Commande de contenants vides étape par étape (LGBS) De la connexion à la commande au quotidien

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1 Commande de contenants vides étape par étape (LGBS) De la connexion à la commande au quotidien La présente notice d utilisation vous explique étape par étape comment utiliser le système LGBS. La connexion au système via Internet, l accès à la page d accueil, la saisie du mot de passe ainsi que le processus de commande en lui-même sont décrits dans les moindres détails et illustrés par des copies d écran. Vous y trouverez également des informations sur les commandes supplémentaires, la formation LGBS ainsi que sur les fonctions d aide. Si des questions subsistent, vous pouvez à tout moment appeler la ligne d assistance LGBS de PostMail qui se fera un plaisir de vous aider. Connexion au système (LGBS) Généralités Vous devez disposer d un compte d utilisateur commercial pour le Centre clientèle. Inscription possible sur Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

2 Une fois sur le site Internet, connectez-vous au Centre clientèle et cliquez sur «Nouvelle inscription» dans le masque de connexion. Dès que vous disposez d un compte utilisateur commercial, vous pouvez commander un compte LGBS auprès de la ligne d assistance LGBS de PostMail par ou par téléphone ( ). La ligne d assistance LGBS connecte l utilisateur à l application «Commande de contenants vides». La ligne d assistance LGBS signale au Centre clientèle le client dont l inscription doit être validée. Les droits vous sont attribués. La ligne d assistance LGBS vous informe que votre inscription a bien été validée. L administrateur du compte client commercial peut saisir d autres utilisateurs et ainsi, mettre un login personnalisé à votre disposition. Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

3 Démarrage de la «Commande de contenants vides» (LGBS) Ouvrez le site Internet de la Poste, Les possibilités suivantes sont données pour démarrer l application «Commande de contenants vides»: a. Connectez-vous au Centre clientèle à l aide de votre nom d utilisateur et du mot de passe dans l espace personnel. Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

4 Via «Tous les services en ligne», démarrez l application «Commande de contenants vides». Vous pouvez également enregistrer «Commande de contenants vides» comme favori dans votre espace personnel. b. Dans l espace «Entreprises», cliquez sur le bouton «Tous les services en ligne». Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

5 Sous «Tous les services en ligne», sélectionnez le segment «Entreprises» et là, l application «Commande de contenants vides». Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

6 Ensuite, connectez-vous à l aide de votre nom d utilisateur et du mot de passe. Si vous avez oublié le mot de passe, vous pouvez le réinitialiser vous-même dans le masque de connexion. Pour ce faire, vous devez disposer d une adresse valable ou d un numéro de téléphone mobile vérifié sur votre compte d utilisateur. Vous pouvez adapter ces informations dans l espace personnel du Centre clientèle. Suite de la procédure Affichage de la page d accueil Après le démarrage de l application «Commande de contenants vides», la page d accueil apparaît. En fonction de ses droits d accès, l utilisateur peut cliquer sur les onglets souhaités (opérations, dispo sitions, état du compte, etc.) pour accéder aux fonctions correspondantes. Le bouton «i» permet d ouvrir une fenêtre d information contenant des renseignements sur le système et sur l utilisateur. Le bouton «?» permet d afficher l aide en ligne dans une nouvelle fenêtre de navigateur Internet. Page d accueil «Commande de contenants vides» Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

7 Commande en cas de besoin supplémentaire Généralités Pour signaler tout besoin supplémentaire en contenants s ajoutant aux retours et expéditions prévus (planification permanente), des commandes supplémentaires doivent être saisies dans LGBS. Pour permettre la planification, une saisie correcte de la commande est impérative. Les commandes pour des livraisons le lendemain peuvent être saisies jusqu à 12h00 dans LGBS. Les commandes pour des livraisons le lundi doivent être saisies jusqu au vendredi à 12h00 dans LGBS. Les clients commerciaux qui disposent des droits correspondants peuvent commander des contenants pour le jour même jusqu à 12h00. La quantité maximale pouvant être commandée pour une distribution le jour même est limitée à 10 pièces d une unité (p. ex. 10 SB vides, 480 BB sur SB, etc.). Après l heure limite de commande, dans des cas urgents, des commandes express peuvent être passées par téléphone. Ces commandes sont payantes et le service de planification LGBS décide en dernière instance s il est en mesure de satisfaire à une telle commande (disponibilité des contenants et capacité de transport). Sélection du type d opération et de la date de livraison Une fois connecté au système LGBS, l utilisateur doit sélectionner le type d opération souhaité, puis saisir l opération et la confirmer. Sélectionner l onglet Opérations Sélectionner l onglet Nouvelles opérations Sélectionner le type d opération Commande Saisir la date de livraison (date de livraison souhaitée). La prochaine date de livraison possible s affiche par défaut. Pour chaque commande, une date de livraison précise est définie. Une commande avec date de livraison le samedi ou le dimanche n est pas possible. Valider le contrôle de la date au moyen du bouton Le message «L envoi n est plus possible» s affiche lorsque la planification est déjà en cours ou clôturée pour le lendemain. Toutefois, il est encore possible de passer une commande express. Type d opération Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

8 Saisie de la commande Les champs s affichant à l écran varient selon le type de partenaire et les données de base. Les types de contenants sont prédéfinis (p. ex. conteneur collectif vide). Saisie de la quantité de contenants souhaitée par type de contenant et unité. Contrôle: Aucune quantité négative n est autorisée. En fonction de l unité enregistrée pour le type, le système vérifie, une fois que l utilisateur a quitté le champ de saisie si la quantité saisie est divisible par l unité enregistrée, sans quantité résiduelle. Si tel est le cas, la quantité est acceptée sans affichage de message. Saisir une commande Si la quantité saisie ne correspond pas à une unité définie, le message suivant s affiche: Message Quantité commandée Message Quantité commandée en détail Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

9 Les valeurs suivantes sont enregistrées pour les unités 48 pièces pour BB «sur SB» 42 pièces pour BB «sur PAL» 12 pièces pour BB-DEC «dans BB» 276 pièces pour BB-DEC «sur SB» La quantité commandée maximale est définie comme suit 2400 SB vides pièces pour BB «sur SB» pièces pour BB «sur PAL» couvercles «dans BB» Si, lors de l enregistrement de la commande, la quantité souhaitée est supérieure à la quantité maximale, le message suivant s affiche: Message Quantité commandée supérieure à la quantité maximale Cliquer sur le bouton OK pour ramener la quantité souhaitée à la quantité maximale définie. Etapes suivantes: Confirmation ou modification de l organisateur du transport (PostLogistics ou prise en charge individuelle) Confirmation ou modification du lieu de prise en charge souhaité (ne peut être modifié que si «Prise en charge individuelle» a été sélectionné dans l organisation du transport) Saisie de empilé (n apparaît qu avec l option «SB vides») S il le souhaite, l utilisateur peut saisir une remarque relative au transport (p. ex. «Quai de déchargement 25») La touche permet d enregistrer la commande Commande enregistrée avec succès avec numéro de message Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

10 Traitement des commandes Les commandes sont toujours saisies pour une date précise. Si une commande existe déjà pour une date de livraison donnée, le masque «Opérations déjà saisies» apparaît. Ce masque peut être modifié via le bouton «Traiter». S il n existe pas encore de commande pour la date de livraison contrôlée dans le masque «Saisir/ modifier une commande», le masque de saisie permettant de passer une commande s affiche. La commande peut alors être saisie. Après l enregistrement, le même masque, mais sans valeurs, s affiche et le message «Commande de xxxxxxx enregistrée avec succès» s affiche à droite au-dessus du masque de saisie. Un clic sur le numéro de message permet d afficher automatiquement la liste filtrée des commandes déjà saisies. Traitement d une commande déjà saisie Les commandes déjà saisies peuvent être affichées et traitées. Sélectionner l onglet Opérations Sélectionner l onglet Opérations déjà saisies Sélectionner le type d opération Commandes Saisir une date pour afficher la commande correspondante. Cliquer sur le bouton pour traiter la commande souhaitée. Traiter la commande comme décrit à l étape précédente Affichage et filtrage de la liste des «commandes déjà saisies» Lorsque la liste des «commandes déjà saisies» est affichée, toutes les commandes déjà saisies avec une date à la date actuelle s affichent. Tri Premier critère: date de livraison de la plus ancienne à la plus récente. Si la date de livraison est identique, le tri est effectué selon les numéros d avis classés par ordre croissant. Lorsque la liste est ouverte, le système vérifie également si la date de livraison a été bloquée pour l utilisateur concerné. Si tel est le cas, le bouton est inactif pour le partenaire. Il est possible de filtrer la liste des «commandes déjà saisies» en entrant la date de livraison dans le champ Date de livraison (ouverture préalable à l aide du bouton ). Si aucune date de livraison n est saisie, toutes les commandes avec une date de livraison à la date actuelle s affichent. Modifier la commande Commandes déjà saisies avec plusieurs dates de livraison Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

11 Commandes express: répondre en urgence à un besoin supplémentaire Généralités Lorsqu une commande express doit être passée pour couvrir un besoin supplémentaire, celle-ci ne peut pas être passée au moyen de la fonction «Commander un besoin supplémentaire». Deux raisons peuvent expliquer cette situation: La commande pour le lendemain a déjà été verrouillée par le service de planification LGBS la planification est close. La commande doit être exécutée le jour même. Les commandes express doivent être passées par téléphone auprès du service de planification LGBS de PostMail. Les commandes express sont payantes et le service de planification LGBS décide en dernière instance si la commande peut ou non être passée en fonction de la disponibilité des contenants (quantité commandée) et de la capacité de transport. L avis confirmant l exécution de la commande est transmis directement à l auteur de la commande. Poste CH SA PostMail Gestion des processus Dépôt et tri Infrastructure Zürcherstrasse Zurich-Mülligen Téléphone Commande de contenants vides (LGBS) Etape par étape 06 / / 11

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