GUIDE DU PORTEUR DE PROJET

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1 PROGRAMME DEPARTEMENTAL D INSERTION Appel à projets 2013 PARCOURS LIEN SOCIAL 1.1. Dynamique et Projet 1.2. Linguistique à visée sociale et/ou professionnelle 1.3. Accueil Orientation et Accompagnement social PARCOURS EMPLOI 2.1. Préparation et accès à l emploi 2.2. Accompagnement au sein d'une association intermédiaire 2.3. Accompagnement des créateurs d'activité ou d entreprise 2.4. Intermédiation bancaire 2.5. Placement en emploi 2.6. Repérer, placer et accompagner le public en contrat aidé GUIDE DU PORTEUR DE PROJET Direction de la vie sociale (DVS) Service Insertion 2 avenue de la Palette CERGY PONTOISE Cedex Tel : ou Site Web :

2 Sommaire I Présentation des plis II Conditions de remise des projets III Procédure d examen et sélection des projets IV Les modalités de paiement V Les modalités de conventionnement VI Recours aux dispositifs de droit commun VII Les obligations liées au concours du Fonds Social Européen VIII Contacts 2

3 La loi du 1 er décembre 2008 généralisant le Revenu de Solidarité Active (R.S.A.) et réformant les politiques d'insertion est en vigueur depuis le 1 er juin Le Département du Val d Oise lance de nouveau un appel à projets pour la période du 1 er janvier 2013 au 31 décembre Le dossier de consultation comprend : - le présent guide du porteur de projet, - le cahier des charges "Dynamique et Projet" - le cahier des charges "Préparation et accès à l'emploi", - le cahier des charges "Accompagnement au sein d'une association intermédiaire", - le cahier des charges "Action linguistique à visée sociale et/ou professionnelle", - le cahier des charges "Accompagnement des créateurs d'activité ou d entreprise", - le cahier des charges Intermédiation bancaire - le cahier des charges "Placement en emploi", - le cahier des charges "Repérer, placer et accompagner le public en contrat aidé" - le cahier des charges "Accueil Orientation et Accompagnement social" I PRESENTATION DES PLIS 1.1. Contenu des plis Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes et réparties dans deux enveloppes intérieures portant respectivement la mention «Candidature» et «Projet». L attention des candidats est attirée sur le fait que l ensemble des documents listés ci-après doit être fourni : Présentation de la candidature La première enveloppe intérieure, portant la mention «Candidature» et le nom du candidat, comprend : - la partie 1 «identification et engagement du porteur de projet» du dossier de candidature renseignée ; - l ensemble des pièces administratives et financières mentionnées dans le dossier de candidature Présentation du projet La seconde enveloppe intérieure portant le nom du candidat et la mention «Projet» contient la proposition, c est à dire, la partie 2 «la proposition : descriptif du projet» du dossier de candidature portant sur les éléments suivants : - l expérience de l organisme en matière d insertion ; - la méthodologie proposée précisant notamment la démarche et le contenu pédagogique, les objectifs opérationnels et les indicateurs de résultat, les moyens mobilisés et outils de suivi et d évaluation, la prise en compte des priorités et de l obligation de publicité du FSE (cf VI) ; - le budget prévisionnel de l action incluant les cofinancements éventuels et les clés de répartition. La proposition est construite sur la base des informations données dans le Cahier des charges. A travers leur proposition, les candidats devront obligatoirement démontrer leur capacité à concevoir et à réaliser la ou les actions permettant de remplir les objectifs fixés par le Département. 3

4 II CONDITIONS DE REMISE DES PROJETS 2.1 Constitution des plis L enveloppe extérieure doit être envoyée ou déposée à l adresse suivante et porter l ensemble des indications ci-après : CONSEIL GENERAL DU VAL D OISE Direction de la Vie sociale Service Insertion 2 avenue de la Palette CERGY PONTOISE Cedex Appel à projets / PDI «NE PAS OUVRIR» LE CANDIDAT INSERE DANS L ENVELOPPE EXTERIEURE : - l enveloppe «Candidature» comprenant les pièces administratives et financières accompagnées de la partie 1 du dossier de candidature ; - l enveloppe «Projet» contenant la proposition en réponse au Cahier des charges. Le dossier de réponse complet devra être établi en double exemplaire. 2.2 Remise des projets - En cas d envoi postal, les projets seront adressés sous pli recommandé avec accusé de réception à l adresse indiquée ci-dessus. - En cas de dépôt sur place, les projets peuvent être remis, contre une attestation de dépôt, au service Insertion, 2 avenue de la Palette, CERGY PONTOISE, exclusivement les jours ouvrés. Ouverture : 09 h h 00 et 14 h h 00 4

5 III PROCEDURE D EXAMEN ET DE SELECTION DES PROJETS Dépôt ou envoi en deux exemplaires des projets au Service Insertion (central) Enregistrement des projets Etude de la recevabilité des dossiers de candidature Instruction des dossiers Commission Technique Départementale (CTD) Analyse des projets - Audition des porteurs de projets (le cas échéant) - Notation/classement des projets - Rédaction des avis Présentation des projets aux Elus de la Commission Action sociale-santé Décision favorable de la commission Passage en Commission Permanente Notification de la décision au candidat dont le projet a été retenu Décision défavorable de la commission CONVENTIONNEMENT Notification de la décision Validation du Contrôle de Légalité Démarrage de l action 5

6 Traitement et analyse des projets Les dossiers de candidature sont examinés en deux phases : dans un premier temps, sur la base de critères de recevabilité et dans un second temps, au regard de critères d appréciation des projets. 3.1 Les critères de recevabilité des candidatures Les candidatures seront examinées sur la base : 1. d un dossier de candidature comportant l ensemble des pièces demandées, 2. d une vérification des garanties apportées par l organisme : conformité légale et administrative. Après vérification de la complétude du dossier, une attestation de recevabilité est délivrée par le service insertion. Si cela s'avère nécessaire il sera demandé des pièces complémentaires. 3.2 Les critères d appréciation des projets La Commission Technique Départementale est chargée de l appréciation des projets et se compose de représentants du Conseil Général et des représentants institutionnels oeuvrant dans le champ de l insertion (Pôle Emploi, DIRECCTE ). Les projets recevables seront évalués au regard des critères suivants, sur la base de la partie 2 du dossier de candidature : 1. Références de l organisme, notamment au regard des résultats obtenus dans la mise en œuvre de projets similaires ; 2. Méthodologie proposée : analyse et compréhension des problématiques posées dans le respect du cahier des charges, cohérence entre les objectifs, les contenus et moyens proposés ; 3. Coût de la prestation ; 4. Modalités de suivi des bénéficiaires et d évaluation des parcours individuels d insertion : outils de suivi, bilans individuels, enquêtes de satisfaction ; 5. Moyens humains mobilisés (effectifs ETP et qualifications) et organisation mise en place pour l exécution de la prestation ; 6. Moyens matériels (y compris conditions Hygiène Sécurité Conditions du Travail + normes ERP) et méthodes utilisées ; 7. Démarches de mutualisation ou de regroupement des moyens avec d'autres organismes ; 8. Modalités de partenariat ; 9. Engagements de résultat ; 10. Capacité de l'organisme à répondre aux obligations de contrôle FSE (traçabilité comptable et analytique ) visant au respect de principes et règles de bonne gestion et de bonne affectation des aides publiques. Après avis rendus par la commission technique départementale, le Département se réserve la possibilité d engager, le cas échéant, des négociations avec les candidats de son choix ayant présenté l offre la mieux disante au regard des critères énoncés ci-dessus. Au terme des négociations, les dossiers de candidature seront soumis à la Commission Action Sociale et Santé pour avis, puis à la Commission Permanente pour décision. 6

7 3.3 Le volume de l offre départementale d insertion Dans le cadre de sa commande publique, le Département détermine ses besoins en matière d offre d insertion. Le Département se réserve également la possibilité d équilibrer le nombre de mesures par opérateur en fonction des besoins de chaque territoire. La durée d un accompagnement ne peut excéder douze mois. Le paiement de la subvention s effectuera, chaque année, au prorata des bénéficiaires entrés pendant l année considérée. L'ensemble des projets seront susceptibles d être cofinancés par le Fonds Social Européen, mobilisé directement par le Département. La décision est notifiée au porteur de projet par écrit. IV MODALITES DE PAIEMENT En contrepartie des services rendus, le Département s engage à attribuer à l organisme conventionné une participation financière qui sera créditée sur ses comptes conformément aux procédures budgétaires et comptables en vigueur. Les versements du Conseil général sont réalisés selon les modalités suivantes : Pour une participation financière supérieure à , le versement s effectuera en trois tranches : - 50 % du montant total, sous réserve du démarrage effectif et constaté de l action. Ce premier versement intervient sur présentation d une attestation de démarrage de l action % maximum sur la base d un bilan intermédiaire. - le solde d un montant total de 20 % maximum, en fin de conventionnement sur présentation d un bilan quantitatif et qualitatif accompagné du budget final réalisé et signé par le responsable de la personne morale ou son délégataire. Pour une participation financière inférieure à , le versement s effectuera en deux tranches : - 70 % du montant total, sous réserve du démarrage effectif et constaté de l action. Ce premier versement intervient sur présentation d une attestation de démarrage de l action. - le solde d un montant total de 30 % maximum, en fin de conventionnement sur présentation d un bilan quantitatif et qualitatif accompagné du budget final réalisé et signé par le responsable de la personne morale ou son délégataire. L ensemble de ces paiements est conditionné par le strict respect des exigences liées au contrôle de service fait mentionné dans la convention liant le Conseil général à chacun des organismes conventionnés dans le cadre de la commande publique RSA. A noter enfin que les versements de la deuxième tranche et du solde seront ajustés si nécessaire en fonction du nombre de mesures effectivement réalisées et comptabilisées par les services du Conseil général sur la foi des feuilles d'émargement et des contrôles de service fait effectués. L'organisme conventionné s'engage à transmettre à la fin de chaque trimestre les feuilles d'émargement attestant de la présence effective des bénéficiaires du RSA dans l'action, à la Mission Insertion compétente. Les feuilles d'émargement transmises doivent être en cohérence avec les informations saisies dans l'outil d'évaluation de la politique d'insertion (EPI) déployé dans chacun des organismes conventionnés. Le non respect de ses obligations se traduira par le non paiement des mesures qui n'ont pas été comptabilisées. Pour les organismes dont les actions sont cofinancées par le Fonds Social Européen, les modalités de paiement respecteront les règles en vigueur sur le plan national et européen (Voir notamment les points V et VI de ce document). 7

8 V MODALITES DE CONVENTIONNEMENT Le versement de la participation financière du Département nécessite la signature d une convention entre le Département et l organisme. Les actions d insertion relevant du Programme Départemental d Insertion pourront faire l objet d un cofinancement du Fonds Social Européen (FSE) dans le cadre d une gestion déléguée confiée au Département. Les organismes devront se conformer à l ensemble des obligations relatives à l utilisation du FSE en matière de contrôle, de comptabilité séparée, d archivage et de publicité (cf article VI). Le cofinancement effectif du FSE et les obligations qui lui sont liées seront mentionnées dans la convention. Toute modification des conditions ou modalités d'exécution de la convention, définie d'un commun accord entre les parties, fera l'objet d'un avenant. En cas de difficultés dans l application des dispositions de la convention, les parties décident de se soumettre préalablement à une procédure amiable. A défaut, ou en cas de litige après tentative de recherche d une solution amiable, compétence expresse est attribuée au Tribunal administratif de Cergy-Pontoise. VI LES OBLIGATIONS LIEES AUX CONCOURS DU FONDS SOCIAL EUROPEEN (FSE) L octroi d une aide de l Union européenne soumet les organismes à un certain nombre d obligations visant au respect de principes et règles de bonne gestion des aides publiques : 1. Les priorités de l Union européenne doivent être respectées, sinon spécifiquement visées, dans le cadre de la mise en oeuvre d une opération cofinancée (égalité hommes / femmes, intégration des personnes handicapées, égalité des chances). 2. Lorsqu il réalise son opération, le bénéficiaire respecte le droit communautaire applicable : règles de concurrence, de passation des marchés publics, protection de l environnement, Le bénéficiaire informe les participants et le grand public de l intervention financière du FSE. 4. Il remet au service gestionnaire de l aide tous les éléments et pièces relatifs à l opération, permettant d attester la réalité et la conformité des dépenses, des ressources et des réalisations. 5. Il s engage à respecter les clauses de l acte attributif de la subvention (convention ou arrêté) et les conditions d éligibilité qui y sont fixées, en particulier celles relatives aux dates d exécution et de justification, et aux critères d éligibilité des dépenses suivant leur nature. 6. Il tient une «comptabilité séparée» des dépenses et des ressources liées à l opération : il est ainsi en capacité d isoler au sein de sa comptabilité générale les charges et les produits liées à l opération, a minima par enliassement de la liste détaillée des dépenses et des ressources et des pièces justificatives correspondantes. 7. Il informe le service gestionnaire de l aide du FSE de l avancement de l opération ou de son abandon ; il n en modifie pas l objet général, la nature ou le plan de financement globale, sans l accord du service gestionnaire et un réexamen éventuel du Comité de programmation, au risque de ne pas percevoir tout ou partie de l aide communautaire. 8. Il donne suite à toute demande du service gestionnaire aux fins d obtenir les pièces ou informations relatives à l opération nécessaires pour son instruction, sa programmation ou le calcul du montant de l aide à verser. Sans réponse dans les délais fixés, le service gestionnaire peut procéder à la clôture du dossier et si nécessaire à la déprogrammation de tout ou partie du montant de l aide du FSE. 8

9 9. En vue du paiement de l aide du FSE, le bénéficiaire remet au service gestionnaire le bilan d exécution intermédiaire et le bilan final selon les modèles établis, aux dates prévues par la convention et accompagnés de toutes les pièces justificatives requises. 10. Seules les dépenses effectivement encourues par le bénéficiaire, c'est-à-dire correspondant à des dépenses exécutées et acquittées, justifiées par des pièces probantes (factures, bulletin de salaire, fiches de frais, ) sont retenues ; certaines dépenses peuvent être calculées par application de clés de répartition préalablement définies sur la base d indicateurs physiques distinguant l activité spécifiquement liée à l opération de l activité générale de l organisme bénéficiaire. 11. Le caractère acquitté de la dépense résulte de la production d une liste des pièces de dépenses, visée par le comptable public (pour les organismes publics), par un commissaire aux comptes ou un expert comptable externe (pour les organismes privés) pour attester de leur paiement effectif. 12. Le bénéficiaire accepte de se soumettre à tout contrôle technique, administratif et financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de sa comptabilité, effectué par le service gestionnaire ou par toute autorité habilitée ; le bénéficiaire présente aux agents du contrôle tous documents et pièces établissant la réalité, la régularité et l éligibilité des dépenses encourues. 13. Il conserve les pièces justificatives jusqu à la date limite à laquelle sont susceptibles d intervenir les contrôles. VII INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Il est à noter que les organismes conventionnés dans le cadre du PDI et les autres acteurs chargés de l'accompagnement des bénéficiaires du RSA doivent recourir, dans la mesure du possible, aux actions de droit commun à chaque fois que le parcours des personnes l'exige, notamment pour ce qui concerne : - la formation, - la mobilité, - la garde d'enfants, - la création d'entreprise, - les aides financières VIII CONTACTS Pour obtenir tout renseignement complémentaire, les candidats devront s adresser soit par téléphone, courrier, courriel ou fax à l adresse suivante : CONSEIL GENERAL DU VAL D OISE Direction de la Vie Sociale Service Insertion 2 avenue de la Palette CERGY PONTOISE Tel : /34 42 Fax :

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