LA RÉCEPTION DE MARCHANDISES (À L ITEM)

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1 LA RÉCEPTION DE MARCHANDISES (À L ITEM) Lors de la saisie d une facture, s il n y a pas eu de réception au préalable, aucun paiement (partiel, à l avance ou autre) ne sera effectué. La réception de marchandise se fait directement à l intérieur du document d achat. Le bouton «Réception» sera visible uniquement lorsque le document d achat aura atteint le statut «Officiel». Cliquer sur le bouton «Action» dans l écran du Document d achat. Cliquer sur le bouton «Réception». Dans l écran multioccurrence qui s affiche, cliquer sur le bouton La réception de marchandise 1

2 Le système amorce une réception avec l ensemble des items non reçus du bon de commande. On doit indiquer la date réelle de réception : au besoin, cliquer sur la date pour la modifier. Dans le champ «Description», indiquer si la réception est partielle ou complète. Dans le champ «Connaissement», indiquer le numéro du bon de livraison ou le numéro de la facture ou la date si aucun document n est joint à la marchandise. Ex : bl ou 1083 fa ou Si toute la marchandise est reçue (réception complète), il ne reste qu à cliquer sur «Ok». Si une partie seulement de la marchandise commandée est reçue (réception partielle), vous devez inscrire la quantité reçue dans la colonne quantité. Le chiffre apparaissant correspond à la quantité des items non reçus. Lorsque votre réception est terminée, cliquer sur «Ok». Le système créé une réception à l état initial comme le démontre les images ici-bas. TRÈS IMPORTANT : L usager doit par la suite utiliser le bouton OK afin que ces items puissent faire l objet d un paiement par les comptes à payer. NOTE : Le bouton action permet également que la réception chemine jusqu à l état «Inspecté» afin que les items puissent faire l objet d un paiement par les comptes à payer. La réception de marchandise 2

3 Pour les documents d achat qui requièrent une deuxième réception, la procédure sera identique. Lorsque la marchandise arrive, il faut enregistrer une nouvelle réception. 1 ère Réception Cette première réception partielle nous indique que pour l item n o 1, un ordinateur sur deux est reçu ; pour l item n o 2, une imprimante sur trois est reçue tandis que pour l item 3, un écran sur deux est reçu. La réception de marchandise 3

4 NOTE : Pour les projets ou contrats d envergure, il se présentera des situations où l on doit payer un pourcentage de la réalisation. Souvent, les usagers choisissent d entrer le bon de commande avec un seul item totalisant le montant global. On doit alors faire une réception partielle en prenant soin d indiquer dans la quantité un pourcentage achevé. Ex. : 20% à payer au moment de la commande => Réception 1 partielle Quantité 0.20 (achevé) 35% à payer à la première étape => Réception 2 partielle Quantité 0.35 (achevé) 2ième Réception Cliquer sur le bouton «Action» dans l écran du Document d achat. Cliquer sur le bouton «Réception». Dans l écran multioccurrence qui s affiche, cliquer sur le bouton Le système amorce une nouvelle réception indiquant seulement les items non reçus jusqu à maintenant.. (en affichant dans la colonne quantité les items non reçus). Au besoin, cliquer sur la date pour la modifier. On doit indiquer la date réelle de réception. Dans le champ «Description», indiquer si la réception est partielle ou complète. Dans le champ «Connaissement», indiquer le numéro du bon de livraison ou le numéro de la facture ou la date si aucun document n est joint à la marchandise. Ex. : bl ou 1083 fa ou Si toute la marchandise est reçue (réception complète) il ne reste qu à cliquer sur «Ok». La réception de marchandise 4

5 Si une partie seulement de la marchandise commandée est reçue (réception partielle), vous devez inscrire la quantité reçu dans la colonne quantité. Le chiffre apparaissant correspond à la quantité des items non reçus. Lorsque votre réception est terminée, cliquer sur «Ok». 3ième Réception Cliquer sur le bouton «Action» dans l écran du Document d achat. Cliquer sur le bouton «Réception». Dans l écran multioccurrence qui s affiche, cliquer sur le bouton Le système amorce une nouvelle réception en affichant seulement les items non reçus jusqu à maintenant en affichant dans la colonne quantité les items non reçus (l item 3 dans cet exemple, car les items 1 et 2 ont déjà été reçus en totalité). Au besoin, cliquer sur la date pour la modifier. On doit indiquer la date réelle de réception. Dans le champ «Description», indiquer si la réception est partielle ou complète. Dans le champ «Connaissement», indiquer le numéro du bon de livraison ou le numéro de la facture ou la date si aucun document n est joint à la marchandise. Ex. : bl ou 1083 fa ou Si toute la marchandise est reçue (réception complète), il ne reste qu à cliquer sur «Ok». Si une partie seulement de la marchandise commandée est reçue (réception partielle), vous devez inscrire la quantité reçu dans la colonne quantité. Le chiffre apparaissant correspond à la quantité des items non reçus. Lorsque votre réception est terminée, cliquer sur «Ok». La réception de marchandise 5

6 LE RÉSULTAT FINAL SUITE AUX TROIS RÉCEPTIONS Cliquez sur le bouton pour visualiser l historique des réceptions par item. En cliquant sur la loupe vous obtenez le détail des réceptions de cet item. ATTENTION : Une fois sauvegardée, la réception ne peut être modifiée ou corrigée. S il y a une erreur au niveau de la réception et que les informations ont été déjà sauvegardées, il est important d inscrire des notes au document d achat afin de justifier les paiements de factures. La réception de marchandise 6

7 Ex. : Si tout a été réceptionné par erreur, on doit inscrire une explication dans les notes du document d achat qui sont consultées par les ressources des comptes à payer. Il suffit d indiquer par voie de note ce qui a été reçu, ce qui ne l est pas et de répéter cet exercice pour chacune des réceptions ultérieures. La réception de marchandise 7

8 NOTE 1 Il est possible d inscrire des notes spéciales directement dans la réception grâce au bouton. Le système enregistre le commentaire seulement lorsqu il y a des items dans la section «Items non reçus». NOTE 2 Toutes les réceptions peuvent être consultées à l aide du bouton dans le document d achat., directement NOTE 3 Si tous les items sont déjà entièrement reçus, on ne pourra créer une nouvelle réception. La réception de marchandise 8

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