La procédure de demande de travaux immobiliers

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1 La procédure de demande de travaux immobiliers Introduction L'Administration du Patrimoine Immobilier et des Infrastructures (en abrégé ADPI) assure la gestion, au sens large, du patrimoine immobilier et des infrastructures de l'ucl. Au sein de l ADPI, la Cellule d'etudes immobilières et urbaines (CEIU) est chargée de planifier et d'optimiser l'utilisation du patrimoine immobilier et d étudier tous les projets de nature architecturale ou urbanistique nécessaires à la mise en valeur, à l affectation ou à la gestion de ce patrimoine. C est à ce titre que l ADPI a mis en place une procédure de demande de travaux immobiliers qui concerne toute demande d extension, changement d affectation, aménagement ou rénovation de locaux. Cette procédure a pour objectif : 1. d élaborer une gestion stratégique des biens immobiliers, en assurer la meilleure utilisation en fonction des finalités de l'université, en garantir la maintenance, la conservation, la rénovation. 2. de donner aux Autorités un outil adéquat pour prendre les décisions stratégiques en matière de biens immobiliers, permettant une maîtrise des investissements et l élaboration du plan annuel des projets de travaux immobiliers. 3. d impliquer davantage les utilisateurs dans la préparation des projets, améliorer leur degré de satisfaction par plus de transparence, de concertation et d objectivité dans l arbitrage des choix et l établissement des priorités. La procédure générale La procédure de demande de travaux se déroule suivant les étapes décrites ci-après : Etape 1 Rassemblement des demandes au niveau des secteurs Janvier Avril Toute demande d extension, de changement d affectation, d aménagement ou de rénovation doit être présentée par écrit par le demandeur à sa ligne hiérarchique (président d institut, doyen de faculté, directeur d administration). Les demandes jugées recevables par la ligne hiérarchique sont ensuite transmises au Vicerecteur du secteur concerné qui se charge de la coordination (ou à l Administrateur général pour le secteur central). À ce stade, l avis de l ADPI peut être demandé. Un premier arbitrage interne au secteur sélectionne les projets et besoins d investissements prioritaires. Les demandes retenues par le secteur sont transmises à l ADPI avant le 15 avril. Les demandes tardives, non prévisibles, peuvent encore être adressées à l ADPI par le Vicerecteur de secteur ou par l Administrateur général, impérativement avant le 31 juillet. Pour éviter que n arrive «en vrac» devant le CA quantité de demandes d investissements, il est prévu un arbitrage des demandes par une instance «locale» de management : le comité filtre sectoriel. Le comité filtre a un rôle stratégique : il doit évaluer et retenir les projets au regard des priorités du secteur et des moyens budgétaires accordés au secteur. Page 1 sur 4

2 Le bureau du secteur désigne ses représentants au comité filtre ; le Vice-recteur en assure la présidence. Le secteur central est représenté par l Administrateur général et son chef de cabinet, la direction des services de sécurité, le service général d information et les services centraux des bibliothèques. L ADPI est représentée dans chaque comité par son directeur, le chef de service de CEIU et le responsable de la programmation du patrimoine. Etape 2 secteurs 1 er comité filtre : Étude des demandes en concertation entre l ADPI et les Avril Septembre CEIU convoque les comités filtres fin avril. L ordre du jour de cette réunion comporte deux points : Information des membres du comité du suivi des projets de l année écoulée ainsi que de l année en cours ; Présentation des nouvelles demandes d affectation, de rénovation et d aménagements pré-sélectionnées. Sur base des décisions prises lors de ce premier comité filtre, CEIU évalue les demandes dans un contexte de gestion globale et stratégique des biens immobiliers de l UCL. Elle contrôle les besoins et définit la faisabilité des projets et les investissements qu ils engendrent. Les demandes d investissements sont alors formatées pour pouvoir être présentées au 2 ème comité filtre (cfr étape 3). Ce format minimum doit comporter : - Le/les services et personnes concernés, - les objectifs du projet (A quel besoin répond-il? Quels objectifs vise-t-il?), - la faisabilité du projet et son implantation, - la nature des travaux, - les sources de financement (UCL, Tiers), - une première estimation budgétaire du projet, - les délais de réalisation souhaités ou impératifs. CEIU constitue une liste de projets formatés par secteur qui est envoyée aux vices- recteurs sectoriels et au chef de cabinet de l administrateur général fin septembre. Etape 3 2 ième comité filtre / Arbitrage en concertation entre l ADPI et les secteurs Octobre CEIU convoque un second comité filtre par secteur au début d octobre. Sur base des listes de projets envoyées préalablement aux secteurs, le comité pourra arbitrer la priorité des investissements. Processus d arbitrage : - Etape préalable : Les membres du comité doivent avoir pris connaissance des demandes avant la réunion. Le président du comité peut prévoir une présentation orale (et inviter le demandeur) si il le juge utile ou nécessaire. - Priorités politiques et critères de choix Cet arbitrage étant un acte de management stratégique, il est recommandé que le président et animateur du comité commence par rappeler les priorités stratégiques du secteur afin d établir, avec le comité, les critères qui vont être utilisés pour trier et prioriser les projets. Le tri des projets se fera donc sur base de critères définis de commun accord. - Tri des projets Cette ultime étape consiste à confronter les projets ou demandes d investissements aux critères préalablement définis. Page 2 sur 4

3 Il en ressort une liste de demandes d investissements assorties de la justification du choix au regard des priorités stratégiques. A ce stade du processus, des indications d investissements peuvent être données dans une vision budgétaire à trois ans sachant toutefois que seuls les montants inscrits pour l année à venir feront l objet d une décision du CA. Les propositions pour les années suivantes pourront être remises en causes ultérieurement. Les arbitrages des différents secteurs sont recueillis et consolidés par l ADPI. Etape 4 Plan d investissement Décision des autorités Octobre -Décembre Après avoir défini les projets prioritaires par secteur en tenant compte des stratégies locales et globales, l ADPI élabore des propositions de plan d investissement dans une vision budgétaire globale à trois ans. Ces propositions sont soumises successivement au Conseil Rectoral, au Comité d Investissement et enfin au Conseil d Administration durant la période d octobre à décembre. Etape 5 Communication du programme annuel Janvier CEIU informe officiellement les vice-recteurs sectoriels des décisions prises par le Conseil d administration en janvier de l année qui suit les décisions. L ADPI met en œuvre les projets retenus et assure la coordination des différents services. Une «note explicative sur le processus de conduite des projets de travaux immobiliers» est annexée à la présente. Procédure pour demandes de «petits projets» immobiliers en cours d année Afin d éviter d engorger le CA, il est prévu que les demandes de petits projets soient traitées sous la responsabilité de l ADPI. Pour réaliser ces projets, l ADPI dispose d une enveloppe budgétaire qui est revue annuellement par le CA en fonction de l expérience des années précédentes, des options stratégiques et des disponibilités budgétaires. Le concept de «petits projets» se définit en fonction de plusieurs facteurs : montant de l investissement (max. de ), simplicité technique du projet, caractère non prévisible de la demande, aspect non stratégique du projet, planification possible à court terme sans retarder le programme annuel. Procédure «petits projets», appelée DCA pour «décision en cours d année» - Les demandes sont adressées par écrit par le demandeur à sa ligne hiérarchique (président d institut, doyen de faculté, directeur d administration) qui en évalue la pertinence. - Elles sont ensuite transmises à CEIU qui les analyse afin de s assurer qu elles répondent bien au concept de «petits projets». - Si le projet est approuvé, il est étudié au sein d ADPI pour réalisation. Page 3 sur 4

4 Procédure d urgence Pour gérer les projets importants dont l urgence ne permet pas de suivre le processus complet, une procédure accélérée est prévue. Des exemples de tels projets sont : projets urgents liés à l obtention inopinée de subsides, mise en conformité pour raisons de sécurité (pompiers), réparation de dégâts suite à un accident (inondation, incendie). Procédure «urgente» L es demandes sont à adresser par écrit au vice-recteur du secteur ou à l administrateur général pour le secteur central qui en évalue la pertinence. Celles-ci seront transmises à l ADPI le plus rapidement possible. Ces projets passent par les phases d instructions techniques et budgétaires et sont décidés par un comité restreint convoqué spécialement à cette fin. N.B. : Tous les projets de recherche subsidiés impliquant l attribution de surfaces, l aménagement ou la rénovation de locaux doivent suivre la procédure de demande de travaux immobiliers. Les projets d aménagement financés par des fonds propres des entités sont également soumis à cette procédure. Annexe : note explicative sur le processus de conduite des projets de travaux immobiliers. Page 4 sur 4

5 Le processus de conduite des projets de travaux immobiliers Introduction L'Administration du Patrimoine Immobilier et des Infrastructures (en abrégé ADPI) met en œuvre les projets retenus par le conseil d administration et assure la coordination des différents services : la cellule d études immobilières en charge de la programmation globale et les services de gestion technique du patrimoine de Louvain-la-Neuve (GTPL) et de Woluwé (GTPW) chargés des aménagements et rénovations, ainsi que de l'exploitation et du grand entretien du patrimoine immobilier et des infrastructures de l'ucl. Les activités de GTPL/ GTPW concernent les immeubles affectés à l'enseignement et à la recherche, ainsi que des immeubles à usage socio-culturel. Processus pour les projets approuvés annuellement par le CA Etape 1. Programmation globale Sur base de la première analyse des projets, CEIU complète son étude en concertation avec les responsables de secteurs, les responsables d entités/services et les utilisateurs. Elle consulte le service de sécurité (SERP), la cellule énergie (CEPI) et les équipes locales de gestion technique (GTPL et GTPW). Une fiche de programmation globale est rédigée pour chaque projet, elle constitue le cadre dans lequel le projet sera mené. La fiche comporte : o la justification du projet, o la programmation globale précisant notamment : les implantations et affectations, les commentaires de type obligations, recommandations, interdictions aux niveaux spatial, technique et financier. o des croquis donnant des indications sur les relations de fonctionnement, la répartition de l occupation des espaces, des schémas de principe, o la nature des travaux, o les avis SERP et CEPI, o le planning souhaité, o le budget. Sur base de la fiche de programmation globale, les projets sont présentés aux équipes locales de Gestion Technique du Patrimoine de LLN (GTPL) ou de Woluwé (GTPW) en présence des services de sécurité respectifs et d un représentant de la cellule énergie. Au terme de ces réunions mensuelles de coordination, il est déterminé pour chaque projet si la conception est prise en charge par l'équipe technique locale ou par la cellule d études dans des cas spécifiques (permis d'urbanisme, étude de stabilité...). Chaque fiche de programmation globale est envoyée aux intervenants respectifs, elle précise les personnes chargées de l étude détaillée du projet et sa planification souhaitée. Les remarques éventuelles sont à envoyer à CEIU. ADPI/Processus de conduite de projet Version du 8/04/11 Page 1 sur 2

6 Etape 2. Conception - GTPL / GTPW / CEIU La conception vise à déterminer avec précision l aménagement des espaces : relevés, organisation architecturale, études des installations techniques, mobiliers et si nécessaire études urbanistiques, permis d urbanisme Ces projets s'accompagnent parfois d'un programme conjoint de grand entretien des équipements et de l'enveloppe de la zone concernée. Ces aménagements sont définis en étroite collaboration avec les utilisateurs ainsi qu avec le service de sécurité (SERP) et la cellule énergie (CEPI). La Coordinatrice en matière de sécurité et de santé est associée au projet pendant les phases d étude et réalisation de l ouvrage. À cette étape sont établis : o les plans de conception et d exécution du projet, o une note descriptive, o le budget revu de manière détaillé par poste, o la planification des travaux en accord avec les utilisateurs. Ces documents sont envoyés aux intervenants respectifs, ils précisent les personnes chargées de l exécution du projet et la planification des travaux. Les remarques éventuelles sont à envoyer à la cellule locale. Etape 3. Dossiers d adjudication - GTPL / GTPW Sur base de la conception, le gestionnaire de projet élabore les prescriptions techniques, les appels d offres et les commandes dans le respect des marchés publics. Cette étape nécessite un délai de l ordre de trois mois. La coordinatrice de sécurité établit son rapport des mesures générales de prévention de sécurité et de santé sur chantier. Etape 4. Réalisation des travaux - GTPL / GTPW GTPL/GTPW font exécuter les travaux par les entreprises sélectionnées. L exécution des travaux s effectue sous le contrôle technique, administratif et financier du gestionnaire de projet. Celui-ci informe les utilisateurs de la planification des travaux ainsi que de l avancement du chantier. Il coordonne les différents intervenants (entreprises extérieures et services UCL : réseaux informatiques, téléphonie, mobilier, contrôle d accès, clés, ) Les locaux rénovés sont mis à disposition des utilisateurs après réception des travaux. ADPI/Processus de conduite de projet Version du 8/04/11 Page 2 sur 2

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