Parole d utilisateur. Parole d'utilisateur. Volvo espère réduire de moitié ses coûts de conférences grâce à sa nouvelle solution de communication

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1 Parole d utilisateur Parole d'utilisateur Témoignage Windows Server 2003 Avec Microsoft Office Communicator 2007, lancer une conférence est très simple. Il suffit d envoyer un message instantané à ses collègues pour vérifier qu ils sont disponibles, cliquer sur un menu déroulant pour lancer la conférence et faire glisser le nom des collègues concernés pour qu ils y participent. Volvo espère réduire de moitié ses coûts de conférences grâce à sa nouvelle solution de communication D origine suédoise, le groupe Volvo construit des camions, des autocars, des équipements de construction, des systèmes pour bateaux et des moteurs d avion. Pour collaborer avec leurs collègues et fournisseurs étrangers, ses employés organisent régulièrement des conférences Web, audio ou vidéo. Le groupe Volvo souhaitait que l ensemble de son personnel puisse travailler en étroite collaboration, tout en réduisant ses dépenses liées aux conférences audio. Au second semestre 2007, la société a entamé une migration vers Microsoft Office Communications Server 2007 et le client Microsoft Office Communicator Elle s attend à une diminution de 50 % des frais de conférences audio au cours de la première année. En outre, l indicateur de présence et la messagerie instantanée aideront ses collaborateurs à prendre des décisions de groupe plus rapidement. Enfin, une intégration étroite avec Microsoft Live Meeting simplifiera la planification des conférences Web, tandis que des tests ont prouvé la viabilité de la téléphonie intégrée. Le groupe Volvo, dont le siège se situe à Gothenburg (Suède), est présent dans 180 pays. La société fabrique des camions, des autocars, des équipements de construction, des systèmes pour bateaux et des moteurs d avion. Selon les derniers chiffres, elle

2 Parole d'utilisateur Panorama de la solution Pays Suède Secteur d'activité Industrie automobile Profil du client Le groupe Volvo est présent dans 180 pays, principalement en Europe et aux États-unis. En 2006, le chiffre d affaires du groupe s élevait à plus de 27 milliards d euros (37 milliards de dollars). Contexte La société souhaitait développer un environnement de communications unifié, par le biais d outils de communications et de collaboration évolués. Solution En 2007, le a entamé la migration vers Microsoft Office Communications Server 2007 et le client Microsoft Office Communicator Avantages Réduction de 50 % des coûts de conférence audio Accroissement de la productivité grâce à la simplification des conférences Web Amélioration des communications avec une messagerie instantanée mieux intégrée Travail plus flexible grâce à l indicateur de présence Confirmation d un plan d intégration téléphonique emploie personnes, dont la majorité travaille en Suède, en France et aux États-Unis. En 2006, le chiffre d affaires du groupe s élevait à plus de 27 milliards d euros (37 milliards de dollars). Comme dans toutes les entreprises de cette envergure, les employés du groupe Volvo sont régulièrement appelés à travailler avec des collègues de pays étrangers. Jusqu à aujourd hui, les contacts se faisaient principalement par téléphone ou par . Cependant, les gens se tournent de plus en plus vers des technologies plus récentes, telles que la messagerie instantanée et les conférences Web. Priorité au travail collaboratif En outre, contrairement à de nombreuses grandes entreprises, le groupe Volvo travaille quotidiennement avec des centaines de fournisseurs comme tout fabricant du secteur automobile. Ces derniers sont d une importance cruciale. Les produits du groupe Volvo sont composés de milliers de pièces fournies par des tiers. Pour que les chaînes de production tournent efficacement, tout doit être en place. La société a défini un objectif primordial : développer une infrastructure de communications qui aide les employés à collaborer étroitement et à communiquer avec leurs fournisseurs externes pour un coût réduit. responsable technique au sein du service informatique du groupe Volvo, basé en France, explique : Pour une entreprise de cette taille, la moindre réduction des frais de communication peut avoir d importantes conséquences sur les dépenses de fonctionnement. De même, si le personnel collabore plus étroitement et que les décisions de groupe sont prises plus rapidement, nous pourrons atteindre nos objectifs de développement plus tôt. Communications unifiées Le groupe Volvo a progressivement mis en place une infrastructure de communication centralisée et des postes de travail basés sur la technologie Microsoft. Il utilise Microsoft Exchange Server pour sa messagerie électronique et exécute la suite Microsoft Office, qui comprend le client de messagerie et de collaboration Microsoft Office Outlook. Depuis 2001, la société a également adopté plusieurs outils de collaboration en temps réel proposés par Microsoft et ajouté les conférences Web à son réseau VoIP (Voix sur IP). Les solutions concernées sont les suivantes : Microsoft NetMeeting, solution de partage d application, Microsoft Live Communications Server 2005, avec le client Windows Messenger pour la messagerie instantanée et l indicateur de présence (qui vous indique la meilleure façon de joindre quelqu un) et enfin Microsoft Live Meeting (2005), pour les services de conférence Web. Pendant cette période, la société a également conclu des contrats avec des tiers pour profiter de services de conférence audio. De manière générale, les utilisateurs appréciaient les outils de collaboration en temps réel et utilisaient massivement les conférences Web. Cependant, beaucoup pensaient que la technologie de Webconference était perfectible et estimaient perdre trop de temps à organiser des conférences Web. D un point de vue opérationnel, une restructuration de Windows Messenger était nécessaire pour réduire les coûts, tandis que les conférences audio étaient trop onéreuses. En 2006, nous avons réalisé qu une infrastructure de communications unifiées basée sur la technologie Microsoft devenait une possibilité sérieusement envisageable. Cela impliquait la mise en

3 place d une interface client unique pour la messagerie électronique, la messagerie instantanée et l indicateur de présence. Sans oublier les conférences audio à bas prix, et des améliorations aux niveaux vidéo et Web. Implémentation en trois étapes À la mi-2007, le service informatique du groupe Volvo a procédé à plusieurs tests d utilisabilité sur Office Communications Server 2007 et le client de bureau Microsoft Office Communicator Les bons résultats des tests l ont convaincu de déployer le nouveau logiciel de communication et de collaboration. L implémentation s est déroulée selon les trois étapes suivantes : Phase 1 (fin prévue début 2008) : Remplacement de Windows Messenger par Office Communicator 2007 comme client de messagerie instantanée et installation de l indicateur de présence sur tous les postes. Pendant toute cette étape, Live Communications Server 2005 sera toujours utilisé. Phase 2 : Déploiement d Office Communications Server 2007 et installation de Live Meeting Console pour que les utilisateurs puissent ouvrir des sessions Live Meeting avec leurs partenaires externes à partir d Office Communicator Installation du complément de conférence pour Office Outlook 2007 qui permet d envoyer des liens vers les conférences Web par . On estime à environ le nombre d organisateurs de réunion qui commenceront à envoyer des invitations par Outlook à des utilisateurs et partenaires externes. Phase 3 : Début de l utilisation des fonctions de conférence audio avec Office Communicator Lancement des communications vocales sur le poste de travail pour que les collaborateurs puissent passer et recevoir des appels avec le client Office Communicator En juillet 2007, le groupe Volvo a conduit un test pilote sur les communications vocales auprès de 20 employés. Les essais ont mis en lumière la simplicité de la connexion entre Office Communications Server 2007 et le serveur de téléphonie VoIP Cisco Call Manager. Ses solutions améliorent la productivité, réduisent les coûts d administration informatique et diminuent le coût total de possession. Le prépare une architecture grâce à laquelle les employés pourront lancer des conférences audio depuis leur poste de travail et y inviter des utilisateurs externes. Outre Office Communications Server 2007 déployé sur le réseau interne et Office Communicator 2007 sur les postes de travail, le plan se compose de réseaux périphériques privés et publics (également appelés DMZ ou zones démilitarisées, et sous-réseaux protégés). Avec la messagerie instantanée d Office Communicator 2007, les collaborateurs disposent d une solution textuelle en temps réel, étroitement intégrée à la suite Office. Désormais, les utilisateurs peuvent joindre à leurs messages instantanés des informations sous forme de feuilles de calcul ou de présentations

4 Parole d'utilisateur Logiciels et services Microsoft Office Communications Server 2007 Microsoft Office Communicator 2007 Microsoft Office system Microsoft Live Meeting (2005) Matériel Téléphones USB LG-Nortel Infrastructure DMZ privée : Office Communications Server 2007 Enterprise avec serveurs de conférence audio / vidéo, serveurs de conférence Web et un cluster Microsoft SQL Server 2005 pour l archivage. Infrastructure DMZ publique : Serveur périphérique audio ou vidéo avec serveur périphérique de conférence Web. Réduction de 50 % des coûts de conférence audio Au cours de la première année, le groupe Volvo s attend à une réduction de 50 % de ses coûts de conférences audio. Les collaborateurs devraient utiliser les fonctions de conférence audio multipartite proposées par Office Communicator 2007 pour les conférences internes et les contacts avec les fournisseurs externes. De par la simplicité d utilisation du service, Claude Chanal est persuadé que les utilisateurs l adopteront rapidement. Avec Microsoft Office Communicator 2007, lancer une conférence est très simple. Il suffit d envoyer un message instantané à ses collègues pour vérifier qu ils sont disponibles, cliquer sur un menu déroulant pour lancer la conférence et faire glisser le nom des collègues concernés pour qu ils y participent. Non seulement la solution fait diminuer les coûts, mais elle permet également de lancer des conférences audio à la volée : Aujourd hui, les gens doivent planifier à l avance les conférences audio internes avec nos services tiers. Microsoft Office Communicator 2007 donnera aux employés la possibilité de lancer directement une conférence audio à partir d un message électronique ou instantané. Grâce à la fonction de visioconférence d Office Communicator 2007, la société espère accélérer le développement de ses produits. Les ingénieurs pourront intégrer leurs applications de conception assistée par ordinateur à Office Communicator 2007 et montrer leur travail en cours pendant les visioconférences. Par conséquent, l ensemble du cycle de développement progressera plus rapidement. Simplicité des conférences Web pour une productivité accrue Parce que l organisation des conférences Web sera beaucoup plus simple, les collaborateurs auront plus de temps à consacrer aux tâches urgentes. Sur un mois, certains services, tels que le service des achats, doivent organiser plus de 100 conférences Web. Par le passé, les employés devaient suivre une procédure fastidieuse en plusieurs étapes pour mettre l événement sur pied. Traditionnellement, les organisateurs envoient les invitations aux conférences Web dans un simple message électronique. Puis, ils doivent envoyer un autre message contenant un lien vers un site Web et un numéro de téléphone à appeler. Bien sûr, les détails d appel peuvent manquer, si bien que les participants ne peuvent pas appeler. Vous imaginez la frustration face à ces problèmes, ainsi que les retards occasionnés. À l inverse, avec l intégration à Office Communicator 2007 de Live Meeting, les participants reçoivent un seul lien pour accéder à la conférence, y compris aux fonctions audio. L intégration de la messagerie instantanée fait tomber la barrière de la langue Étroitement intégrée aux autres programmes du PC, la messagerie instantanée d Office Communicator 2007 aidera les employés à mieux collaborer.

5 L anglais est la langue de travail quotidienne du groupe Volvo, mais ce n est pas la langue maternelle de tout le monde. Certains ont du mal à comprendre leurs collègues, surtout au téléphone. Les gens pensaient que le téléphone était leur seul recours. Les cadres peuvent recevoir jusqu à 300 messages électroniques par jour. Recevoir une réponse peut donc prendre du temps. Jusqu à maintenant, l alternative était d utiliser la messagerie instantanée, cependant elle ne permettait pas de joindre des documents aux messages. Avec la messagerie instantanée d Office Communicator 2007, les collaborateurs disposent d une solution textuelle en temps réel, étroitement intégrée à la suite Office. Désormais, les utilisateurs peuvent joindre à leurs messages instantanés des informations sous forme de feuilles de calcul ou de présentations. L indicateur de présence permet plus de flexibilité Le prévoit d étendre l indicateur de présence pour que les travailleurs distants soient aussi productifs que leurs collègues basés sur site. L indicateur de présence est déjà un outil précieux pour les employés du groupe Volvo. Avec le déploiement d Office Communicator 2007, la société souhaite étendre ces avantages aux travailleurs distants et créer un environnement de travail plus souple. Aujourd hui, peu d employés utilisent le téléphone comme moyen de communication principal. Ils préfèrent utiliser l indicateur de présence pour connaître la disponibilité et l emplacement de leurs interlocuteurs et choisir la meilleure façon de les contacter. L indicateur de présence les avertit également si une personne n est pas disponible pour le moment. Les collaborateurs du groupe Volvo apprécient de pouvoir indiquer l endroit où ils se trouvent et de pouvoir créer une note personnalisée pour ajouter des détails sur leur activité en cours et consulter les notes de présence de leurs contacts. Vu le succès remporté par l indicateur de présence d Office Communicator 2007, nous souhaitons le proposer aux utilisateurs distants. Fournir ce service à domicile conforte notre message : la création d un environnement de travail flexible. Un plan de communications unifié Le pense qu il est trop tôt pour commenter le succès remporté par les services de téléphonie intégrée d Office Communicator 2007 auprès de 20 employés. Cependant, la société envisage d adopter un environnement de communications unifié, intégrant les services voix et données. Le projet a déjà commencé avec la migration vers Exchange Server 2007 à la mi Ce n est qu une première étape qui vise à ajouter un accès voix et une messagerie vocale aux messages électroniques, via le client Outlook. Avec la messagerie instantanée d Office Communicator 2007, les collaborateurs disposent d une solution textuelle en temps réel, étroitement intégrée à la suite Office. Désormais, les utilisateurs peuvent joindre à leurs messages instantanés des informations sous forme de feuilles de calcul ou de présentations. Réalisation : Indexel

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