7 e édition du 13 au 15 février Inscription des exposants

Transcription

1 7 e édition du 13 au 15 février 2015 Inscription des exposants

2 Trois-Rivières, le 27 octobre 2014 Madame, Monsieur, Les Productions l Envol du Grand Héron Bleu (PEGHB), organisme de développement durable reconnu par la Ville de Trois-Rivières, est fier de vous annoncer la tenue de la 7 e édition de l'éco-salon du Lac Saint- Pierre, qui se tiendra du 13 au 15 février 2015 à la bâtisse industrielle du parc de l'exposition de Trois- Rivières. L'Éco-Salon est un événement d'éducation citoyenne visant à sensibiliser les visiteurs à l'importance d'adopter des habitudes de vie plus respectueuses de l'environnement et, bien évidemment, à la protection de l'environnement en général. Notre événement propose une présentation diversifiée de la question, allant de la présentation d'oeuvres artistiques sur la thématique de la faune et la flore du Lac Saint-Pierre, à la présentation d'innovations technologiques durables, en passant par des animations scientifiques, des documentaires et la présence de producteurs du terroir québécois. Puisque la réussite d un tel événement passe par l implication des partenaires de la communauté, nous faisons appel à votre souci du développement durable et de l éducation citoyenne et espérons vous compter parmi nos exposants de cette 7 e édition. Aux pages suivantes, vous découvrirez les différentes catégories d exposants que nous recherchons, les informations relatives à la location d un kiosque, ainsi que le contrat de location. Veuillez noter que nous organisons un tirage de différents prix pour le rallye éducatif et qu il est toujours intéressant d avoir des paniers cadeaux de produits offerts par les exposants de l Éco-Salon. Ces dons seront considérés selon leur valeur commerciale et vous permettront d être mentionnés parmi nos partenaires. Nous vous invitons à consulter notre site Web au ou à communiquer avec nous au peghb2007@yahoo.ca pour plus d informations. Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations les plus distinguées. Marcel Binet, président de PEGHB 2/7

3 Producteurs du terroir Catégories d exposants Cette catégorie regroupe les différents producteurs offrant des produits du terroir québécois. Vous pourrez profiter de votre kiosque pour faire découvrir vos produits, votre secteur d activité et, évidemment, faire la vente de vos produits emballés sur place en autant que cela se fasse de façon respectueuse et en évitant de solliciter de façon abusive. La dégustation de vos produits doit se faire gratuitement (pour ceux qui le souhaitent). Notez que pour cette catégorie, les producteurs de la région de la Mauricie qui y sont éligibles peuvent profiter du programme PDAAM offert par le Conseil régional des élus de la Mauricie. Ce programme vous permet de vous faire rembourser 40% de la valeur de votre kiosque. Les détails de ce programme sont disponibles sur demande. Organismes environnementaux ou de développement durable Cette catégorie regroupe les différents organismes environnementaux qui font la promotion du respect de l environnement, d habitudes de vie plus vertes ou qui travaillent à la protection et la préservation de la biodiversité. Vous pourrez profiter de votre kiosque pour faire découvrir votre organisme, votre mission, vos projets, etc. Si votre organisme fait la vente d objets promotionnels (CD, macarons, vêtements, etc.), il vous sera possible de le faire, en autant que cela se fasse de façon respectueuse et en évitant de solliciter de façon abusive. Notez que nous n accepterons aucune sollicitation politique. Compagnies proposant des innovations durables Cette catégorie regroupe les différentes compagnies qui proposent des produits innovants et permettant de réduire l emprunte écologique de ses usagers. Vous pourrez profiter de votre kiosque pour faire découvrir vos innovations, votre compagnie. Il vous sera possible de vendre vos produits sur place, en autant que cela se fasse de façon respectueuse et en évitant de solliciter de façon abusive. Notez que si le produit que vous présentez sur place est de taille importante (ex : voiture, système de récupération de l eau de pluie, etc.), vous devrez faire la location d un kiosque double (10 x 20 ). 3/7

4 Informations générales Kiosques et tarification Kiosque simple Kiosque Double Kiosque Triple Grandeur : 10 x 10 Grandeur : 10 x 20 Grandeur : 10 x 30 Une table de 6 et 2 chaises Deux tables de 6 et 4 chaises Quatre tables de 6 et 4 chaises Source d alimentation électrique Source d alimentation électrique Source d alimentation électrique Prix : 300$ Prix : 450$ Prix : 750$ *Notez qu il est possible d inscrire des accompagnateurs pour la somme de 6$ chacun, leur donnant droit aux entrées sur le site. Adresse de l Éco-Salon: Bâtisse industrielle du parc de l Exposition, 1760 ave Gilles Villeneuve, Trois-Rivières, G9A 5H3 Café et eau à volonté: PEGHB s engage à fournir le café et l eau à volonté aux exposants et aux accompagnateurs enregistrés. Publicité: PEGHB s engage à faire la publicité de l Éco-Salon dans les différents médias de Trois-Rivières. Stationnement Un stationnement gratuit est à la disposition des exposants et accompagnateurs. Hébergement: Une liste des lieux d hébergement est disponible sur le site internet de Tourisme Mauricie ( ou dans les bureaux de Tourisme Québec. Guichet automatique Un guichet ATM est disponible au dépanneur ESSO situé au 3130 boul. des Forges, TR, G8Z 1V5. Différentes banques et caisses sont accessibles par le boulevard des Forges dans un rayon de 2 km. 4/7

5 Règlements de participation 1. Emplacement L'exposant s'engage à présenter son kiosque à l endroit qui lui sera assigné ou dans les aires prévues et déterminées par l organisateur. Il s'engage à utiliser son matériel d'exposition à l'intérieur de l'espace qui lui est réservé afin de ne pas nuire à la circulation des visiteurs. Toute décision du comité organisateur quant à l attribution des espaces est finale. 2. Matériel a. L exposant doit fournir tout le matériel nécessaire pour la présentation de son kiosque. Dans l éventualité où de l équipement serait fournit par l'éco-salon, les biens qui seraient retournés endommagés de façon quelconque devraient être remboursés à leur valeur totale. b. Notez que des boîtes électriques seront disposées dans la salle, cependant il n est pas dit que chacun des kiosques aura sa propre boîte, ni qu elle sera située dans l enceinte de votre kiosque. Vous devez donc fournir vos rallonges électriques. c. La construction du kiosque doit se faire à partir de matériaux ayant un indice de propagation des flammes de 150 tel que: bois, contreplaqué ou matériaux ayant été homologués pour ce genre d'activité. Les nappes de fibres naturelles (tissu) sont acceptées. AUCUN COROPLAST n est accepté et aucune nappe en plastique ou en papier n est acceptée. L exposant s engage à respecter les normes de sécurité du service des incendies (matériaux ignifugés). d. La hauteur des kiosques ne doit pas excéder 8 pieds. e. Il est important de noter que vous devrez utiliser un système d'affichage autonome (Gazébo de type Caravan, chevalets, ou tables). Vous ne pouvez pas utiliser le mécanisme qui permet de suspendre les rideaux qui délimite les emplacements. Aucun rideau ne devra être percé, troué, déchiré par l'utilisation de clous, broches, «tie-raps» ou autres. 3. Heures d ouverture de l Éco-Salon a. L exposant s'engage à assurer une présence constante à son kiosque durant les heures d'ouverture du salon. b. Les heures d ouverture du salon sont les suivantes (sujettes à changements sans préavis) : Vendredi soir : 18h30 à 21h00 Samedi: 9h00 à 17h00 Dimanche: 9h00 à 16h00 4. Aménagement des kiosques a. Montage L exposant s engage à respecter la journée et la période prévue de montage soit le vendredi 13 février 2015 entre 10h00 et 16h00. *** Les kiosques peuvent être montés le jeudi entre 10h00 et 18h00 pour les organismes locaux. b. Démontage L exposant s engage aussi à respecter la journée et l'heure de démontage, soit à partir de 16h00 le dimanche 15 février /7

6 5. Vente Les ventes de quelconques produits devront être préalablement approuvées (15 jours avant l'événement) par PEGHB. Une fois approuvées, les ventes seront assumées par l exposant. Nous n'exigeons pas de commission sur la vente lors du salon, cependant nous vous encourageons à proposer un petit cadeau pour notre tirage (rallye éducatif) ou à faire un don à PEGHB. 6. Langue d exposition et d affichage a. Le français doit être utilisé par tous comme langue de présentation au cours de l événement. b. L affichage doit se faire en conformité avec la loi 101, soit avec prédominance du français. 7. Propreté sur le site L'exposant doit s assurer que son kiosque et ses environs soient propres en tout temps. Il doit aussi s assurer de remettre l espace loué dans le même état de propreté que lors du début de la période de location. 8. Usage de produits prohibés a. L'exposant s'engage à respecter l interdiction de toute consommation de drogue pendant le déroulement de l'éco-salon, ainsi que l'interdiction de fumer dans l'aire d'exposition de la bâtisse industrielle. b. Dans l intérêt de tous, le comité organisateur se réserve le droit de refuser l accès à l Éco-Salon à toute personne jugée indésirable, ivre, vêtue de façon inappropriée ou qui, de quelque façon que ce soit, entrave la bonne conduite du salon. c. Cette règle sera aussi appliquée à tout matériel, imprimé, logo, etc. qui serait jugé inapproprié par le comité. 9. Utilisation des renseignements L exposant confirme que tous les renseignements donnés sont véridiques, et autorise les membres du comité organisateur: i. à vérifier, si nécessaire, les renseignements fournis, ii. à reproduire le logo de l organisme, iii. à utiliser le ou les logos proposés pour fins de promotion, iv. à publier le numéro de téléphone, l'adresse de l'organisme, l'adresse Web dans le cahier de programmation ou sur le site Web de PEGHB pour l'éco-salon Édition 2015 et ce, sans qu aucune redevance de droits d auteur lui soit versée. 10. Résiliation a. L'exposant désirant annuler sa présence à l événement ne sera pas remboursé. b. L exposant s engage à respecter les normes et procédures de l Éco-Salon du Lac Saint-Pierre sous peine d expulsion et de résiliation automatique du présent contrat. La nullité d une clause aux présentes ne peut entraîner l annulation du contrat. 6/7

7 11. Assurances Les Productions l Envol du Grand Héron Bleu (PEGHB) s engagent à se munir d une police d assuranceresponsabilité civile et générale suffisante afin de couvrir les accidents et événement fortuits dont le public et les exposants pourraient être victimes pendant la durée de l Éco-Salon et relevant de la responsabilité des PEGHB. Il est à noter que PEGHB ne pourront être tenus responsables des accidents, blessures, pertes ou dommages de produits, outils, décorations causés par le feu, le vol, l eau, etc. 12. Indemnités générales L'exposant s'engage à ne faire aucune réclamation à PEGHB ou à ses employés, en cas de perte, de vol, de dommage ou de destruction de biens, en cas de blessures subies par lui-même ou ses accompagnateurs sur les lieux. ***Des changements peuvent survenir sans préavis de la part de l organisateur et vous ne pourrez tenir responsable l organisateur de ces changements. 13. Force majeure L exposant reconnaît et consent à ce que PEGHB ne soit pas tenu responsable si ce dernier fait défaut de remplir les obligations du contrat pour cause de grève, émeute ou agitation civile, cas fortuit ou force majeure, décret de toute autorité publique, soit fédérale, provinciale ou municipale, ou pour toute autre raison ou cause sur laquelle PEGHB n a aucun contrôle immédiat ou direct. 14. District judiciaire Le présent contrat est assujetti par les lois en vigueur au Québec. Tout litige découlant du présent contrat devra être soumis aux instances appropriées dans le district judiciaire de Trois-Rivières. 15. Renseignements et correspondances Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec nous par courriel au peghb2007@yahoo.ca ou par téléphone au Veuillez nous acheminer votre contrat de location d un kiosque incluant votre chèque à l adresse figurant en pied de page. 7/7

8 Contrat de location d un kiosque exposant Nom de l'organisme: Adresse: Tél. : ( ) Cell. : ( ) Courriel: Veuillez remplir la grille suivante : Nombre Prix unitaire Total Kiosque simple (10 X 10 ) 300$ $ Kiosque double (10 X 20 ) 450$ $ Kiosque triple (10 X 30 ) 750$ $ Accompagnateurs 6$ $ Montant total du chèque: $ Veuillez faire parvenir votre chèque, daté du jour de l envoi à l ordre de «Les Productions l Envol du Grand Héron Bleu» ou «PEGHB» à l adresse mentionnée en pied de page. La date limite d inscription est le 20 décembre L encaissement de ce chèque non-remboursable en cas d'annulation de votre part ou de force majeure, confirmera la participation de l'exposant à l'éco-salon - Édition Je déclare avoir fait la lecture des articles 1 à 15 des règlements de participation de l Éco-Salon du Lac Saint-Pierre et j accepte toutes les conditions mentionnées. En aucun cas, je ne pourrais tenir responsable PEGHB ou les membres du comité organisateur pour les bris, vols ou autres incidents pouvant survenir au kiosque ou à tout autre matériel d'exposition ou de tout changement effectué sans préavis. Signé à (ville) En date du: Nom de l exposant (en lettres moulées): Signature de l exposant: Nom du responsable de l'organisme (en lettres moulées): Signature du responsable: 1/1