Appel d offres ouvert. N du Marché : FLD 01. Date limite de remise des offres : 10 mai 2013

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1 Etablissement coordonnateur du groupement de commande pour la consultation des fluides médicaux : Centre Hospitalier de Bayeux 13, rue de Nesmond Bayeux Appel d offres ouvert N du Marché : FLD 01 Date limite de remise des offres : 10 mai 2013 Groupement régional d achats pharmaceutique de Basse Normandie Fourniture de Fluides médicaux Règlement de Consultation A IDENTIFIANTS DU POUVOIR ADJUDICATEUR Centre Hospitalier de Bayeux 13, rue de Nesmond Bayeux

2 PREAMBULE : Cette consultation s inscrit dans le cadre de la mise en place d un groupement pour l achat de «fluides médicaux», constitué selon les règles définies à l article 8 du Code des Marchés Publics et régi par une convention constitutive signée par ses membres. La liste des adhérents au groupement de commandes est fournie en annexe 1 du CCAP. Le Centre Hospitalier de Bayeux a été désigné en tant que Coordonnateur du groupement d achats. En application des dispositions de l article 8 VII du Code des Marchés Publics, chaque marché sera signé et notifié par le Coordonnateur du groupement d achats pour l ensemble de ses adhérents. Le Coordonnateur est, par ailleurs, compétent dans la phase d exécution du marché pour : Procéder à la passation, à la signature et à la notification des avenants de toute nature pouvant intervenir dans le marché, Etablir les certificats administratifs mentionnés ci-dessous de la présente consultation, Prononcer la résiliation du marché, Réaliser plus généralement tous les actes administratifs relatifs à la modification du marché. Certificats administratifs relevant de la compétence du coordonnateur : Les modifications figurant dans la liste suivante ne donneront lieu, conformément à la recommandation du guide de l achat des produits de santé en établissement hospitalier (MINEFE- DAJ), qu à la rédaction d un certificat administratif établi par le Coordonnateur. Sont concernées les modifications suivantes : changement d adresse, changement de dénomination sociale, sans création de personne morale nouvelle changement de références bancaires changement de statut juridique, s il est certain que celui-ci n a pas d incidence sur la poursuite de l accord-cadre. L exercice des autres compétences relatives à l exécution du marché relève des adhérents au groupement de commandes. 1 OBJET DU MARCHÉ 1.1 Le marché a pour objet la fourniture de fluides médicaux pour les établissements adhérents au marché groupé des fluides médicaux Nomenclature CPV : Gaz médicaux et Gaz industriels 1.2 Le marché est divisé en 2 zones géographiques (cf annexe 2 du CCAP : Zone géographique). Page 2

3 1.3 Allotissement. Le marché est composé des 5 lots suivants : - Lot 1 : gaz O2 vrac, lot régional - Lot 2 : gaz conditionnés, secteur géographique 1 - Lot 3 : gaz conditionnés, secteur géographique 2 - Lot 4 : gaz NO, lot regional - Lot 5 : production d air medical, lot regional L attribution des marchés se fera lot par lot. Les lots concernant les bouteilles comprennent la mise à disposition des bouteilles et des gaz correspondants. Pour tous les lots, les quantités prévues sont des quantités prévisionnelles moyennes, calculées sur la base de l exercice précédent. Elles sont susceptibles de variations en hausse ou en baisse, avec pour minimum la moitié de la quantité prévisionnelle et pour maximum le double de cette quantité, en fonction des besoins des établissements. Le pouvoir adjudicateur se réserve la faculté de retenir un ou plusieurs lots proposés. Les candidats peuvent soumettre sur un ou plusieurs lots. 2 PROCÉDURE DE PASSATION 2.1 Étendue et mode de la consultation Le marché est un Appel d Offres ouvert, conformément aux dispositions des articles 33, 57 à 59 et 77 du Code des Marchés Publics. A l issue de la consultation, le marché ou les marchés conclus seront des marchés fractionnés, à bons de commande. 2.2 Date limite de réception des offres Elle est fixée au 10 mai 2013 à 16h00. Dans le respect des dispositions réglementaires, des renseignements complémentaires concernant le dossier pourront être demandés par les 2 parties, jusqu à 7 jours avant la date de remise des offres, soit le : 2 mai 2013 et pendant toute la durée de la procédure concernant l offre. Les réponses devront être remises jusqu à 6 jours avant la date de remise des offres. L ensemble des candidats sera averti des réponses données à cette occasion. 2.3 Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date de remise des offres. 2.4 Délai d exécution Le marché est passé pour une période de quarante huit mois. Les dates de début et de fin de marché de chaque adhérent sont telles que décrites à l annexe 1 du CCAP. 3 PRÉSENTATION DES OFFRES 3.1 Dossier de consultation Page 3

4 Les soumissionnaires prendront connaissance de différents éléments du dossier de consultation sur la plateforme de dématérialisation à l adresse suivante : Aucune version papier ne sera délivrée. Le dossier de consultation se compose de : - Un acte d engagement, - le cahier des clauses administratives particulières, - les cahiers des clauses techniques particulières, - le présent règlement de consultation. - Les candidats peuvent obtenir les tableaux qualitatifs et quantitatifs des lots sur la plateforme de dématérialisation à l adresse suivante : puis : au moyen du logiciel Hélios, dont l accès sur Internet est gratuit à l adresse suivante : - ou au moyen du logiciel Eurydice, dont l accès est payant. 3.2 Projet de marché à produire Le candidat aura à produire un projet de marché comprenant: - les actes d engagements complétés par lot, - le bordereau de prix complété sur support magnétique, - le cahier des clauses administratives particulières, à parapher et signer, - les cahiers des clauses techniques particulières, à parapher et signer, - les documents visés aux articles 45 et 46 du Code des Marchés Publics Variantes et options: - Le candidat est libre de proposer une ou plusieurs variantes, - Le candidat chiffrera les options portant sur : - la mise à disposition d un extranet permettant la gestion des approvisionnements, - la gestion de la traçabilité interne des bouteilles au niveau des sites, - La livraison des bouteilles dans les services - La télésurveillance par centrale d oxygène - La télésurveillance par centrale d air 3.4 Division en lots - Prestations divisées en lots. 4 MODE DE RÈGLEMENT Le règlement s effectuera suivant les règles de la comptabilité publique dans les conditions prévues au Code des Marchés Publics et au Cahier des Clauses Administratives Générales, dans un délai maximum de 50 jours à compter de la réception de la facture. Ce délai pourra être modifié selon l évolution des règlementations. 5 MODALITÉS DE TRANSMISSION DES OFFRES Le candidat peut décider de faire une offre par voie postale ou par voie électronique. Il est vivement conseillé aux candidats de proposer son offre tarifaire via les logiciels Helios ou Euridice. Page 4

5 5.1 Sous format papier Sous forme écrite sous pli cacheté, les candidats transmettent leur offre et leur candidature dans une enveloppe, portant l indication de l appel d offres auquel il se rapporte et le numéro du lot ou des lots pour lesquels ils candidatent, envoyée par la poste à l adresse suivante, cachet de la poste faisant foi : Centre Hospitalier de Bayeux Mr Didier Lemoine Pharmacie 13, rue de Nesmond Bayeux ou remise contre récépissé avant le 10 mai 2013 à 16 heures précises à l adresse indiquée cidessous. Centre Hospitalier de Bayeux Mr Didier Lemoine Pharmacie 37 bis rue Saint Exupère Bayeux Les dossiers parvenus hors délais seront renvoyés à leur expéditeur sans être examinés. Si le candidat n est pas identifiable, le dossier sera conservé un mois avant d être détruit. En cas de réponse sous forme écrite, l enveloppe intérieure porte le nom du candidat ainsi que, respectivement, les mentions : L enveloppe doit contenir : Appel d offres ouvert Fluides médicaux 1. la déclaration du candidat ; 2. les justificatifs prévus aux articles 45 et 46 du Code des Marchés Publics : - Déclaration de candidat volets 1 et 2, - Déclaration sur l honneur de satisfaction aux obligations fiscales et sociales, - Attestation sur l honneur que le candidat n a pas fait l objet, au cours des cinq dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin N 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L ; L ; L ; L et L du Code du Travail, - Déclaration sur l honneur que le candidat ne fait pas l objet d une interdiction de concourir aux marchés publics). 3. les actes d engagements établis selon les modèles joints en annexe à compléter et à signer ; 4. le bordereau de prix complété remis sur papier et sur une clé USB ; 5. le cahier des clauses administratives particulières, cahier ci-joint à accepter ; 6. les cahiers des clauses techniques particulières, cahier ci-joint à accepter ; 7. le certificat de visite des installations, remis et signé par les responsables de chacun des établissements adhérents. 8. un dossier technique complet en français comprenant : - l énoncé des capacités et qualifications du candidat ; - Pour les gaz médicaux relevant de la législation des médicaments : - Le résumé des caractéristiques du produit (RCP) - Les photocopies de parution au JO des AMM et des agréments aux collectivités Page 5

6 - Pour les gaz relevant de la législation des dispositifs médicaux : - L attestation CE de conformité indiquant la classe retenue et le nom de l organisme notificateur - La notice précisant les indications d utilisation - Pour les mélanges : - Un exemple de bulletin d analyse du gaz pour un type de gaz - Pour tous les gaz : - Le certificat d assurance qualité (ISO 9001, 9002, 9003, NF EN ISO 13485) - Les fiches techniques des produits - Les photographies des bouteilles de gaz. - Présentation du dispositif de traçabilité de la bouteille - Un exemple d étiquette de bouteille taille réelle. - une notice sur l organisation et le fonctionnement des installations de production, de conditionnement des gaz médicaux ; - une notice sur l organisation et le fonctionnement du service de transport des gaz ; - une notice sur l organisation et le fonctionnement du service après-vente et du service d entretien précisant notamment : - lieu d implantation du service après-vente et du service d entretien, - nombre de techniciens affectés à l entretien, ainsi que leur formation et compétence, - modalités d appel hors jours et heures ouvrés, - conditions de disponibilité et de fourniture des pièces de rechange ; - une notice sur les modalités de passation des commandes précisant notamment : - modalités de commande régulière, - modalités de commande hors jours et heures ouvrés. - Un exemple de bon de livraison, - Un exemple de facture précisant : Une livraison d oxygène liquide, de location de bouteille et de livraison de bouteille. - Une note précisant les prestations de formations qu il mettra en œuvre au sein des établissements adhérents. - Une note concernant les engagements du candidat en matière de développement durable (Logistique, utilisation de matériaux recyclés, mise en place d un SME, dispositif de sécurité au travail ) 9. une ou des attestations d assurance ; 5.2 Sous forme électronique Dans le cas d une transmission par voie électronique, le dossier constitué des candidatures et offres est substitué par l envoi d un fichier informatisé reprenant les mêmes éléments et scindé obligatoirement en deux fichiers ou deux groupes de fichiers permettant d ouvrir individuellement et de façon chronologique la candidature et l offre. Les offres peuvent être adressées sous forme dématérialisée sur la plateforme de dématérialisation à l adresse suivante : En cas de réponse papier et informatique, l offre papier devra correspondre exactement à l offre informatique Tous les fichiers devront être compatibles avec les formats suivants : Page 6

7 - Standard ZIP - Adobe Acrobat - Rich Text Format.rtf - Doc ou Xls ou ppt en version Microsoft Office ou antérieurs - Format image Bitmaps.bmp,.jpg,.gif Les concurrents sont invités à ne pas utiliser certains formats tels.exe, les macros. Les candidats peuvent également transmettre une copie sur CD de sauvegarde dans les délais impartis pour la remise des plis. Cette copie est transmise sous pli scellé et comporte obligatoirement la mention : «copie de sauvegarde». Avertissement : Tout fichier constitutif de l offre, sera traité préalablement par le soumissionnaire par un anti-virus régulièrement mis à jour. Conformément au décret du 30 avril 2002, tout fichier contenant un virus est réputé n avoir jamais été reçu et entraîne de facto son irrecevabilité. L offre dématérialisée et sa signature électronique devront impérativement être réceptionnées dans les délais prévus au présent règlement de consultation. 6 CRITÈRES D ATTRIBUTION ET CLASSEMENT DES OFFRES 6.1 Les offres non conformes à l objet du marché seront éliminées. 6.2 Les offres non accompagnées de l ensemble des pièces ci-dessus seront éliminées. 6.3 L'offre la plus avantageuse sera appréciée en fonction des critères énoncés cidessous, après avis exprimés par la commission technique du groupement par ordre de priorité décroissante : 1) Coût global d utilisation incluant la fourniture des fluides et l ensemble des prestations associées, auquel sera attribué une note allant de 0 à 10 affectée du coefficient 5 2) Qualité pharmaceutique et / ou technique des produits proposés A laquelle sera attribuée une note allant de 0 à 10 affectée du coefficient 1 3) Sécurité et facilité d utilisation, proposition de formation des utilisateurs Auxquelles seront attribuées une note allant de 0 à 15 affectée du coefficient 1 4) Prestations associées à la fourniture : - conditions de livraisons, livraison urgente - capacité d intervention rapide en cas d urgence - assistance technique et service après vente (maintenance préventive et curative des centrales), Auxquelles seront attribuées une note allant de 0 à 15 affectée du coefficient 1 5) Qualité de l information médicale et de la documentation fournie (langue française), A laquelle sera attribuée une note allant de 0 à 5 affectée du coefficient 1 6) Environnement : Il sera attribué une note allant de 0 à 5 affectée du coefficient 1 suivant arguments apportés au dossier. Page 7

8 En cas d égalité, sur l ensemble des critères, pondérés des coefficients, le prix sera prépondérant. Les notes seront attribuées sur présentation des documents justificatifs ou par appréciation des utilisateurs selon les items. En cas de discordance constatée dans une offre, les prix unitaires hors taxes portés en chiffres, sur le tableau annexé à l acte d engagement, prévaudront sur toutes les autres indications de l offre et le montant du décompte sera rectifié en conséquence. Seul le prix unitaire hors taxes est contractuel. 7 VISITE PRÉALABLE DES INSTALLATIONS Avant la date limite de dépôt des offres, le candidat est vivement invité à visiter les installations concernant le lot ou les lots sur lesquels il propose une offre s'il ne le fait pas, il est "réputé connaître les lieux". Les visites seront groupées. Les dates sont proposées en annexe 1 du RC. Un certificat de visite des installations est remis au représentant du candidat à l issue de la visite par un responsable de l établissement, qui le signe. 8 PRESENTATION DES OFFRES Une réunion de présentation des offres sera organisée pour chacun des candidats Le mardi 14 mai 2013 de 9h à 18h à l hôpital de Bayeux. La durée de présentation sera de 1h30 par candidat. L ordre de passage des candidats sera tiré au sort. L ordre et horaire de passage seront déterminés ultérieurement en fonction du nombre d offres. Le contenu de la présentation est le suivant : - Présentation bouteilles avec mano: 15 min - Présentation bouteilles sans mano : 15min - Présentation du système informatique de traçabilité des bouteilles : 20 min - Présentation des factures : 5 min - Présentation des formations continues : 25 min - Présentation du système de télésurveillance : 10 min Cette présentation fera partie intégrante de la note technique. La notation se fera en jury par un groupe de notation pluridisciplinaire désigné par le coordonnateur du groupement. Il sera composé de 4 pharmaciens et 4 administratifs/personnels techniques en plus du coordonnateur de groupement et du coordonnateur régional des achats. 9 ECHANTILLONS TESTS Les candidats devront faire parvenir aux 4 établissements suivant une bouteille B5 de méopa et une bouteille B5 d oxygène. Ces bouteilles serviront d échantillons test. Des tests seront effectués et évaluerons la maniabilité des bouteilles, la traçabilité, ainsi que Page 8

9 les aspects cliniques liés notamment au débit. Les résultats de ces tests feront partie intégrante de la notation conformément à l article 6. CH Avranches Granville : Dr Noëlle Fievet CH Falaise Dr Emmanuelle Portier CF Saint-Lô Dr Laurence Bene CH ALençon-Mamers : Dr Marie-Dominique Baroukh A la fin des tests, les bouteilles seront reprises, sans frais, par les gaziers sur les 4 sites concernés. 10 RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES Tout renseignement concernant cette consultation pourra être obtenu auprès de : - Didier Lemoine, Pharmacien responsable du marché groupé d.lemoine@sih-bessin.fr - Estelle Remoué, Coordonnateur régional des achats estelle.remoue@ch-stlo.fr 11 NOTIFICATION DES RÉSULTATS - Tous les candidats retenus seront avisés des résultats dans la limite du délai de validité des offres. - Les candidats non retenus seront avisés en application des articles 80 et 83 du Code des Marchés Publics. 12 DISPOSITIONS FINALES - Tous les documents devront être datés, revêtus du timbre commercial de la société et signés par la même personne habilitée à engager la société et dont le nom sera mentionné dans les différentes rubriques. En cas de délégation de signature, celle-ci devra être jointe. - Le pouvoir adjudicateur informe les candidats que conformément à l'article 59 du CMP, si besoins, il pourra être demandé aux concurrents de préciser et / ou de compléter la teneur de leur offre - Le fait de candidater induit acceptation pleine et entière, du présent règlement de consultation (RC), des cahiers des clauses Administratives et techniques particulières (CCAP et CCTP) et de ses annexes, sans possibilité de recours ultérieur sur son contenu. - La personne publique se réserve le droit de ne pas donner suite à la présente consultation pour des motifs d intérêt général. Bayeux, Le Le candidat Lu et approuvé, Le Directeur du CH Bayeux Alain Quinquis Page 9

10 Annexe 1 Dates visite de site Etablissements Date de visite Horaire CH Alençon-Mamers (3 sites) Jeudi 4 avril 13h30 16h30 CH Aunay sur Odon Mercredi 3 avril 13h30 15h00 CH Avranches Granville (2 sites) Mardi 2 avril 9h30 12h00 CH Bayeux (2 sites) Mercredi 3 avril 10h30 12h00 CH Belleme Jeudi 4 avril 9h00 10h00 CH Carentan Mardi 9 avril 15h45 16h45 CH Coutances Mardi 9 avril 10h30 12h00 CH de l'estran Vendredi 5 avril 13h30 15h00 CH Falaise Jeudi 11 avril 9h00 10h30 CH l'aigle Jeudi 11 avril 16h00 17h30 CH Mortagne Jeudi 4 avril 10H30 12h00 CH Mortain Vendredi 5 avril 10h45 12h00 CH Saint-James (2 sites) Mardi 2 avril 15h00 16h30 CH Saint-Hilaire Mardi 2 avril 13h30 14h30 CH Saint-Lô Mardi 9 avril 13h30 15h00 CH Sées Jeudi 11 avril 11h45 12h15 CH Villedieu Vendredi 5 avril 9h00 10h15 CH Vimoutiers Jeudi 11 avril 14h00 15h00 Page 10