1. Contexte Légal Fonctions principales de la v6.0 de la Ligne PME 6

Transcription

1 Page 1

2 1. Contexte Légal Le SEPA Le Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI) Le changement des taux de TVA 4 2. Fonctions principales de la v6.0 de la Ligne PME Nouveautés communes La Gestion Commerciale Ligne PME La Comptabilité Ligne PME Le CRM Ligne PME 10 Page 2

3 1. Contexte Légal Loi de Finances Rectificative 2012, CICE, SEPA... L activité des PME risque d être fortement impactée par les changements à venir. Mais EBP accompagne les entreprises françaises depuis 30 ans dans le respect des dernières dispositions légales! 1.1 Le SEPA A 3 mois de l échéance, les entreprises françaises ne sont pas encore prêtes! Le 1 er février 2014, les entreprises doivent avoir terminé la migration de leurs moyens de paiements électroniques vers la nouvelle norme SEPA (Single Euro Payment Area ou espace unique européen des paiements), sous peine de voir rejeter par leurs banques leurs ordres de virements et prélèvements aux anciens formats (avec le RIB). A compter de cette date, le traitement spécifique d opérations hors SEPA, engendrera des coûts bancaires et des délais supplémentaires. De plus les entreprises risquent de ne pas pouvoir payer leurs salariés ou leurs fournisseurs par virement. Elles risquent aussi de ne pouvoir faire des prélèvements sur le compte de leurs clients. L échéance du 1 er février 2014 paraît encore bien loin dans l esprit des PME, préoccupées par d autres priorités (conjoncture actuelle, carnet de commande ). Cependant, il faut anticiper dès maintenant ce changement. Pour les aider à effectuer ce passage, les PME savent qu elles peuvent s appuyer sur un réseau de partenaires solides comme leurs banquiers par exemple. Cependant, ils doivent aussi se baser sur une pédagogie et être bien entourés pour réussir à bien le passage à cette norme. Fin septembre, seuls 50% des virements et 3% des prélèvements étaient réalisés au format SEPA. Le ministre de l Economie, Pierre Moscovici, et le gouverneur de la Banque de France, Christian Noyer, ont récemment appelé les grands groupes et surtout les TPE-PME à se mobiliser : «Nous sommes dans une mécanique européenne, il n y aura pas de session de rattrapage», a prévenu Christian Noyer, ajoutant qu il était «primordial de s y mettre au plus tôt» pour éviter les risques opérationnels et roder le système. Passé ce délai, les opérations encore effectuées dans les formats nationaux seront tout simplement refusées par les banques. D où un véritable «risque opérationnel» pour les entreprises, a souligné Pierre Moscovici. En clair, les sociétés retardataires ne seraient plus en mesure de payer leurs salariés, leurs fournisseurs, pas plus qu elles ne pourraient recevoir les paiements de leurs clients. La BCE estime à 123 milliards d euros les économies réalisées grâce à SEPA Pierre Moscovici a donc joué sur la corde sensible du «renforcement de la compétitivité des PME, de la baisse des coûts et des formalités» engendrés par la migration vers SEPA, pour tenter de convaincre les entreprises de mettre le turbo. La Banque centrale européenne (BCE) estime ainsi à 123 milliards d euros le montant total des économies que les entreprises réaliseront grâce à SEPA. Chiffres clés En 2011, un Français effectue en moyenne 269 paiements par an et par personne ; un Européen en effectue en moyenne 188 (source : BCE, septembre 2012). 90,6 milliards de paiements scripturaux ont été effectués en Europe en 2011 dont 19,4 % par les Français (source : BCE, septembre 2012). Page 3

4 Le virement représente près de 27 % des paiements scripturaux dans l Union européenne : c est le deuxième moyen de paiement le plus utilisé, derrière les cartes (41%), et devant les prélèvements (24 %) (source : BCE, septembre 2012). Dès maintenant, à partir du logiciel EBP, il est possible de générer des fichiers au format SEPA et les transmettre en toute sécurité à la banque. 1.2 Le Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées (CFCI) À partir du 1 er janvier 2014, en cas de contrôle fiscal, les entreprises seront dans l obligation de présenter leurs écritures comptables sous format dématérialisé / électronique (livres comptables, pièces justificatives...). Le défaut de présentation de la comptabilité selon les modalités du nouvel article entraînera le rejet de cette dernière assortie d une amende lourde. Le contrôle peut porter sur les exercices 2011, 2012 et 2013 Le fichier doit être systématiquement être remis dès le début du contrôle (au 2ème RDV au plus tard) - L amende de non remise est de minimum Les informations soumises à contrôle : Toutes informations sur support informatique qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et/ou qui justifient l élaboration des déclarations fiscales. Le mot indirectement permet à l Administration d inclure dans le périmètre des contrôles des applications et interfaces se situant en amont et en aval de la comptabilité. Le vérificateur doit pouvoir suivre dans le système d information le cheminement des données, et les traitements qui leurs sont appliqués, depuis la pièce justificative ou la donnée primaire jusqu à la ligne d écriture comptable ou la déclaration fiscale. Tous les logiciels situés sur ce chemin sont susceptibles de faire partir du périmètre, y compris des applications bureautiques comme Excel ou Access. La version 6.0 des logiciels de la Ligne PME intègre les modifications demandées par la DGFiP, ainsi nos logiciels sont conformes aux dernières instructions légales : Dans le logiciel de comptabilité, l Export contrôle fiscal devient l Export Comptabilités informatisées L. 47 A. Il est conforme aux préconisations de l arrêté du 29/07/2013 modifiant l article L47A du livre des procédures fiscales. L Export article L Il s agit d exporter des données conformément à l article L215-3 du code de la consommation. Cette option permet d exporter les données de la table de son choix dans un format exploitable par les agents définis à l article L215-1 du code de la consommation. Les nouveaux traitements en clôture annuelle : génération du fichier d écritures au format L. 47 A et de sa documentation, export au format PDF des journaux, Grand Livre, balance et journal centralisateur. Ces traitements s ajoutent à la sauvegarde du dossier et l archivage des données déjà présents en clôture, pour aider les clients à être en règle avec l administration fiscale. 1.3 Le changement des taux de TVA A partir du 1 er janvier 2014, les taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) vont être modifiés : le taux normal : 19,6% 20% le taux intermédiaire : 7% 10% le taux applicable en Corse : 8% 10% Le taux applicable est fonction du fait générateur «La loi prévoit que la hausse du taux s appliquera aux opérations dont le fait générateur interviendra à compter du 1er janvier 2014 et qu elle ne s appliquera pas aux versements antérieurs à cette date.» Page 4

5 Par exemple, pour ce qui concerne les travaux de rénovation, le fait générateur est la date d achèvement des travaux. EBP met à disposition, dans ses logiciels de la Ligne PME, ces nouveaux taux. Page 5

6 2. Fonctions principales de la v6.0 de la Ligne PME 2.1 Nouveautés communes De nouveaux champs personnalisés Les champs personnalisés sont désormais accessibles sur la majorité des tables du logiciel. 3 nouveaux types de champs personnalisés sont disponibles : Table : ajout d une nouvelle table dans la base de données en lien avec une table existante. Liste déroulante : affiche le contenu d une table existante. Relationnel : permet d afficher une information complémentaire pour un champ type liste déroulante. Cette nouvelle fonction permet de personnaliser le logiciel en fonction de vos besoins et de répondre à des problématiques de PME très complexes. Il est désormais possible de créer une nouvelle table dans la base de données par l intermédiaire des champs personnalisés. Elle est rattachée à une table existante du logiciel. En croisant une multitude d informations disponibles dans le logiciel, l utilisateur accède à un niveau très fin d information pour une meilleure connaissance client par exemple. Prenons le cas d une entreprise qui équipe ses clients de photocopieur. Depuis sa table client, il est possible de créer une nouvelle table contenant des informations essentielles au suivi de ses clients. Il peut alors avoir accès, depuis ses fiches clients : A la date d achat de son équipement ; Au suivi des interventions ; A la formation dispensée ; A un compteur de relevé de consommation ;- Ces informations peuvent être structurées et mises à disposition sous forme de différents types de champs personnalisés (texte, date, champ booléen, case à cocher, menu déroulant...). Grâce à cette fonction vous pouvez aller très loin dans la personnalisation en paramétrant par exemple un champ personnalisé calculé pour la gestion du compteur de photocopies réalisées. Ici, un autre exemple réalisé dans la fiche client permet de retrouver les logiciels possédés par le client, le nombre de postes, la date de fin de contrat, l installation La saisie obligatoire de certains champs L utilisateur peut désormais avoir la main sur l ajout de nouveaux champs obligatoires à renseigner. Par exemple, un dirigeant peut vouloir obliger ses commerciaux à saisir le code affaire dans les documents de vente ou le numéro de téléphone de ses clients Dans ce cas, la fiche ne pourra être enregistrée tant que les champs obligatoires n auront pas été renseignés. Il est également possible de définir des conditions qui déterminent si le champ doit être obligatoire. Par exemple, le champ code barre doit être renseigné si un fournisseur est lié à l article La mise en forme conditionnelle sur les vues Grâce à cette fonction, l utilisateur peut ajouter des mises en forme pour faire ressortir des informations clés de son activité. Page 6

7 Par exemple dans l onglet «Factures», un client peut faire apparaître en rouge toutes les factures qui n ont pas encore été validées Mais aussi Des optimisations et améliorations ont été apportées : Optimisations pour gérer des dossiers de grosse volumétrie Optimisations pour diminuer la consommation mémoire de l application - Nouveaux icones Assistant de navigation (Open Guide) paramétrable : pour paramétrer ses assistants de navigation selon ses préférences : disposition des boutons d actions, choix des différentes fonctions à afficher etc. Le confort d utilisation est ainsi amélioré et l utilisateur gagne du temps au quotidien. La restauration et la sauvegarde des dossiers : désormais, pour sauvegarder et restaurer tous les dossiers en même temps. Ainsi, vous gagnez un temps précieux. Et pour plus de souplesse, dans le cas de dossiers liés, il est possible de ne restaurer qu un seul dossier. 2.2 La Gestion Commerciale Ligne PME La gestion du tiers payeur Au travers de sa v6.0, EBP propose la gestion des tiers payeurs. Cette fonctionnalité s adresse par exemple à: De grands groupes qui disposent de plusieurs agences (en région par exemple) ; Des centrales d achats qui gèrent les achats de ses affiliés qui peuvent être des détaillants ou des grossistes. Ici, la cible visée correspond à la catégorie des intermédiaires du commerce de gros. Il peut s agir de centrale d achats qui gère les services généraux (consommables, mobilier, cartons, fournitures de bureau ), le courrier, le transport, véhicule, assurance Tous types d achats non stratégiques pour les entreprises. Prenons le cas d une centrale d achats qui revend des fournitures de bureau telles que des ramettes de papier. Chaque adhérent va alors passer commande à la centrale. Il sera facturé mais c est la centrale qui règlera la facture de chacun de ses affiliés. Un autre exemple peut également être cité : Une entreprise se positionne en tant que revendeur de matériel agricole. Dans ce cas, la fiche client serait alors complétée : pour la partie tiers payeur avec le nom du siège et pour la partie tiers à facturer avec le nom de l entreprise ayant passée commande. Grâce au logiciel de gestion commerciale de la Ligne PME, l adhérent peut désormais gérer la notion de tiers payeur et ainsi indiquer qu une tierce entreprise règlera sa facture. Page 7

8 2.2.2 La gestion du multi-emplacement par dépôt Pour aller plus loin dans la gestion du multi-dépôt, il est désormais possible de gérer le multiemplacement par dépôt. Ainsi, nous pouvons ajouter un niveau d emplacement (allée, rayon ) via un code emplacement. La gestion de stock tient également compte de ce nouveau paramètre en fournissant des états de stock par dépôt et par emplacement. Ainsi, la localisation des articles devient plus fine. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante pour les entreprises qui gèrent des stocks de produits volumineux. Prenons le cas d un entrepôt qui stocke des canapés. Lorsqu il reçoit une livraison de 10 canapés par exemple, si l un de ses emplacements a atteint sa capacité maximum, il peut éclater sa réception dans différents endroits du stock : 3 dans l emplacement A1, 5 dans l emplacement A2 et 2 dans l emplacement A3. On parle alors de gestion du multi-emplacement. Grâce à cette fonctionnalité, le logiciel permet d optimiser la gestion des entrepôts et de gérer les différents emplacements (éviter les emplacements saturés ou vides) La personnalisation des fiches par utilisateur Pour personnaliser le logiciel, il est possible de déplacer n importe quel champ disponible dans les fiches. Il est également possible de masquer certains champs. Ainsi, en associant cette nouvelle fonction à la gestion des droits, chaque utilisateur peut avoir des fiches entièrement personnalisées, pour plus de confort d utilisation et de confidentialité. Très souvent des utilisateurs souhaitent saisir, depuis l entête des documents de vente, la référence client et le commercial ou le collaborateur qui suit le dossier. Actuellement ces informations sont à renseigner en ouvrant deux onglets différents («compléments» pour l information sur le commercial et «Notes» pour la saisie de la référence). Un code du jour spécifique est donc nécessaire. Pour l obtenir, contactez-nous Mais aussi La gestion des alertes permet de créer des messages d avertissement qui peuvent s afficher à l ouverture du dossier, à l enregistrement de la fiche Très pratique pour identifier immédiatement un dépassement d encours autorisé Page 8

9 Pour respecter l environnement de travail de chaque utilisateur, les alertes peuvent être affectées à un utilisateur ou un groupe d utilisateurs. Il est possible de définir une alerte par des conditions, une période de validité, une date de rappel et le message à afficher. EBP enrichi son cube OLAP : en ajoutant de nouvelles tables dans les statistiques OLAP donnant accès à la partie achat. - en fournissant de nouveaux modèles de statistiques prédéfinis 2.3 La Comptabilité Ligne PME La gestion du SEPA récurrent A partir du logiciel de comptabilité EBP, il est possible de générer des fichiers au format SEPA et les transmettre en toute sécurité à la banque. Dans la fiche client, du tiers, la fiche du compte, la fiche d abonnement, la fiche de règlement, et la ligne d écriture, la référence unique de mandat (RUM), la Date de signature du mandat et la séquence de présentation du mandat peuvent être saisies. Cela permet d éviter la ressaisie de ces informations à chaque prélèvement et de gérer des prélèvements SEPA récurrents La balance inter-exercices La balance inter-exercices affiche à l écran le cumul des mouvements débiteurs, le cumul des mouvements créditeurs et le solde d un compte ou d une série de comptes selon différents critères de filtrage. Elle permet d éviter les impressions d une balance et d obtenir, à l écran, en temps réel, le résultat de ses recherches. La Balance inter-exercices ne se limite pas à un seul exercice : il est possible d interroger les comptes sur tous les exercices du dossier, qu ils soient ouverts ou clôturés. La colonne Solde N-1 a été ajoutée dans la balance interactive, elle représente le solde du compte sur l exercice précédent De nouvelles impressions La rémunération de comptes permet de calculer la rémunération des comptes associés. Palmarès clients et fournisseurs : ce nouvel état est disponible sous forme de graphique. Il est possible de choisir une fourchette de comptes, de date Comparatif des indicateurs comptables N/N-1 : il est possible de choisir des indicateurs tels que le CA, le résultat comptable, la marge brute ou une fourchette de compte. Ce nouvel état est disponible sous forme de graphique visible par mois et par trimestre Mais aussi Le pointage automatique au lettrage Le lettrage approché avec saisie de frais La désactivation des comptes inactifs : permet d alléger le plan comptable L ajout de la récupération C++ en devise. Le tableau de bord : dans le comparatif des résultats, le suivi de compte et le comparatif CA, résultat comptable et marge brute le graphique peut être affiché sous forme cumulative (au choix de l utilisateur). Page 9

10 2.4 Le CRM Ligne PME La fiche activité : critère de diffusion La gestion des «Critères de diffusion» a été ajoutée dans la fiche activité. Il est possible de sélectionner les valeurs suivantes : Normal, Personnel, Privé, Confidentiel Le critère de diffusion privé est synchronisé avec Microsoft Outlook. Afin de garder une certaine confidentialité de ces données, un droit permettant de donner l accès aux activités privées a été ajouté L export des cibles des campagnes Dans les campagnes marketing, la fonction «Exporter les cibles», définie dans une campagne marketing au format.txt ou.csv, permet de pouvoir les utiliser dans un autre outil Les devis en lien avec la gestion commerciale Il est désormais possible de faire un lien avec la gestion commerciale pour la création des devis. Cela permet d ouvrir la fiche devis de la Gestion Commerciale dans le CRM et de bénéficier de toutes les fonctionnalités propres à la Gestion Commerciale (gestion des tarifs, date de validité, multi TVA, frais de port ) Le graphique en entonnoir Dans la fiche collaborateur, il est possible de visualiser un graphique des opportunités par étapes. Cette fonction s affiche également pour tous les collaborateurs dans le tableau de bord Mais aussi - Les opportunités sont maintenant importables et exportables Contacts : Pour toute information complémentaire, n hésitez pas à nous consulter : FM INFORMATIQUE Tel : / / christine@fminformatique.biz Page 10