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1 Support de Formation Les Commandes ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 1/13

2 Table des matières TABLE DES MATIERES SCHEMA DES ELEMENTS CONSTITUTIFS D UN BON DE COMMANDE (CAS GENERAL) NOUVELLE COMMANDE Détail des lignes de commande (etape ❻) Détail des engagements (etape ❼) Autres fonctions disponibles dans les commandes Type de saisie Duplication d un bon de commande Adresses RECHERCHE DES COMMANDES NOTES PERSONNELLES ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 2/13

3 1.1 SCHEMA DES ELEMENTS CONSTITUTIFS D UN BON DE COMMANDE (CAS GENERAL) 1. Objet de la commande 2. Choix des services : - demandeur - destinataire - à facturer 3. Tiers 4. Type de commande : *Projet *Brouillon 5. Lignes de commandes : articles à commander 6. Ventilation comptable : lignes d engagement ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 3/13

4 1.2 NOUVELLE COMMANDE Cette page permet la création de projet, modèle ou brouillon de commande. Le formulaire ci-dessous permet de visualiser d un seul coup la totalité des informations du bon de commande. Accès Gestion/Commande publique/commandes/nouvelle commande ❸ ❶ ❷ Les statuts de la commande - Saisie (mode création : avant l engagement) - Projet (attente du visa : non encore transféré au visa) Le lot est un critère de regroupement pour manipuler un groupe des commandes dans la gestion des visas ❹ - Proposé (une fois proposée au visa : en attente de validation) - Validé (une fois le bon accepté après le visa : entraîne la création d un engagement validé) Un Bon qui a obtenu le(s) visa(s)s nécessaire(s) pourra ensuite être liquidé. ❺ Marche à suivre pour la saisie d un Bon de Commande standard ❶ Le Numéro du bon de Commande est généré automatiquement. dans notre exemple, il est composé de 14 caractères suivant ce modèle : Exercice de suivi (2 caract), suivi de «/», puis le code du service demandeur (4 caract), suivi de «/», puis d un numéro d ordre sur 6 caractères. Pour plus d informations sur le paramétrage des compteurs des commandes, consulter la documentation «Référentiel» de Astre. ❷ Saisir un objet ❻ ❸ Définir les services, Les services sont obligatoires. Ils sont au nombre de trois : - Service demandeur (celui qui passe la commande) - Service destinataire (service de livraison) - Service à facturer (l utilisateur de la ligne de crédit) ❹ Déterminer un type de saisie (projet, brouillon, modèle) et de commande (externe/interne) ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 4/13

5 ❼ Marche à suivre pour la saisie d un Bon de Commande standard (suite) ❺ Saisir le tiers ou le service prestataire ❻ Insérer les lignes de commandes (cf page 7 pour plus de détails La liste des sur signataires la saisie affichée des lignes est de commandes) filtrée suivant un paramètre qui Si cette case est cochée, le bon a selon le cas permet de visualiser : ❼ été édité. Effectuer Une réédition la ventilation est possible comptable de l engagement (en mode projet) (cf page 8 pour plus de détail - Tous les acteurs sur mais la uniquement ventilation à l unité des (Edition engagements) directe). L édition par lot ne - Les acteurs signataires concerne que les bons non édités. - Les acteurs signataires membres du service de la commande ❽ Marche à suivre pour la saisie d un Bon de Commande standard (fin) ❽ L édition d un bon de commande pourra s effectuer soit individuellement ou par lot. ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 5/13

6 1.2.1 DETAIL DES LIGNES DE COMMANDE (ETAPE ❻) Cette page permet d insérer, consulter, modifier et supprimer les lignes de la commande. Les informations de la ligne de commande constituent un bloc éventuellement suivi d informations concernant la livraison de la ligne de commande. Accès On y accède par la page de saisie de la commande (lien sur chaque désignation de la ligne de commande), soit par le bouton «détail des lignes». Pour créer des lignes de commandes, il faut au moins : - indiquer la désignation du besoin la plus précise possible - une quantité - un prix HT Remarque : les informations saisies à ce niveau apparaîtront notamment sur le bon de commande destiné au fournisseur. Si le besoin est référencé, l utilisateur n a qu à indiquer la quantité souhaitée et vérifier si le prix est exact). Pour ajouter les lignes, il faut enregistrer (ne pas confondre avec la validation) et fermer la page ou en saisir des suivantes par les boutons. ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 6/13

7 Si on supprime une ligne, la page devient grisée, et en retournant sur la page principale du bon, la ligne est aussi grisée. La ligne reste apparente mais la suppression a bien été prise en compte. Pour s en assurer, il suffit de ré-interroger le bon en passant par le moteur de recherche. Par contre, si la ligne a été supprimée par erreur, il suffit juste de revenir dessus afin de la réactiver en cliquant sur «Annuler» DETAIL DES ENGAGEMENTS (ETAPE ❼) Cette page permet de générer l engagement. Il existe 2 possibilités. ❶ La ventilation manuelle L intérêt de cette saisie, c est que vous pouvez regrouper l ensemble des lignes de commandes sur une ou plusieurs lignes d engagement, à condition que celles-çi soient affectées à la même ligne de crédit et au même élément de nomenclature. On y accède par la page de saisie de la commande, soit par le bouton «détail des engagements». Il faut ensuite remplir au moins l objet de la ligne d engagement (qui peut être différent de l objet de la commande), le numéro de la ligne de crédit, le nomenclature-marchés et le montant. ❷ La ventilation automatique (uniquement pour une commande avec plusieurs lignes de crédit) Le fait de cliquer sur «Ventilation automatique» aura pour effet de créer autant de lignes d engagement qu il y a de lignes d articles commandés. Attention, il est nécessaire de revenir sur chaque ligne d engagement générée (en cliquant sur le montant) afin de préciser la ligne de crédit et le code nomenclature-marchés auquel la ligne est rattachée. AVERTISSEMENT : Il doit y avoir une cohérence stricte entre les montants totaux HT, TTC et TVA des lignes de commandes et des lignes d engagement. Après génération des engagements, l affichage du tableau d engagement fait apparaître le numéro d engagement dans le titre du tableau selon l exemple suivant : ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 7/13

8 1.2.3 AUTRES FONCTIONS DISPONIBLES DANS LES COMMANDES Type de saisie 3 types de saisie d une commande sont possibles : - projet : c est le type de saisie par défaut. Le projet pourra être transmis au visa, validé et donner lieu à édition d un bon de commande. Si la commande est de type externe (qui fait appel à un tiers), l enregistrement du projet générera une proposition d engagement. Un projet qui ne peut pas être enregistré, par manque de crédit ou absence de lignes par exemple, peut être enregistré sous forme de brouillon. - brouillon : correspond à l enregistrement des informations saisies (il permet d étaler la saisie en plusieurs fois et de revenir sur le bon pour le compléter et le transformer en type projet).c est une commande incomplète ou comptablement non conforme qui ne peut pas être transmise en l état mais que l utilisateur pourra reprendre par la suite. ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 8/13

9 Un brouillon peut être abandonné (supprimé) ou modifié pour parvenir à l état de projet. Son enregistrement ne peut pas générer d engagement. Afin de transformer le brouillon en commande, il suffit d interroger le brouillon, de pointer sur le bouton commande et d enregistrer avec le bouton - modèle : c est une commande type qui va servir de modèle à de nouveaux projets, par duplication (utile dans le cas de commandes répétitives, sur marché par exemple). Son enregistrement ne peut pas générer de proposition comptable. Afin de transformer le modèle en commande, il suffit d interroger le modèle, de pointer sur le bouton commande, apporter les modifications nécessaires et d enregistrer avec le bouton Duplication d un bon de commande Il est également possible, à partir d une commande validée, de générer un nouveau projet en utilisant la fonction de duplication. Sur l affichage de la commande validée, un bouton déclenchera cette duplication après confirmation de l utilisateur. Le projet généré reprendra tous les éléments de la commande source hormis les références aux engagements. Il sera numéroté dans la série des projets courants Adresses Après l enregistrement du bon, les adresses (d envoi de la commande et de livraison) peuvent être modifiées en cliquant sur les liens les concernant. ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 9/13

10 ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 10/13

11 1.3 RECHERCHE DES COMMANDES Accès Gestion/Commande publique/recherche Comme pour tous les moteurs de recherche, l utilisation du caractère joker (*) est possible. Toutefois, si ce caractère est situé au début du texte recherché (*mairie par exemple), la recherche est beaucoup plus longue. Affichage des commandes trouvées ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 11/13

12 Pour plus d information sur la significations des boutons et options de ce tableau, se référer à la documentation sur l ergonomie de Astre. ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 12/13

13 Notes Personnelles ASTRE GF Support de Formation : Les Commandes Page 13/13

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