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1 CAHIER DES CHARGES Guide d utilisation 1. Actualisation Etabli le : Par : Bornand Sébastien Remplace la version du : Motif d actualisation : Congé maternité d'une secrétaire et nouvelle organisation de l'équipe 2. Identification du poste Département : FORMATION, JEUNESSE ET CULTURE Service : Dir. générale de l'enseignement obligatoire Entité (division, secteur, établissement, office ) : EPS - Blonay - St-Légier N de poste : Intitulé du poste dans l entité : Secrétaire d'une unité décentralisée N emploi-type : Libellé : Secrétaire d'une unité décentralisée Chaîne : 345 Niveau : 6 3. Mission générale du poste (description succincte) 1. Contribuer à l'exécution des prestations du secrétariat de l'établissement. 2. Assurer le rôle d interface administrative entre tous les partenaires de l école. 3. Gérer la comptabilité cantonale de l'établissement. 4. Gérer la comptabilité communale de l'établissement Conduite : ETP directement subordonné-s Cf. Organigramme Non Oui : 5. Mode de remplacement prévu, en cas d absence du titulaire Non Oui : La/les collègue/s du secrétariat. Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

2 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 6. Missions et responsabilités 1. Contribuer à l'exécution des prestations du secrétariat de l'établissement. 20% Gérer les demandes de tout type adressées à la direction. Assurer la distribution entre les différents collèges. Assurer l'accueil et les informations au guichet du secrétariat en collaboration avec les autres employées du secrétariat. Rechercher et réunir les éléments et informations nécessaires à la prise de décision, au suivi et à l actualisation des dossiers. Collaborer à la création des dossiers administratifs des élèves : gérer les entrées et les sorties des livrets scolaires et y introduire les orientations de fin d'année scolaire, établir les certificats, attestations et lettres de passage des élèves en fin de scolarité, préparer et imprimer tous les documents nécessaires à l'évalutation du travail des élèves. Rédiger des courriers, des notes, des circulaires. 2. Assurer le rôle d interface administrative entre tous les partenaires de l école. 20% Analyser et traiter les demandes des usagers internes et externes à l établissement. Assurer la liaison et collaborer avec les différents partenaires internes et externes. Organiser et transmettre l'information et les directives relatives à toutes les réservations de salles, autres locaux et matériel entre les responsables techniques et les divers intervenants. Assurer l'accueil des élèves, des enseignants, des parents d'élèves et être à l'écoute. 3. Gérer la comptabilité cantonale de l'établissement. 30% Gérer et contrôler la validité des pièces comptables. Gérer les demandes de remboursement, l'envoi des factures et les contacts réguliers avec la DAF. Gérer administrativement l'engagement des experts pour les examens. Vérifier les imputations selon le plan comptable, signer la déclaration d'intégralité. Effectuer le bouclement des comptes selon les directives cantonales. Classer et archiver les pièces comptables. Etablir les divers décomptes à l'intention des enseignant-e-s. Délivrer les sommes relatives aux diverses caisses gérées par les enseignants et contrôler les pièces comptables : caisse de classes primaires, TM, ACT, Cuisine, etc. Gérer la caisse de l'établissement et en assumer les contrôles réguliers. 4. Gérer la comptabilité communale de l'établissement. 30% Gérer les factures pour la commune (ventilation et suivi) et gérer administrativement les intervenants extérieurs. Enregistrer les flux financiers de la caisse communale. Gérer la comptabilité de l'école en lien avec la commune (activités culturelles, camps, courses, prix, promotions) et gérer le compte du chœur. Gérer les frais de transport et de pension des élèves. Participer administrativement à l'élaboration du budget de l'établissement - part communale. 5. % Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

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4 LIBERT É ET PATRIE Cahier des charges / Etat de Vaud 7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire 8. Exigences requises 8.1. Formation de base Titre CFC d employé de commerce ou titre jugé équivalent 8.2. Formation complémentaire Titre 8.3. Expérience professionnelle Pratique professionnelle depuis l'obtention du CFC Domaine Nbre d années 5 ans ans 8.4. Connaissances et capacités particulières Domaine Discrétion et diplomatie avérées, autonomie et sens de l organisation, capacités d'analyse et de synthèse, résistance au stress, disponibilité et souplesse dans les horaires. Capacités rédactionnelles élevées, excellente orthographe, maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, FileMaker pro, intranet, Lagapes, Lagapeo, NEO). Connaissance et respect des normes et procédures liées au domaine d'activité. 9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.) Horaire variable; heures supplémentaires si besoin et service de piquet lors de certaines manifestations. 10. Signatures L autorité d engagement. Date : Nom et prénom : BOUQUET Alain Signature : Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges. Date : Nom et prénom : Signature : Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier

5 CAHIER DES CHARGES Le CAHIER DES CHARGES permet de définir le contenu du poste au travers de : la mission générale du poste ; la conduite ; le mode de remplacement prévu ; les missions et activités ; les tâches particulières attribuées au titulaire ; la formation requise ; l expérience souhaitée ; les connaissances et capacités particulières ; les astreintes particulières. Les responsabilités attribuées à un poste sont permanentes. Elles deviennent ainsi les élémentsclés de l entretien d appréciation, qu il s agisse de la maîtrise du poste ou des objectifs qui sont fixés d un commun accord sur cette base. Il appartient donc au/à la responsable direct-e, avec la participation du/de la titulaire, de s assurer : qu un cahier des charges du poste existe ; qu il décrive le poste tel qu il est dans la réalité ; qu il soit modifié et adapté en fonction de l évolution du poste et des changements dans l organisation de l entité. Par sa signature, l autorité d engagement valide la raison d être du poste au regard des missions de l entité, ainsi que le contenu, les exigences et attentes qui en découlent. Le/la titulaire, par sa signature, atteste avoir pris connaissance du contenu du poste pour lequel il/elle a été recruté-e ou dans lequel il/elle est engagé-e. Il/elle s engage ainsi à assurer les missions décrites et peut être amené-e à effectuer d autres tâches, en principe ponctuellement, selon les besoins du service et les demandes de ses supérieurs. Toute modification du cahier des charges doit être soumise à l approbation de l autorité d engagement. Saisie et impression des informations Le document est protégé contre les modifications, à l exception des champs de formulaire Pour se déplacer d un champ à l autre, utiliser les flèches du clavier ou la souris Pour la saisie d une date, respecter le format jj.mm.aa Tous les champs comportent une aide ou une remarque accessible par la touche clavier F1 Chaque mission du poste inscrite à la rubrique 3 se reporte automatiquement dans le champ de la rubrique 6 approprié dès lors que vous poursuivez la saisie dans le champ suivant avec les touches ou Sélection pour l impression complète du formulaire (excepté cette page) : Retour vers la page 1 Edition : Service du personnel Etat de Vaud Janvier