N 240/MP/PhD/2015 Paris, le 7 septembre 2015

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1 Aux clubs, aux Ligues et des Comités N 240/MP/PhD/2015 Paris, le 7 septembre 2015 Objet : LICENCES 2015 /2016 Mesdames et Messieurs les Présidents, Je vous prie de trouver ci-dessous quelques informations pour faciliter la délivrance des licences et permettre à tous un bon début de saison. I - VALIDATION DES LICENCES Il est important de rappeler que l organisme régional qui est gestionnaire des licences, soit la ligue, soit le comité ne peut en aucun cas empêcher la validation des licences, sauf si, et dans ce cas, il doit en référer auprès du Secrétariat Général : - Une demande de licence n est pas recevable administrativement, - Le club demandeur n a pas réglé sa cotisation à la FFR XIII, - Le club demandeur est débiteur et enregistré comme tel à la FFR XIII pour la saison 2014/2015. Les Ligues et Comités ont la mission d aider les clubs et de faire en sorte que le démarrage des compétitions se passe du mieux possible. II - PAIEMENT DES LICENCES RAPPEL : Le logiciel de gestion génère un bordereau numéroté (ou panier) lorsque vous saisissez des demandes de licences les unes à la suite des autres. En fin de saisie, vous clôturez donc le bordereau (ou panier) et vous devez choisir le mode de paiement des licences dans la colonne «Actions» en haut et à gauche de la page du bordereau. Actuellement, vous disposez de deux options, le paiement par chèque ou le paiement par virement (Mode de règlement que nous vous conseillons, économique et simple, SEPA - RIB de la fédération joint). Le paiement par carte bancaire sera opérationnel très prochainement. Quelle que soit l option de paiement choisie vous devez mentionner la référence du bordereau afin que nos services identifient immédiatement l objet du paiement à réception. Ainsi donc, veuillez s il vous plait porter sur le moyen de paiement choisi la référence du bordereau de la manière suivante : BL 0000 (BL = Bordereau Licence / 0000 pour le numéro du bordereau 0000).

2 Ceci est très important car ainsi : - nos services peuvent indiquer à l organisme gestionnaire de vos demandes de licences que celles-ci sont payées, - l organisme gestionnaire peut engager l instruction des dossiers (vérifications des pièces et contrôle des assurances) et délivrer la licence. PRECISIONS - Un bordereau doit correspondre à un seul chèque, un seul virement, une seule «Carte Bleue» - Si une demande de licence est incomplète il faut la supprimer du panier qui en contient d autres pour clôturer le panier, et acquitter les cotisations des dossiers à envoyer, - Si vous relevez une anomalie sur le montant d une cotisation affichée par le logiciel, vous pouvez en conséquence effectuer le paiement du panier tel qu il aurait du s afficher MAIS en expliquant obligatoirement l origine de la différence lors de l envoi, - Le comité qui reçoit le paiement des licences par chèque, doit sans attendre transmettre lesdits chèques le jour même par courrier au siège de la fédération, - Si le club choisit le paiement par virement ou par carte bleue, nous lui demandons de nous en informer par courriel pour identifier le paiement à réception, car nous connaissons des difficultés pour cela ; toujours par mail à l adresse : o Objet du mail : LICENCES - PAIEMENT o Texte si paiement par virement : VIREMENT + «montant du virement» + BL et le «numéro du bordereau» o Texte si paiement par carte : CB + «montant de la carte» + BL et le «numéro du bordereau» - En raison des difficultés rencontrées la saison passée, plus aucun bordereau ne sera validé à la vue de photocopie ou d envoi par mail. Nous vous conseillons vivement de régler vos licences par virement afin de gagner du temps. III - PROCEDURE A SUIVRE POUR L ORGANE GESTIONNAIRE DES LICENCES Le contrôle du paiement de la cotisation est effectué à la fédération. Sauf erreur ou omission, ne sont passés «Réglé» que les bordereaux des clubs ayant acquitté la cotisation. Dès lors que la fédération passe les bordereaux en état «Réglé» les organes gestionnaires sont autorisés à délivrer les licences. Si toutefois un bordereau d un club n ayant pas versé la cotisation était passé par erreur en état «Réglé» la fédération demanderait tout simplement au club de régulariser sa situation. Le responsable de chaque équipe devra être en mesure, le jour du match, de présenter à l arbitre et au délégué : - soit la carte de licence saison 2015/2016, - soit l attestation papier que le club aura lui-même imprimé à partir du logiciel de licences (fonction «éditer la liste des licences validées») Cette liste qui est aujourd hui disponible, nominative par ordre alphabétique, le sera en fin de semaine, toujours nominative mais par catégorie.

3 IV RENOUVELLEMENTS - IMPRESSION DES DEMANDES DE LICENCES PRE REMPLIES Une fois connecté au logiciel de licences, vous devez : - cliquer sur «rechercher une licence» - puis lancer la recherche, soit en appelant un nom de joueur, soit en ne mentionnant aucun nom - une fois la liste apparue, cliquer sur «éditer le PDF de renouvellement de toutes les licences», ou «éditer le PDF de renouvellement des licences sélectionnées» si vous choisissez d imprimer seulement certaines licences. Attention, pour pouvoir ouvrir le fichier PDF, vous devez impérativement autoriser toujours les pop-up pour ce site (réglage à faire éventuellement au niveau des paramètres du navigateur). V TUTORIEL Vous le trouverez ci-joint en annexe VI MUTATIONS Nous vous rappelons que la commission des mutations ne traitera pas les dossiers qui se trouveront incomplets, ou si la demande de licence n est pas complétée comme il se doit, par exemple, signature du joueur dans la case spécifique, avis du club quitté quel qu il soit, etc. A propos des mutations et bien que le processus figure dans le tutoriel, veuillez bien suivre plusieurs étapes qui vous conduiront à finaliser le dossier : - le club enregistre d abord la licence en veillant donc à fournir TOUS les éléments nécessaires, - le service des licences entérine la mutation ou le prêt, ou notifie un refus au club demandeur, - Si la mutation ou le prêt est entériné, le club finalise le dossier dans l onglet des généralités et dans l onglet documents. Il ajoute l licence au panier et en effectuant le paiement des droits correspondants par le moyen de son choix. Dans l éventualité où vous auriez besoin d une aide, ou des réponses à des questions d utilisation, Claude AUTHIE Trésorier de la fédération et pilote de l opération se tient à votre disposition pour vous renseigner Tél : Nous signaler aussi par mail toute anomalie rencontrée sur le fonctionnement du logiciel et vos suggestions. Nous vous prions de croire, Mesdames, Messieurs les Présidents, à l expression de nos sentiments les meilleurs. Le Secrétaire Général, Michel PIANELLI Copie : MM. Les Présidents de ligues et comités

4 RIB DE LA FFR XIII POUR LES PAIEMENTS DES LICENCES PAR VIREMENT Banque : BNP Domiciliation PARIS ASSOCIATIONS ET FONDATIONS (02837) Titulaire du compte FEDERATION FRANCAISE DE RUGBY A XIII RIB : IBAN : FR BIC : BNPAFRPPPAA

5 TUTORIEL LOGICIEL DE LICENCES Procédure à suivre pour les clubs *Se connecter à l application via son login et son mot de passe, via le lien prévu à cet effet sur le site internet de la fédération, rubrique «licences» en haut à droite. *Pour les renouvellements de licences :

6 -rechercher un joueur par la fonction «recherche rapide», en tapant son nom ou son numéro de licence -rechercher l ensemble des joueurs du club par le menu «rechercher une licence» -cliquer sur le nom du joueur pour faire apparaître sa fiche -vérifier les informations contenues dans l onglet «généralités», rubrique «description» et rubrique «adresse» ; mettre à jour le cas échéant

7 -dans la rubrique «description», renseigner le type de licence principal : joueur compétition amateur, loisir, dirigeant club -dans l onglet «joueur», préciser s il s agit d un changement de club ou non ; cocher le cas échéant la case «surclassement», en renseignant la date du surclassement -dans l onglet «généralités» : renseigner la date du certificat médical ; cocher la case «assurance» et indiquer la date de l assurance. Pour régler l assurance, se connecter au site internet de l assureur fédéral via le «lien vers l assureur». -valider l ensemble des informations en cliquant sur «enregistrer» en haut à gauche -cliquer sur l action «ajouter au panier», afin de procéder au paiement de la licence

8 -à chaque fois que le certificat médical est obligatoire, celui-ci doit être intégré sur la fiche de l individu dans l onglet «documents» : scanner l imprimé de licence avec l autorisation médicale remplie ou scanner le certificat médical ; pour cela, cliquer sur l action «ajouter document» puis sur «sélectionner un fichier», enfin sur «enregistrer» *Pour les créations de licences : -cliquer sur le menu «ajouter une licence» -renseigner l ensemble des champs demandés dans l onglet «généralités», rubrique «description» et rubrique «adresse», et dans l onglet «joueur» -dans l onglet «généralités», ajouter la photo de l individu à l emplacement prévu en cliquant sur «sélectionner un fichier» *Dans l hypothèse d un joueur appartenant à un autre club, il convient dans un premier temps de procéder comme pour une création de licence :

9 -cliquer sur le menu «ajouter une licence» -renseigner a minima les champs «nom», «prénom» et «date de naissance» -enregistrer les modifications. Un message apparaît alors, vous demandant si vous souhaitez effectuer une demande de prêt ou de mutation ; sélectionner l option correspondante. -intégrer dans l onglet «documents» la demande de licence avec l accord du club quitté A défaut d accord du club quitté, la licence sera momentanément bloquée. Si l accord est fourni, la Fédération validera le changement de club et il sera possible pour le nouveau club de finaliser le dossier (assurance, règlement). *Pour chaque individu, il est possible d ajouter une ou plusieurs activités secondaires, en cliquant sur le menu «ajouter une activité secondaire». Exemple : joueur compétition et dirigeant club ; joueur compétition et arbitre *Pour effectuer le règlement des licences enregistrées, cliquer sur le menu «rechercher un bordereau», puis dans la recherche indiquer comme état «panier». Les bordereaux à payer s affichent. Procéder au règlement par carte bancaire, virement ou chèque. Précision importante : Le joueur ne pourra participer à une rencontre officielle que si son dossier de licence a été validé par le comité correspondant. Le comité ne pourra valider la licence que si toutes les pièces nécessaires ont été fournies et si l assurance a été réglée.

10 Procédure à suivre pour l organe gestionnaire des licences *Se connecter à l application via son login et son mot de passe, via le lien prévu à cet effet sur le site internet de la fédération, rubrique «licences» en haut à droite. *Cliquer sur le menu «rechercher une licence». Dans la recherche, filtrer le cas échéant par club et indiquer «non» sur la ligne «licences validées», ce qui permettra de faire apparaître les licences enregistrées par les clubs et en instance de validation.

11 *Cliquer sur le nom du joueur pour faire apparaître sa fiche. Vérifier si l ensemble des renseignements obligatoires sont présents. Vérifier en particulier si la date du certificat médical et la date de l assurance sont renseignées. Au niveau de l onglet «documents», vérifier si figurent bien les documents nécessaires : imprimé de licence ou certificat médical + attestation d assurance remplissant les conditions posées par les règlements généraux si l individu choisit de ne pas souscrire aux garanties proposées par l assureur fédéral. *Une fois toutes ces informations vérifiées, cliquer sur l action «valider la licence». *Pour imprimer une licence validée, cliquer sur «éditer la carte de la licence». Précision importante : Le comité (ou la ligue) ne doit valider la licence que si le dossier est complet.

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