POSSIBILITÉ DE CARRIÈRE

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1 POSSIBILITÉ DE CARRIÈRE (Dans le présent document, le masculin englobe les deux genres.) Date : 21 septembre 2012 Bureau de : Montréal Titre du poste : Service : Sous la responsabilité de : Horaire : Assistant, Services aux salles de conférence Services de bureau Superviseur des services de bureau 11 h à 19 h McMillan est fière d'offrir à ses employés un milieu de travail dynamique et positif où règne un esprit d'entraide qui favorise le mentorat, inspire l'enthousiasme et motive les employés à mettre tous les efforts pour atteindre les objectifs du cabinet. Tous nos employés tiennent résolument aux valeurs du cabinet afin d'offrir un excellent service à la clientèle. Nous reconnaissons que la somme de chacun des gestes posés par les membres de notre organisation contribue au succès du cabinet dans son ensemble. Les membres de McMillan oeuvrent de concert afin de prévoir et dépasser les attentes de nos clients. Résumé des fonctions : Ce poste a pour objet principal d offrir des services efficaces dans le cadre des tâches qui incombent aux Services aux salles de conférence, notamment d offrir un service de haut niveau aux clients externes et internes. Responsabilités principales : Services aux salles de conférence Service de traiteur Servir et desservir les repas et les goûters des services de traiteur en temps opportun dans toutes les salles de conférence. Veiller à l ordre général des salles de conférence et des couloirs. Remplir les réfrigérateurs de boissons pour qu elles soient prêtes à servir en tout temps. Préparer à l avance les réunions à venir en remplissant les plateaux avec les produits appropriés. Respecter l horaire de nettoyage de la cuisine principale et des offices. Stocker la cuisine et les offices Laver la vaisselle, les ustensiles et les verres au besoin. Prêter main-forte au superviseur à l occasion d événements spéciaux. S acquitter en temps opportun des tâches administratives, comme la préparation des factures internes et des factures des fournisseurs, les inscriptions au registre, etc. Attribuer un code à toutes les factures et remettre hebdomadairement ces factures au superviseur pour obtenir son approbation et sa signature. S acquitter des demandes de dernière minute avec efficacité.

2 Exigences : être capable de supporter la pression faire preuve de ménagement et de diplomatie dans ses relations avec les membres du cabinet, peu importe leur fonction faire preuve d esprit d équipe pouvoir résoudre des problèmes simples avec un minimum de supervision pouvoir travailler avec un minimum de supervision posséder des connaissances en informatique (word, excel, outlook) avoir un bon sens de l organisation posséder de bonnes aptitudes verbales et de bonnes aptitudes à écrire (en anglais et en français) faire preuve d une excellente assiduité au travail pouvoir travailler des heures supplémentaires, parfois dans un court délai savoir faire preuve de souplesse lorsqu il faut modifier l horaire de travail avoir la volonté d apprendre et de participer à des programmes de formation à l intérieur et à l extérieur du cabinet respecter toutes les politiques du cabinet (par exemple, le code vestimentaire, uniforme, etc.) être en mesure de soulever et de déplacer quotidiennement des objets lourds (10 kg). Compétences requises : Expérience de 1 an ou plus, de préférence dans un cabinet d avocats McMillan souscrit au principe de l équité en matière d emploi et offre une rémunération concurrentielle ainsi qu un environnement de travail stimulant et dynamique. Si vous possédez le profil décrit ci-haut, n hésitez pas à soumettre votre candidature à l attention de : France Théoret Gestionnaire, Ressources humaines McMillan S.E.N.C.R.L., s.r.l. 1000, rue Sherbrooke Ouest, 27 e étage Montréal (Québec) H3A 3G4 Courriel : recruitment-mtl@mcmillan.ca

3 CAREER OPPORTUNITY Date : September 21, 2012 Location: Montreal Position Title : Boardroom Services, Assistant Department: Office Services Hours : 11:00 a.m. to 7:00 p.m. Reports to: Office Services Supervisor McMillan prides itself on its dynamic, positive and team-oriented culture. We offer an environment that nurtures mentoring, inspires enthusiasm and motivates employees to put forth their best efforts in achieving our firm s goals. All McMillan s employees share a common commitment to our firm s values and to providing excellent client service. The firm recognizes that collectively, each firm member s individual contribution plays a key role in our overall success. As a team, McMillan works together to anticipate and exceed our clients expectations. Position Summary: The main focus of this position is to provide effective and efficient service in all areas of Boardroom Services, including but not limited to providing a high level of service to external and internal clients. Major Responsibilities: Boardroom Services-Catering Set up and tear down of catering requirements to all meeting rooms on a timely basis General tidiness of the meeting rooms and hallways Stocking beverage fridges with inventory to ensure readiness Preparation of upcoming meetings in advance by setting up trays with appropriate supplies Follow cleaning schedule for the main kitchen and serveries Stocking of kitchen and serveries with supplies Washing of dishes, silverware and glassware as required Assisting the Supervisor on special events Completing all paperwork in timely fashion i.e. internal invoices, suppliers invoices, log book etc. Coding and submission of all invoices to Supervisor on a weekly basis for approval and signature Completing last minute requests with efficiency

4 Requirements: Capable of handling pressure Ability to deal with all levels of the firm tactfully and diplomatically A team player Able to troubleshoot and resolve simple problems with a minimum of supervision Able to work with a minimum of supervision Computer literate (Word, Excel, Outlook) Well organized Good verbal and written communication skills (French and English) Excellent attendance record Able to work overtime, sometimes on short notice Flexible to reschedule work hours as directed Desire to learn and participate in training programs both inside and outside the Firm Respect for company policy i.e. dress code (Uniforms) Able to lift and/or move heavy items (10 Kgs.) on a daily basis Qualifications required: 1 year or more of experience as a boardroom Services Assistant in a law firm McMillan is committed to employment equity, offers competitive remuneration and a dynamic and stimulating work environment If you have the necessary background and competencies, please do not hesitate to submit your candidacy to the attention of : France Théoret Human Resources Administrator McMillan LLP 1000 Sherbrooke Street West, Suite 2700 Montreal (Quebec) H3A 3G4 recruitment-mtl@mcmillan.ca

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