[Année] MODULES DE FORMATION AUX ECRITS DU DOSSIER D INSCRIPTION AU CONCOURS DE PERSONNEL DE DIRECTION. Lilyane MARKOUR, PCVS

Transcription

1 [Année] MODULES DE FORMATION AUX ECRITS DU DOSSIER D INSCRIPTION AU CONCOURS DE PERSONNEL DE DIRECTION Lilyane MARKOUR, PCVS

2 La rédaction du CV, de la lettre de motivation et du rapport d activité Objectifs Programme À l issue de la formation, les stagiaires sauront concevoir un CV lisible et pertinent, une lettre de motivation et un rapport d activité efficaces et percutants. Identifier les attentes du jury Identifier et maîtriser les règles d un CV et d une lettre de motivation efficaces dans le cadre du concours Ces documents décrivant l expérience et les motivations doivent permettre au candidat de convaincre le jury que son profil est bien en adéquation avec l emploi-type auquel il postule. Pédagogie Alternance d apports théoriques (illustrés d exemples) et d exercices ; Utilisation d outils favorisant l émergence et le recueil d informations ; Alternance de temps individuels favorisant la réflexion et de temps collectif permettant une première synthèse orale. «Mettre à plat «son profil professionnel afin : De faire le point sur son parcours administratif (promotions, concours) Préciser son niveau de formation (diplômes, stages, examens) De recenser ses affectations successives; Faire l inventaire de ses fonctions et des responsabilités exercées ; Repérer : Les compétences développées et le degré de responsabilité atteint ; L expertise acquise ; Identifier ses caractéristiques personnelles et ses atouts ; Définir sa motivation. Contenu Nature du dossier de candidature et attentes du jury; Les différents types de CV ; Les composantes d un CV, d une lettre de motivation, d un rapport d activités ; Rappel des règles de lisibilité d un document écrit. Le vocabulaire de recrutement. 2

3 Le CURRICULUM VITAE Curriculum vitae vient du latin et veut dire : «parcours de la vie». On utilise couramment l abréviation - sigle «CV». Les renseignements fournis par ce document permettent à l employeur, à un responsable ou à un jury d apprécier vos qualités et vos compétences. Il faut donc le rédiger soigneusement et le dactylographier. Généralement, l administration attend une présentation de type plus traditionnel, tandis que les entreprises s attachent à une présentation plus personnalisée. Fondamentalement le CV se caractérise par sa précision et son économie linguistiques. La présentation du CV se rapproche du style télégraphique, d une carte de visite, mais plus détaillée, il faut donc expliciter les sigles, les anglicismes, les titres étrangers, les abréviations qui vous sont familières mais qui sont inconnues de votre destinataire. IMPORTANT Votre CV doit : o être dactylographié sur une feuille format A4 (soit 21 cm x 29,7 cm) ; o ne pas écrire au verso de la feuille, o laisser une marge de 3 à 4 cm sur la gauche, o ne pas signer au bas du CV, o ne pas écrire «Curriculum vitae» en haut de la page (il va de soi qu il s agit d un CV), o peut faire une ou deux pages (maximum), o donner des renseignements authentiques sur vous, o être précis, indiquant les noms des organismes, dates et lieux, etc. ; o être condensé, donnant le maximum d informations en une ou deux pages ; o être clair, permettant à votre destinataire d identifier rapidement votre profil. o sélectionner les renseignements pertinents ; il ne faut pas faire apparaître ce que vous ne savez pas faire, o être écrit pour un destinataire précis, être personnalisé en fonction de lui, vous devez savoir précisément à qui est destiné votre CV pour anticiper ses objectifs, ses attentes et son intérêt. o être accompagné d une lettre de candidature ou de motivation. o Voici les informations obligatoires sur un curriculum vitae: 1. Etat civil : - Nom : - Prénom: - Age : indiquez votre âge, date et lieu de naissance, - Situation de famille: indiquez si vous êtes : célibataire, marié, séparé ou divorcé, avec ou sans enfants - Adresse : votre adresse personnelle ou professionnelle doit être organisée et libellée dans l ordre suivant : Numéro de l appartement/de l entrée/ du bâtiment. Numéro et nom de la rue (+ nom du quartier) Code et nom de la ville Nom de la région / province / Etat (éventuellement) Nom du pays Numéro de téléphone : Votre numéro de téléphone personnel ou professionnel doit donner : L indicatif de votre pays + l indicatif de votre ville ou région + votre numéro.

4 On peut indiquer également sa fonction actuelle, son adresse professionnelle (Photo : souvent demandée mais non obligatoire.) Objectif: Indiquez l objectif que vous voulez atteindre de part cette candidature dans le cadre de votre parcours professionnel dans l entreprise visée. 2. Formation Notez tous les diplômes, tous les stages de formation professionnelle que vous avez suivis. 3. Expérience professionnelle Périodes pendant lesquelles vous avez travaillé. Commencez par l expérience la plus récente (emploi, stage) puis remontez le temps. Indiquer les noms des entreprises qui vous ont employé, les villes, votre fonction et les services. 4. Langues Indiquez votre niveau pour chaque langue pratiquée selon les échelles reconnues : Cadre européen commun de référence pour les langues. Cette grille est constituée de trois catégories: - Utilisateur élémentaire (niveaux A1 et A2); - Utilisateur indépendant (niveaux B1 et B2); - Utilisateur expérimenté (niveaux C1 et C2). 5. Publications Commencez par votre plus récente publication (article, ouvrage) ou conférence, puis sélectionnez celles qui vous paraissent les plus représentatives de votre recherche. Trouvez une traduction ou une équivalence en français à vos titres. 6. Divers Indiquez vos centres d intérêts ou ce qui fait votre originalité : - Activités personnelles : président de l Association des anciens élèves de l Institut de (Interprétation possible : vous avez un profil d organisateur, de «rassembleur»). - Sports pratiqués : aviron, karaté - niveau ceinture noire. (Interprétation possible ; vous avez un profil dynamique, tourné vers l effort, le risque). - Loisirs : musique classique, orgue (Interprétation possible : vous avez un caractère méditatif, concentré). Attention ne vous inventez pas des activités ou loisirs car vous pouvez être interrogé sur cette rubrique pendant l entretien. - Divers: traitement de texte (logiciel Word 6.0 sur PC), brevet de sauvetage en mer, etc. (Interprétation possible : vous êtes une personne de ressources). Types & formes de CV Il existe deux manières de rendre compte d un parcours professionnel : mettre en valeur la chronologie de votre expérience ou bien insister sur vos compétences en les triant par catégories. Le CV chronologique Il consiste à exposer votre parcours en présentant d abord votre expérience la plus ancienne pour terminer par la plus récente. Ses avantages sont la simplicité et la clarté. Ses inconvénients : il se fait rare, est clairement passé de mode en tant que tel et met en évidence les éventuels «trous». Un CV étant lu en quelques secondes, le recruteur veut d abord savoir ce que vous faites en ce moment. D autant que votre première expérience professionnelle n a peut-être rien à voir avec ce que vous 4

5 recherchez actuellement. Cette information doit donc passer au second plan. Idem pour la partie «formation». En revanche, il peut être adapté à un jeune diplômé qui recherche son premier emploi ou qui a encore peu d expérience : la formation initiale, toute récente, est alors mise en avant. Il peut également convenir aux personnes qui ont fait toute leur carrière dans la même structure en ce sens qu il peut souligner leur progression. Le CV anti-chronologique D origine anglo-saxonne, c'est le C.V le plus répandu. Il consiste à présenter de manière systématique votre dernière expérience professionnelle ou votre dernière formation. Ce type de CV permet de mettre en avant les compétences acquises le plus récemment. Il est particulièrement conseillé si vous avez connu une progression de carrière régulière et cohérente. Attention tout de même aux périodes dites de "trou " qui sont très visibles dans ce type de CV. Le CV thématique Ce type de CV est de plus en plus répandu. Il s ouvre sur une rubrique descriptive de vos compétences, de manière organisée (familles de compétences), brève et claire. Le détail du parcours n arrive qu ensuite. C est un CV plus long à faire mais il présente dans certains cas de nombreux avantages: pour les personnes ayant exercé des métiers différents sans continuité ou cohérence, si vous souhaitez minimiser une erreur de parcours ou un trou dans votre expérience car il vous permet de mettre l'accent sur telle ou telle de vos compétences, si vous voulez mettre en avant vos compétences transférables lors d un changement de métier si votre dernier poste est moins important que l avantdernier si votre expérience professionnelle est très longue. Chaque compétence peut être étayée par une ou plusieurs expériences significatives. Attention tout de même car les recruteurs apprécient diversement ce type de CV qui les oblige à se lancer dans de savants calculs et recoupements pour reconstituer votre parcours, relier expériences et compétences acquises. Cela leur fait perdre du temps ce qui n est pas une bonne chose. Il est donc primordial ici, plus que dans tout autre type de C.V de faire court et d'adopter une présentation aérée et ergonomique. Recommandations générales Avant de commencer à rédiger votre curriculum vitae, remémorez-vous quelques principes importants: Soignez la rédaction de votre CV Présentez vos qualifications et compétences de manière claire et logique, en vue de mettre vos atouts en valeur. Aucun détail ne doit être négligé, ni sur le fond, ni sur la forme; les fautes d orthographe et de ponctuation sont évidemment à proscrire. 5

6 RÉDACTION DU RAPPORT D ACTIVITÉ LA FINALITE, LA «PHILOSOPHIE» D UN RAPPORT D ACTIVITE Le rapport d activité a pour fonction de convaincre le jury que vous êtes «tout à fait à votre place» pour présenter ce concours et que vous relevez du corps auquel vous postulez. Rédiger un rapport d activité n est pas chose aisée, surtout quand on connaît bien son métier. Cela peut sembler surprenant. Néanmoins, plus notre travail est riche et diversifié, moins, bien souvent, il est facile d être précis et clair. «On ne sait plus par quel bout prendre les choses» font remarquer nombre de candidats. Et c est compréhensible d une part parce que, vous (candidat), ne passez pas votre temps à analyser vos fonctions et vos activités, ni à hiérarchiser vos actions et d autre part parce que ce type d exercice est particulier. Pour le réaliser, il faut d une part avoir identifié les attentes du jury, et d autre part avoir une méthodologie rédactionnelle. Lors de la rédaction de ce rapport d activité, il est indispensable de vous interroger sur ce que le jury va chercher à savoir et à connaître de vous. Votre outil de travail doit être la fiche emploi-type du corps auquel vous postulez. L analyse de celle-ci vous permettra de voir si oui ou non vous relevez de ce corps. Vous ne faites certainement pas tout ce qui est indiqué sur cette fiche, mais vos activités essentielles, le cœur de votre métier, les retrouvez-vous dans cette fiche? Si oui, vous devez le prouver dans votre rapport d activité. Le jury connaît les fiches de poste. Il est donc inutile de le lui rappeler, et de reprendre intégralement le contenu de la fiche. Le jury va devoir faire un choix. A travers ce rapport d activité il évaluera votre capacité à sélectionner vos activités au regard des critères professionnels liés au concours. Le jury cherchera à voir si vous avez une vision d ensemble de votre travail mais il n attend pas que vous soyez exhaustif sur toutes vos activités. Vous savez que plusieurs candidats ont la même fiche emploi-type. Vous savez aussi que vous serez plusieurs à donner des informations similaires car vous occupez des emplois identiques ou similaires, aussi recherchez ce qui fait votre «plus» ce qui vous distingue de vos collègues. Le jury se pose les questions suivantes : - A partir de ce que nous lisons, le candidat correspond-il au corps visé? - Le candidat fait-il ressortir de manière réfléchie les compétences attendues dans le cadre du corps auquel il postule? - Le candidat sait-il hiérarchiser ses activités? 6

7 -Le candidat s inscrit-il clairement dans son environnement professionnel? -Quelle est son autonomie, quelles sont ses capacités d initiative? -Quel regard le candidat porte-t-il sur lui-même dans le cadre de ses différentes activités? -Quels outils utilise t-il? A la lecture du rapport d activité, le jury attend que sa curiosité soit éveillée. Après la lecture il doit être convaincu que vous relevez du corps auquel vous postulez. Le contenu: quelles informations faire figurer dans un rapport d activité Ce n est pas :... Le rapport d activité n est pas un «pot pourri» de tout ce que vous faites. Ce n est pas une liste exhaustive de vos tâches et activités : un inventaire à la «Prévert». Ce n est pas non plus une biographie professionnelle. On ne vous demande pas de «raconter» votre vie. Il peut être intéressant de suggérer votre parcours, mais il ne faut pas le décrire. Mais c est :... Centrez-vous sur votre dernier poste. Il est celui qui se rapproche le plus souvent, en termes de compétences et de responsabilités, du niveau auquel vous postulez. Mais n oubliez pas que la consigne qui vous est donnée pour le concours interne est la suivante : «Le rapport d activité doit permettre au jury d apprécier l activité professionnelle du candidat et de déterminer son niveau de qualification»... «Le candidat s attachera à décrire ses activités professionnelles au cours des cinq dernières années» (cf. guide du candidat page 7). Réfléchissez à ce que vous faites dans une journée, sur une semaine, tout au long d un mois, sur une année et ayez toujours en tête la loi des 20/80 qui veut que nous passions 80 % de notre temps sur des activités à faible rendement et 20 % de notre temps sur des activités beaucoup plus stratégiques. EXEMPLE : vous gérez des commandes et des factures et passez beaucoup de temps à les enregistrer. Vous avez été «repéré(e)» comme étant un(e) professionnel (le) fiable ayant une excellente maîtrise de son domaine d activité et on vous a sollicité pour faire partie d un groupe de travail, au niveau national ou régional pour tester un nouveau logiciel de gestion. Dites-vous qu il y aura de nombreux gestionnaires polyvalents d unité qui postuleront au concours, mais combien d entre eux auront été sollicités comme vous? En revanche, dans le cadre d un projet de recherche, vous avez dû élaborer un protocole expérimental innovant. Pour cela, vous vous êtes penché sur la littérature et après l avoir étudiée 7

8 vous avez proposé et mis au point un protocole qui a donné de bons résultats. C est cette démarche que vous devez mettre en valeur. Autre exemple : vous êtes 4 dans le service, la même discipline à faire le même travail, mais c est vous qui formez les nouveaux arrivants, vous êtes en quelque sorte leur «tuteur». Mettez-le en évidence car c est sans doute votre professionnalisme et vos capacités relationnelles qui ont guidé le choix de votre responsable, de votre inspecteur. Mettez en valeur les compétences et activités qui correspondent au corps auquel vous postulez, et ce même si, en quantité, ce n est pas ce qui vous prend le plus de temps! Réfléchissez, crayon en main, sur ce qui est le plus important et ce qui est le plus intéressant dans votre travail, en ayant toujours à l esprit l objectif du concours : le changement de corps. Le plus important n est pas forcément ce que vous faites le plus souvent ou le plus couramment. Il y a ce qui est nécessaire, ce qui est important, ce qui est intéressant. Très schématiquement nous pouvons définir ces termes de la façon suivante : - Ce qui est nécessaire, c est ce qui doit être fait, mais qui pourrait être fait par quelqu un d autre, sans réelle formation préalable. - Ce qui est important, c est ce qui a un impact direct sur la ou les mission(s) du service. Pour ce faire, il faut un certain nombre de compétences. - Ce qui est intéressant, vous renvoie à vos intérêts personnels, au sens que vous donnez, vous, à votre activité et qui influe sur votre motivation. - Ce qui est important peut aussi être ce qui vous intéresse mais ce n est pas systématique. Ce qui est «important» doit apparaître prioritairement dans votre rapport. Ce qui vous intéresse particulièrement dans votre travail peut apparaître mais ne l explicitez pas. L oral vous en donnera l occasion. Ne listez pas vos activités. Encore une fois les fiches emploi type existent. Ce n est pas la peine de faire un «doublon». Néanmoins vous devez vous appuyer sur votre la fiche emploi type mais... après avoir réfléchi par vous-même à vos fonctions, activités, tâches et après avoir procédé à un tri. Lorsque vous présentez une activité, pensez à rendre compte du contexte, de l environnement, mais... ne vous engagez pas dans une présentation des missions du service ou un exposé du contexte trop long. C est vous qui êtes jugé pas le service. Vous ne défendez ni votre discipline, ni votre équipe, ni votre supérieur,vous estimez relever du corps de direction et vous voulez le prouver. N oubliez pas de signaler vos interlocuteurs internes et/ou externes. 8

9 Vous devez montrer où et comment vous vous situez dans le service, l établissement et avec quelles compétences et non comment fonctionne le service ou l établissement. Le plan Une fois que vous avez fait ce travail de précision quant à l importance de vos activités et que vous les avez bien différenciées de celles qui sont nécessaires, réfléchissez à la manière dont vous pouvez les regrouper soit par domaine, soit par regroupement de compétences. Cela vous servira pour bâtir votre plan. Essayez ensuite de regrouper vos activités autour de plusieurs axes, comme par exemple la gestion, la communication, l animation d une équipe... La forme Faites attention au choix des termes. Combattez «la langue de bois» et soyez précis, par exemple, évitez les «je m occupe de l animalerie». Précisément que faites-vous : vous changez les litières, ou vous êtes responsables des lignées de souris de A à Z? Si oui, quelle est votre responsabilité, en quoi celle-ci est essentielle pour les «manips» qui seront faites sur ces souris. De vos propos doivent découler des compétences. Le jury doit les déduire de vos activités. Pour étayer vos propos, citez une situation dans laquelle vous avez mis en œuvre les compétences que vous affichez. Mais ne citez pas trop d exemples, réservez les pour l oral. Ils vous seront bien plus utiles ce jour là. Ne vous attribuez pas de qualités. Si vous êtes autonome par exemple, ce n est pas la peine de l écrire. C est à travers les compétences et la présentation écrite de vos activités, que votre autonomie apparaîtra. Elle doit découler de ce que vous aurez écrit. L autonomie ça se prouve, la rigueur aussi, le fait d être organisée tout autant. Aussi, évitez les «Je suis autonome» prouvez-le! Attention à ce que vous décrivez ; n oubliez pas que votre dossier est la première source de questions. Vous évoquez les marchés dans votre rapport? Attendez-vous à des questions sur ce thème. Votre rapport doit traduire un travail d analyse objective. 9

10 Comment construire un rapport d activité La forme de votre rapport doit être simple, claire et aérée. Votre esprit de rigueur et votre sens de l organisation apparaissent déjà là. N oubliez pas que le jury doit lire beaucoup de rapports, ne le rebutez pas dès le premier coup d œil. Se situer rapidement. Si vous évoquez votre passé professionnel et que vous désirez absolument présenter votre carrière, faites-le rapidement et n oubliez pas la consigne qui figure dans le dossier du concours : «... l emploi que vous occupez». Dans tous les cas de figures, situez votre service, le nombre de personnels, leurs grades ou corps, la mission ou les missions de ce service. N oubliez pas de dire depuis combien d années vous êtes dans ce service. Quel était votre grade et/ou vos fonctions quand vous y êtes rentré et quel est votre grade actuel et/ou vos fonctions actuelles. Si vous travaillez en équipe, précisez combien de personnes la composent et vos place et rôle dans cette équipe. Si vous travaillez dans le cadre d un projet, faites attention à ne pas vous étendre sur la description ni sur les «tenants et les aboutissants» de celui ci mais sur votre rôle. L essentiel du rapport. Très vite il faut parler de vous. Mes activités s organisent autour de xxxxxx axes : Au sein de chaque axe décrivez clairement votre rôle et les compétences que cela suppose. Soyez précis, clair et simple. Cherchez des expressions ou des verbes concrets qui permettront au jury de vous imaginer en train de travailler. Evitez aussi les expressions telles que : «Ma direction m a chargé de...», préférez «j ai été sollicité par ma direction pour...». Il y a des expressions qui traduisent une plus grande passivité que d autres. Vous avez la possibilité de souligner ou de mettre en gras ce qui vous semble important. 10

11 Le jury ne doit pas aller chercher les informations. Ce sont les informations qui doivent venir à lui. Un petit schéma : Mon rôle est de... Mes activités s organisent de la manière suivante... : - A, - B, - C, Cela suppose de... Connaître..., maîtriser..., être capable de... J ai ainsi réalisé..., pu proposer...mis en place..., élaboré... Par ailleurs mes interlocuteurs tant internes qu externes sont... Je travaille conjointement avec..., mes activités sont directement liées à celles de... Vous pouvez vous poser la question de la différence entre l écrit et l oral. L oral est là pour donner de la vie à votre rapport, vous détaillerez les exemples, vous en donnerez de nouveaux, vous montrerez les difficultés rencontrées et ce que vous avez fait pour y faire face. Bon courage pour cette rédaction. 11

12 Ecrire pour être lu Concevoir des documents professionnels lisibles et percutants Objectifs 1. Comprendre la finalité des textes professionnels. 2. Identifier les obstacles à la compréhension d un message écrit. 3. Appliquer : une méthodologie pour concevoir et rédiger un texte lisible les outils de facilitation de l écrit pour être lu et facilement compris les règles de lisibilité à la rédaction de ses propres textes Pédagogie Apports didactiques Exercices d'entraînement Application aux documents apportés par les participants Programme Caractéristiques des textes professionnels Adaptation au destinataire (demande, attentes, besoins d informations) Attractivité de la mise en forme Concision et précision des informations Clarté et lisibilité de la rédaction Les obstacles à la compréhension d un message écrit Mise en page inadaptée au contenu Pas de prise en compte des attentes, des connaissances et du cadre de référence Plan défectueux, subjectif ou inexistant Pas de raisonnement Paragraphes non pertinents Phrases longues et complexes Vocabulaire inadapté au destinataire Style impersonnel Méthodologie de l écrit Analyser la situation de communication : QUI écrit, A qui, Comment (quel type d écrit et quelles contraintes) et pour quoi faire (quelle demande et quels besoins) Se donner des objectifs clairs : informer, expliquer, convaincre, faire agir Choisir le type de document à réaliser et utiliser les règles de présentation adaptées Quelles informations transmettre Organiser le document : choisir un plan Prévoir la mise en page du document Utiliser les règles de présentation adaptées Visualiser la progression du raisonnement en paragraphes Choisir des titres et des sous titres Rédiger clairement en appliquant les règles de lisibilité et de l intérêt humain Comment rendre un texte lisible Organiser clairement ses informations : classer, hiérarchiser, relier logiquement Connaître et utiliser les différents plans pour informer, expliquer, convaincre, faire agir Savoir concevoir et rédiger une introduction, une conclusion Trouver des titres synthétiques et incitatifs Aérer et donner du sens à la présentation Faire apparaître le plan général du texte Construire chaque paragraphe autour d une information importante Organiser logiquement les phrases dans le paragraphe Faire des phrases courtes et utiliser des mots de liaison en début de phrase Privilégier l ordre habituel des mots dans la phrase Maîtriser les signes de ponctuation Utiliser un ton adapté à son destinataire 12