LIVRET D ACCUEIL. 112, avenue Kléber Paris - Standard : +33 (0)

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1 LIVRET D ACCUEIL 1

2 Le présent document est le Livret d accueil (ci-après le «Livret») du cabinet NMW avocats qui définit l organisation du cabinet dans le but de faciliter le travail en équipe et une tenue efficace des dossiers. Le présent Livret s applique à l'ensemble des membres de la structure NMW avocats. Le présent Livret est remis à chacun des membres du cabinet et est confidentiel. 2

3 I. NOTRE I. NOTRE MISSION - NOS VALEURS 2 III. NOS ENGAGEMENTS 2 IV. DEONTOLOGIE 2 V. METHODE DE TRAVAIL 2 VI. SECURITE Erreur! Signet non défini. VII. INFORMATIONS PRATIQUES - Règlement intérieur 2 3

4 I. I. NOTRE MISSION - NOS VALEURS 1.1 NOTRE MISSION La mission du cabinet NMW avocats est de mettre son expertise en corporate, en immobilier et en fiscalité, sa créativité et la passion qui l'anime au service des projets et des ambitions de ses clients. 1.2 NOS VALEURS Cette mission s adosse aux valeurs constitutives de l identité de notre cabinet qui sont vécues au quotidien Qualité La qualité du service aux clients du cabinet est un objectif avant d être une valeur. Le cabinet se caractérise avant tout par sa recherche constante de l excellence, et d un service sur mesure pour une clientèle exigeante Vitalité La vitalité, c est être doté d un état d esprit positif et enthousiaste, c est ne soulever des problèmes qu en ayant comme objectif la recherche de solutions. Chaque membre du cabinet aime l action, et la réalisation concrète et pragmatique dans les dossiers confiés par nos clients Curiosité La curiosité découle d une approche ouverte de la différence de chacun dans sa culture, son éducation, son milieu, ses objectifs, et ses contraintes. La curiosité suppose l écoute de chacun, et la recherche, sans idées préconçues ni solutions toutes faites, de solutions qui soient adaptées à chaque client et à chaque situation particulière L intégrité L intégrité, c est d abord l honnêteté intellectuelle qui consiste à être transparent, et la simplicité dans l expression de chaque membre du cabinet. C est également une communication franche et directe, entre les membres du cabinet comme avec les clients Solidarité La solidarité est une valeur qui découle de l esprit d équipe plutôt que de l individualisme. La solidarité implique que chaque membre du cabinet soit au service des clients, mais aussi qu à cet effet chaque membre du cabinet soit au service et à l écoute de chacun des autres membres du cabinet, pour accomplir au mieux, en équipe, les missions qui nous sont confiées. 4

5 II. NOS ENGAGEMENTS 2.1 NOS ENGAGEMENTS HUMAINS NMW avocats s'engage à former et à développer les compétences de ses collaborateurs. L objectif est de développer tout au long du parcours professionnel les connaissances du collaborateur et sa capacité à prendre de nouvelles responsabilités. Des formations sont organisées régulièrement sur des sujets pointus en droit des affaires, en immobilier et en fiscalité. Des réunions hebdomadaires d actualité juridique et fiscale sont organisées de préférence tous les lundi à l heure du déjeuner. 2.2 NOS ENGAGEMENTS RESPONSABLES NMW avocats s'engage à être un acteur responsable dans son environnement sociétal, par son recrutement et en participant à des partenariats universitaires, avec l IBA, avec le Barreau de Paris ainsi qu avec nos confrères/correspondants étrangers. Une liste des correspondants étrangers est à la disposition de l équipe. 2.3 NOS ENGAGEMENTS ENVIRONNEMENTAUX NMW avocats réfléchit, teste et met en œuvre de nombreuses actions contribuant à améliorer son impact environnemental. Cela se concrétise par : - Recycler le papier : Notre cabinet est en train de faire un gros effort en matière de recyclage du papier déjà imprimé. - Réduire le nombre d impression : Lorsque l impression est nécessaire, au lieu d utiliser des feuilles blanches, vous pouvez recourir à du brouillon et/ou imprimer recto/verso. Vous pouvez aussi compiler des données (copier-coller) afin d imprimer une seule page pleine plutôt qu au 3/4 vide. - Eteindre les lumières en quittant une pièce vide : Quand on quitte une pièce vide, pense à éteindre la lumière. - Eteignez l ordinateur et autre appareil électriques de préférence le soir en quittant le travail. Mais cela passe aussi par la mobilisation de chaque collaborateur au travers de gestes quotidien. 5

6 III. DEONTOLOGIE Chaque membre de la structure NMW avocats respecte les règles de déontologie s appliquant à la profession. ET PROFESSIONNEL L avocat est le confident nécessaire du client. Le secret professionnel de l avocat est d ordre public. Il est général, absolu et illimité dans le temps. Sous réserve des strictes exigences de sa propre défense devant toute juridiction et des cas de déclaration ou de révélation prévues ou autorisées par la loi, l avocat ne commet, en toute matière, aucune divulgation contrevenant au secret professionnel. Le secret professionnel couvre en toute matière, dans le domaine du conseil ou celui de la défense, et quels qu en soient les supports, matériels ou immatériels (papier, télécopie, voie électronique ) : - les consultations adressées par un avocat à son client ou destinées à celui-ci ; - les correspondances échangées entre le client et son avocat, entre l avocat et ses confrères, à l exception pour ces dernières de celles portant la mention officielle ; - les notes d entretien et plus généralement toutes les pièces du dossier, toutes les informations et confidences reçues par l avocat dans l exercice de la profession ; - le nom des clients et l agenda de l avocat ; - les règlements pécuniaires et tous maniements de fonds effectués en application de l article 27 alinéa 2 de la loi du 31 décembre 1971 ; - et quels qu en soient les supports, matériels ou immatériels (papier, télécopie, voie électronique ). II LA CONFIDENTIALITE CORRESPONDANCES ENTRE AVOCATS Tous échanges entre avocats, verbaux ou écrits quel qu'en soit le support (papier, télécopie, voie électronique ), sont par nature confidentiels. Les correspondances entre avocats, quel qu en soit le support, ne peuvent en aucun cas être produites en justice, ni faire l objet d une levée de confidentialité. 6

7 IV. III. METHODE DE TRAVAIL PRESENTATION DES DOSSIERS 5.1 PRESENTATION DES DOSSIERS Dossier papier Quid des cotes Un système de nomenclature a été mis en place, afin d assurer la confidentialité des dossiers. Il est composé des trois premières lettres du nom du client + année + n de dossier dans l année. Ex : Le 5 ème dossier d INTRAWEST en 2011 sera nommé : INT Le code dossier». sera communiqué par les associés dans un «Mémorandum d ouverture de Tenue du dossier Toute information relevant doit être classé en ordre sous chemise dans chaque classeur dédié qui comprend : - Notes - Working Group List (WGL) - Correspondance - Recherches - Consultation - Pièces Dossier informatique L UtIlisat L Utilisat est un réseau commun où sont sauvegardés les dossiers internes et externes de notre cabinet et qui comprend : - Comptes clients - NMW - Knowledge Date du document Chaque document en format informatique, à l exception des documents composant la «Data room» d un dossier, doivent être nommés sous la forme : Année date mois + nom du document Ex : Contrat de cession des parts sociales 7

8 Sauvegarde des documents «Tout ce qui n est pas dans le réseau, n existe pas» 1 Tout document interne ou externe, communiqué par un client, un confrère ou les associés doivent être enregistrés sous l Utilisat, dans son dossier correspondant. Les documents internes sont sauvegardés sous le dossier «NMW» dans l Utilisat LES RECHERCHES Apporter une réponse claire et juste à nos clients nécessite que les recherches juridiques soient effectuées de manière rigoureuse en suivant plusieurs étapes : - 1 ère étape : Il faut toujours commencer par les outils de base de tout avocat, à savoir les codes et les manuels. Ils permettent d avoir une idée générale pour ensuite approfondir les points clé. L inventaire des ouvrages, revues et codes est à votre disposition dans l Utilisat. - 2 ème étape : Approfondir à l aide des outils numériques mis à disposition par le cabinet. Pour se connecter allez sur le lien suivant : pagelibre/&rh= JCB, NMW avocats,

9 Identifiant: Mot de passe: p174m7s - 3 ème étape : Confronter les sources. - 4 ème étape : Vérifier les sources des documents et de la jurisprudence. 5.3 RESPECT DES DEADLINES Lorsqu une tâche vous est confiée, si le délai d exécution ne vous est pas précisé par l associé ou le collaborateur qui fait appel à vous, demandez ce qu il en est. Le respect des délais est une règle d or dans tous les cabinets d avocats. Si pour une raison quelconque vous n êtes pas en mesure de respecter un délai, n attendez surtout pas que le délai soit expiré ou proche de l être pour en informer le prescripteur. Si plusieurs personnes vous confient des tâches qui ne peuvent pas être tous achevés dans les délais fixés, discutez en avec ces personnes et demandez quel travail doit être exécuté en priorité. Gardez à l esprit qu il y a relativement peu de questions urgentes (ou très urgentes) mais beaucoup de gens pressés! KNOWLEDGE Le rôle du Knowledge consiste à organiser le capital-savoir de façon à créer de la valeur pour nos clients en assurant la plus forte cohésion entre contenant, procès et contenu. Chaque professionnel dispose d'un accès rapide à l'information qui est dans l Utilisat sous le dossier «Knowledge» Par ailleurs, chaque collaborateur du cabinet est tenu de l enrichir périodiquement. Les professionnels qui nous rejoignent sont les premiers à bénéficier de cette démarche. Ayant rapidement accès aux différentes expertises développées au sein de cabinet, ils deviennent ainsi plus rapidement opérationnels. 9

10 5.5 - LES FEUILLES DE TEMPS La gestion du temps est au cœur de toute entreprise. Elle est nécessaire à la bonne marche du cabinet que ce soit en termes de gestion de dossiers, de planification ou de planning. Planifier le temps, afin d obtenir "in fine" un planning sans faille, tel est le but d une feuille de temps. Saisir les feuilles de temps est une opération fastidieuse. NMW a mis en place un dispositif pour vous faciliter leur saisie. Il suffit d accéder à Salesforce avec votre nom d utilisateur et mot de passe, qui vous ont été facilités lors de votre arrivée chez NMW. Chaque collaborateur doit s y rendre chaque jour pour saisir ses temps. Quelques conseils pour vous faciliter la tâche : 1. Dans la page d accueil, faites créer nouvelle tâche 10

11 2. Remplissez obligatoirement les champs en rouge Note : - Dans la rubrique «Associé», sélectionnez «Compte» afin de trouver le dossier dans lequel vous avez travaillé. - Le temps passé est comptabilisé en minutes - Vous choisirez statut terminé après que vos tâches aient été effectuées LES FEUILLES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS Afin d obtenir le remboursement de vos frais, vous pouvez remplir les feuilles de remboursements de frais en utilisant le fichier Excel qui se trouve dans l Utilisat dans le dossier NMW 11

12 Il vous suffit d imprimer cette feuille déjà remplie pour la transmettre (accompagnée de vos justificatifs) aux associés à la fin du mois. 5.7 FICHES D ABSENCE Conformément au règlement intérieur du cabinet, chaque collaborateur devra remplir une fiche d absence, dans les délais impartis à l art POLITIQUE DE MAIL Les s étant notre moyen d échange le plus fréquent avec nos clients, ils reflètent l image extérieur du cabinet. Une attention particulière doit y être apportée : 1. Objet : Nom du dossier - Point du dossier concerné S agissant d un d ordre général, il faudrait simplement indiquer : Nom du dossier Suivi du dossier 12

13 2. Le travail d équipe étant une des valeurs fondamentales du cabinet, les s seront rédigés à la première personne du pluriel. 3. Pour la bonne coordination et la bonne tenue des dossiers, tous les membres du cabinet suivant le dossier devront être mis en copie. Un collaborateur doit également mettre le/s associé/s concernés par le dossier en copie. 4. Synchronisation d Outlook avec Salesforce Les s les plus importants des dossiers en cours devront être synchronisés sur Salesforce dans un souci de facturation, d archivage et pour montrer au client le travail effectué. Il suffit de mettre Salesforce en copie en cliquant sur «envoyer et ajouter» 5. Signature : La signature devra suivre cette forme et impérativement apparaître sur tous les s. Maria Sandin Avocat au Barreau de Madrid 112, avenue Kléber Paris Ligne Directe : (1) Mobile : (6) Ce courriel est destiné exclusivement aux personnes dont le nom figure ci-dessus. Il peut contenir des informations protégées par le secret professionnel et dont la divulgation est strictement prohibée. Si vous avez reçu ce courriel par erreur, nous vous remercions de bien vouloir le détruire immédiatement et de nous en informer par courriel. This is intended for the above-mentioned addressees only. It may contain privileged or confidential information, the review, dissemination or disclosure of which is strictly prohibited. If you have received this by mistake, please destroy it immediately and so inform us by . Please consider the environment before printing this . 13

14 6. Avant d envoyer un mail prenez le temps de vous relire et vérifier que les pièces jointes sont attachés. 7. Archivage des mails : Tous les mails devront être conservés et archivés dans votre boîte de réception selon une architecture logique. 5.9 TEMPLATES Des modèles sont à votre disposition sous l Utilisat dans le dossier ci-dessus. 14

15 V. INFORMATIONS PRATIQUES - Règlement intérieur Article 1 - Horaires Le Centre d affaires Trocadéro est ouvert en continu 7j/7 et 24h/24. Les horaires d ouverture du cabinet NMW avocats habituels sont de 10h à 19h. Des horaires différents peuvent être appliqués en cas de nécessités. Les membres de la structure NMW avocats ne sont aucunement autorisés à introduire dans l'entreprise des personnes étrangères à celle-ci. Article 2 - Présence Sauf cas de force majeur, toute absence quel qu en soit le motif doit être subordonnée à l autorisation préalable de l un des associés et : - Si celle-ci dure moins d une journée : Faire l objet d une demande au plus tard la veille de son absence et indiquer la durée et le motif de l'absence. - Si celle-ci dure plus d une journée : Faire l objet d une demande au plus tard un mois à l avance de son absence et indiquer la durée et le motif de l'absence. - Vacances : Les périodes de vacances sont établies d un commun accord avec les associés et fonction de l activité et des urgences de la structure NMW avocats de sorte qu il n y ait pas d interruption dans les dossiers en cours. - En cas de maladie ou d accident : L absence doit être justifiée dans un délai de 48 heures par l'envoi d'un certificat médical indiquant la durée probable de l'absence. A défaut et après mise en demeure par tout moyen, l'absence injustifiée pourra faire l'objet d'une sanction prévue par le présent règlement. 15

16 Article 3 - Retard Tout retard est justifié auprès de l un des associés. Les retards réitérés non justifiés peuvent entraîner l'une des sanctions prévues par l'article 9 du présent règlement. Article 4 - Accès Les membres de la structure NMW avocats n ont accès aux locaux du cabinet uniquement dans le cadre de l'exécution de la prestation prévue dans son contrat. Chaque membre de la structure NMW avocats reçoit un badge constituant une clé d'accès permanente au centre d affaires Trocadéro et une clé de son bureau ; ils devront être restitués en cas d'absence d'une durée importante et lors du départ définitif du cabinet. Article 5 - Boissons, repas sur les lieux de travail Il est interdit de distribuer ou d'introduire dans les locaux de travail, des boissons alcoolisées. Il est interdit de pénétrer ou de demeurer dans le cabinet en état d'ivresse ou sous l'empire de la drogue. Des dérogations pourront être accordées dans les circonstances exceptionnelles après une autorisation des associés (ex : pot de fin d'année, arrivée, anniversaire, départ de membres de la structure NMW). L'accès au restaurant d'entreprise est possible de 12 h à 14h30. Article 6 - Interdiction de fumer En application du décret n du 29 mai 1992, il est interdit de fumer dans tous les lieux de travail fermés et couverts, et dans les locaux affectés à l'ensemble des salariés, tels que les salles de réunion, de restauration, de repos, d'accueil et de réception. Article 7 Matériel du cabinet Il est interdit d emporter des objets appartenant au cabinet sans autorisation. De même l interdiction d utiliser pour le propre compte, sans autorisation, les machines, outils ou matériaux appartenant au cabinet. Article 8 Tenue Le personnel en contact avec la clientèle sera tenu d avoir une tenue correcte conforme à l image du cabinet. 16

17 Article 9 Publicité Un exemplaire du livret d accueil est remis à l arrivé de chaque collaborateur et stagiaire de NMW avocats. Le présent livret est aussi disponible dans les locaux de NMW avocats. Article 10 les modifications Les modifications et adjonctions apportées au présent cahier, feront l objet des mêmes procédures de consultation de l équipe. 17