Note d orientation sur le contrôle diligent à suivre par les placeurs*

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1 Avis sur les règles Nte d rientatin Règle des curtiers membres Destinataires à l interne : Affaires juridiques et cnfrmité Audit interne Financement des entreprises Haute directin Persnne-ressurce : Dug Harris Avcat général dharris@iirc.ca Le 18 décembre 2014 Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les * 1. Intrductin 1.1. Rôle des dans les appels publics à l épargne Les, tut cmme les auditeurs, les cnseillers juridiques des émetteurs et des, d autres experts et les burses, agissent cmme gardiens 1 de l accès aux marchés financiers. Lrsqu ils agissent cmme dans le cadre d un placement de titres, les curtiers membres de l OCRCVM et leurs dirigeants et emplyés, avec l aide des cnseillers juridiques des et d autres experts-cnseils, s acquittent de leur rôle en exécutant un cntrôle diligent, en participant à la * Dans le présent dcument, le terme «placeur» englbe tut autant le placeur pur cmpte que le preneur ferme. 1 Dans la présente nte d rientatin, le terme «gardien» a le même sens que le terme «gatekeeper» emplyé dans l Avis du persnnel de la CVMO, Emerging Markets Issuer Review (20 mars 2012), et les autres surces nn législatives; il sert à désigner le rôle exercé par les curtiers membres en tant que principaux respnsables du cntrôle de l accès aux marchés financiers dans le cadre du cntrôle diligent à suivre par les. 1

2 préparatin du prspectus et en attestant la teneur de ce prspectus. Ces activités snt essentielles pur favriser des marchés financiers justes et efficaces. En termes juridiques, le curtier membre qui participe cmme placeur à un appel public à l épargne dit signer un prspectus dans lequel il atteste que, à sa cnnaissance, le prspectus révèle de façn cmplète, véridique et claire tut fait imprtant relatif aux titres faisant l bjet du placement 2. Une enquête sur les faits imprtants sus-tendant la déclaratin faite dans le prspectus, le «cntrôle diligent», permet au placeur de signer en cnnaissance de cause l attestatin du prspectus. Elle lui permet en utre d établir qu il a mené une enquête suffisante pur se prévalir du myen de «défense de diligence raisnnable» prévu par la li au cas ù le prspectus cntient effectivement de l infrmatin fausse u trmpeuse. Dans le cas de placements privés, même si le curtier membre en tant que placeur pur cmpte n a aucune respnsabilité prévue par la li, un cntrôle diligent efficace permet d atténuer la respnsabilité en cmmn law et le risque d atteinte à la réputatin. La présente Nte d rientatin n est pas censée s appliquer aux curtiers membres qui participent à des placements privés. Les curtiers membres et les persnnes physiques qui exécutent les cntrôles diligents en leur nm devraient adpter une apprche à l égard du cntrôle diligent qui ne se limite pas à l évitement de la respnsabilité et à l atténuatin des risques auxquels s expsent les curtiers membres. Les curtiers membres, à l instar des autres gardiens, cntribuent à prtéger les investisseurs, à favriser des marchés financiers justes et efficaces et à prmuvir la cnfiance en ceux-ci Règles des curtiers membres de l OCRCVM et dispsitins législatives applicables à la fnctin de placeur La Règle 29 des curtiers membres de l OCRCVM prévit l bligatin générale seln laquelle le curtier membre et chaque asscié, administrateur, dirigeant, surveillant, représentant inscrit, représentant en placement et emplyé du curtier membre snt tenus d'bserver des nrmes élevées d'éthique et de cnduite prfessinnelle dans l'exercice de leur activité et ne divent pas avir de cnduite u de pratique cmmerciale incnvenante u préjudiciable aux intérêts du public. D autres articles de la Règle 29 des curtiers membres précisent les bligatins liées à la cnduite des affaires impsées aux curtiers membres qui participent à un placement de titres (tel l article 13 de la Règle 29 des curtiers membres sur la pré-cmmercialisatin). Par ailleurs, l article 5 de la Règle 100 des curtiers membres fixe certaines marges bligatires (cuvertures prescrites) dans le cas de prises fermes. Quant à la Règle 2500 des curtiers membres de l OCRCVM, elle blige le curtier membre à surveiller sn activité, et ntamment l ensemble des pératins sur titres tels les appels publics à l épargne et les placements privés. 2 Les italiques snt de nus. En revanche, l attestatin du prspectus signée au nm de l émetteur atteste sans réserve que le prspectus révèle de façn cmplète, véridique et claire tut fait imprtant relatif aux titres faisant l bjet du placement. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 2

3 Le curtier membre est un intermédiaire qui a des bligatins autant envers les émetteurs qu envers les investisseurs. En tant que placeur, le curtier membre a des bligatins cntractuelles envers les émetteurs et, aux termes de la législatin prvinciale et territriale en valeurs mbilières, il est également tenu d agir avec hnnêteté, bnne fi et lyauté lrsqu il traite avec ses clients investisseurs. D autres dispsitins, cmme le paragraphe 59(1) de la Li sur les valeurs mbilières (Ontari), bligent le placeur (suscripteur à frfait seln la Li des valeurs mbilières de l Ontari) à signer pur chaque prspectus une attestatin seln la frmule prescrite. Le Règlement sur les bligatins générales relatives au prspectus (Nrme canadienne, ailleurs qu au Québec) (le Règlement ), et l Annexe A1, prévit le libellé suivant pur l attestatin du prspectus prescrite : «À ntre cnnaissance, le présent prspectus révèle de façn cmplète, véridique et claire tut fait imprtant relatif aux titres faisant l bjet du placement, cnfrmément à la législatin en valeurs mbilières de [indiquer chaque territire dans lequel le placement est admissible].» 3 L émetteur qui dépse un prspectus est tenu de révéler de façn cmplète, véridique et claire tut fait imprtant relatif aux titres faisant l bjet du placement et dit veiller à ce que le prspectus ne cntienne aucune infrmatin fausse u trmpeuse. Une infrmatin fausse u trmpeuse (présentatin inexacte des faits, seln la Li sur les valeurs mbilières de l Ontari) s entend, seln le cas, a) d une déclaratin errnée au sujet d un fait imprtant, b) de l missin de relater un fait imprtant dnt la déclaratin est requise, c) de l missin de relater un fait imprtant dnt la déclaratin est nécessaire pur que la déclaratin ne sit pas trmpeuse, eu égard aux circnstances dans lesquelles la déclaratin a été faite. La législatin prvinciale et territriale en valeurs mbilières prévit également un myen de défense en ce qui cncerne la respnsabilité en cas d infrmatin fausse u trmpeuse dans un prspectus lrsqu un cntrôle diligent suffisant a été exécuté. Par exemple, seln l alinéa 122(1)(b) de la Li sur les valeurs mbilières (Ontari), la persnne u la cmpagnie qui, dans un prspectus, fait une déclaratin qui, sur un aspect imprtant et eu égard à l épque et aux circnstances, est trmpeuse u errnée u ne relate pas un fait dnt la déclaratin est requise u nécessaire pur que la déclaratin ne sit pas trmpeuse, est cupable d une infractin et passible, sur déclaratin de culpabilité, d une amende u d un emprisnnement. Par cntre, le paragraphe 122(2) prévit une défense de diligence raisnnable si la persnne u la cmpagnie ne savait pas et, en faisant preuve de diligence raisnnable, ne puvait savir que le dcument cmprtait une déclaratin trmpeuse u errnée. De même, en ce qui cncerne la respnsabilité civile aux termes de la Li sur les valeurs mbilières (Ontari), le paragraphe 130(5) prévit ce qui suit : 3 D autres frmes d attestatins de, intégrant la même nrme de «cnnaissance», snt prévues dans le Règlement sur le placement de titres au myen d un prspectus simplifié, le Règlement sur le placement de titres au myen d un prspectus préalable et le Règlement sur le régime de fixatin du prix après le visa. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 3

4 «Une persnne u une cmpagnie, à l exclusin de l émetteur u du détenteur qui a vendu les valeurs mbilières, n est respnsable en vertu du paragraphe (1) à l égard d une partie du prspectus... que dans les cas suivants : (a) elle n a pas effectué une enquête suffisante pur lui furnir des mtifs raisnnables de crire qu il n y avait pas de présentatin inexacte des faits; (b) elle cryait qu il y avait une présentatin inexacte des faits.» L article 132 de la Li sur les valeurs mbilières (Ontari) indique que le caractère suffisant de l enquête u le caractère raisnnable des mtifs est établi d après le cmprtement qui serait exigé d une persnne prudente cmpte tenu des circnstances particulières à chaque cas. L article 2.2 de l Instructin générale relative au Règlement traite des avantages de la participatin du placeur aux placements au myen d un prspectus, mentinnant que «le cntrôle diligent de l entreprise de l émetteur effectué par le placeur a suvent pur effet d amélirer la qualité de l infrmatin présentée dans le prspectus.» 1.3. Cntrôle diligent à suivre par les Le cntrôle diligent dans le cadre d un appel public à l épargne s entend de la prcédure suivie par le placeur qui lui permet de prendre des mesures raisnnables pur s assurer que tute l infrmatin prescrite figure dans le prspectus, d enquêter sur l infrmatin que lui a furnie l émetteur pur qu il l intègre dans le prspectus et de vérifier les principaux faits imprtants. Le cntrôle diligent est, par nature, un prcessus qui fluctue et qui évlue. Il devrait être adapté pur crrespndre à l émetteur visé, au secteur dans lequel celui-ci exerce sn activité et au type de titres fferts. Il ne faut pas que les privilégient la frme au fnd et ils devraient faire preuve de discernement prfessinnel pur déterminer l ampleur du cntrôle diligent nécessaire en fnctin de chaque situatin. Cmme nus l avns déjà mentinné, la défense de diligence raisnnable est prescrite par la li, autant au paragraphe 130(5) de la Li sur les valeurs mbilières (Ontari) que dans des dispsitins crrespndantes d autres lis sur les valeurs mbilières. Même si la législatin en valeurs mbilières ne prescrit ni la frme ni le fnd d un cntrôle diligent raisnnable, les décisins judiciaires et les ententes de règlement prévues par la réglementatin en valeurs mbilières nus furnissent des pistes cncernant les nrmes que les devraient adpter. La Cmmissin des valeurs mbilières de l Ontari (CVMO) a frmulé plusieurs recmmandatins cncernant le cntrôle diligent dans sn examen des émetteurs sur les marchés émergents Emerging Market Issuer Review (EMIR). 4 L EMIR dresse une liste de plusieurs facteurs que le placeur dit prendre en cnsidératin lrsqu il traite avec un émetteur qui exerce ses activités dans un territire dit «marché émergent». Cet examen relève, cmme préccupatin principale, une apprche privilégiant apparemment la frme au fnd en ce qui a trait à la cnfrmité avec les nrmes applicables aux pratiques de cntrôle diligent et un manque de rigueur et d uverture d esprit. L EMIR mentinne que 4 Avis du persnnel de la CVMO intitulé Emerging Markets Issuer Review (20 mars 2012). Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 4

5 les devraient participer au placement de titres d un émetteur sur un marché émergent avec une saine dse de scepticisme à l égard des déclaratins de l équipe de directin. Le curtier membre devrait dnc exécuter le cntrôle diligent avec uverture d esprit et sens critique. 2. Nte d rientatin cncernant le cntrôle diligent des Les pratiques et suggestins décrites dans la présente Nte d rientatin ne snt pas nécessairement pertinentes u indiquées pur tutes les situatins. La Nte d rientatin n est pas censée représenter une nrme minimale u maximale de ce qui cnstitue un cntrôle diligent raisnnable. Elle ne crée aucune nuvelle bligatin légale ni ne mdifie des bligatins déjà impsées et ne vise nullement à le faire. Un smmaire de ces pratiques et suggestins est présenté à l Annexe A de la présente Nte d rientatin Plitiques et prcédures de cntrôle diligent des Principe : Le curtier membre est censé dispser de plitiques et de prcédures écrites prtant sur tus les aspects du prcessus de placement et assurer un encadrement efficace de ces activités. Ces plitiques et prcédures devraient recnnaître qu il est essentiel de déterminer en cntexte ce qui cnstitue un cntrôle diligent raisnnable, dans le cas de chaque placement. Le curtier membre a l bligatin d établir, de cnserver et de mettre en applicatin des plitiques et des prcédures qui créent un système de cnfrmité efficace. Ce système garantit que la sciété et les persnnes qui agissent pur sn cmpte respectent les règles établies par l OCRCVM et les lis sur les valeurs mbilières applicables et gèrent les risques cmmerciaux cnfrmément à des pratiques cmmerciales prudentes. En règle générale, les plitiques et les prcédures du curtier membre qui s appliquent au cntrôle diligent des devraient traduire l apprche suivante : 1. Le cntrôle diligent dans le cadre d un appel public à l épargne s entend de la prcédure suivie par le placeur qui lui permet de prendre des mesures raisnnables pur s assurer que tute l infrmatin prescrite figure dans le prspectus, d enquêter sur l infrmatin que lui a furnie l émetteur pur qu il l intègre dans le prspectus et de vérifier les principaux faits imprtants. Autrement dit, ce prcessus cnfirme que le prspectus révèle de façn cmplète, véridique et claire tut fait imprtant relatif aux titres faisant l bjet du placement. 2. Ce qui cnstitue un cntrôle diligent «raisnnable» à l égard d un placement en particulier est déterminé en cntexte et exige un examen minutieux des circnstances enturant ce placement et le discernement prfessinnel de syndicataires chevrnnés et autres spécialistes du curtier membre. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 5

6 3. En raisn de la nature cntextuelle du cntrôle diligent, mis à part certains éléments de base, un cntrôle diligent efficace ne peut se limiter à des listes de cntrôle. Une telle apprche serait frcément superficielle et suvent insuffisante Pints à examiner dans les plitiques et les prcédures de cntrôle diligent des Lrsqu il établit ses plitiques et ses prcédures en matière de cntrôle diligent des, le curtier membre devrait tenir cmpte des pints suivants : Plan de cntrôle diligent Principe : Le curtier membre devrait dispser d un plan de cntrôle diligent qui tient cmpte du cntexte du placement et de l ampleur du cntrôle diligent qui serait raisnnable dans les circnstances. Le curtier membre devrait avir une idée glbale de l activité de l émetteur et du secteur dans lequel il exerce sn activité. Il purra ainsi déterminer l ampleur et les bjectifs de l enquête dans le cadre du cntrôle diligent. Le plan de cntrôle diligent qui devrait être en place tient cmpte du cntexte du placement et de l ampleur du cntrôle diligent qui serait raisnnable dans les circnstances. La frme du plan dépend de la pratique suivie par le curtier membre et cmprend généralement une liste des pints visés par l enquête et la descriptin de ces pints. La décisin de préparer un plan de cntrôle diligent écrit frmel à l égard d un placement dit être prise en fnctin du cntexte : si les plitiques et prcédures écrites du curtier membre décrivent crrectement les pints à prendre en cnsidératin, il ne sera peut-être pas nécessaire de préparer un plan écrit précis pur tus les placements. De la même façn, cmme l indique la sectin ci-dessus, il n est pas nécessaire que chaque syndicataire prépare sn prpre plan de cntrôle diligent si le syndicataire chef de file en a déjà préparé un. Le plan devrait être préparé en cllabratin avec les cnseillers des (y cmpris les cnseillers lcaux de territires étrangers, le cas échéant) et préciser les attentes prvisires que le syndicataire chef de file entretient à l égard de l ampleur de sn enquête dans le cadre du cntrôle diligent. Ces attentes devraient être cmmuniquées à l équipe de directin, aux cnseillers juridiques et aux auditeurs de l émetteur pur qu ils puissent être en mesure de répndre aux attentes d infrmatin et de vérificatin des. Un plan de cntrôle diligent sera nécessairement itératif et susceptible de changer en fnctin des circnstances, et devrait être adapté pur tenir cmpte de la structure et des pératins du curtier membre. Au curs de la préparatin d un plan de cntrôle diligent, le curtier membre dit tenir cmpte des aspects cntextuels, ntamment ceux décrits à l Annexe B de la présente Nte d rientatin. Le plan de cntrôle diligent peut tenir cmpte du fait qu un cntrôle diligent mins pussé serait raisnnable dans le cas d émetteurs aguerris, imprtants et largement suivis, plus particulièrement ceux qui snt bien cnnus du curtier membre en raisn d une relatin cntinue (en tant que prêteur, investisseur, cnseiller financier u bailleur de fnds). Ainsi, le cntrôle diligent peut prendre la frme d un prcessus cntinu. Dans un tel cas, le curtier membre qui cnnaît bien l émetteur en raisn Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 6

7 d une relatin cntinue peut rienter le cntrôle diligent prpre à l pératin sur des faits nuveaux et des résultats récents. Cependant, le curtier membre devrait réfléchir au type de cntrôle diligent qui est indiqué, même dans le cas d émetteurs aguerris, imprtants et largement suivis et d émetteurs qui snt bien cnnus du curtier membre, surtut si l émetteur s engage dans une pératin inhabituelle, cmplexe u imprtante, u s il s agit d un émetteur étranger et/u d un émetteur sur un marché émergent. Le plan de cntrôle diligent peut également tenir cmpte du type de placement. Par exemple, les premiers appels publics à l épargne u les cas ù l émetteur devient un émetteur assujetti par prise de cntrôle inversé exigent généralement un cntrôle diligent plus pussé que les placements d émetteurs assujettis établis. Les appels publics à l épargne de petits émetteurs u d émetteurs nn récurrents exigent généralement un cntrôle diligent plus pussé que les placements d émetteurs fréquents qui dispsent d une capitalisatin bursière plus frte et qui snt suivis par de nmbreux analystes de recherche et les médias financiers. Dans la mesure ù les titres dépendent de la nte qui leur est attribuée dans les circnstances, les placements de titres de capitaux prpres, y cmpris les placements de débentures cnvertibles, peuvent exiger un cntrôle diligent plus pussé que les placements de titres de créance de qualité et les placements d actins privilégiées à nte élevée. Le plan de cntrôle diligent peut aussi tenir cmpte du fait que des prcédures de cntrôle diligent plus pussées peuvent être exigées lrsque le curtier membre n a encre jamais exécuté de cntrôle diligent pur l émetteur u qu une lngue péride s est éculée depuis le dernier cntrôle diligent exécuté par le curtier membre. Enfin, les appels publics à l épargne d émetteurs sur les marchés émergents exigent généralement un cntrôle diligent plus minutieux qui tient cmpte des cnsidératins décrites dans l EMIR et la présente Nte d rientatin. Le plan de cntrôle diligent peut également tenir cmpte des plitiques et des prcédures du curtier membre prpres aux acquisitins fermes 5. Quelle que sit la nature de l appel public à l épargne, les snt tenus d exécuter un cntrôle qui leur furnit des mtifs raisnnables de crire que le prspectus révèle de façn cmplète, véridique et claire tut fait imprtant relatif au placement. Quique les délais de telles pératins ne permettent pas, en pratique, l exécutin d un cntrôle diligent pussé prtant précisément sur l pératin avant le lancement de l acquisitin ferme, il est prévu qu un cntrôle diligent raisnnable devra être réalisé avant que les preneurs fermes n attestent le prspectus définitif Séances de questins liées au cntrôle diligent Principe : Les séances de questins liées au cntrôle diligent devraient être tenues à des mments pprtuns au curs du placement et snt l ccasin pur l ensemble des syndicataires de pser des questins détaillées à l équipe de directin, aux auditeurs et aux cnseillers de l émetteur. 5 Opératin ù les preneurs fermes snt autrisés à slliciter des indicatins d intérêt avant qu un émetteur admissible à un prspectus simplifié ne dépse un prspectus prvisire, à cnditin que l émetteur et les preneurs fermes cncluent une cnventin d achat et de vente des titres fferts, annncent le placement publiquement et dépsent le prspectus prvisire dans les délais prescrits. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 7

8 Le plan de cntrôle diligent devrait prévir des séances de questins liées au cntrôle diligent à des mments pprtuns au curs du placement (généralement, pur le placement de titres de capitaux prpres, une avant le dépôt du prspectus prvisire et une autre en tant que mise à jur u «séance de mise au pint» avant le dépôt du prspectus définitif). Cette séance de questins en présence des persnnes cncernées dnne l ccasin aux de pser des questins détaillées à l équipe de directin, aux auditeurs, aux cnseillers et aux autres experts de l émetteur, dans tus les champs d expertise pertinents, afin de s assurer que l infrmatin présentée dans le prspectus est cmplète et précise. Cmpte tenu de l imprtance de ces séances, les devraient participer avec leurs cnseillers à la préparatin de la liste des questins à pser à l équipe de directin et aux auditeurs de l émetteur. Les u leurs cnseillers devraient cmmuniquer la liste des questins à l équipe de directin, aux auditeurs et aux cnseillers de l émetteur suffisamment de temps avant la tenue de la séance afin de permettre aux persnnes interrgées de se renseigner pur répndre aux questins le plus exhaustivement et le plus exactement pssible. Les devraient faire participer à la séance les persnnes les mieux infrmées. Il faudrait dnner l ccasin à tus les syndicataires, représentés par des membres du syndicat de placement pssédant un niveau d ancienneté suffisant, de participer à chaque séance de questins et de pser des questins à cette séance. Cette séance est également une ccasin pur l équipe de directin de l émetteur, ses cnseillers et/u ses auditeurs de nter les signaux d alarme détectés au curs du cntrôle diligent et de cnfirmer à l ensemble des syndicataires que les prblèmes nt été réglés. Les répnses qui semblent incmplètes u évasives devraient servir de signal d alarme pur pser des questins cmplémentaires u creuser davantage la questin. Il est aussi imprtant que tut cntrôle diligent de suivi u que la cmmunicatin d infrmatin supplémentaire sient cmplétés avant que les n attestent le prspectus définitif Cntrôle diligent lié à l activité Principe : Le curtier membre devrait prcéder à un cntrôle diligent lié à l activité de l émetteur suffisant pur qu il cmprenne l activité de l émetteur et les principaux facteurs internes et externes qui nt une incidence sur cette activité. Le curtier membre devrait faire preuve de discernement prfessinnel lrsqu il détermine les faits imprtants qui devrnt faire l bjet d une vérificatin indépendante en fnctin des circnstances enturant l pératin. Le plan de cntrôle diligent dit faire clairement la distinctin entre les éléments du cntrôle diligent lié à l activité que les exécuternt et les éléments du cntrôle diligent juridique que leurs cnseillers juridiques exécuternt pur le cmpte des. L ampleur de ce cntrôle diligent est déterminée en fnctin du cntexte. Les principaux éléments de cntrôle diligent lié à l activité snt les suivants : des visites du siège scial de l émetteur et de ses principaux établissements; Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 8

9 l examen des plans d affaires de l émetteur, de ses budgets et de ses prévisins pur cmprendre la stratégie et le climat cncurrentiel de l émetteur; des entretiens apprfndis avec l équipe de directin de l émetteur, sn persnnel des services des finances et de la cmptabilité, ses auditeurs indépendants et ses cnseillers juridiques externes, étant entendu que leurs règles de guvernance (par exemple les paramètres établis par CPA Canada à l égard des lettres d accrd présumé des auditeurs et des répnses dnnées lrs des séances de questins liées au cntrôle diligent) peuvent impser des restrictins aux participants au placement; l examen des dcuments d infrmatin publics de l émetteur (cmme les états financiers, les rapprts de gestin, les rapprts annuels et les ntices annuelles) et la cmparaisn de l infrmatin furnie par l émetteur à celles d émetteurs cmparables pur dépister tute anmalie puvant justifier une enquête plus pussée; l examen des dnnées pératinnelles clés de l émetteur; l examen des cntrats imprtants de l émetteur (u d un résumé de leurs mdalités préparées par les cnseillers des ), des litiges, de la crrespndance d rdre réglementaire et d autres dcuments clés cncernant l émetteur; l examen de surces d infrmatin externes pertinentes cncernant l émetteur et sn milieu d affaires, y cmpris tus les territires étrangers dans lesquels l émetteur détient des actifs u fait affaire. Il peut s agir d études du secteur, de revues spécialisées, de publicatins de cabinets d avcats, de rapprts d agences de ntatin, de rapprts de recherche d analystes, de publicatins d assciatins u d rganismes du secteur et de recherches sur Internet. Sus réserve des dispsitins d rdre réglementaire et du clisnnement de l infrmatin, le curtier membre peut aussi cnsulter au sujet de l émetteur et/u de sn secteur, des analystes de recherche et d autres experts du secteur qui travaillent auprès de membres du même grupe que les. Cmpte tenu des facteurs cntextuels, les curtiers membres peuvent chisir d établir, dans le plan de cntrôle diligent, un seuil de significatin tant quantitatif (par exemple un seuil en dllars qui tient cmpte de la situatin financière de l émetteur) que qualitatif (par exemple les aspects de l activité, de l explitatin, du risque, etc. les plus pertinents pur l émetteur). Cela peut suppser le recurs à l échantillnnage dans le cas d émetteurs imprtants et cmplexes lrsqu il est relativement peu pratique, sinn impssible, d examiner l intégralité de la dcumentatin existante. Un élément central du cntrôle diligent lié à l activité cnsiste à faire une vérificatin indépendante des principaux faits imprtants figurant dans le prspectus. L ampleur de la vérificatin indépendante d un placement dépend des circnstances particulières de celui-ci. Le curtier membre est censé faire preuve de discernement prfessinnel, et tenir cmpte de tus les facteurs pertinents, lrsqu il détermine les déclaratins factuelles qui devrnt faire l bjet d une vérificatin indépendante. Ces facteurs cmprennent le degré de cnnaissance que la sciété a de l émetteur, la nature de l activité de l émetteur, l histrique de l émetteur, sa taille, sa cmplexité, sa situatin financière, sn histrique Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 9

10 en matière de gestin et de présentatin de l infrmatin et le type de titre faisant l bjet du placement. Il est imprtant que le curtier membre s assure que l équipe de directin de l émetteur n est pas la seule à avir chisi les dssiers, les dcuments u autre infrmatin qui nt été sélectinnés pur qu il les examine u les vérifie. Le plus suvent, les prcèdent eux-mêmes à l examen, en vérifiant les antécédents des membres du cnseil d administratin et de la haute directin de l émetteur, ainsi que d autres principaux membres de l équipe de directin de l émetteur, surtut lrsqu il s agit d un premier appel à l épargne. Dans la mesure ù des membres de la haute directin u des administrateurs de l émetteur résident à l extérieur du Canada, le curtier membre devrait envisager la pssibilité de retenir les services de mandataires lcaux pur effectuer ces vérificatins. Le curtier membre devrait prendre nte que les vérificatins d antécédents purraient être limitées dans certains territires ù il n est pas nécessairement facile d avir accès à certains renseignements persnnels. Dans la mesure ù le curtier membre se fie également à la réputatin et aux recmmandatins persnnelles de persnnes physiques, il purrait ne pas être en mesure de le faire dans des territires étrangers. Par ailleurs, l infrmatin btenue au sujet de ces persnnes purrait ne pas être fiable. Le curtier membre devrait examiner s il y a lieu de mentinner ces restrictins cmme un risque lié au placement. Enfin, il devrait tenir cmpte de ces restrictins au mment de décider s il cnclut u nn le placement. Les devraient avir des entretiens au besin avec les clients, les furnisseurs et/u les cntreparties à des cntrats imprtants de l émetteur pur mieux cmprendre le marché sur lequel l émetteur évlue, cnfirmer les affirmatins de l équipe de directin et btenir une vérificatin indépendante de certains aspects de l activité mentinnés dans le prspectus (vérifier les cnditins des rdres, cmment les cnditins snt respectées en pratique, etc.). L ampleur de ces entretiens et la sélectin des interlcuteurs dépendent du cntexte. Ces entretiens devraient surtut être cnsidérés cmme un élément clé du cntrôle diligent lié à l activité lrsqu il s agit d un premier appel public à l épargne, du placement d un petit émetteur, du placement d un émetteur frtement tributaire d un client et/u d un furnisseur, u encre en présence de signaux d alarme au sujet des relatins avec des clients et/u des furnisseurs. Le curtier membre devrait envisager des myens lui permettant de se renseigner et de prendre les mesures qui s impsent pur que l infrmatin qu il furnit aux parties auprès desquelles il se renseigne ne vile pas l interdictin prévue aux lis sur les valeurs mbilières à l égard de la cmmunicatin d infrmatin privilégiée. Les plitiques et les prcédures du curtier membre devraient établir la marche à suivre lrsque la situatin dnne lieu à des signaux d alarme susceptibles d indiquer qu un cntrôle diligent plus pussé u que la cmmunicatin d infrmatin supplémentaire, u les deux à la fis, est requis. Le curtier membre devrait faire le suivi de chaque signal d alarme sit au myen de demandes d infrmatin supplémentaire sur l émetteur sit en ayant recurs à des experts indépendants u d autres tierces parties, seln le cas. Il devrait tenir un dssier de la prcédure qu il a suivie pur résudre le prblème. Le curtier membre devrait se demander si un signal d alarme exige que le prspectus furnisse de l infrmatin supplémentaire sur les risques de façn que les investisseurs puissent se renseigner crrectement sur les risques prpres à l émetteur. Dans certains cas, un signal Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 10

11 d alarme peut exiger que l émetteur prenne des mesures crrectives immédiates u mette en place des mesures de prtectin avant le dépôt d un prspectus prvisire. Un signal d alarme se prduit lrsque par exemple l équipe de directin de l émetteur furnit verbalement de l infrmatin qui cntredit de façn imprtante la dcumentatin écrite de l émetteur. Il se prduit aussi lrsqu un expert u une autre tierce partie dispsant d une crédibilité manifeste exprime aux d imprtants dutes, préccupatins u réserves cncernant l infrmatin que l émetteur est tenu de cmmuniquer au public, ses états financiers, sa situatin financière, ses méthdes cmptables, l intégrité de sn équipe de directin, ses cntrôles internes u sn respect des lis. Vici d autres exemples : l émetteur a vécu, au curs des 12 à 24 derniers mis, un u plusieurs changements imprtants dans sn activité, sa situatin financière, sa haute directin, ses auditeurs et/u ses cnseillers juridiques; la présentatin u le traitement cmptable de l infrmatin financière u autre infrmatin que dit furnir l émetteur ne cncrde pas avec celle d émetteurs cmparables u cncurrents, et ntamment en cas de crissance inhabituelle d une année à l autre; l émetteur dépend grandement de sn fndateur, de sn chef de la directin u de ses relatins guvernementales; l émetteur u l un de ses administrateurs u des membres de sa haute directin a fait récemment l bjet de cntrverse, dnt des questins sulevées par des actinnaires institutinnels u des rganismes cnsultatifs en matière de guvernance d entreprise, u le cnseil d administratin de l émetteur a récemment créé un cmité spécial d administrateurs indépendants chargé d enquêter sur des allégatins de fraude u d autres types d incnduite; l émetteur u l un de ses administrateurs, des membres de sa haute directin u de ses actinnaires cntrôlants est visé par des enquêtes u prcédures pénales, disciplinaires u liées à la réglementatin pur des allégatins de fraude u d autres types d incnduite; un actinnariat imprtant est détenu par le fndateur u les membres de la haute directin de l émetteur, et des pératins nt lieu entre parties liées (pératins avec d autres émetteurs du même grupe d émetteurs u avec des parties liées aux actinnaires, aux administrateurs u aux membres de la directin d un émetteur) auxquelles l émetteur participe; l émetteur a autrisé d imprtantes attributins d ptins sur actins qui ne cncrdent pas avec ses pratiques antérieures, u les initiés nt vendu un grand nmbre de titres; l émetteur a subi récemment un abaissement de nte u des changements imprtants dans les curs cibles attribués par les analystes des titres de capitaux prpres. Les répnses que le curtier membre btient de l émetteur u de tierces parties pendant le cntrôle diligent lié à l activité peuvent également susciter un signal d alarme, par exemple, lrsque : Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 11

12 les clients et d autres tierces parties dnnent des répnses identiques dans les entretiens liés au cntrôle diligent; pendant les entretiens liés au cntrôle diligent, les interlcuteurs évitent u déturnent les questins directes; l infrmatin requise n est pas furnie; la visite d un établissement est indûment retardée u l émetteur la rend difficile. En ce qui a trait aux émetteurs étrangers, et plus particulièrement ceux sur les marchés émergents, le curtier membre devrait axer le cntrôle diligent, pur mieux les cmprendre, sur le cntexte plitique et culturel dans lequel l émetteur évlue, les pratiques cmmerciales lcales tuchant l émetteur, les lis lcales le visant, les experts lcaux (y cmpris les cnseillers juridiques et les auditeurs) et le degré de dépendance de l émetteur à l égard de l équipe de directin lcale. Il devrait le faire surtut lrsqu il s agit d un premier appel public à l épargne u de placements ultérieurs de petits émetteurs u d émetteurs nn récurrents. Le curtier membre devrait aussi être prêt à gérer les différents fuseaux hraires, les barrières linguistiques et/u culturelles puvant avir une incidence sur la qualité du cntrôle diligent, la crdinatin et les délais. Il est imprtant que chaque signal d alarme sit suivi et transmis à des syndicataires chevrnnés. Il y aurait lieu de cnsulter l EMIR qui a relevé d éventuels éléments d infrmatin supplémentaires à btenir dans le cadre d un cntrôle diligent visant des émetteurs sur les marchés émergents et dnné des exemples de signaux d alarme à cet égard. Le persnnel de la CVMO a également publié, en nvembre 2012, sn Avis Issuer Guide fr Cmpanies Operating in Emerging Markets (Guide de l émetteur pur les entreprises exerçant leur activité sur les marchés émergents) (en anglais seulement). L avis a pur bjet d aider les émetteurs sur les marchés émergents, ainsi que leurs administrateurs et les membres de leur directin en ce qui a trait aux pratiques de guvernance et d infrmatin à furnir Cntrôle diligent juridique Principe : Le curtier membre dit faire clairement la distinctin entre le cntrôle diligent lié à l activité et le cntrôle diligent juridique, pur que les questins qui divent être examinées par les ne sient pas déléguées à leurs cnseillers juridiques. Le curtier membre dit assurer une surveillance suffisante du cntrôle diligent juridique effectué par les cnseillers des. Les cnseillers juridiques juent également un rôle clé dans le cntrôle diligent (les cnseillers de l émetteur pur le cmpte de celui-ci et de sn cnseil d administratin autant que les cnseillers des pur le cmpte du syndicat financier). Les cnseillers des, y cmpris les cnseillers lcaux dans des territires étrangers, le cas échéant, peuvent être d une aide appréciable à la préparatin d un plan de cntrôle diligent pur les et à l exécutin d un cntrôle diligent juridique pur leur cmpte. Cependant, un placeur ne peut se sustraire à sa respnsabilité envers les acheteurs en cas d infrmatin fausse u trmpeuse dans un prspectus dans les cas ù cette infrmatin fausse u trmpeuse aurait dû être décuverte par le cnseiller dans le cadre de sn Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 12

13 cntrôle diligent juridique (le cnseiller peut tutefis être tenu respnsable de négligence envers le placeur). Le syndicataire chef de file devrait examiner avec les cnseillers des l étendue du cntrôle diligent juridique que ceux-ci effectuernt. Le plan de cntrôle diligent devrait clairement délimiter les rôles respectifs des et de leurs cnseillers. L analyse de l ampleur du cntrôle diligent juridique devrait prter aussi sur le cntrôle diligent plus pussé qui est indiqué dans le cas des émetteurs étrangers et des émetteurs sur les marchés émergents (autrement dit, il faut aussi examiner cmment les cnseillers prpsent de régler les questins liées aux pratiques cmmerciales lcales et aux lis lcales qui tuchent l émetteur, les relatins guvernementales de l émetteur et les questins liées à la prpriété d actifs dans le territire de l émetteur et cmment retenir les services d experts lcaux). Si une activité imprtante est exercée par une filiale cnstituée u rganisée en vertu des lis d un pays des marchés émergents, ce cntrôle diligent plus pussé peut cnsister à demander au cnseiller lcal d expliquer en qui ces lis diffèrent des lis canadiennes applicables, y cmpris en ce qui cncerne le cntrôle et la gestin efficaces, par l émetteur, de la filiale et de ses actifs. Tut au lng du cntrôle diligent juridique, le curtier membre devrait dnner des directives adéquates aux cnseillers des, les surveiller cnvenablement et examiner chaque questin imprtante avec eux. Les résultats du cntrôle diligent juridique devraient dnner un éclairage plus précis au cntrôle diligent lié à l activité. Le curtier membre devrait faire le suivi des dssiers manquants et/u de l infrmatin révélée durant le cntrôle diligent juridique qui semble cntredire les déclaratins verbales de la directin u l infrmatin présentée dans la versin préliminaire du prspectus. Les devraient exiger de leurs cnseillers qu ils les tiennent au curant de tute difficulté qu ils épruvent à btenir l infrmatin demandée à l émetteur dans le cadre du cntrôle diligent juridique u les avis juridiques apprpriés auprès des cnseillers de l émetteur. En l absence de restrictins précises dans leur mandat de représentatin, les cnseillers des aurnt des bligatins prfessinnelles envers tus les et nn seulement envers le syndicataire chef de file. Les cnseillers des devrnt dnc être prêts à cmmuniquer les résultats du cntrôle diligent juridique à l ensemble du syndicat. S il est pssible de le faire, les cnseillers des et le syndicataire chef de file purraient cnvquer une réunin u une cnférence téléphnique regrupant les cnseillers des et l ensemble du syndicat financier, avant la séance de questins avec l équipe de directin, pur infrmer les syndicataires du champ d applicatin du cntrôle diligent lié à l activité et du cntrôle diligent juridique et faire le pint sur la situatin et les résultats de tut cntrôle diligent cmplété avant une telle réunin u cnférence. Cette démarche permettrait aux membres du syndicat d avir l ccasin, relativement tôt dans le prcessus du placement et dans la mesure du pssible, d évaluer si le plan de cntrôle diligent est suffisant et de dnner leur avis Cnfiance accrdée aux experts et aux autres tierces parties Principe : Le degré seln lequel le curtier membre est censé se fier à l avis de l expert est déterminé en cntexte, cmpte tenu des cmpétences, du champ d expertise, de l expérience, de l indépendance et de la réputatin de l expert. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 13

14 La législatin en valeurs mbilières prévit que le placeur n est pas respnsable d une infrmatin fausse u trmpeuse cncernant une partie du prspectus censée avir été préparée sus l autrité d un expert u censée être une cpie u un extrait d un rapprt, d un avis u d une déclaratin d expert, si le placeur n avait aucune raisn de crire et ne cryait pas que le prspectus cntenait de l infrmatin fausse u trmpeuse, u que cette partie du prspectus ne reprduisait pas fidèlement le rapprt, l avis u la déclaratin de l expert u n en était pas une cpie u un extrait fidèle. C est ce qui est désigné parfis cmme «myen de défense fndé sur la cnfiance accrdée aux experts». Le terme «expert» n est pas défini dans la Li sur les valeurs mbilières (Ontari). Seln le Règlement , le terme est censé désigner les avcats, les auditeurs, les cmptables, les ingénieurs, les évaluateurs et les autres persnnes dnt la prfessin u l activité cnfère autrité aux déclaratins (par exemple, un géscientifique qui est qualifié pur préparer un rapprt technique). Quique la respnsabilité des à l égard des parties du prspectus qui relèvent d experts sit limitée, les devraient évaluer si l expert retenu est qualifié pur prduire sn rapprt u dnner sn avis. Ils devraient btenir des preuves raisnnables que l expert a cnsenti par écrit à ce que sn rapprt u sn avis (u un extrait u résumé de ce rapprt u de cet avis) sit intégré dans le prspectus. Parmi les facteurs puvant aider le placeur à faire cette évaluatin, mentinnns la réputatin et les cmpétences de la persnne mrale u physique qui agit cmme expert. Il faudrait aussi déterminer si le champ d expertise de cette persnne physique u mrale s étend à l bjet traité et, le cas échéant, si cette persnne physique u mrale a une cnnaissance et une expertise réginales, si l expert est indépendant et si des signaux d alarme nt été relevés dans le cntrôle diligent. Dans le cas d experts résidant sur des marchés étrangers (en particulier sur des marchés émergents), le curtier membre devrait examiner leurs états de service, leurs cnnaissances et leur expérience (avec l aide au besin d experts canadiens dans le même dmaine) et évaluer s ils snt analgues à ceux qui seraient requis d un expert canadien dans le même dmaine. Le curtier membre peut aussi chisir d évaluer les exigences des rdres u des assciatins prfessinnelles et la nrme de prudence suivie par les experts dans ces territires pur déterminer le degré de cnfiance qu il peut accrder à ces experts dans ces circnstances et, dans certains cas, évaluer si une crrbratin par d autres experts est justifiée. Seln l EMIR, l auditeur externe du placeur a un rôle privilégié dans la présentatin de l infrmatin qui se truve dans les états financiers annuels sur lesquels se fndent le cnseil, le cmité d audit et, surtut, les investisseurs. Cette infrmatin cnstitue une évaluatin indépendante qui indique si les états financiers annuels de l émetteur dnnent une image fidèle de sa situatin. L auditeur de l émetteur est un «expert» aux fins de la législatin en valeurs mbilières. Sn rapprt est dnc un avis d expert auquel n peut ppser le myen de défense fndé sur la cnfiance accrdée aux experts. Cependant, les devraient examiner les états financiers de l émetteur, particulièrement dans le cntexte d un premier appel public à l épargne, d appels publics à l épargne de petits émetteurs u d émetteurs nn récurrents et de placements de titres de créance sans ntatin u qui ne snt pas de première qualité. Par ailleurs, il y aurait lieu de demander à l auditeur de l émetteur de prduire une lettre d accrd présumé détaillée cncernant l infrmatin financière qui y figure. Il faudrait aussi inviter les auditeurs à participer aux séances de questins rganisées par les, ce Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 14

15 qui dnnera l ccasin à ces derniers de pser des questins aux auditeurs et à ces derniers d y répndre. À l instar des auditeurs, certains experts susceptibles de participer à un placement snt visés par des dispsitins particulières de la législatin en valeurs mbilières 6 et la réglementatin prfessinnelle. Dans d autres dmaines, cmme le bimédical u l immbilier, la définitin d expert n est pas claire. Le placeur devrait alrs tenir cmpte de l expertise, de l expérience et de la réputatin de l expert pur déterminer le degré de cnfiance qu il peut lui accrder. Lrsque l émetteur exerce sn activité dans un secteur exigeant des cnnaissances spécialisées, la capacité du curtier membre et de ses cnseillers juridiques à exécuter un cntrôle diligent dans les dmaines exigeant des cmpétences techniques peut se heurter à des limites inhérentes. Un curtier membre peut alrs décider de retenir les services de ses prpres experts u, lrsque cela n est pas réaliste u écnmiquement faisable, il peut être indiqué pur le curtier membre de recurir aux tiers experts de l émetteur, en cmplétant leur travail par des cntrôles apprpriés Cnfiance accrdée au syndicataire chef de file Principe : Aux termes de la législatin en valeurs mbilières, chaque syndicataire engage la même respnsabilité à l égard d une infrmatin fausse u trmpeuse. Le syndicataire devrait s assurer que le chef de file a effectué le type de cntrôle diligent que lui-même aurait effectué s il était chef de file. Chaque syndicataire est respnsable d une infrmatin fausse u trmpeuse présentée dans le prspectus (sus réserve des dispsitins plafnnant aux mntants suscrits la respnsabilité civile prévue par la li). Chaque membre du syndicat financier dit dnc être en mesure de se prévalir de sa défense de diligence raisnnable. Le syndicataire chef de file peut s expser à un risque supplémentaire d atteinte à la réputatin et d rdre réglementaire. D rdinaire, le syndicataire chef de file assume la respnsabilité principale de l exécutin et de l encadrement du cntrôle diligent, y cmpris la préparatin du plan de cntrôle diligent en cnsultatin avec les autres syndicataires. Il est également tenu de mettre les syndicataires au curant de l état d avancement et des résultats du cntrôle diligent. Il faudrait dnc que chaque syndicataire puisse s assurer que le chef de file a effectué le type de cntrôle diligent que lui-même aurait effectué s il était chef de file. Les recmmandatins de la présente Nte d rientatin ne snt pas censées réaffecter les respnsabilités en matière de cntrôle diligent du syndicataire chef de file et des autres syndicataires ni dnner lieu à un chevauchement de ces respnsabilités. Cependant, chaque syndicataire devrait, sur demande, recevir des cpies de chaque lettre, avis u nte prtant sur le cntrôle diligent des, et être invité à pser des questins à l émetteur et à ses cnseillers et auditeurs pendant les séances de questins et avir l ccasin de le faire. 6 Se reprter entre autres au Règlement sur l infrmatin cncernant les activités pétrlières et gazières et aux cncepts de «vérificateur de réserves qualifié» et «évaluateur de réserves qualifié» qui y snt définis. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 15

16 Tenue des dssiers sur le cntrôle diligent Principe : Le curtier membre devrait dcumenter le cntrôle diligent pur établir sa cnfrmité avec ses plitiques et ses prcédures, les exigences de l OCRCVM et les dispsitins des lis sur les valeurs mbilières applicables. Le curtier membre devrait tenir un dssier sur sn cntrôle diligent pur être en mesure d établir qu il a exécuté un cntrôle diligent raisnnable, qu il a suivi ses plitiques et ses prcédures et qu il a respecté les exigences de l OCRCVM et ses bligatins de tenue de dssiers prévues par les lis sur les valeurs mbilières applicables. Cette dcumentatin peut être cnservée sit par le curtier membre sit par ses cnseillers juridiques. Le curtier membre devrait veiller à ce que cette dcumentatin sit à la dispsitin du persnnel de l OCRCVM lrsqu il effectue les inspectins de la cnfrmité cuvrant la péride visée. Il est entendu que le curtier qui agit cmme chef de file cnserve une dcumentatin plus détaillée que celle des autres curtiers membres agissant cmme syndicataires. Il ne semble pas y avir une plitique universellement adptée par les curtiers membres pur la cnservatin de dssiers. Les inspectins de la cnfrmité de l OCRCVM nt permis d établir diverses pratiques suivies par les curtiers membres cncernant la dcumentatin du cntrôle diligent et la cnservatin de cette dcumentatin. Dans le même rdre d idées, l EMIR indique que le nmbre et la qualité de dcuments liés au cntrôle diligent snt très variés et que, dans certaines circnstances, la dcumentatin ne reprduisait pas la prcédure suivie pur exécuter le cntrôle diligent ni ne mentinnait les risques recensés dans le cadre du placement. Nus recnnaissns qu une plitique sur la cnservatin des dssiers devra cncilier les cnsidératins légitimes favrisant l «élagage» de dssiers sur le cntrôle diligent des avec le besin du curtier membre de respecter ses prpres plitiques et prcédures dans un tel cntexte. Les plitiques et les prcédures du curtier membre devraient décrire les dcuments à cnserver dans le dssier de l pératin, dssier que l n qualifie généralement de liste de dcuments à prduire. Par exemple, il faudrait y verser les prcès-verbaux des réunins de cmités (et une liste des participants) au besin et de la séance de questins tenue avec l équipe de directin de l émetteur, ses auditeurs et ses cnseillers juridiques. Si un dcument mentinné n est pas dans le dssier, il faudrait qu il y ait une nte explicative sur sn absence. Une autre slutin serait d exiger dans les plitiques et les prcédures du curtier membre la cnfirmatin de syndicataires chevrnnés attestant que tus les aspects du cntrôle diligent nt été cmplétés et nt respecté ces plitiques et prcédures, les règles de l OCRCVM et les dispsitins de la législatin en valeurs mbilières applicables. Si cette apprche est précnisée, il faudrait que les plitiques et les prcédures du curtier membre sient exhaustives et établissent une prcédure rigureuse de surveillance et de cnfrmité. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 16

17 2.3. Le rôle de la surveillance et de la cnfrmité Principe : Seln la Règle 38 des curtiers membres de l OCRCVM, le curtier membre est tenu de dispser d un cadre de surveillance et de cnfrmité efficace et exhaustif pur se cnfrmer à ses plitiques et ses prcédures, aux exigences de l OCRCVM et aux lis sur les valeurs mbilières applicables. La signature par le curtier membre de l attestatin du prspectus indique qu il a participé au cntrôle diligent par l intermédiaire d un persnnel cmpétent et de prcédures internes apprpriées. Pur que le cntrôle diligent sit efficace, il faut que les mesures de surveillance et de cnfrmité sient efficaces. L Avis de l OCRCVM Rôles de la cnfrmité et de la surveillance (17 décembre 2012) décrit les attentes générales de l OCRCVM en ce qui cncerne les fnctins de surveillance et de cnfrmité des curtiers membres. L OCRCVM recnnaît que l apprche pertinente à l égard de la surveillance et de la cnfrmité dans le cas du cntrôle diligent à suivre par les peut varier entre les curtiers membres seln la nature de leurs activités et/u leurs caractéristiques. L expsé qui suit présente quelques exemples d apprches efficaces chez les curtiers membres. Le rôle de la surveillance dans le cntrôle diligent des cnsiste à s assurer que la respnsabilité de l encadrement du cntrôle diligent au sein de l unité d explitatin est exercée en permanence. Bien que les activités précises enturant le cntrôle diligent puissent être exercées par divers membres du persnnel, y cmpris du persnnel adjint faisant partie de l équipe, des cnseillers externes et d autres experts dnt le placeur a retenu les services, un syndicataire chevrnné devrait participer à l ensemble du prcessus de cntrôle diligent (et nn seulement à sa cnclusin). Ce syndicataire devrait être chargé de la qualité et de l ampleur du cntrôle diligent pur chaque placement de titres auquel participe le curtier membre. Tus les cas de déclaratin épineuse u inhabituelle divent être transmis à ce surveillant chevrnné. Chez certains curtiers membres, le rôle de surveillant chevrnné revient suvent à la persnne qui signe au nm du curtier membre l attestatin cmprise dans le prspectus pur un appel public à l épargne. Si elle ne jue pas ce rôle dans le cadre du cntrôle diligent, cette persnne dit btenir la cnfirmatin, auprès du surveillant chevrnné et des cnseillers du placeur, que les plitiques et les prcédures du curtier membre nt été suivies et que tus les signaux d alarme ainsi que tus les cas de déclaratin épineuse u inhabituelle nt été adéquatement examinés. La surveillance peut aussi faire intervenir un u plusieurs cmités du curtier membre. Ces cmités snt généralement cmpsés de membres de la haute directin spécialisés en placement, des cnseillers internes et/u du persnnel de la cnfrmité du curtier membre qui snt capables de faire preuve de discernement indépendant. Le recurs à la structure d un cmité dépend de la taille, de la nature et de l ampleur de l activité du curtier membre. La fnctin de cnfrmité, dans le cas du cntrôle diligent exercé par les, peut être assurée par le service de cnfrmité du curtier membre (u de sa sciété mère), sn service d affaires juridiques, sn service d audit u plusieurs de ces services. Chez certains curtiers membres, le rôle de la cnfrmité prend la frme, pendant le cntrôle diligent, d une participatin à un u plusieurs des Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 17

18 cmités de surveillance mentinnés précédemment. Un cadre de cnfrmité apprprié peut crrespndre à la taille et au mdèle d entreprise du curtier membre. L OCRCVM est dispsé à accepter tute frme d exercice de la fnctin de cnfrmité, purvu que les persnnes chargées de l exercer aient le mandat clair de relever et de surveiller les cas de nn-cnfrmité avec les plitiques et les prcédures du curtier membre en matière de placement de titres, de les signaler et de les transmettre à l écheln supérieur, cnfrmément aux plitiques et aux prcédures internes du curtier membre. 3. Cnclusin La présente Nte d rientatin est censée favriser des nrmes plus unifrmes et plus rigureuses sur le cntrôle diligent en matière de placement, pur aider les curtiers membres à exercer leurs fnctins plus efficacement et pur veiller à la prtectin du public investisseur. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 18

19 Annexe A Smmaire des suggestins et des pratiques curantes Le curtier membre et les persnnes physiques exécutant des cntrôles diligents en sn nm devraient adpter une apprche à l égard du cntrôle diligent qui ne se limite pas à l évitement de la respnsabilité et à l atténuatin des risques auxquels s expse le curtier membre. Le curtier membre, à l instar des autres gardiens, cntribue à prtéger les investisseurs, à favriser des marchés financiers justes et efficaces et à prmuvir la cnfiance en ceux-ci. Il ne faut pas privilégier la frme au fnd et le curtier membre devrait faire preuve de discernement prfessinnel pur déterminer l ampleur du cntrôle diligent nécessaire en fnctin de chaque situatin. Vici l apprche à suivre dans les plitiques et les prcédures de cntrôle diligent des : Le cntrôle diligent dans le cadre d un appel public à l épargne s entend de la prcédure suivie par le placeur qui lui permet de prendre des mesures raisnnables pur s assurer que tute l infrmatin prescrite figure dans le prspectus, d enquêter sur l infrmatin que lui a furnie l émetteur pur qu il l intègre dans le prspectus et de vérifier les principaux faits imprtants. Autrement dit, cette prcédure cnfirme que le prspectus révèle de façn cmplète, véridique et claire tut fait imprtant relatif aux titres faisant l bjet du placement. Le curtier membre est censé dispser de plitiques et de prcédures écrites prtant sur tus les aspects du prcessus de placement et assurer un encadrement efficace de ces activités. Ces plitiques et prcédures devraient recnnaître qu il est essentiel de déterminer en cntexte ce qui cnstitue un cntrôle diligent «raisnnable» dans le cas de chaque placement. En raisn de la nature cntextuelle du cntrôle diligent, mis à part certains éléments de base, un cntrôle diligent efficace ne peut se limiter à des listes de cntrôle. Une telle apprche serait frcément superficielle et suvent insuffisante. Plan de cntrôle diligent : Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 19

20 Le curtier membre devrait dispser d un plan de cntrôle diligent qui tient cmpte du cntexte du placement et de l ampleur du cntrôle diligent qui se révèle raisnnable dans les circnstances. Le plan de cntrôle diligent sera nécessairement itératif et susceptible de changer en fnctin des circnstances. Séances de questins liées au cntrôle diligent : Les séances de questins liées au cntrôle diligent devraient être tenues à des mments pprtuns au curs du placement et snt l ccasin pur l ensemble des syndicataires de pser des questins détaillées à l équipe de directin, aux auditeurs et aux cnseillers de l émetteur. Les persnnes les mieux placées pur dispser de l infrmatin nécessaire devraient participer à la séance de questins. Il faudrait dnner l ccasin à l ensemble des syndicataires de participer à chaque séance de questins et de pser des questins à cette séance. Ils devraient être représentés par des membres du syndicat de placement pssédant un niveau d ancienneté suffisant. Les répnses qui semblent incmplètes u évasives devraient servir de signal d alarme pur pser des questins cmplémentaires u creuser davantage la questin. Cntrôle diligent lié à l activité : Le curtier membre devrait prcéder à un cntrôle diligent lié à l activité suffisant pur qu il cmprenne l activité de l émetteur et les principaux facteurs internes et externes qui nt une incidence sur cette activité. Un élément central du cntrôle diligent lié à l activité cnsiste à faire une vérificatin indépendante des principaux faits imprtants figurant dans le prspectus. Le curtier membre est censé faire preuve de discernement prfessinnel, et tenir cmpte de tus les facteurs pertinents, lrsqu il détermine quelles déclaratins factuelles devrnt faire l bjet d une vérificatin indépendante. Le curtier membre devrait s assurer que les dssiers, dcuments u autres renseignements qu il dit examiner u vérifier ne snt pas exclusivement chisis par l équipe de directin de l émetteur. Dans la mesure ù des membres de la haute directin u du cnseil de l émetteur résident hrs du Canada, le curtier membre devrait envisager de retenir les services de mandataires lcaux pur l aider à faire une évaluatin de ces persnnes. Avis de l OCRCVM Avis sur les règles Nte d rientatin Nte d rientatin sur le cntrôle diligent à suivre par les 20