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1 Association Communautaire de Carlsbad Springs (ACCS) Assemblée générale annuelle (AGA) et élections le 24 février 2010 Présences : Denis Labrèche Ghislaine Monette Joan Goyette Denis Poulin Manon Allaire Léonette Poulin Suzanne Sanford, Ville d Ottawa Bienvenue Le Président de l ACCS, Denis Labrèche, souhaite la bienvenue aux personnes présentes à l assemblée. 1. Quorum Le quorum est confirmé. 2. Ordre du jour Ghislaine Monette, appuyé de Denis Poulin propose l acceptation de l Ordre du jour. Tous sont en faveur. 3. Procès verbal Lecture et approbation du procès verbal de l AGA du 19 février Denis Poulin propose avec changement son acceptation et Léonette Poulin appui la proposition. Tous sont en faveur. 4. Revue des états financiers Denis Poulin donne un compte-rendu des états financiers et remet une copie à l assemblée. Appuyé de Ghislaine Monette, Denis propose l acceptation du rapport. Tous sont en faveur. 5. Dépenses à approuver pour Achat et installation d équipement audio-visuel pour le nouveau centre communautaire de Carlsbad Springs. Exemple : Projecteur, écran, mixer, podium, écran LCD pour le lobby, ordinateur pour le Carlsbad Springs Community Association (CSCA) Annual General Meeting (AGM) and Elections February 24, 2010 Attendance : Denis Labrèche Ghislaine Monette Joan Goyette Denis Poulin Manon Allaire Léonette Poulin Suzanne Sanford, City of Ottawa Welcome The President of the CSCA, Denis Labrèche, welcomes attendants to the meeting. Quorum Quorum is confirmed. Agenda Ghislaine Monette proposes the approval of the Agenda. Denis Poulin seconds the motion. All are in favour. Minutes Review and approval of minutes from the AGM of February 19, Denis Poulin proposes with changes and Léonette Poulin seconds the motion. All are in favour. Financial Review Denis Poulin provides an overview of the financial statements and provides a copy of these to the attendants. Denis proposes the acceptance of this report; Ghislaine Monette seconds the motion. All are in favour. Approval of Expenses for Purchase and installation of audio-visual equipment for new Carlsbad Springs Community Centre. Example: projector, screen, mixer, podium, LCD screen for lobby, computer for office, speakers, microphone, various cables, etc Estimated 1

2 bureau, speakers, micro, divers câbles etc. Estimation $ Référence Soumission reçu de Nova Audio-Visual et CBCI Telecom. 2. Achat de 125 nouvelles chaises et 25 nouvelles tables pour le nouveau centre communautaire. Quote #1: $13.99 ($15.81 with tax) + Purchase of 25 tables for new Community Centre at $50.00 ($56.50 with tax). Total cost estimated at $ (quote from Costco) Quote #2: (from This is a better system as it comes with carts on wheels to carry tables and chairs from storage to multipurpose room. waiting for quote this week. 3. Projet de renouvellement du siteweb un frais unique pour le nouveau design. (utilisant les services de Virtuo.ca) : Soumission $2,700. un frais unique pour le nouveau design par mois (environ $ par année). at $ Reference: Quote received from Nova Audio-Visual and CBCI telecom 2. Purchase of 125 new chairs and 25 new tables for new Community Centre. Quote #1: $13.99 ($15.81 with tax) + Purchase of 25 tables for new Community Centre at $50.00 ($56.50 with tax). Total cost estimated at $ (quote from Costco) Quote #2: (from This is a better system as it comes with carts on wheels to carry tables and chairs from storage to multi-purpose room. waiting for quote this week. 3. Website renewal project - one time fee for new design (using Virtuo.ca option): Quote: $ one time fee for new design. + $75.00 per month (Approx. $990.00/year) Denis Labrèche proposes and seconded by Denis Poulin. All in favour of 2010 budget. Denis Labrèche propose et Denis Poulin seconde. Tous en faveur à la proposition du Budget

3 6. Révisions des projets 2009 et les priorités pour Projet du nouveau centre communautaire: liaison avec la Ville. L ACCS avait fait demande (printemps 2009) au divers groupes communautaires pour obtenir des lettres d appuie pour aider avec la demande de fonds au niveau municipal, provincial et fédéral. 2. Recherche pour refaire le site web et trouver une meilleure solution pour la gestion du site Internet 3. Activités sports et loisirs divers 4. Responsable des reservations du centre communautaire 5. Divers commandites: carnaval, ligue des As, ligue du minor ball 6. Distribution des fonds reçus par la Ville pour des programmes et partenariats communautaires: Minor Ball, Les As, Age d or, Optimistes, Top Generation, etc Projet du Carlsbad Springs Communiqué: nouveau bulletin mensuel communautaire Project Review 2009 and upcoming priorities for Community Centre project - liaison with City. 2. Website renewal project: finding options to have more than one webmaster and upgrade current design 3. Offer sports and leisure activities via partnership and volunteers 4. Responsable for Community Centre reservations 5. Sponsors various events and groups: carnival, Adult and Minor ball Softball league 6. Funding distribution of funds received from City to assist various community based groups and programs 7. Carlsbad Springs Communiqué: new monthly newsletter project 8. Local website - responsible for content, promotion and management 9. Management of local rink and management of funds received from City 8. Gestion du site web de la communauté 9. Gestion de la patinoire Norms Childs via une entente avec la Ville ACCS 1- AGA Construction Procès verbal du nouveau le 24 février centre 2010 communautaire : liaison avec la Ville et la gestionnaire du projet. 2- Nouveau design et serveur pour le 3

4 Projets pour 2010: 1- Construction du nouveau centre communautaire : liaison avec la Ville et la gestionnaire du projet. 2- Nouveau design et serveur pour le site web: déterminer la meilleure option 3- Gestion des activites sports et loisirs: tole painting, volleyball, hockey-balle. 4- Gestion des reservations du nouveau centre communautaire 5- Divers commandites: carnaval, ligue des As, ligue du minor ball 6- Distribution des fonds reçus par la Ville pour les divers programmes et partenariats: Minor Ball, Les As, Age d'or, le club Optimiste, etc Le Carlsbad Springs Communiqué: nouveau bulletin mensuel communautaire 8- Gestion du site web de la communauté 9- Gestion de la patinoire Norms Childs 10- Demande de fond à Trillium pour de l'équipements audio-visuel et autres pour le nouveau centre Projects for Construction of the NEW Community Centre project + liaison with City 2- Website renewal project: determine best option to have more than one webmaster and upgrade current design 3- Offer sports and leisure activities via partnership and volunteers 4- Responsible for Community Centre reservations 5- Sponsors various events and groups: carnival, Adult and Minor ball Softball league 6- Funding distribution of funds received from City to assist various community based groups and programs 7- Carlsbad Springs Communiqué: new monthly newsletter project 8- Local website - responsible for content, promotion and management 9- Management of local rink and funds received from City 10- Trillium Foundation funding request to assist with various equipment purchase for new Carlsbad Springs Community Centre 4

5 7. Élections 2010 Les postes de Président, secrétaire et de un directeur sont ouverts lors des élections. Denis Labrèche agit comme président des élections. Président Denis Labrèche : Proposé par Joan Goyette et appuyé par Ghislaine Monette. Denis Labrèche accepte la nomination et est élu par acclamation et féliciter. secrétaire Ghislaine Monette propose Manon Allaire, appuyé par Léonette Poulin. Mme Allaire accepte la nomination et est élue par acclamation et féliciter. Directeur (2 ans) : Nominations Pierre Paquette, proposé par Denis Poulin et appuyé par Ghislaine Monette. (note : Pierre est absent mais a été consulté avant la réunion et il accepte) 10. Prochaine AGA Le 17 février Levée de l assemblée Proposé par Denis Labrèche et appuyé par Denis Poulin à 19h55. Tous sont en faveur Elections The positions of President, Secretary, and one Director are up for election. Denis Labrèche presides over the elections. President Denis Labrèche, proposed by Joan Goyette and Ghislaine Monette seconds the motion. Denis Labrèche accepts the nomination. Secretary Ghislaine Monette proposes Manon Allaire, second by Léonette Poulin. Mme Allaire accepts the nomination. Director (2 year) Denis Poulin proposes Pierre Paquette and Ghislaine Monette seconds the motion. (Please note that Pierre Paquette is absent but was consulted prior to meeting and accepted).. Next AGM February 17, 2011 End of Meeting at 7:55 pm Proposed by Denis Labrèche; Denis Poulin seconds the motion. All are in favour. Name: Ghislaine Monette Title: Vice-President Signature: Name: Denis Labreche Title: President Signature: 5

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