Module 207 Evaluer et budgétiser les prestations

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1 Module 207 Evaluer et budgétiser les prestations Copyright IDEC Reproduction interdite.

2 Sommaire Partie 1 : Budgétisation des prestations 1. But et rôle du budget...5 a. Fonction de la budgétisation b. Le budget dans le cycle de management c. le budget instrument de gestion: le controlling d. Les différents types de budget (planification) 2. La préparation du budget...10 a. L environnement b. Différentes entités et besoins en budgétisation c. Les différents systèmes de comptabilisation IT d. Analyse des différents systèmes e. Elaboration d un budget IT Partie 2 : Comptabiliser les prestations IT 1. Le calcul des prix de revient...20 a. De la comptabilité financière à la comptabilité analytique b. Les principes de bases du calcul des prix de revient c. Coûts directs et coûts indirects d. Coût unitaire 2. Le calcul de prix de revient comme outil de gestion...24 a. Définition d un standard b. Augmentation du gain/investissement c. Les cycles de budgétisation, comptabilisation et facturation. d. L imputation dans les centres de profit e. Le développement du système d imputation f. les politiques d imputation g. Le prix des prestations h. Le marché intérieur i. La facturation Partie 3 : L étude et la mise en place d une budgétisation IT 1. L étude de faisabilité...31 a. La planification b. La définition du modèle de coût c. Les indicateurs de performance d. Les contraintes e. L organisation f. Les outils g. La formation 2. La mise en place...35 a. La documentation 1

3 b. La préparation c. L information d. Le pilotage du système e. Le monitoring du système f. La supervision 3. La gestion du changement...39 a. Les motifs du changement b. La négociation du changement c. Les variations dans la charge de travail d. Variation de coûts e. Variation de revenu f. Le niveau des services g. Le reporting du management h. L audit des systèmes Partie 4 : profil du responsable des finances IT...43 a. Rôle b. Responsabilités c. Capacités d. Connaissances et expériences Annexes Total Cost of Ownership 2. Point mort et seuil de rentabilité 3. Service Level Agreement 4. Key Performance Indicator 5. Calcul de prix de revient : tableau 2

4 La budgétisation est un élément primordial de la gestion d une entreprise. Il s agit tout d abord de recenser l ensemble des dépenses et charges nécessaires à l activité de l entreprise pour une période donnée. Le budget permet donc d identifier les ressources indispensables pour réaliser les objectifs fixés. La première partie est consacrée à la place que tient le budget dans la gestion de l entreprise, les différentes formes de budgets ainsi que les principes de leur élaboration de leur présentation. En outre sera examiné comment les informations contenues dans le budget sont utilisées pour évaluer l efficience et prendre les mesures d optimisation. La deuxième partie est dévolue à la comptabilité analytique et au calcul des prix de revient. L objectif est d étudier les principes de la comptabilité analytique afin de permettre de définir aussi précisément le prix des prestations et notamment l identification des coûts directs et indirects, l imputation des charges dans les différentes sections et le calcul des coûts unitaires. La troisième partie traite des méthodologies et de conseils pour mettre en place un système de budgétisation : les différentes phases, la gestion du changement, l élection du système le plus adapté.. 3

5 Les frais liés aux IT 1 ont cru plus que tous les autres frais administratifs du fait de l augmentation des utilisateurs et de la complexité des systèmes client-serveur. L informatique, perçue à l origine comme un élément de réduction des coûts, s est révélée comme une source de coûts importante pour les organisations d autant que les mutations technologiques impliquent des changements nécessaires à la «communicabilité» de l entreprise. Dès lors, une bonne maîtrise des coûts devient essentielle. La budgétisation permet de décider comment les ressources de l entreprise seront allouées en fonction de sa vision et de sa stratégie de l entreprise. Pour le responsable du domaine il s agira de planifier les ressources nécessaires à son activité. En outre elle permet de vérifier que les ressources ont bien été dépensées selon la planification validée par la direction, chaque responsable gérant son domaine étant comptable de ses dépenses devant la direction L objectif : être en mesure d élaborer un budget, de définir les coûts des prestations en faveur des tiers, d évaluer les besoins. D une part, la budgétisation consiste à définir et planifier les dépenses au sein d une organisation d autre part la comptabilité liée aux IT consiste à pouvoir rendre compte de manière exhaustive comment l argent est dépensé et par qui (client, service, activité), à réajuster les budgets et à vérifier que les dépenses occasionnées au jour le jour correspondent aux prévisions, enfin la répartition des dépenses dans des centres de coût permet de définir les coûts engendrés (prix de revient). Trois étapes donc permettent de déterminer le coût des prestations informatique : la première étape en est la budgétisation, la seconde la tenue d une comptabilité liée aux dépenses IT (comptabilité financière) et la troisième une répartition des charges par centres de coûts : divisions, sections, départements (comptabilité analytique). Le degré de précision de répartition des charges liées aux IT dépend de la finalité et de l organisation. Une entreprise de service informatique aura davantage besoin de précision (facturation aux clients) qu une entreprise dont les IT ne sont qu un service administratif. La comptabilité IT permet de définir les ressources nécessaires pour remplir des besoins précis (Service Level Agreement). Chaque division peut ainsi fixer les montants destinés à couvrir ces services. 1 Information Technology : systèmes d information 4

6 1. But et rôle du budget a. Fonction de la budgétisation La budgétisation permet de : prévoir les ressources nécessaires pour une période donnée s assurer que les dépenses courantes n excèdent pas les prévisions réduire les risques de dépenses excessives s assurer que les ressources sont disponibles La comptabilité IT permet de : comptabiliser les montants dépensés par les IT calculer les coûts pour assurer les services à un client procurer les analyses diverses de gestion (ROI ) La répartition permet de : facturer les coûts des services IT aux clients faciliter le calcul des prix de revient par centre de coût. Pour une organisation in house, le but est d assurer l efficience en matière de dépenses. Pour une organisation commerciale, le but est de pouvoir attribuer les coûts aux différentes entités et donc de pouvoir imputer les dépenses liées aux IT au prix de revient de production. L informatique étant un enjeu stratégique de l entreprise dans les deux cas, il s agit de conseiller les gestionnaires en matière de politique des dépenses. Une bonne répartition des coûts IT permet aux gestionnaires de s assurer l efficience des différents services planifier en toute sécurité 5

7 identifier des écarts (surconsommation) entre différents services. justifier les dépenses et les coûts. Pour le responsable du service IT, il s agit d équilibrer les ressources mises à disposition par le client et les besoins en prestations IT. Le budget est un instrument de planification (ce qui devrait être) et un instrument de contrôle (ce qui est). La comparaison entre les chiffres réels et les chiffres prévus permet d apprécier si le but préalablement défini est atteint. Les écarts doivent faire l objet de corrections. Pour les entreprises informatiques comme pour toutes les entreprises, il s agit avec la budgétisation de planifier et de conduire ses propres processus. La budgétisation peut être abordée de différentes manières. D une part quels montants sont nécessaires pour couvrir les besoins et quels services en tant qu entreprise pouvons-nous nous procurer dans le cadre du budget défini? D autre part il s agit d appréhender «le prix du marché» d une prestation: combien doit coûter une prestation et combien doivent prévoir les divisions pour obtenir cette prestation. Il s agit donc d arbitrer entre l étendue et la qualité de la prestation à fournir et le prix que le client est prêt à payer pour cette prestation. Ainsi peut-on - disposer des informations sur les comparaisons coûts/ besoins, - comparer les coûts avec la concurrence (nos prix sont-ils trop élevés?) b. Le budget dans le cycle de management Le budget est un instrument de planification Le budget est un instrument de contrôle. Une entreprise souhaite pouvoir assurer sa pérennité et doit développer une vision. Quels buts doit avoir l entreprise pour s adapter à un environnement changeant? Quelles mesures doit-elle mettre en œuvre pour y parvenir? L entreprise doit donc transformer sa vision en buts puis prend les mesures pour les réaliser. La vision correspond à la planification à long terme qui doit être implémentée pas à pas, année après année. Pendant l année on fait la comparaison entre les chiffres réels et la planification pour identifier les écarts et prendre les mesures correctives. Le long terme correspond à la stratégie, le court terme à l opératif. Par exemple : «économiser 10 milliards pendant les quatre prochaines années». Comment répartir cet objectif sur chacune des quatre années sans oublier de formuler : Où, quand, comment et avec quelles conséquences? Souvent les objectifs sont formulés par la direction et les Départements/divisions des entreprises qui doivent faire des arbitrages ce qui amène à des dilemmes budgétaires et donne lieu à d intenses discussions : comment préserver voire développer les prestations en réduisant les coûts? 6