sur un réseau, cnstitué des médecins référents réginaux. La participatin au dispsitif Evrest nécessite une inscriptin vlntaire de la part du médecin qui suhaite participer, et un engagement de sa part à interrger au minimum les salariés nés en ctbre des années paires (échantilln de référence), sans limite dans le temps ; en retur, les rganisateurs (EPNE et référents réginaux) se divent de respecter certaines bligatins envers les médecins participants au recueil d infrmatins. 1 A la date de rédactin de la présente charte, les partenaires du Gis snt : l Agence Française de Sécurité Sanitaire de l Envirnnement et du Travail (AFSSET), l Agence Natinale pur l Améliratin des Cnditins de Travail (ANACT), le grupe EADS, le Centre de Recherches et d Etudes sur l Age et les Ppulatins au Travail, via le Centre d Etude de l Empli (CEE/CREAPT), l Université Lille 2, le Centre Interservices de Santé et de Médecine du travail en Entreprise (CISME) et l Institut de Santé au Travail du Nrd de la France (ISTNF). 2 La liste des membres du l EPNE est cnsultable sur le site d infrmatin Internet Evrest MàJ le 28/03/2014 1

2 ENGAGEMENTS DES UTILISATEURS DU DISPOSITIF EVREST Snt définis cmme utilisateurs du dispsitif Evrest, les médecins du travail qui y participent. Cnditins de participatin L utilisateur, en s inscrivant dans le dispsitif Evrest, s infrme des bjectifs et des cnditins de participatin, ntamment par la cnsultatin du site d infrmatin Internet Evrest Il s engage à participer au dispsitif Evrest pur une durée minimale de 2 ans, dans une perspective lngitudinale ; cet engagement est renuvelé par tacite recnductin. L utilisateur s inscrit dans sa régin d exercice, et furnit ses crdnnées afin d être cntacté par le référent Evrest réginal, à qui il purra pser tutes les questins qui lui semblent utiles. Si un utilisateur quitte le dispsitif Evrest, il en infrme le référent réginal Evrest. Recueil des dnnées L utilisateur s engage à recueillir les dnnées du questinnaire Evrest pur tus les salariés nés en ctbre des années paires dnt il assure le suivi, lrsqu il les rencntre dans le cadre d un entretien systématique de santé au travail (avec l accrd du salarié). La saisie des questinnaires d une année dnnée se fait au plus tard fin février de l année suivante, afin de permettre une explitatin rapide des dnnées, et un retur d infrmatin avant la fin du premier semestre. L utilisateur peut en utre utiliser le questinnaire Evrest pur tut autre salarié pur lequel il y truve un intérêt. Il purra alrs bénéficier de l util de saisie pur enregistrer ses prpres dnnées, sans avir à faire de demande particulière auprès des rganisateurs d Evrest. L utilisateur accepte que les dnnées cncernant les salariés nés en ctbre des années paires - et celles-là seulement - viennent alimenter l échantilln natinal Evrest, et dnnent lieu à un suivi dans le temps et à une explitatin par l EPNE. Explitatin des dnnées Chaque utilisateur a accès à ses prpres dnnées, peut en réaliser une extractin à partir du site de saisie. Il est libre d en faire les explitatins qu il suhaite. MàJ le 28/03/2014 2

3 ENGAGEMENTS DES ORGANISATEURS D EVREST Snt définis cmme rganisateurs d Evrest les médecins référents réginaux et les membres de l Equipe Prjet Natinale Evrest (sus la respnsabilité du directeur du Gis Evrest). Les rganisateurs se divent de respecter certaines bligatins, envers les utilisateurs et le Gis Evrest. Ces bligatins permettent aux utilisateurs d attendre un bénéfice de leur participatin active à ce dispsitif. Cnditins de participatin Les rganisateurs s engagent à participer au réseau Evrest, seln des mdalités qui dépendent de leur insertin dans le dispsitif: Les membres de l Equipe Prjet Natinale Evrest s engagent à : furnir aux utilisateurs les utils nécessaires au bn fnctinnement du dispsitif Evrest : mdèle natinal de questinnaire, guide de remplissage, méthdlgie, util de saisie, utils d analyses descriptives des dnnées, site Internet d infrmatin ; garantir l annymat des dnnées saisies héberger et traiter les dnnées des questinnaires Evrest des salariés de l échantilln natinal ; héberger, sans les traiter, les dnnées des questinnaires Evrest des salariés nés en dehrs des mis d ctbre des années paires ; réaliser et diffuser dans la cmmunauté scientifique, dans le débat scial et au sein du réseau Evrest lui-même, les explitatins statistiques natinales et réginales transversales et lngitudinales, à partir des dnnées des salariés nés en ctbre des années paires ; furnir aux médecins référents réginaux, en sus de l accès aux dnnées réginales, des résultats réginaux standards, cmparables aux indicateurs prduits au niveau natinal. Les médecins référents réginaux s engagent à : prmuvir le dispsitif Evrest dans leur régin ; rganiser les répnses aux demandes d infrmatin émanant des médecins de leur régin ; gérer les demandes d inscriptin (en respectant les prcédures déclarées à la CNIL, i.e. en ayant un cntact avec chacun des médecins demandant leur inscriptin) ; faire crriger les erreurs de saisies des fiches de leur régin, ntifiées péridiquement par l EPNE sus frme d un listing ; rganiser les restitutins des résultats réginaux, en cllabratin avec l écheln natinal. MàJ le 28/03/2014 3

4 PROPRIETE ET DETENTION DES DONNEES PRINCIPES REGISSANT L ACCES AUX DONNEES ET LEUR EXPLOITATION Cadre général d utilisatin des dnnées La cnsultatin, l explitatin et tute utilisatin des dnnées de la base natinale Evrest snt exclusivement réservées à l exécutin d une missin de service public, d étude, d analyse u de recherche qui pursuit un bjectif de cnnaissance u de préventin dans le dmaine de la santé au travail. Prpriétés et détentin des dnnées Les dnnées saisies par un utilisateur Evrest cncernant les salariés nés en ctbre des années paires alimentent «l échantilln natinal Evrest», prpriété du Gis Evrest qui s engage à en laisser le libre accès à chaque utilisateur pur les dnnées qu il a lui-même saisies. Les dnnées saisies cncernant tus les autres salariés snt la prpriété des médecins qui les nt saisies. Tute utilisatin de ces dnnées pur des études crdnnées dans le cadre du Gis Evrest nécessite un accrd écrit de chacun des médecins cncernés. Afin d assurer la cntinuité de l bservatire Evrest dans les entreprises, les dnnées cllectées par un médecin cncernant l ensemble des salariés d une entreprise peuvent être transmises en blc au nuveau médecin du travail qui a en charge la surveillance de ces salariés, sur demande expresse de celui-ci. En cas de refus de transmissin de dnnées exprimé par un salarié, le nuveau médecin devra suivre la prcédure indiquée sur le site internet d infrmatin de l bservatire Evrest ( page.php?cat=2&item=9&page=68). Hébergement des dnnées L ensemble des dnnées est hébergé sur un site sécurisé. A la date de la signature de la cnventin cnstitutive du Gis Evrest, les dnnées snt hébergées par la sciété Epicncept. Saisie des dnnées - Accès à la base de dnnées Explitatin des dnnées Saisie des dnnées Chaque utilisateur d Evrest reçit, après validatin de sn inscriptin auprès du référent réginal dnt il dépend, des identifiants persnnels (nm d utilisateur et mt de passe sécurisé). Les fiches Evrest snt enregistrées par chaque utilisateur, après authentificatin, directement dans la base natinale. La prcédure de saisie génère un identifiant du salarié unique et annyme, à partir d éléments saisis par le médecin, mais qui ne snt pas enregistrés dans la base natinale. Accès à la base de dnnées L accès aux dnnées se fait via l applicatin Internet dévelppée par Epicncept et seln des drits d accès différents seln le niveau d implicatin dans le dispsitif : MàJ le 28/03/2014 4

5 Les médecins utilisateurs accèdent librement à leurs prpres dnnées et uniquement à celles-ci ; Les médecins référents réginaux accèdent aux dnnées de leur régin ; Les chercheurs de l EPNE nt un accès natinal aux dnnées. L accès, par les rganisateurs, aux fiches des salariés nés en dehrs des mis d ctbre des années paires est réservé uniquement aux cntrôles à réaliser sur la base de dnnées (respect des engagements des utilisateurs, cntrôles qualité des dnnées, évaluatin de l utilisatin de l util de saisie mis à dispsitin). Explitatin des dnnées Chaque utilisateur peut réaliser une extractin des dnnées qu il a saisies pur les expliter cmme il le suhaite dans le cadre fixé au paragraphe «Cadre général d utilisatin des dnnées». Les rganisateurs peuvent expliter les fiches des salariés nés en ctbre des années paires et uniquement celles-ci, au niveau de la régin pur les médecins référents réginaux, au niveau natinal pur les membres de l EPNE. L explitatin des dnnées de l échantilln des salariés nés en ctbre des années paires est cnditinnée par une validatin préalable : Pur les médecins référents réginaux, l explitatin envisagée devra faire l bjet d un avis cnfrme préalable délivré par le directeur du Gis Evrest, au vu du frmulaire type de requête ; Pur les membres de l EPNE : les chercheurs purrnt expliter les dnnées de l échantilln natinal sus la respnsabilité du directeur du Gis ; les médecins référents réginaux membres de l EPNE purrnt expliter les dnnées de l échantilln natinal sus la respnsabilité du directeur du Gis, après avis cnfrmé préalable délivré par le directeur du Gis Evrest, au vu du frmulaire type de requête. Tute autre demande d explitatin suppse l avis cnfrme préalable du Cmité de Directin du Gis Evrest, sur la base d un prjet sumis à l EPNE. Les travaux réalisés par les rganisateurs snt présentés au Cnseil scientifique du Gis Evrest. MàJ le 28/03/2014 5

6 PUBLICATIONS UTILISANT DES DONNEES ISSUES D EVREST Prductins utilisant des dnnées issues d Evrest Tute prductin utilisant des dnnées issues d Evrest devra explicitement faire référence au dispsitif «Evrest». La présentatin devra permettre de distinguer les résultats issus du questinnaire natinal Evrest de ceux issus des éventuelles questins cmplémentaires. Les publicatins scientifiques* Tute publicatin scientifique utilisant les dnnées du dispsitif Evrest devra être cmmuniquée, avant sumissin à un cmité de lecture, au Directeur du Gis Evrest. Ce dernier dispsera d un délai d un mis pur faire part de ses remarques éventuelles. Tute publicatin devra explicitement faire référence au «GIS Evrest». Elle devra permettre de distinguer les résultats issus du questinnaire natinal Evrest de ceux issus des éventuelles questins cmplémentaires. La publicatin finale devra être adressée pur infrmatin au Directeur du GIS Evrest. * publicatin sumise à une prcédure de validatin scientifique (cmité de lecture, cmmissin de validatin, ) MàJ le 28/03/2014 6