10) Conversion de catalogues

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1 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 1 sur 16 On dit: recatalogage, conversion rétrospective, rétroconversion, et autres variantes... Sommaire 10) Conversion de catalogues 1) Terminologie 2) Problème: 3) Méthode "recatalogage intégré" 4) Méthode "outsourcing-saisie" 5) Méthode "outsourcing-ipac" 6) Méthode "outsourcing-ipac-ocr" 7) Problèmes de base 8) Intégration 9) Homogénéité des données 10) Notices d'exemplaires 11) Contrôle de doubles 12) Coûts de l'opération 13) Référence 14) Conversion d'anciens fichiers informatisés Etape 1: analyse statistique des données Etape 2: analyse logique Etape 3: programmation Etape 4: test Etape 5: contrôle de doubles Etape 6: normalisation 10) Conversion de catalogues 1) Terminologie En français: conversion rétrospective rétroconversion recatalogage etc. Auf Deutsch: Rekatalogisierung Retrospektive Konversion Retrokonversion Retrospektive Katalogisierung Katalkonversion

2 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 2 sur 16 2) Problème: Comment recataloguer en ordinateur les ouvrages qui ont été catalogués sur fiches avant l'introduction de l'automatisation? a) laisser tel quel l'ancien catalogue sur fiches? pas d'accès à distance illusion optique pour le lecteur: OPAC = tout le fonds b) recataloguer = saisir les anciennes fiches en ordinateur? selon quelles méthodes? 3) Méthode "recatalogage intégré" Equipe spécialement engagée pour le recatalogage, sous contrôle direct de la bibliothèque Saisie des anciennes fiches directement dans le catalogue principal Notices de niveau minimum, mais entièrement intégrées dans le catalogue principal, avec contrôle de doubles et contrôle des entrées Saisie de notices d'exemplaires Recatalogage sur la base des fiches, ou directement livre en main. Exemples: Lausanne BCU: tout le fonds Bern StUB: une partie du fonds Basel UB: une partie du fonds Coûts: > 10.- fr / notice

3 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 3 sur 16 Exemple StUB Bern: Ancienne fiche: Notice recataloguée en ordinateur, dans le catalogue principal

4 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 4 sur 16 4) Méthode "outsourcing-saisie" Sociétés spécialisées (Jouve, Medea, etc.) Jouve = Medea = Saisie sur la base des images des fiches Coûts: 2.- à 3.- fr. Prévoir aussi des coûts de nettoyage des notices (cas spéciaux, etc.) Exemple UB Basel, recatalogage confié à Medea (online, avec contrôle des doubles, avec contrôle des auteurs, avec chaînage des collections)

5 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 5 sur 16 Ancienne fiche Notice recataloguée par Medea

6 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 6 sur 16 5) Méthode "outsourcing-ipac" IPAC = Image public access catalog Les anciennes fiches sont scannées et numérisées sous forme d'images. On peut feuilleter le catalogue online, tout comme on feuilletait l'ancien catalogue sur fiches. Pas de recherche par mots, pas de recherche combinée! Pas d'intégration dans le catalogue automatisé principal. Coûts: 10 cts par fiche Exemple StUB Berne:

7 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 7 sur 16 Exemple Bibliothèque d'art et d'archéologie, Genève

8 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 8 sur 16 6) Méthode "outsourcing-ipac-ocr" OCR = Optical character recognition Coûts: 40.- à 60.- cts par fiche Exemple Zentralbibliothek Luzern = (société Eurospider) Exemple Zentralbibliothek Zurich =

9 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 9 sur 16 7) Problèmes de base Quelle que soit la solution choisie, il faut se poser les questions suivantes: a) intégration dans le catalogue principal ou création d'un catalogue spécial? b) homogénéité des données: quelles exigences? c) notices d'exemplaires (barcode, etc.)? d) contrôle de double? e) coût de l'opération 8) Intégration Intégration dans le catalogue principal, ou création d'un catalogue spécial? L'intégration est la meilleure solution, mais elle a son coût... Exemple intégration: BCU-Lausanne = Exemple de catalogue spécial, séparé du catalogue principal: ZB Zurich = 9) Homogénéité des données Contrôle systématique de toutes les entrées? Sic UB Basel

10 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 10 sur 16 Ou bien saisie des auteurs tels quels, et grosse opération de nettoyage des données Sic BNF 10) Notices d'exemplaires Comment saisir correctement le dépôt précis la cote précise le statut d'exemplaire et surtout le numéro barcode (et comment coller l'étiquette barcode dans le livre?)

11 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 11 sur 16 11) Contrôle de doubles Possible seulement si la saisie se fait online dans le catalogue 12) Coûts de l'opération Varie de 10 cts. à plus de 10.- fr... 13) Référence.O {color:black; font-size:149%;} a:link {color:#ff5050!important;} a:active {color:#33cccc!important;} a:visited {color:#ff9900!important;} Nüssli, Simon und Tanner, Clemens Evaluation einer geeigneten Software für die Digitalisierung der Zettelkataloge der Kantonsbibliothek Graubünden : Diplomarbeit im Fachbereich Information und Dokumentation an der Hochschule für Technik und Wirtschaft Chur / Eingereicht von Simon Nüssli und Clemens Tanner Chur, 2001

12 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 12 sur 16 14) Conversion d'anciens fichiers informatisés Il existe parfois un ancien catalogue informatisé (Filemaker, dbase, ou système commercial) Exemple Macolin ancien catalogue avec le système SwissBase, converti dans IDS Basel/Bern en Ce genre de conversion est particulièrement complexe!

13 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 13 sur 16 Etape 1: analyse statistique des données Exemple: analyse du champ "Collection" Etape 2: analyse logique Exemple: conversion du champ "titre"

14 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 14 sur 16 Etape 3: programmation Exemple: Python et expressions régulières Comment convertir le champ suivant: Solution: des expressions régulières: Résultat:

15 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 15 sur 16 Etape 4: test Etape 5: contrôle de doubles

16 10) Recatalogage Pierre Gavin, bibliothécaire c/o 16 sur 16 Etape 6: normalisation