COMPTE-RENDU DE LA COMMISSION Achats Stocks. Réunion du 15 mai 2008 PARIS (MGEN) Ordre du jour

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1 CLUB UTILISATEURS COMPTE-RENDU DE LA COMMISSION Achats Stocks Réunion du 15 mai 2008 PARIS (MGEN) Rédacteur : Validation : G. Hebert E. Maurer Destinataires : Tous Participants à la réunion : APICIL APICIL BAYARD PRESSE EUTELSAT HUG HUG LFB LFB LFB MGEN MGEN PAGES JAUNES QUALIAC N. Guichon E. Thomas F. Caracatsanis G. Browaeys JC. Esaki Mme Desai N. Sabo JP Promé G. Gudefin G. Hebert E. de Bondy D. Querenet E. Maurer Ordre du jour 1. REVUE DES POINTS DE L ANNEE PRECEDENTE PRESENTATION DES NOUVEAUTES PRESENTATION DE LA SOLUTION «PUNCH OUT» PRESENTATION DE LA SOLUTION GESTION DES MARCHES DEMANDES UTILISATEURS QUALIAC EPROCUREMENT QUALIAC ACHATS QUALIAC STOCKS... 3 Commission 1

2 Déroulement de la réunion / Compte rendu des différentes demandes 1. REVUE DES POINTS DE L ANNEE PRECEDENTE Un tableau a été initialisé afin de suivre les différentes demandes. Le tableau est joint à ce compte-rendu. 2. PRESENTATION DES NOUVEAUTES Stock projeté Remarque : la mise en place de stock projeté est un mini projet. Il s agit de mener une réflexion à la stratégie de gestion des stocks. o Il est possible de paramétrer ce qui est encours. Chacun peut déterminer ses propres formules. Exemple : définir ce qui est un encours prévisionnel. o Mnémoniques : CJRSDF et EJRSDF Affectation par défaut dans Eprocurement : G1.01. L utilisateur aura la possibilité d enregistrer plusieurs affectations possibles et choisira celle qu il souhaite pour la commande à passer. Retour de marchandises dans Eprocurement : G1.02. L utilisateur pourra faire des retours de marchandises lors de la réception Possibilité de générer des menus contextuels à partir du double clic sur un champ (GCXT) Personnalisation des messages d erreur : F4 (dans option «configuration du poste») Rappel : les évolutions de chaque version de Qualiac se retrouvent dans le pavé «Qualiac Achats» de l aide en ligne Qualiac. Exemple : G2.01 : Demande d achat multifournisseurs la saisie du fournisseur se fait soit en entête (fournisseur unique pour toute la DA) ou se fait au niveau des lignes (chaque ligne peut avoir un fournisseur différent) G1.03 : Génération de fiche fournisseur pour chaque code adresse 1 code tiers peut donner n fiche GFOU. 3. PRESENTATION DE LA SOLUTION «PUNCH OUT» La présentation Qualiac de la solution du punch out est jointe à ce compte-rendu. Les grands principes sont les suivants : conservation d Eprocurement pour aller sur les sites marchand lien via un URL pour se connecter directement sur le site marchand création de catalogue externe (règles de connexion) aucune commande n est passée sur le site marchand. Un panier est crée dans Eprocurement norme OCI retenue 4. PRESENTATION DE LA SOLUTION GESTION DES MARCHES La gestion des marchés n est pas aujourd hui intégrée à Qualiac Eprocurement. En F1.01, la gestion des marchés prévoit : la saisie d un fournisseur sur l entête du marchés la saisie d un contrat multifournisseur (notamment pour gérer la sous traitance). de pouvoir paramétrer ce qui correspond à l encours, au réalisé etc de pourvoir enregistrer une clé ou une ventilation analytique sur le marché l héritage des tarifs indiqués sur les marchés sur les commandes rattachées au marché. l héritage des imputations analytiques et comptables indiquées sur les marchés sur les commandes le cadencement d un marché o Cadencement automatique ou manuel. Pour le cadencement automatique, la périodicité souhaitée est paramétrable. Le nombre de commandes en fonction de la cadence donnée est généré. o Cadencement automatique et manuel combinable sur un seul et même marché. Commission 2

3 Le marché ne correspond pas à une classe d achat, ce sont chacun des articles du marché qui porte la classe d achat. La version F4.02 prévoit : le branchement de la validation d un marché. le retour à l étape initiale pour modification d un marché. Si la validation est branchée alors une validation est demandée pour toute modification. Cf. tableau Excel pour les demandes relatives à la gestion des marchés. 5. DEMANDES UTILISATEURS 5.1. Qualiac Eprocurement Q : Suivi des commandes : avoir un tableau détaillé de suivi de commande afin que de pouvoir voir les quantités réceptionnées ou facturées en plusieurs fois Réponse : ajouter le CLCA dans les fonctionnalités annexes. Cf. tableau Excel pour les questions nécessitant un développement/ une évolution Qualiac Qualiac Achats Q : Comment faire une mise à jour de prix sur tous les articles (exemple : +10%)? Réponse : TMRAF (par fournisseur) permet la mise à jour du GRAF, TDRAF permet la duplication. Q : Comment générer des avoirs facilement? Réponse : TAAI, TGFAE permet la génération d une facture en négatif, TDCDA Q : Comment avoir un suivi des marchés global dans GMADA ou GMARA? Réaliser un état qui fait le lien entre la comptabilité et les achats (tableau de bord) Cf. tableau Excel pour les questions nécessitant un développement/ une évolution Qualiac Qualiac Stocks Q : Comment faire pour suivre un stock à date prévisionnelle alors que plusieurs mouvements prévisionnels ont été saisis? Réponse : CMPS : consultation du stock Cf. tableau Excel pour les questions nécessitant un développement/ une évolution Qualiac. Commission 3

4 PUNCH OUT COMMISSION ACHAT

5 OBJECTIFS : Conserver une interface utilisateur conviviale pour les demandes d achats et commandes d achats Disposer de catalogues négociés à jour en simplifiant leur administration Maîtriser les coûts : * utiliser les règles d approbation interne (paramétrées dans l ERP) * Bénéficier des règles de contrôle budgétaire (paramétrée dans l ERP) * droit d accès ( )

6 SCHEMA CIBLE Etape 1 : Création d un nouveau type de catalogue : CATALOGUE EXTERNE permettant l accès aux sites marchand : Attribut du nouveau type de catalogue : Multi ou mono fournisseur, Gestion des articles : utilisation ou non de la norme UNSPSC ou d article générique ou norme de classification interne, Règle de connexion (URL, identifiant, mot de passe ) Règle de conversion (Code fournisseur, Fabricant, unité)

7 SCHEMA CIBLE Interface e.proc Etape 2 : Connexion au site marchand via une table de connexion liée au catalogue externe Interface site marchand

8 SCHEMA CIBLE Interface e.proc Etape 3 : Sélection des articles sur le site Marchand et retour des informations dans le panier en-cours de l e.proc (norme OCI : Open Interface Standard) NB : Aucune commande n est générée sur le site marchand Interface site marchand 2

9 SCHEMA CIBLE Interface e.proc Etape 4 : Génération d un fichier XML à envoyer au Fournisseur Fichier XML propriétaire Qualiac Site fournisseur

10 LES MARCHES Fonctionnalités : saisie d un contrat avec : date de validité, un ou N fournisseurs, article (facultatif), contrôle (signalé ou bloquant) date, qté, Montant Permet la saisie d un prévisionnel : mise de l en-cours et du réalisé paramétrable. Exemples d utilisation : Utilisation 1 : saisie d un contrat, les utilisateurs font références à ce contrat lors de la saisie de commande (possibilité d obliger la saisie d un contrat selon classe d achat). Dès lors la commande hérite d un certain nombre d information : notamment les prix et les conditions de transport.

11 LES MARCHES Exemples d utilisation : Utilisation 2 : génération de commande depuis un contrat : Soit à cadencement automatique : on détermine une fréquence de génération de commande (mensuelle, annuelle etc). Les commandes hérites alors des informations du marché : qté, prix, échéance, analytique, information lié au transport (incoterm, mode de transport. Soit à cadencement Manuel : génération au fil de lot des commandes sur demande de l utilisateur (commande ouverte). Le mélange des deux méthodes est possibles