Convention relative à l organisation de la première de la Soirée suisse de la Gymnaestrada

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1 Schweizerischer Turnverband Fédération suisse de gymnastique Federazione svizzera di ginnastica Convention relative à l organisation de la première de la Soirée suisse de la Gymnaestrada Organisateur: Lieu: Date: Table des matières 1. Sens et but 2 2. Compétence 2 3. Type de manifestation 2 4. Election de l organisateur 2 5. Droit de participation 2 6. Exigences 2 7. Installations et engins 3 8. Tenue vestimentaire 4 9. Inscription des groupes participants Invités d honneur Direction de la première de la Gymnaestrada Finances Assurance Information / Médias Voies juridiques Dispositions finales 8

2 1. Sens et but Le cahier des charges de l organisation de la première de la Gymnaestrada et de sa répétition générale pour la Soirée suisse constitue la base de la préparation et du déroulement de la manifestation. 2. Compétence 2.1 Commission Gymnaestrada La première de la Gymnaestrada et la répétition générale sont du ressort de la commission Gymnaestrada de la Fédération suisse de gymnastique, ci-après CG.15, qui désigne une ou plusieurs personne(s) de liaison dans le comité d organisation. 3. Groupe spécialisé Soirée suisse Le groupe spécialisé (GS) Soirée suisse est responsable de la première de la Gymnaestrada et de sa répétition générale. 3.1 Organisateur L'organisateur est responsable de la préparation minutieuse et du déroulement sans faille de la première de la Gymnaestrada et de sa répétition générale conformément au présent cahier des charges. 4. Type de manifestation La première Soirée suisse est répartie comme suit: 4.1 Répétition générale La répétition générale est à disposition du GS Soirée suisse pour une répétition. Cette partie de la manifestation n est pas publique. 4.2 Première Deux représentations publiques ont lieu. 4.3 Date La date et la fixation de la répétition générale et des représentations de la première sont convenues entre le CO et le GS Soirés suisse de la CG Election de l organisateur 5.1 Inspection Le GS Soirée suisse procède à l inspection des installations et infrastructures des candidats avant de faire des propositions à la CG Election de l organisateur Les organisateurs et lieux de déroulement sont choisis par la CG.15 sur proposition du GS Soirée suisse. 6. Droit de participation Tous les groupes de la délégation suisse inscrits pour la Soirée suisse ont l'obligation de participer à la répétition générale et à la première. 7. Exigences 7.1 Participants Cf. règlement du GS Soirée suisse. 7.2 Organisateur Comité d organisation L organisteur responsable constitue un comité d organisation (CO). Page 2/8

3 7.2.2 Personne de liaison à la CG.15 La CG.15 désigne une ou plusieurs personne(s) de liaison dans le CO. Celle(s)-ci est(sont) membre(s) à part entière du CO et invitée(s) à toutes les séances. Elle(s) reçoit/vent toute la documentation Documentation à la CG.15 Après les séances, tous les procès-verbaux du CO doivent immédiatement être transmis au secrétariat central FSG, secrétariat CG.15 Ce dernier est chargé d assurer la distribution au sein de la CG Généralités Lorsqu il fournit des informations aux groupes participants, le CO doit veiller à respecter le plurilinguisme de notre pays. 8. Installations et engins 8.1 Installations Surfaces de production et engins de gymnastique L organisateur doit installer et garder les surfaces de production et les engins de gymnastique. Prévoir pour la première une salle avec places assises et une surface de production d au minimum 20 x 40 m. Installer et délimiter celle-ci conformément aux directives du GS Soirée suisse. Mêmes surfaces de production pour la répétition générale Salle de préparation Prévoir une salle de préparation pour le matériel et les participants Echauffement L organisateur prévoit pour la première une salle adaptée pour l échauffement équipée des engins nécessaires selon les directives du GS Soirée suisse Préparation des engins Une fois le programme établi, le GS Soirée suisse remet au CO la liste des engins avec les données détaillées sur les engins utilisés. L acquisition et la préparation des engins sont du ressort du CO conformément aux directives du GS Soirée suisse. Ce dernier, voire l équipe des engins de la CG.15, sont responsables du montage et démontage des engins Contrôle des installations et des engins Les installations et engins sont contrôlés par le GS Soirée suisse à une date convenue avec le CO. 8.2 Equipement technique Généralités Le CO est responsable de l'équipement technique, suivant les directives du GS Soirée suisse. Si possible, la construction des aires de production doit correspondre à la construction des aires de production de la Gymnaestrada (matériau utilisé) Sonorisation L'installation de sonorisation (installation d'amplification) pour la transmission de la musique d'accompagnement des productions ainsi que pour l'information et la régie (speaker) doivent être en parfait état de marche. L organisateur doit se conformer au concept de sonorisation du GS Soirée suisse. Tenir compte des exigences de la direction du programme et, le cas échéant, de la télévision et, si possible, intégrer le concept de sonorisation aux installations existantes Eclairage Page 3/8

4 L'installation d'éclairage disponible sur place est à compléter selon les directives du GS Soirée suisse. Le CO doit assurer un parfait fonctionnement de l'installation d'éclairage. Tenir compte des exigences de la direction du programme et, le cas échéant, de la télévision Speaker Le GS Soirée suisse désigne des speakers Personnel technique Le GS Soirée suisse est chargé de faire fonctionner les supports sonores Emission-réception Pour la première, prévoir pour la direction technique (GS Soirée suisse) une installation d émetteursrécepteurs avec fréquence autonome et env. 10 émetteurs-récepteurs (+ engins de remplacement). 8.3 Généralités Vestiaires et WC Des vestiaires, douches et WC en nombre suffisant doivent être mis à la disposition des participants et membres du GS Soirée suisse. Penser également aux personnes handicapées Hébergement pour la première Réserver des modes d hébergement à bon prix (chambres d hôtel simples pour le GS Soirée suisse et les invités d honneur) pour les participants, le GS Soirée suisse, l équipe des engins de la CG.15 et pour les invités Repas Le CO veille à offrir des repas satisfaisants en qualité et en quantité. Les horaires sont à convenir avec le GS Soirée suisse. Répétition générale : pour les participants, l équipe des engins de la CG.15 et le GS Soirée suisse, prévoir des possibilités de repas à bon prix selon les instructions du GS Soirée suisse. Première : pour les participants, l équipe des engins CG.15, le GS Soirée suisse, les invités d honneur et les visiteurs, prévoir des possibilités de repas selon les directives du GS Soirée suisse Service d odre et de signalisation Pour la première, le CO organise un service d ordre et de signalisation Service sanitaire Pendant les entraînements/répétitions et les productions, le CO garantit la présence d un service sanitaire opérationnel, y compris avec premiers soins sur place Transports Un nombre suffisant de places de parc est à prévoir (dont une partie réservée aux membres du CO, du GS Soirée suisse et invités d'honneur). La réglementation de la circulation doit être garantie (signalisation, agents de circulation, plaques indicatrices) Bureau Prévoir un bureau d env. 10 places pour le GS Soirée suisse Autres salles Le GS des tenues remettra la tenue officielle de la délégation lors de la première, voire effectuera des échanges. Prévoir pour ce faire une pièce séparée d environ 20 m2. En cas de livraison précoce ou de prise en charge tardive des engins, prévoir un endroit où entreposer ces derniers. 9. Tenue vestimentaire 9.1 CO Il est souhaitable que le CO, voire ses aides, porte une tenue uniforme lors de la première. Page 4/8

5 9.2 GS Soirée suisse /Equipe des engins de la CG.15 La CG.15 se charge des vêtements uniformes pour le GS Soirée suisse et l équipe des engins. 9.3 Participants Cf. règlement de participation à la 15e Gymnaestrada 2015 à Helsinki. 10. Inscription des groupes participants Le GS Soirée suisse remet une année à l avance à l organisateur les documents d inscription indiquant le nombre de participants. 11. Invités d honneur 11.1 Invitation L invitation des hôtes d honneur de la FSG relève de la compétence de la CG.15. La personne qui les accompagne, le cas échéant, bénéficie des mêmes privilèges que l hôte d honneur. La CG.15 fournit au CO la liste des invités au plus tard quatre mois avant la manifestation. Se conformer strictement à la liste (bienvenue, programme). Un mois avant la manifestation, le CO reçoit la liste définitive des hôtes d honneur FSG inscrits. Libre au CO de convier d autres invités d honneur, en particulier des représentants des autorités politiques et sportives Encadrement Le CO prépare une étiquette pour chaque invité d honneur inscrit. L encadrement des invités d honneur est du ressort à la fois du CO et de la CG.15. Les invités d honneur et leur accompagnateur (une personne maximum) se voient offrir par le CO : - une entrée gratuite et des places assises réservées au 1er rang - un apéritif de bienvenue - le programme 11.3 Hébergement La possibilité est offerte aux invités d honneur de passer la nuit en hôtel à leurs propres frais. Le CO s occupe de réserver les chambres d hôtel lors de l inscription définitive des invités annoncés. 12. Direction de la première de la Gymnaestrada 12.1 Responsabilité Responsabilité globale Le GS Soirée suisse est responsable du programme et du déroulement technique des premières. Il constitue l équipe des engins de la CG.15 responsable du montage et du démontage des engins sur l aire de production lors de la répétition générale et des premières. Le siège du GS Soirée suisse est situé au secrétariat de la CG.15 à Aarau Aides du CO Le CO prévoit du personnel pour le service des places de parc, signalisation des places assises, cantine, etc Pogramme de la manifestation et directives pour les participants D entente avec le GS Soirée suisse, le CO rédige pour la manifestation: - un programme de manifestation pour les visiteurs, invités d honneur, participants, etc. - des directives pour les participants Le GS Soirée suisse prépare le déroulement du programme et les directives techniques et il distribue le bon à tirer pour le programme de la compétition ainsi que les directives à l attention des participants. Le secteur Marketing & Communication de la CG.15 fixe les directives de mise en page, notamment concernant la page de couverture, et donne des directives concernant le bon à tirer, notamment le respect de l identité visuelle et des directives de sponsoring. Toutes les directives portant sur l exclusivité des droits des sponsors de la CG.15 et de la FSG sont contraignantes pour le CO. Le CO envoie aux responsables des groupes participants le programme de la manifestation, les directives pour les participants ainsi que toute autre documentation au plus tard trois semaines avant Page 5/8

6 la manifestation. Envoyer simultanément à la FSG 300 exemplaires du programme pour distribution interne (CC FSG, Di-FSG, E-CG.15, médias, associations) Programme de la manifestation Le programme de la manifestation contient toutes les informations importantes sur la première. Le CO est responsable de la mise en page (annonces, messages de bienvenue du CO et de la FSG, etc.), de l acquisition des annonces, de la production et de l envoi du programme. Réserver une page pour le message de bienvenue officiel de la FSG Directives pour les participants Le CO émet et imprime des directives additionnelles à l attention des participants. Celles-ci contiennent toutes les informations organisationnelles et techniques importantes pour les groupes et gymnastes participants. Le CO envoie la documentation technique en temps voulu au GS Soirée suisse. 13. Finances 13.1 Généralités L'organisateur supporte tous les frais découlant de l'organisation et de l'accomplissement des tâches fixées dans le présent cahier des charges. Il assume également l entière responsabilité financière de la répétition générale et de la première Indemnisation / Frais de déplacement Les membres du GS Soirée suisse et de l équipe des engins sont indemnisés par la CG.15 conformément au concept des fonctionnaires de la Gymnaestrada 2015, respectivement aux directives des finances de la CG.15/Règlement d indemnisation de la FSG. Cette règle vaut également pour les frais de voyage du GS Soirée suisse et de l équipe des engins. Les frais de voyage des participants sont à la charge de ces derniers Budget Six mois au plus tard avant la manifestation, un budget détaillé comprenant les frais de repas des participants est à soumettre à la CG.15 pour approbation. La CG.15 aura le droit de fixer un prix maximum Décompte Le décompte final doit être présenté à la CG.15 au plus tard trois mois après la manifestation. En même temps, la CG.15 attend un rapport final de l'organisateur. Il est du ressort du CO de calculer correctement la TVA, le cas échéant Prix d entrée / Pré-vente / Rétrocession à la CG.15 Les prix d entrée pour les premières de la Soirée suisse ont été fixés comme suit par la CG.15: CHF par place assise au 1er rang CHF par place assise au 2e rang Enfants de moins de 16 ans: réduction de 50% Tous les sièges doivent être numérotés. L'attribution de places par catégorie est réglée par le CO, d'entente avec le GS Soirée suisse, de même l'organisation de la pré-vente. Le CO s'engage à verser 20 % des revenus d'entrées à la CG Garantie de déficit La CG.15 participe à un éventuel déficit à raison de 50% mais au maximum Fr Annulation de la manifestation En cas d annulation de la manifestation par la faute de la CG.15, celle-ci supporte les frais de préparation jusqu'à un montant maximum de Fr. 5' Ces frais sont à justifier. Si l'organisateur se retire de cette manifestation, il doit indemniser la CG.15 d'un montant de Fr. 5'000.- Page 6/8

7 Tout montant de sponsoring versé par la CG.15 est à rembourser par le CO dans son intégralité en cas d annulation, indépendamment du fait de savoir qui est à l origine de l annulation Sponsoring Sous réserve du concept de parrainage général de la Gymnaestrada 2015 et de la Fédération suisse de gymnastique FSG, le CO a toute liberté avec les sponsors partenaires. Avant de conclure un contrat, il convient de prendre contact avec le chef marketing + communication de la FSG. Tout contrat nécessitant la signature du secteur marketing + communication de la FSG doit également être soumis pour vérification, 13.9 Stand d information et de vente de la CG.15 A la première, la CG.15 exploite à ses frais un stand d information et de vente proposant des articles et accessoires de la CG.15. Le CO met à disposition de la CG.15 un emplacement public bien situé. 14. Assurance 14.1 Participants A chacun de contracter une assurance. Consulter également le règlement de la Caisse d assurance de sport FSG-CAS Organisateur L organisateur est tenu de contracter une assurance RC pour la manifestation, ce pour autant qu il ne soit pas déjà assuré comme il se doit. 15. Information / Médias 15.1 Publicité Le CO fait de la publicité pour la première dans sa régio tandis que la CG.15 s en charge sur le site internet et dans les revues officielles de la FSG. Les actions et moyens publicitaires sont à convenir avec le secteur Marketing & Communication de la CG.15 qui doit donner son accord. Le CO peut produire son propre logo pour la manifestation Présence visuelle de la FSG Toute publicité (affiches, couverture du livret de programme, etc.) doit clairement visualiser que cette première est organisé au nom de la FSG. Durant la manifestation, veiller à déployer au minimum un drapeau FSG ou une banderole. Des modèles de logo ainsi que des drapeaux et banderoles sont disponibles auprès de la CG.15 via le secteur marketing & communication Télévision Négociations Les contacts avec la Télévision suisse SRF sont pris par la CG.15, voire par la FSG. Les négociations avec les radios et télévisions locales sont du ressort du CO Soutien de la télévision La CG.15, voire la FSG, fournit à la SRF les informations et documents nécessaires. La personne de liaison de la FSG à la SRF reçoit tous les dossiers de presse des mains du chef médias du CO. Fournir à la télévision des conditions de travail optimales. La télévision doit communiqauer au CO ses désidérata d infrastructures sous forme écrite au plus tard trois mois avant la manifestation. Même traitement que les autres représentants médias Médias Page 7/8

8 Liste de contrôle du travail des médias lors des manifestations FSG Le document de travail Liste de contrôle pour le travail des médias lors des manifestations FSG est contraignant. La liste de contrôle fait partie intégrante de la présente convention. Elle peut être obtenue auprès du secteur marketing+communication de la CG Chef médias du CO Le CO désigne un responsable chargé d encadrer les médias. Ce dernier se met en rapport au plus tard six mois avant la manifestation avec le chef de presse de la CG Invitation Les médias suisses sont invités par le secteur médias FSG d entente avec le chef médias de la CG.15. Les médias s inscrivent directement auprès du CO Encadrement: Durant la manifestation, les représentants médias sont encadrés par le CO en collaboration avec le chef médias CG Photographes de presse Le secrétariat médias de la FSG met des vestes médias à disposition des médias accrédités. En faire la demande suffisamment tôt. 16. Voies juridiques Le CO est compétent pour toute réclamation portant sur l organisation. En cas de réclamation portant sur le déroulement technique de la première, le GS Soirée suisse, voire le CG.15, est compétent. 17. Dispositions finales 17.1 Cas imprévus Toutes les questions non régies dans le présent cahier des charges sont convenues directement et définitivement entre le GS Soirée suisse, voire la CG.15, et le CO Caractère contraignant du cahier des charges Une fois signé, le cahier des charges est contraignant pour les deux parties. Approuvé lors de la séance de la commission Gymnaestrada du 26 juin Aarau, le 26 juin 2013 FEDERATION SUISSE DE GYMNASTIQUE Commission Gymnaestrada L ORGANISATEUR Walter Minder Jean-Luc Monney Président GK.15 Chef GS Soirée CH Président du CO Lieu/Date... Lieu/Date... Page 8/8