GUIDE UTILISATEUR Consultez et commandez vos archives

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1 GUIDE UTILISATEUR Consultez et commandez vos archives GU07 v0

2 Sommaire Préambule... Se connecter à DEXTO... 4 Se connecter à l Espace Physique de gestion des archives Etape n : retrouver ou saisir les références de mes archives Saisir les références de l Unité d Archives Retrouver et sélectionner une archive Sélectionner la prestation... 5 Etape n : valider les coordonnées du destinataire Etape n : valider le type d articles Etape n 4 : saisir les réintégrations et conditions de livraison Etape n 5 : visualiser le rapport de création de ma commande Réceptionner votre livraison dématérialisée Accéder à partir de l reçu suite à ma commande Accéder à partir de DEXTO Consulter les documents de votre livraison dématérialisée Suivre l état de ma commande via l OT Accéder au menu du suivi Rechercher votre Ordre de Travail Voir le suivi de mon ordre Voir le suivi détaillé par UA et Pièce de mon ordre... 4 Glossaire... 5 Page sur 8 GU07 v0

3 PREAMBULE Ce guide a pour objectif de vous présenter les fonctionnalités de DEXTO en fonction des droits acquis et octroyés par votre Administrateur DEXTO. Les copies d écran sont données à titre d exemple; elles ne sont donc pas le reflet exact du paramétrage réalisé à votre intention. Pour commander la livraison de votre archive, vous allez générer un Ordre de Travail en 5 étapes : - Retrouver ou saisir mes articles et les sélectionner - Valider les coordonnées du destinataire - Valider le type de d'articles (UA ou Pièce) 4 - Saisir mes réintégrations, un degré d'urgence 5 - Visualiser le rapport de création de ma demande La 5 ème et dernière étape n est pas une étape de travail, mais vous récapitule toutes les informations relatives à votre commande. Le portail DEXTO est optimisé pour le navigateur Internet Explorer pour les versions 8 à 0. En cas d inactivité depuis 8 minutes, une fenêtre apparaît pour vous demander de signaler votre présence. A défaut, DEXTO se fermera automatiquement sans rien enregistrer. Saisissez l adresse : GU07 v0 Page sur 8

4 SE CONNECTER A DEXTO Guide utilisateur DEXTO Saisissez votre code d accès reçu par . Saisissez votre mot de passe reçu par ( tentatives maximum car au-delà vous êtes inactivé). Cliquez sur ce bouton ou appuyez sur la touche «Entrée» de votre clavier pour valider votre saisie. Si vous êtes inactivé, contactez votre Administrateur pour lui demander de réactiver votre accès, ou attendez 0 minutes pour une réactivation automatique. Si vous êtes Administrateur, contactez le Service Clients LOCARCHIVES Page 4 sur 8 GU07 v0

5 SE CONNECTER A L ESPACE PHYSIQUE DE GESTION DES ARCHIVES Cliquez sur ce bouton Autre possibilité : cliquez sur l onglet «Espace physique» GU07 v0 Page 5 sur 8

6 4 ETAPE N : RETROUVER OU SAISIR LES REFERENCES DE MES ARCHIVES Trois options s offrent à vous : vous avez effectué une recherche globale, mis vos archives dans le panier, et appuyé sur le bouton «Commander mes articles» allez directement au chapitre «4. Sélectionner la prestation» à la page de ce guide vous recherchez un document sans connaître les références de l Unité d Archives qui le contient allez directement au chapitre «4.. Retrouver et sélectionner une Unité Documentaire (UD)» à la page de ce guide vous connaissez les références de votre archive, c est-à-dire la série et la référence de l Unité d Archives effectuez les opérations ci-dessous Cliquez sur le menu «Visualisation & Ordres» Cliquez sur le menu «Recherche UA&Pièce et Livraison» Le menu peut être pourvu de plus d options en fonction des droits qui vous sont octroyés (recherche UA & Livraison, recherche Pièce & Livraison, recherche Pièce et Démat ) Page 6 sur 8 GU07 v0

7 4. Saisir les références de l Unité d Archives Guide utilisateur DEXTO Le fil conducteur vous rappelle les étapes de votre commande Si vous disposez de plusieurs codes clients associés, sélectionnez celui qui vous concerne Sélectionnez la série. Si elles sont trop nombreuses, cliquez sur la loupe qui est présente. Après la sélection de la série, passez sur l icône pour afficher la structure de la référence UA : nnnnn ou NNNNN ou ccccc signifie 5 chiffres, xxxxx signifie au plus 5 caractères alphanumériques 4 Saisissez votre référence UA. 5 Pour valider votre saisie, cliquez sur ce bouton ou appuyez sur la touche «Entrée» de votre clavier 6 A chaque saisie le compteur s incrémente 7 Pour visualiser votre saisie, cliquez sur ce bouton. La fenêtre qui s ouvre peut rester ouverte pour vous permettre un contrôle en temps réel 8 Cliquez sur le bouton «Pré validation» pour passer à l étape suivante. GU07 v0 Page 7 sur 8

8 4. Retrouver et sélectionner une archive Guide utilisateur DEXTO Cliquez sur le menu «Visualisation & Ordres» Cliquez sur le menu «Recherche multicritères» Page 8 sur 8 GU07 v0

9 4.. Retrouver et sélectionner une Unité d Archives (UA) 4 5 Sélectionnez les critères relatifs à l Unité d Archives recherchée Saisissez la ou les informations relatives à l Unité d Archives recherchée En fonction des critères, sélectionnez l opérateur qui vous convient 4 Sélectionnez au besoin, le statut recherché 5 Pour obtenir le résultat, cliquez sur le bouton «Lancer la recherche». Pour rechercher des informations dans les champs associés à la description de votre archive, sélectionnez le type de document concerné, puis cliquez sur le bouton «Recherche avancée». Continuez par le chapitre «4.. Retrouver et sélectionner une Unité Documentaire (UD)» à la page. Le nombre de ces champs sera donc variable selon les types de documents archivés GU07 v0 Page 9 sur 8

10 Quand le nombre de résultats dépasse les 0, ils sont répartis sur plusieurs pages. Dans ce cas, cliquez directement sur une page et/ou utilisez les signes inférieurs et supérieurs pour naviguer dans les pages de résultats. Pour une commande, vérifiez que le statut est «En stock» Pour voir le détail de l UA, cliquez sur l icône ou le code article 4 Facultatif : dans la fenêtre du détail de l UA, cliquez sur le bouton «Historique mouvements». Celui-ci n est visible que si une recherche a été saisie via le Web 5 Pour consulter l UA suivante, cliquez sur ce bouton qui vous évite de revenir à la page principale 6 Sélectionnez l UA en cliquant sur l icône. Une flèche verte confirme votre action. 7 Cliquez sur le bouton «Commander mes articles» Pour continuer, allez au chapitre «4. Sélectionner la prestation» à la page Page 0 sur 8 GU07 v0

11 4.. Retrouver et sélectionner une Unité Documentaire (UD) Partie supérieure : ce sont les informations associées à l UA de la page précédente Partie inférieure : ce sont les champs documentaires du type de document sélectionné En fonction des critères, sélectionnez l opérateur qui vous convient. Pour un champ alphabétique, nous vous conseillons d utiliser l opérateur : «Contient» pour trouver un mot parmi d autres séparé par des espaces «Commence par» pour rechercher un mot isolé en saisissant le caractère % avant et après le mot recherché. % remplace toutes les lettres et chiffres avant ou après le mot. 4 Ce champ n a pas d opérateur affiché, mais celui-ci est par défaut «Contient» 5 Sélectionnez la liste de descripteurs concernée (seulement en cas de liste multiple) 6 Cliquez sur le ou les descripteurs recherchés dans la liste 7 Cliquez sur le bouton supérieur pour le sélectionner (ou l inverse avec le bouton inférieur) 8 Le ou les descripeurs sélectionnés sont affichés dans ce champ 9 Cliquez sur le bouton «Lancer la recherche» ou pour revenir à la page précédente «Recherche simplifiée» GU07 v0 Page sur 8

12 4 Pour voir le détail de l UD, cliquez sur le mot UD Ne sont affichés que les 5 premiers caractères. Pour plus d information, voir Sélectionnez l UD à commander en cliquant sur l icône. Une flèche verte confirme votre action. 4 Cliquez sur le bouton «Commander mes articles» Page sur 8 GU07 v0

13 4. Sélectionner la prestation Guide utilisateur DEXTO Quelquesoit votre mode de recherche, vous arrivez sur cette page après avoir cliqué sur le bouton Sélectionnez votre mode de livraison Le menu peut être pourvu de plus d options en fonction des droits qui vous sont octroyés (recherche UA & Livraison, recherche Pièce & Livraison, recherche Pièce et Démat ) GU07 v0 Page sur 8

14 5 ETAPE N : VALIDER LES COORDONNEES DU DESTINATAIRE Guide utilisateur DEXTO 4 Sélectionnez le destinataire dans la liste déroulante. Seul l Administrateur est habilité à créer des destinataires. Sélectionnez l adresse si celle qui est affichée par défaut ne convient pas. En cas d adresse manquante ou erronée, contactez votre Administrateur DEXTO qui en demandera la création à LOCARCHIVES. En cas de livraison par fax, complétez ce champ impérativement. 4 Validez vos choix en cliquant sur ce bouton Page 4 sur 8 GU07 v0

15 6 ETAPE N : VALIDER LE TYPE D ARTICLES Les lignes claires représentent les UA Les lignes foncées représentent les pièces 4 Saisissez le nom ou la référence du document souhaité (dossier boîte classeur ). Les caractères interdits sont : «& { } [ ] Si la pièce que vous souhaitez apparaît automatiquement, il ne vous reste qu à la cocher. Si plus d une pièce est à commander dans une même UA, cliquez sur le signe apparaître un deuxième champ. pour faire Dès la sélection d une UA ou d une pièce, ce champ facultatif apparaît et vous permet de préciser un destinataire final. Cette information apparaîtra sur votre bon de livraison en face de chaque UA ou pièce demandée, mais ne sera pas conservée dans DEXTO et LOCARCHIVES ne livrera pas cette personne, mais celle désignée à l étape n lors de la validation du destinataire. Sélectionnez si besoin le destinataire dans la liste déroulante, ou cliquez dans la case «Autre» pour saisir le destinataire de votre choix ( caractères maximum). 5 Vérifiez que le résultat soit «OK» sinon l UA et/ou la pièce ne sont pas livrées. 6 Cliquez sur ce bouton pour prévalider votre commande GU07 v0 Page 5 sur 8

16 7 ETAPE N 4 : SAISIR LES REINTEGRATIONS ET CONDITIONS DE LIVRAISON Vérifiez le destinataire Facultatif : indiquez une référence qui figurera sur votre facture Cliquez sur ce bouton pour faire réintégrer un volume équivalent à 0 CT maximum 4 Saisissez les informations demandées et sélectionner le type d article 5 Validez chaque ligne saisie 6 Cliquez sur ce bouton pour valider votre liste 7 Le nombre d équivalent conteneur a été recalculé 8 Facultatif : sélectionnez le degré d urgence. La date de livraison estimée est recalculée 9 Facultatif : saisissez toutes informations exceptionnelles de livraison (panne, travaux ) 0 Après vérification de votre saisie, cliquez sur ce bouton pour passer commande Page 6 sur 8 GU07 v0

17 8 ETAPE N 5 : VISUALISER LE RAPPORT DE CREATION DE MA COMMANDE 4 5 Votre demande est bien enregistrée et l O.T. est transmis à LOCARCHIVES. Son numéro de référence est affiché et commence par les lettres GI. Le délai de livraison prévu a été recalculé selon l heure de validation Récapitulatif de votre commande d UA et/ou Pièces 4 Récapitulatif de votre demande de réintégration lors de la livraison 5 Imprimer cette page ou cliquez sur le bouton «Fin» pour revenir à votre menu de départ GU07 v0 Page 7 sur 8

18 9 RECEPTIONNER VOTRE LIVRAISON DEMATERIALISEE 9. Accéder à partir de l reçu suite à ma commande 4 Cliquez sur le lien Saisissez votre identifiant et votre mot de passe Cliquez sur le bouton pour vous connecter 4 Vous arrivez directement sur la page contenant vos documents dématérialisés Page 8 sur 8 GU07 v0

19 9. Accéder à partir de DEXTO Guide utilisateur DEXTO 4 Saisissez votre identifiant et votre mot de passe Cliquez sur le bouton pour vous connecter Le chiffre en rouge vous indique le nombre de document reçu mais non ouvert. Cliquez sur le bouton «Mon espace Démat» 4 Vous arrivez sur la page contenant vos documents dématérialisés GU07 v0 Page 9 sur 8

20 9. Consulter les documents de votre livraison dématérialisée Guide utilisateur DEXTO 4 L enveloppe fermée vous indique les documents qui n ont pas été consultés, que ce soit en visualisation ou téléchargement La date de fin de disponibilité ( mois) est indiquée pour chaque document Pour visualiser le document à l écran, cliquez sur le bouton en forme d œil 4 Pour télécharger le document, cliquez sur ce bouton et enregistrez votre fichier Page 0 sur 8 GU07 v0

21 0 SUIVRE L ETAT DE MA COMMANDE VIA L OT Guide utilisateur DEXTO 0. Accéder au menu du suivi Le menu «Suivi des ordres» vous permet de vous assurer de la création, de la transmission et de suivre le traitement de votre commande à LOCARCHIVES. Votre Ordre de Travail (OT) est immédiatement visible et consultable après sa validation (voir le chapitre «7 Etape n 4 : saisir les réintégrations et conditions de livraison» à la page 6). Cliquez sur le menu «Suivi des ordres» GU07 v0 Page sur 8

22 0. Rechercher votre Ordre de Travail Guide utilisateur DEXTO Cliquez sur le bouton «Chercher» Recherchez votre ordre jusqu à mois en arrière. Les ordres sont classés par leur date de création et non par leur date de livraison prévue Pour ne visualiser que les ordres de recherches, sélectionnez le type de mouvement concerné Page sur 8 GU07 v0

23 0. Voir le suivi de mon ordre Guide utilisateur DEXTO 5 4 Retrouvez votre numéro d OT. Le plus récent est en tête de la liste des résultats. En cas d absence de la ligne correspondant à votre commande, celle-ci n a donc pas été enregistrée et par conséquent, pas transmise à LOCARCHIVES Visualisez le statut de votre commande 4 En cas de non réception de votre commande, vérifier le contenu de la colonne «Anomalies» Cliquez sur le bouton «Détail» pour visualiser le détail de chaque UA ou Pièce commandée 5 En cas de trop nombreux résultats, sélectionnez de nouveaux critères GU07 v0 Page sur 8

24 0.4 Voir le suivi détaillé par UA et Pièce de mon ordre Guide utilisateur DEXTO Dans la partie supérieure, les données de la page précédente sont affichées Visualisez ligne à ligne le statut de vos UA ou Pièce commandées Trois options d action pour quitter cette page : Pour retourner à la page précédente, cliquez sur le bouton «Retour» Pour retourner à la page d accueil, cliquez sur l onglet «Accueil» ou sur le logo DEXTO. Pour effectuer une recherche globale, saisissez le mot ou la référence recherchés et cliquez sur le bouton «Loupe» ou appuyez sur la touche «Entrée» de votre clavier. Page 4 sur 8 GU07 v0

25 GLOSSAIRE Administrateur DEXTO Personne définie comme étant celle qui gère les codes d accès et les mots de passe au sein de son entreprise, ainsi que les habilitations et fonctions autorisées des utilisateurs. Centre de coût Elément d information défini au sein d un service ou d une direction, permettant une imputation des factures à des fins analytiques. Par défaut, il se nomme «Archives». Centre d archives Lieu où sont stockées et gérées logistiquement les archives. Certificat Attestation émise lors de la reconnaissance de l UA lors de versement en ères entrées, réintégration, sortie définitive, destruction Code article Identifiant unique de chaque Unité d Archives (UA) dans la base LOCARCHIVES. Physiquement, c est l étiquette Code à Barres apposée sur l UA. Le code article est associé informatiquement à l Unité d Archives, à la Série, et au Code client. Code UD Identifiant unique de chaque Unité Documentaire (UD) dans la base LOCARCHIVES. Physiquement, c est l étiquette Code à Barres apposée sur l UD. Le code UD est associé informatiquement à l Unité d Archives. Code client Code à cinq caractères identifiant le client et inscrit sur les UA afin de garantir leur anonymat. Date du document Date de création du document physique. Ce champ est proposé lors d une recherche d unité(s) d archives et permet de rechercher à la fois sur les champs «date inférieure» et «date supérieure». Date inférieure Date du document physique le plus ancien d une unité d archives A titre d exemple, si une unité d archives a pour dates extrêmes «0-0», 0 est considérée comme la date inférieure de l UA. GU07 v0 Page 5 sur 8

26 Date supérieure Date du document physique le plus récent d une unité archives A titre d exemple, si une unité d archives a pour dates extrêmes «0-0», 0 est considérée comme la date supérieure de l UA. Date de destruction Date à l'échéance de laquelle on procède à la révision d'une UA en vue de son éventuelle destruction. La date de destruction est calculée à partir de la date supérieure de l unité d archives. Il s agit d un élément d information de type indicatif qui n engendre aucune action automatique. Descripteur Mot clé défini au sein d une liste contrôlée permettant la description documentaire d une Unité Documentaire. Habilitation archives physiques et électroniques Indexation Ensemble de droits sur un ensemble de type de documents. Pour les archives physiques, si elle se nomme «TOUTES HABILITATIONS» tous les types de documents sont inclus ainsi que toutes les prestations de livraison convenues. Saisie des informations documentaires relatives à l UA. Le résultat issu de l indexation est l inventaire. Intégration Action d intégrer une pièce dans une UA en stock chez LOCARCHIVES. Un document d accompagnement doit indiquer très précisément les références de l UA dans laquelle la pièce sera intégrée. Intervenant DEXTO Personne ou entité référencée dans le système DEXTO, mais qui ne possède pas de code d accès au système. Elle peut donc être considérée comme un destinataire de livraison. OT Ordre de travail. Action qui fait subir un mouvement à une unité d archive (mouvement de recherche, de versement, de sortie définitive ). Pièce Extrait d une UA créé dans le cadre d une demande de consultation. Exemple : une boîte d archives est un extrait du conteneur. Référence UA Identifiant de l unité d'archives à l'intérieur d'une même Série, la référence UA renvoie à une et une seule UA. Page 6 sur 8 GU07 v0

27 Règle documentaire Ensemble des champs permettant une description pertinente du contenu des documents. Une règle documentaire est toujours liée à un type de document. Correspond au masque de saisie des informations documentaires. Réintégration Action de retourner pour remettre en stock des UA ou des pièces sorties préalablement en consultation Série Système de numérotation dans lequel l unicité de la référence UA est contrôlée. Lorsqu elle est unique, elle se traduit généralement par le caractère «*» avec pour libellé «Archives». Statut Indication de l état physique d'une UA ou pièce lorsqu elle a subi un mouvement. Exemple : non versé, en stock, sorti pour consultation, etc Structure Format donné à un champ ou une référence Il peut être de différents types : compteur numérique sur cinq chiffres, caractères alphanumériques Une fois paramétrée, la structure permet un contrôle des données saisies. Type de contenant Mode de constitution physique d une unité d archives. Le type de contenant peut être un conteneur, une boîte, un dossier, un classeur Type de documents Ensemble de documents possédant les mêmes caractéristiques en matière de : description documentaire délai de conservation UA Unité d archives : unité logistique tracée et enregistrée à un emplacement C est l unité de gestion et de facturation. Il s agit de l unité de contenant et sa nature est variable. Exemple : box, conteneur, boîte d archives UD Unité documentaire : unité de contenu. L UD porte les informations documentaires. Le niveau de recherche documentaire se fera au niveau de l UD Elle peut être conçue comme une fiche descriptive récapitulant les différentes informations documentaires d une archive. GU07 v0 Page 7 sur 8

28 Utilisateur Personne ou entité référencée dans le système DEXTO et disposant d un code d accès au système. En cas de suppression de l accès «Utilisateur», la personne ou l entité devient un «Intervenant». Versement en ères entrées Remettre à LOCARCHIVES des UA à conserver pour la première fois. Page 8 sur 8 GU07 v0

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