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3 Grâce aux feuilles de calcul Google, vous pouvez en toute simplicité créer, partager et modifier des feuilles de calcul en ligne. Vous pouvez notamment : importer et convertir des données.xls,.csv,.txt et.ods ; exporter des données.xls,.csv,.txt et.ods, ainsi que des fichiers PDF et HTML ; mettre en forme vos cellules et modifier des formules de manière à effectuer des calculs et à façonner vos données comme vous le souhaitez ; chatter en temps réel avec les utilisateurs qui travaillent sur la même feuille de calcul que vous ; créer des graphiques et des gadgets ; intégrer une feuille de calcul ou une partie d'une feuille de calcul dans votre blog ou votre site Web. Parcourez ce guide pour vous familiariser avec les principales fonctionnalités des feuilles de calcul Google et commencer à créer les vôtres. Pour commencer à utiliser des feuilles de calcul Google et d'autres applications dans Google Drive, il vous suffit de vous connecter à votre compte Google sur la page Pour utiliser les feuilles de calcul Google, plusieurs options s'offrent à vous. Vous pouvez créer une feuille de calcul, importer une feuille existante depuis votre ordinateur ou encore vous servir d'un des modèles disponibles dans notre galerie. Pour créer une feuille, accédez à votre Drive, cliquez sur le bouton rouge Créer, puis sélectionnez Feuille de calcul dans le menu déroulant. 3

4 L'éditeur de feuilles de calcul Google enregistre votre travail à un intervalle de quelques secondes dès que vous commencez à saisir du texte ou attribuez un nom au document. La date du dernier enregistrement est indiquée au-dessus de la feuille de calcul. Vous pouvez à tout moment importer des feuilles de calcul existantes dans Google Documents. Lors de l'importation, vous avez le choix entre conserver votre feuille de calcul dans son format d'origine ou la convertir au format Google Documents. Cette conversion vous permet de modifier votre feuille de calcul et de collaborer sur celle-ci en ligne à partir de n'importe quel ordinateur. Vous pouvez importer les types de fichiers suivants :.xls et.xlsx.ods.csv.tsv.txt.tsb Pour importer une feuille de calcul, procédez comme suit : 1. Cliquez sur l'icône Importer dans l'angle supérieur gauche de votre liste de documents. 2. Cliquez sur Fichiers, puis sélectionnez le document à importer. 3. Cliquez sur Ouvrir. 4. Cochez la case "Convertir les documents texte, présentations, feuilles de calcul et dessins au format Google Documents correspondant" si vous souhaitez pouvoir modifier le document en ligne et collaborer sur celui-ci. Les documents importés qui sont convertis au format Google Documents ne peuvent pas excéder 1 Mo. 5. Cliquez sur Démarrer l'importation. Le fichier importé apparaît dans votre liste de documents. Les feuilles de calcul importées qui sont converties au format Google Documents ne peuvent pas excéder 20 Mo et doivent contenir moins de cellules et 256 colonnes par feuille. 4

5 Pour entrer du contenu dans une cellule vide, cliquez simplement sur celle-ci et ajoutez le contenu désiré. Pour modifier une cellule déjà remplie, double-cliquez dessus et faites les modifications voulues. Vous pouvez également cliquer une fois sur la cellule et appuyer sur Entrée ou sur la touche F2. Pour faciliter la lecture d'un texte censé apparaître sur plusieurs lignes, par exemple une adresse postale, vous pouvez insérer des sauts de ligne dans la cellule concernée en procédant comme suit : placez le curseur dans la cellule et appuyez sur Ctrl+Entrée. Vous pouvez varier la mise en forme des données de vos feuilles de calcul à l'aide des options affichées dans la barre d'outils. Pour afficher l'info-bulle décrivant le fonctionnement d'une option, passez simplement la souris sur l'icône associée. Voici les principales options de mise en forme : Imprimer Annuler ou répéter la dernière opération Modifier le format de nombre, de date ou de valeur monétaire Mettre en forme le contenu de la cellule Modifier la taille de la police Ajouter du texte en gras ou barré Modifier la couleur du texte ou de l'arrière-plan Ajouter des bordures Aligner le texte Fusionner les cellules horizontalement dans les lignes sélectionnées Renvoyer à la ligne automatiquement Ajouter des formules 5

6 Dans une feuille de calcul, les chiffres peuvent apparaître sous forme de nombre décimal, de pourcentage ou en notation scientifique. Les dates et les valeurs monétaires peuvent également s'afficher de différentes façons. Pour appliquer une mise en forme à un nombre, une date ou une valeur monétaire dans une feuille de calcul ou la modifier, procédez comme suit : 1. Sélectionnez la plage de cellules concernée. 2. Cliquez sur l'icône 123 de la barre d'outils. 3. Sélectionnez le format (nombre, date ou valeur monétaire) à appliquer. Vous pouvez insérer une formule dans une cellule de feuille de calcul en tapant un signe égal (=) suivi du nom de la fonction voulue. La fonction de suggestion automatique ouvre une zone où s'affichent le nom et la syntaxe de la formule que vous créez. 7.1 Fonctions imbriquées Lorsque deux fonctions coexistent dans une même cellule, elles sont dites "imbriquées". Lorsque des fonctions sont associées, les feuilles de calcul Google commencent par calculer celle qui est imbriquée. Celle-ci s'affiche entre parenthèses et fait office de composant de la fonction qui l'englobe. 6

7 Par exemple, imaginons que vous souhaitiez obtenir la somme, en valeur absolue, de plusieurs nombres contenus dans la plage de cellules A1:A7. Pour effectuer ce calcul, vous devez entrer "=SUM(A1:A7)" dans une cellule. Pour obtenir la valeur absolue correspondante, vous devez imbriquer la formule "SOMME" dans la formule "ABSOLUE". Pour calculer les deux formules dans une seule cellule, saisissez "=ABSOLUE(SOMME(A1:A7))" dans la cellule. Notez que la fonction "=SUM()" est d'abord calculée et le résultat utilisé dans la fonction "=ABSOLUE()". 7.2 Mise en évidence des formules Lorsque vous mettez en référence d'autres cellules dans une formule, elles apparaissent en surbrillance dans une couleur différente pour vous aider à créer la formule voulue. Si vous cliquez sur la cellule contenant une formule calculée, ces cellules sont également mises en évidence. Toutes les formules sont listées lorsque vous saisissez le signe (=) puis la première lettre de la formule : 7

8 Voici un aperçu rapide des graphiques dans les feuilles de calcul Google. Vous y trouverez la liste des types de graphiques, des options de personnalisation avancées et des informations sur les graphiques recommandés pour les données que vous avez sélectionnées. Comment créer et personnaliser un graphique Vous pouvez facilement créer, modifier, prévisualiser et personnaliser votre graphique. Entrez les données dans votre feuille de calcul et sélectionnez cette plage de cellules. Sélectionnez ensuite Insertion > Graphique dans le menu de la barre d'outils. Une fois que les données à afficher sont sélectionnées et que vous avez cliqué sur Insertion > Graphique, vous pouvez commencer à modifier, prévisualiser et personnaliser votre graphique. Sous l'onglet Démarrer de la boîte de dialogue de création de graphiques, vous pouvez modifier la plage de données à afficher dans le graphique, et prévisualiser les types de graphiques recommandés. La plage de données sélectionnée détermine les types de graphiques recommandés. Sous cet onglet, vous pouvez également intervertir les lignes et les colonnes, et utiliser la première colonne et/ou ligne comme libellés du graphique. Sous l'onglet Graphiques, vous pouvez parcourir tous les types de graphiques pour prévisualiser vos données de différentes façons. 8

9 Dernière possibilité, et non des moindres, vous pouvez personnaliser votre graphique sous l'onglet Personnaliser. Sous cet onglet, vous pouvez nommer le graphique et ses axes, choisir la disposition et personnaliser les couleurs associées aux données. Comme sous les autres onglets de la boîte de dialogue des graphiques, vous pouvez prévisualiser votre graphique avant d'enregistrer vos modifications : 9

10 Maintenant que vous avez créé votre feuille de calcul Google, vous pouvez la partager avec vos amis, les membres de votre famille ou vos collègues. Cette fonction est accessible à partir de votre liste des documents ou directement depuis le document lui-même. Dans la liste des documents, sélectionnez un ou plusieurs documents à partager, puis cliquez sur le menu Autres. Placez ensuite le pointeur de la souris sur Partager, puis sélectionnez Partager. Depuis votre document, cliquez sur le bouton bleu Partager dans l'angle supérieur droit de la fenêtre. Ensuite, procédez comme suit : 1. Dans le champ "Ajouter des personnes", saisissez les adresses des contacts avec lesquels vous souhaitez partager votre document. Vous pouvez ajouter une seule personne ou une liste de diffusion. 2. Dans le menu déroulant affiché à droite dans la liste de noms, choisissez l'option "Consultation autorisée", "Modification autorisée" ou "Commentaire autorisé". 3. Si vous souhaitez joindre un message à votre invitation, cliquez sur Ajouter un message et saisissez votre texte. 4. Cliquez sur Partager et enregistrer. Si vous ne souhaitez pas envoyer d'invitation, désélectionnez l'option "Prévenir les contacts par ". Vos collaborateurs et lecteurs pourront accéder au document à partir de leur liste de documents, mais ils ne recevront pas d'invitation par . Dans la boîte de dialogue "Paramètres de partage", vous pouvez également voir qui a accès à votre feuille de calcul, définir le niveau d'accès de chacun, supprimer des éditeurs, des commentateurs et des lecteurs et modifier l'option de visibilité de votre feuille de calcul. 10

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