Appel à propositions. Date d émission : 4 Janvier 2019

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1 Appel à propositions Mise en œuvre d actions de formations collectives pour les salariés de la branche professionnelle des organismes de tourisme (CCN n 3175 IDCC n 1909) Date d émission : 4 Janvier 2019 Contact : AGEFOS PME Normandie Vanessa MARIE-COUZINET Responsable Branches Professionnelles 8, rue d Atalante BP Hérouville Saint-Clair Cedex vmarie@agefos-pme.com

2 SOMMAIRE 1. Présentation AGEFOS PME 3 2. Contexte et enjeux 4 3. Description de la prestation attendue 6 4. Contenu de la proposition 8 5. Engagements du prestataire de formation 9 6. Procédure de l appel à propositions 9 7. Contractualisation 11 Appel à propositions AGEFOS PME 2

3 1. Présentation AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par un accord constitutif, des statuts nationaux et régionaux. Conclu le 6 juillet 1972 et modifié en dernier lieu le 6 janvier 2015, l accord constitutif d AGEFOS PME a été signé entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME a été habilité OCTA par arrêté du 4 juin AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 13 associations territoriales réparties en métropole ainsi que dans les DOM, et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (51 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées. L AGEFOS PME Normandie L organisme régional compte entreprises adhérentes, le nombre de salariés qui sont couverts est de Elle a consacré 24 M dans la formation des salariés normands en L activité d AGEFOS PME Normandie est organisée autour d un siège régional et antenne CALVADOS MANCHE ORNE et d une antenne EURE SEINE-MARITIME :. Siège : 8 rue d Atalante BP Hérouville Saint Clair Cedex. Antenne : 125, Av Edmund Halley CS Saint Etienne du Rouvray Cedex AGEFOS PME Normandie assure trois missions principales pour le compte de ses entreprises adhérentes : Une mission de collecte et de gestion des fonds de formation Une mission d accompagnement de projets d entreprises Une mission de financement des actions de formation Appel à propositions AGEFOS PME 3

4 2. Contexte et enjeux 2.1. La branche professionnelle des Organismes de Tourisme Les structures de la branche professionnelle relèvent de la Convention Collective Nationale n 3175 (IDCC 1909) et couvrent : Extrait de Convention collective nationale du 5 février 1996 : «[Les] entreprises et établissements à caractère commercial ou non, groupements locaux, départementaux, régionaux ou nationaux de tourisme qui se livrent ou apportent leur concours aux opérations permettant de faciliter l accueil ou d améliorer les conditions de séjour des touristes dans leur zone géographique d intervention et qui sont généralement référencés sous le code 7911Z à l exclusion des entreprises exerçant une activité principale d agent de voyages et relevant de la CCN des agences de voyage». Présentation des organismes de tourisme Les organismes de tourisme se décomposent en 4 champs d activités : Les Offices de Tourisme (OT) Environ structures salariés Les Organismes Régionaux de Tourisme 23 Comités Régionaux Environ 700 salariés Les agences de Développement Touristiques (ADT) 101 ADT et CRT salariés Gîtes de France 95 structures et environ 600 salariés Appel à propositions AGEFOS PME 4

5 2.2. Les entreprises et les salariés de la branche En 2017, la branche professionnelle comptabilisait structures cotisantes à l AGEFOS PME et salariés. 82 % des structures sont -11 salariés, 17 % sont situés en Rhône Alpes. 1 Selon les données DADS 2013, 74 % sont des femmes, 26 % des Hommes, 65 % sont employés. Dans une branche principalement composée de petites structures, 84 % des structures ont pourtant déclaré avoir formé au moins un collaborateur en 2016, soit 59 % de l ensemble des effectifs. En termes de pratiques de formation, on constate que près de 6 organismes de tourisme sur 10 déclarent avoir mis en place un plan de formation en 2016 (58 %), un taux sensiblement plus élevé que la moyenne (34 % pour l ensemble des entreprises). Cette sensibilité à la formation se traduit également par un taux de notoriété élevé de la réforme du 5 mars 2014 : près de 70 % d entre elles déclarent en avoir eu connaissance. Toutefois, au regard de la complexité de celle-ci, 42 % reconnaissent qu elles en ont un niveau d information insuffisant. Enfin, en matière de ressources humaines, une étude révèle que les trois quarts des structures procèdent à des entretiens au moins tous les deux ans, favorisant ainsi l évolution des salariés. Les deux tiers ont ainsi fait bénéficier à une partie de leur personnel d un changement d échelon au cours des 5 dernières années et 74 % d entre elles d une augmentation salariale sur la même période Contexte et finalité des actions collectives L AGEOS PME Normandie souhaite sélectionner des organismes de formation ayant une bonne connaissance de la branche professionnelle des organismes de tourisme et plus particulièrement des Offices de tourisme. L objectif est de proposer des actions de formation collectives sur le territoire normand, financées par AGEFOS PME Normandie. Le présent appel à propositions est rédigé dans le respect de la procédure adaptée pour les achats directs de formations établie par AGEFOS PME. Appel à propositions AGEFOS PME 5

6 3. Description de la prestation attendue La prestation attendue devra être conduite sur une période du 1 er mars 2019 jusqu au 31 Décembre Public cible : Tous les salariés, de droit privé, des offices de tourisme de Normandie dont l effectif est inférieur à 11 salariés Entreprises éligibles : Tous les offices de Tourisme adhérents d AGEFOS PME Normandie L effectif recommandé par session de formation est de 6 à 12 personnes Le contenu de la prestation de formation doit porter sur des actions spécifiques définies par AGEFOS PME. Les prestations sont divisées en 8 lots avec la possibilité de présenter une offre pour un ou plusieurs lots : Lot 1. Le conseil en Office de Tourisme, accueil et force de vente : Cibler la demande, les besoins et les motivations du client. Développer une écoute active. Déceler les besoins latents du client. Savoir développer un argumentaire de vente adapté au client. Maitriser les techniques de ventes et les transposer à l acte d achat en Office de Tourisme. Durée estimée du module : 2 jours Lot 2.- Gérer et développer les ventes de la boutique Savoir gérer et optimiser les stocks de la boutique, calculer une marge, la rotation d un stock, des tableaux de bord. Définir une politique tarifaire. Mettre en avant l offre produits dans le magasin : merchandising, étalage Durée estimée du module : 2 jours Lot 3.- Créer un service commercial en Office de Tourisme (niveau 1) Evaluer le potentiel commercial de son territoire. Connaitre les acteurs et circuits de commercialisation. Définir sa politique commerciale. Créer les outils nécessaires à la mise en place du service en conformité avec la réglementation. Durée estimée du module : 2 jours Appel à propositions AGEFOS PME 6

7 Lot 4.- Optimiser le fonctionnement et les retombées du service commercial Optimiser le plan d action commercial et les indicateurs de suivi. Mette en place un plan d action annuel : objectif collectif et individuel Proposer une offre adaptée au besoin de la clientèle. Durée estimée du module : 2 jours Lot 5.- Accompagner le changement Permettre aux Managers de mettre en place une dynamique de transformation Comment appréhender le changement? Donner du sens, structurer l accompagnement Durée estimée du module : 2 jours Lot 6. Actualités sociales Mise à jour des connaissances en droit social et droit du travail sur la CCN Office de Tourisme et les ordonnances MACRON. Durée estimée du module : 1 jour Lot 7. Création de contenu spécifique pour le Web Storytelling : raconter une histoire, une expérience afin de séduire son public. Techniques de narration web et stratégie de communication. Valorisation du discours et mise en avant du patrimoine local. Durée estimée du module 1 jour Lot 8. Piloter un Office de Tourisme en démarche de progrès Comprendre et déployer une démarche processus S approprier la méthodologie et le mode de fonctionnement. Intégrer le processus dans le management stratégique et opérationnel. Durée estimée du module 2 jours Appel à propositions AGEFOS PME 7

8 Modalités des actions : présentiel ou à distance (MOOC, FOAD, ) et autres modalités pédagogiques A l issue de la formation, une évaluation sera demandée aux participants et sa synthèse sera transmise par le prestataire à l AGEFOS PME Normandie (évaluation à chaud et à froid). 4. Contenu de la proposition L'offre du prestataire doit impérativement inclure les points suivants : 4.1. Présentation du prestataire de formation - raison sociale - SIRET - numéro de déclaration d activité - effectif salarié de la structure - secteurs d intervention et/ou domaines d activité 4.2. Contexte et objectifs généraux de la prestation de formation Le prestataire précise sa compréhension des attendus de la formation, notamment en termes d enjeux et d opportunité pour les organismes de tourisme et sa conception de la prestation demandée Déroulement de la prestation de formation Le document remis précise pour chacune des actions : - le découpage de la formation (thème traité, durée approximative ) - les méthodes et moyens pédagogiques utilisés - les prérequis nécessaires pour pouvoir suivre la formation - les modalités d évaluation de la formation 4.4. Moyens humains Le prestataire présente dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet : - Nom, qualification et expérience de(s) intervenants. Ces informations seront complétées par la production d un CV individuel détaillant les qualifications, les compétences et l expérience de l intervenant Offre financière Le prestataire indique de manière précise le prix en euros hors taxe de la prestation et propose un forfait pour les frais de déplacements. Il se positionnera sur une tarification individuelle. Le prix de la prestation est à indiquer en Euros Hors Taxe. Il inclut toutes les charges qui peuvent incomber au prestataire (frais d ingénierie, coût pédagogique, frais de formateur, frais de location de salle, frais de repas du formateur et des stagiaires ). Appel à propositions AGEFOS PME 8

9 5. Engagements du prestataire de formation 5.1. Respect de la qualité des actions de formation Le décret n du 30/06/2015 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle continue fixe les critères qui devront être contrôlés par l OPCA dans le cadre de ses achats de formation. A ce titre, l organisme de formation s engage à fournir tout élément permettant à l OPCA de vérifier les critères suivants : 1. l identification précise des objectifs de la formation et son adaptation au public formé ; 2. l adaptation des dispositifs d accueil, de suivi pédagogique et d évaluation aux publics de stagiaires ; 3. l adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d encadrement à l offre de formation ; 4. la qualification professionnelle et la formation continue des personnels chargés des formations ; 5. les conditions d information du public sur l offre de formation, ses délais d accès et les résultats obtenus ; 6. la prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires. De plus, AGEFOS PME s assurera du respect de la réglementation en vigueur en matière de formation professionnelle continue portant sur : l établissement d un règlement intérieur ; les conditions de réalisation d une action de formation (programme de formation avec mention des prérequis, moyens pédagogiques, techniques et d encadrement, moyens permettant de suivre l exécution de la formation et d en apprécier les résultats) ; les documents à remettre aux stagiaires avant l entrée en formation ; et la garantie de la protection des libertés individuelles (toute information demandée à un stagiaire doit avoir un lien direct et nécessaire avec l action de formation). Ces différents éléments seront précisés à l organisme de formation dès notification de sa sélection dans le cadre du présent appel à propositions et il lui sera demandé d adhérer à la charte qualité d AGEFOS PME. 6. Procédure de l appel à propositions 6.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception Les offres doivent être adressées : par à : vmarie@agefos-pme.com et par courrier à : Vanessa MARIE-COUZINET AGEFOS PME Normandie 8, rue d Atalante Hérouville Saint Clair Au plus tard le 1 er Février 2019 Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits très lisiblement. Appel à propositions AGEFOS PME 9

10 6.2. Sélection du prestataire Tout dossier parvenu hors délai et/ou ne respectant pas le formalisme de réponse, et/ou incomplet ne sera pas étudié. a/ Etapes et calendrier de sélection Période / échéance Descriptif de l Etape Lancement de l appel à propositions : le présent document et ses 04/01/2019 annexes sont accessibles sur l'espace dédié aux appels d'offres sur le site Internet 01/02/2019 Date limite de réception des propositions Semaine 6 Semaine 6 Semaine 6 Instruction des réponses recevables par le comité de sélection (membres SPP et AGEFOS PME) Décision du comité de sélection Notification de la décision 18/02/2019 Démarrage de la prestation 31/12/2019 Fin de la prestation b/ Critères de sélection Les propositions seront examinées au regard des critères suivants Critères Notation Coefficient Pertinence de la réponse - Compréhension du contexte et de la problématique, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet Sur 3 3 Qualification du formateur et expérience en lien avec la thématique concernée Sur 3 3 Méthodes pédagogiques, techniques et d encadrement Sur 3 2 Capacité à intervenir sur le territoire demandé / ancrage territorial Sur 3 1 Proposition financière Sur 3 2 AGEFOS PME se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues et s engage à garder confidentielles les offres reçues. AGEFOS PME se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité. AGEFOS PME n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de la proposition et après acceptation formelle des conditions proposées (contractualisation). Les prestataires non retenus qui estimeraient constater une irrégularité dans la mise en œuvre du présent appel à propositions ont la possibilité de déposer leur contestation auprès de la commission de recours AGEFOS PME, par courrier adressé en recommandé avec accusé de réception, dans les 15 jours qui suivent la notification de la décision de l OPCA. Cette commission de recours est composée de membres paritaires et de techniciens de l OPCA. Appel à propositions AGEFOS PME 10

11 7. Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention sera signée entre le prestataire et l'agefos PME. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve de validation des prestations par nos services. Elle précisera également les modalités d adhésion du prestataire à la Charte Qualité d AGEFOS PME, dans le respect de sa procédure d évaluation et de référencement Qualité. Pour toute précision, vous pouvez nous contacter : par vmarie@agefos-pme.com et par courrier : AGEFOS PME Normandie Vanessa MARIE-COUZINET 8, rue d Atalante Hérouville Saint Clair Cedex Appel à propositions AGEFOS PME 11